成功进行视频会议的五个有用提示

您是否知道超过一半的企业在日常运营中使用视频会议?

众所周知,视音频技术(如视频会议)在当今的商业世界中至关重要。能够成功进行视频电话会议对于确保潜在客户和与其他地点的团队成员协作非常重要。但是,成功的通话不仅仅是拥有合适的设备——应该遵循某些提示、技巧和礼仪。在本文中,我们列出了成功进行视频电话会议需要考虑的五大有用技巧。 enter image description here 1.保持通话简短

尊重每位与会者的时间,保持会议简短、甜蜜和专注。大多数人的日程安排都排得满满当当,并且会喜欢电话不会超过必要的时间。

虽然视频通话通常应该持续多长时间没有确切的规定,但尽量将会议保持在一小时以内,以防止脱离或分心。如果您使用一小时作为参考点,请计划大约 45 分钟的发言时间,同时留出最后 15 分钟供提问。

最佳做法是在通话前发送议程。如果您计划向参与者发送一个,请考虑为议程的每个部分分配估计的时间单位,以帮助保持视频通话的正常进行。

2. 做好准备

就像面对面会议一样,提前准备好任何补充材料并发送给参加会议的人。如果可能,请提前设置房间并测试所有连接和设备,以避免不专业的技术困难。

3. 使用视觉效果

视频会议不仅可以让您看到与您交谈的人,而且还允许您在讨论时实时共享视觉辅助工具。这将使会议保持有趣和新鲜,而不是一直看着彼此的脸。

4. 不说话时将自己静音

虽然您在通话过程中可能不会说话,但大多数麦克风会拾取咳嗽或打字等背景噪音。像这样的小声音可能会分散通话中的其他人的注意力,并带走扬声器。对你的同事或客户要有礼貌,并在你不说话时尽量让自己静音。

5. 将通话视为面对面会议

您应该像对待面对面会议一样对待视频会议。全神贯注地关注其他人,尽量减少干扰,将与会者名单减少到那些真正需要在那里的人,并使用您在面对面会议期间会采取的所有方式。这似乎很明显,但在建立和维护业务关系时可以大有帮助。

利用合适的视音频技术推动更高效的协作

视频会议解决方案已成为几乎任何行业的主要内容。它们提供同事、业务合作伙伴和客户之间的面对面互动,而无需旅行的麻烦。这种增加的面对面时间加强了关系,有助于提高生产力和客户满意度。

SparkleComm提供成功的视频会议解决方案,为客户提高生产力和协作。我们的视频会议服务,将会议主持人和协调员从技术问题中解放出来,使他们能够专注于提供积极的会议成果。借助 SparkleComm,用户可以通过可在任何设备上轻松加入的视频会议,轻松地与组织内外的任何人进行视频协作。这是一种轻松的视频会议方法,使组织能够专注于其核心竞争力,而不必担心技术。立即联系我们,了解 SparkleComm如何使您的组织受益。

在家办公时代的通话录音

通话录音当然不是一个新概念,它在传统的呼叫中心已经存在了几十年。但是,由于员工现在主要不在办公室,而且合规标准并未放松,因此一种指导和客户服务工具正在从各地的企业中逐步发展。 

通话录音是一种出色的方式,可以从语音数据中解锁有关人们如何、何时和何地进行交流的关键发现。这是一项越来越重要的活动,提供从客户满意度到员工工作绩效等方方面面的洞察。现在,我们无法为发展中的队友提供“肩负重任”的指导和培训,它在业务的每个领域都具有了新的意义——不仅仅是呼叫中心。 

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如果您正在研究新的和改进的通话记录解决方案以确保合规性或提高服务性能,请继续阅读以了解可用的SparkleComm统一通信新技术,以及如何实施它们以提高可见性并加速成功。   将语音数据转化为语音智能 

大多数公司多年来一直在收集语音数据,但是这些原始的、非结构化的数据几乎不可能得到任何好的利用。进入人工智能 (AI),随着语音 AI 变得越来越复杂,它可以使用口语中的内容来识别模式、提醒问题并有效管理运营。除了转录之外,语音 AI 从通话记录中获取音频文件并对其进行组织,在瞬间发现需要人类数小时才能完成的内容,为各种企业提供有意义且可用的情报。 

作为屡获殊荣的统一通信平台SparkleComm可以收集和处理语音、视频、聊天等,使企业、政府和服务提供商最终能够从数十亿分钟的捕获对话中受益。这个关键内容是不透明的,并且不需要花费数小时的人工来获得好东西。

SparkleComm语音智能云在通话开始时开启,使每个连接和对话成为即时集成的数据集,还可以插入客户关系管理和项目管理工具。     通话录音:过去和现在 

2021年曾发布了一份令人信服的战略预测报告,其中包括对通话录音状态的评估: 

到 2025 年,75% 的对话将被记录下来 

金融机构 50% 的客户对话发生在呼叫中心之外 

80% 的关键客户交互是语音,并通过数字化增强 

不到 10% 的关键对话被捕获 

即使捕捉到关键对话,通常也会以难以到达重要时刻的方式进行。 新技术揭示了每次对话中包含的潜在见解。例如,对于客户服务电话,传统的通话录音会提供录音对话的音频文件。如果需要验证信息或检查员工绩效,领导层将不得不坐下来听那个电话。想象一下,试图在几个小时的通话中评估性能或交互。这是一个真正的实时练习,消耗了资源,老实说,没有人喜欢这样做。 

人工智能的美妙之处在于,它可以取代这些手动、重复和耗时的任务,让有创造力的人类可以利用数据做更多的事情。在语音 AI 方面,最新的通话录音技术就是这样做的——它可以不必“坐下来听”,而