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在全球化和竞争日益激烈的世界中，企业正在迅速转向 互联网通讯工具以节省成本并提高效率。现在，全球超过80％的公司通过视频电话会议技术举行虚拟会议。对于在黑暗中的人，视频电话会议使您和您的团队可以在线上进行会议——无论您身在何处。明白了吗？

如果您是最近进行此更改的企业主，并且一直对如何使虚拟会议更具交互性感到好奇，那么可以采用一些行业最佳实践来最大程度地利用会议：

1.设定明确的目标

即兴会议可以带出创意，这是真的，但是当事情开始往南走时，您会怎么做？那是您定义下一次会议的目标的时候。当您制定了议程时，您的团队将有足够的时间考虑关键点。同样，引入基本规则将是在会议期间维持秩序的好方法。

您认为可以帮助提高效率的任何规则都应进行测试。经验丰富的团队负责人有时会从最终结果开始，以巧妙地向团队暗示他们的业务意义。但是，有一个陷阱。如果您追求太多目标，那么您的会议可能会变成一场非常无聊的马拉松比赛，从而使您回到正题。大型会议非常简短。早点计划，确定两个目标，然后立即发送该议程！

2.确保已正确配置

最大的关门次数视频会议是那些讨厌的技术障碍。沟通中断实际上会中断会议，从而浪费您的时间和时间。想象一下，您正在就如何制定新的营销策略进行一场激烈的讨论，然后突然间！您的营销副总裁的声音中断了。解决此问题的唯一方法是，在每次会议之前都要由您的内部技术人员对设备进行测试。或者，您可以明智地选择会议软件。解决硬件问题的一种方法是订阅基于云的服务，例如SparkleComm云会议。一个人所要做的就是注册他们的服务，而一个简单的Web浏览器就足以举行大型会议。

5.在场

在通信应用程序中，状态是指一种功能，该功能可显示应用程序的用户是否在线。此功能是公司环境中的必备功能，不仅可以监视同事和员工对应用程序的使用情况，而且还可以确保在平台上进行轻松通信。

有了状态，所有通信都可以在SparkleComm会议软件平台上进行，主管可以确定给定员工在任何给定时间是否都可以进行通信。

6.可靠性

在公司环境中，许多关键任务通信可能通过SparkleComm视频会议应用程序进行，因此它必须具有尽可能接近100％的正常运行时间。它也必须能够承受公司长时间的大量使用，因为许多人将在任何给定时间使用该软件。

带宽使用也是一个重要的考虑因素。一些花哨的会议软件需要非常多的Internet带宽来加载和运行，以致大多数家庭或移动用户都只是中断通话，因为并非所有参与者的Internet连接都可能稳定。无论是用于Wi-Fi还是移动Internet，会议软件都必须在连接和平台之间可靠。

7.软电话

软电话代表软件电话，并且是通信堆栈中的功能，该通信堆栈将软件与现有的通信方法（例如座机和移动电话）连接起来。

软电话实质上是部署虚拟电话号码以供员工使用，以便允许他们使用标准电话线上的号码。它们是Web会议软件中通常不具备的功能，但对于企业客户而言绝对是一个增值，因为他们不希望员工使用个人号码拨打电话。

8.安全性和用户访问

毋庸置疑，在企业环境中，安全访问，确保访问控制并防止未经授权使用的漏洞的能力是要评估的关键功能。

9.易于部署和支持

该软件能否在不到一天的时间内在数百个用户中启动并运行？是否可以同时轻松地将其部署到世界任何地方？在开会时，用户能否轻松地从聊天机器人或座席实时获取帮助以解决问题？会议占用了大量公司时间，因此任何致力于帮助提高会议效率的在线会议软件都将引起用户的关注。

10.其他增强

记录会议的功能，可让不同能力的员工平等参与的可访问性最佳做法，用户界面本地化（针对特定国家和语言的用户），背景定制，笔录和聊天功能等功能已成为大多数世界范围内的标准功能-类虚拟或在线会议软件。

会议软件允许两个或两个以上的人实时进行讨论，演示或任何其他形式的专业互动，替代面对面会议。

该技术由互联网上的一系列实时通信（RTC）协议启用和指导。

尽管冠状病毒大流行可能是当前在家工作趋势的催化剂，但通过协作软件连接远程或分布式工作人员的趋势已经开始流行。在2019年，有30％的接受调查的员工表示，他们的公司完全具有远程工作文化，并且自2010年以来，这种环境已经增长了400％以上。无论是今天的在家工作还是管理分布式和远程工作人员之间的通信，在可预见的不久的将来，公司一直在寻找通过会议软件更好地参与的方法。

同时，安全性也是公司通过这些应用程序讨论敏感信息的关键问题。流行的视频会议应用程序SparkleComm，对可靠解决方案的需求变得更加明显。

在线会议软件的10个必备功能

必备功能不仅代表任何给定的在线会议软件的可用性，而且还代表其在其他会议软件中的有效性。这些是构成或破坏软件的功能，尤其是供企业使用的功能。

1.分析功能

在线会议软件中的分析服务不仅可以阐明平台上用户之间的通信频率，而且还可以确保对服务的监管以用于非专业用途。

分析功能还可以使人们更深入地了解平台上发生的通信类型，甚至可以提供有关使用模式，停机时间，会议性质等方面的数据，这些数据可以用于从以下方面获得对公司通信的更深入的见解：投资回报率、运营效率和有效性。

2.跨设备和跨平台

在Android和iOS时代，以及面向桌面用户的离散操作系统，跨设备和跨平台功能是必须的。任何优秀的在线会议软件都必须在其主要桌面产品旁边提供移动应用程序，该软件也可用于所有主要操作系统。

3.易于使用

除了选择即使是非技术熟练的员工也易于使用和直观的在线或虚拟会议软件，组织还必须定期对员工进行软件使用培训。小细节，例如SparkleComm会议邀请中软件的自动调整时间，发送会议提醒，提供多种拨入选项以及允许明确的会议议程选项等，对提高出席率和提高生产率也有很大帮助。

轻松添加会议参与者，轻松更新，取消或移动会议以及轻松访问会议是关键。

4.集成的音频和视频通话

当讨论在线会议软件时，事实仍然是，大量功能已添加在这些功能上，而不是从头开始集成它们。这可能会导致不必要的摩擦和使用困难，以及其他有关可靠性和使用质量的问题。从用户体验的角度来看，提供多种可自定义的查看选项，例如网格视图，活动发言人视图等，可增强会议体验。

从更大的角度看，可以轻松地与其他业务应用程序和软件集成的SparkleComm会议软件——团队协作软件或项目管理软件可能会吸引更多的参与者。通常，出于这个确切原因，公司更喜欢使用企业生产力套件（其中包括虚拟会议软件）。

COVID-19大流行以多种不同方式影响了联络中心。在危机还导致通话量迅速增加之际，它迫使人们在家里工作。数字通信，机器人和自动化的兴起以及零工经济也正在改变联络中心。

因此，未来的推动者将与我们今天看到的完全不同。他们可能会发展成为精通数字技术的知识型员工，可以在所需的时间和地点工作。为了更好地了解未来的发展，让我们深入研究导致我们新代理原型出现的每种趋势。

居家办公

随着代理商从家中上班，这种安排的许多好处和挑战变得显而易见。远程工作可能是许多人渴望的一种灵活选择，但它也提供了更多的机会让您分心或躲藏起来。

这意味着对于基于家庭的角色，您需要雇用值得信赖和可靠的人员，他们可以专注于手头的任务，即使分散了所有的注意力。代理商的要求和费用略有上升。

数字通讯

影响联络中心的另一个因素是，即使拨打或接听电话也会激怒许多人。社交媒体和消息传递应用程序如劳格SparkleComm被视为与朋友，家人甚至公司交谈的更便捷方式。例如，仅消息传递应用程序每分钟就会处理超过4000万条消息。而且，当您可以发送消息并在有时间时检查响应时，为什么要放弃一切以致电座席呢？

许多公司在客户服务运营中向数字优先方法的转变一直很缓慢。但是这种态度正在改变，企业再也不能忽略这样一个事实，即数百万的客户更喜欢数字通信渠道，而且许多座席打字比讲话更舒服。

机器人与自动化

我已经反复写道，当经济下滑时，就像现在所做的那样，我们很可能会看到“地狱机器人”。它们的功能与90年代的“ IVR监狱”几乎相同。公司将使用它们来节省资金。自动交互的成本为很低，而人工交互的成本通常是其十倍。但是，尽管机器人可以做很多伟大的事情，但过于推动自动化的公司却有可能挫败并失去客户。

需要正确部署机器人，并清楚地了解它们可以为客户带来什么好处以及何时需要人为干预。机器擅长执行更简单和重复的任务。聊天机器人最多可以回答 80％的常规问题，使座席可以处理难题和微妙的互动。

但是，并非所有事情都可以自动化。例如，想象一下，从一个自动化系统接到一个电话，告诉您您有新冠病毒，需要立即隔离自己。在这种情况下，我绝对希望有人情味。

零工经济

而且，由于代理商已经在家工作，为什么不让他们仅在可能的时候工作？如何建立一个有效的远程工作团队呢？突然之间，您需要聘用的代理商看起来更像是演出工作者，而不是标准微笑的人。尽管您需要的数量更少，但您可能仍然需要几个。

另一个重要的考虑因素是超出本地资源池。如果您是佛罗里达州的一家保险公司，那么您在大都会区可以找到多少名加利福尼亚保险专家？或者，如果您是总部位于加利福尼亚的邮轮预订公司，您的后院有多少位巴哈马专家？

这是远程工作改变游戏规则的地方。如果人们在家工作，则可以从任何地方雇用代理商。它们完全不需要本地化，实际上，将它们分布在全国各地有助于安排不同时区的覆盖范围。

代理商本质上成为真正的知识工作者。他们的工作恰好是与客户分享他们的知识，这与我们现在看到的模式不同。我真的相信，这将是未来几年许多公司成功的道路。

技术驱动的转型

当然，技术将支撑这种转变。要求代理商能够协作，通过不同渠道与客户互动并提高生产力的平台。

为此，我们已经提供了一系列使知识工作者兴起的产品。您可以了解有关这些产品的更多信息，并探索如何使用SparkleComm统一通信平台来提高客户满意度，提高代理商效率并最终产生更高的收入。

3.虚拟茶歇

GitLab是一个基于Web的存储库管理器，它具有虚拟的咖啡休息时间，团队成员可以休息一下并通过SparkleComm视频通话相互聊天。还鼓励他们每周花几个小时来接听这些电话，以最终创建一个“更舒适，更全面的环境 ”进行工作。

4.小组电话

客户支持服务帮助侦查员每月主持一次“部队谈话”，该会议将由10个或更多员工组成的小组进行SparkleComm视频通话。该公司的负责人为每次对话选择一个主题，例如共享最喜欢的食谱或电话应用程序。然后提前设定一个日期，以便员工有时间思考他们想说的话。在通话本身中，每个人轮流交谈和共享。为了容纳不同时区的员工，每个月都会在不同的时间记录并保持通话。

5.家庭工作区之旅

鼓励团队成员为他们的工作区创建有趣的小视频。受一些电视节目如《 MTV婴儿床》的启发，这些“在家帮助侦察员”视频家庭旅行使员工可以与同事分享更多的个性和日常生活。员工彼此之间发现了一些有趣的事情：一些同事养鸡，而另一些则烹饪。

6.视频通话讨论提示

在每次会议结束时，公司咨询小组的员工都必须分享“啊哈，道歉或赞赏”。这意味着他们可以分享自己喜欢的东西，谈论会议引发的电灯泡瞬间，或者为自己所做的事情道歉，例如对他人的评论反应过度。

7.在线视频游戏会议

没有欢乐时光？没问题。在软件开发公司，远程员工通过SparkleComm在线视频游戏会话进行连接和绑定。最初，他们试图让团队玩基于任务的多人游戏，但最终结果太简单了。他们发现团队需要面对失败才能真正团结起来并正确协调。因此，该公司通过加入更复杂的游戏来提高赌注，该游戏甚至可以吸引经验丰富的游戏玩家。

您将如何吸引远程员工？

无论您的公司是100％远程还是只有少数远程同事，表明您公司建立共享文化的承诺都可以激发远程员工尽其所能。同样重要的是，它可以帮助他们与同事建立持久的联系，使他们真正感觉自己是团队的一部分。人们希望感觉自己与工作联系在一起并成为工作中的一部分，因此请努力为远程员工提供支持和拥护，您将以快乐，健康，高效的分布式团队的形式获得回报。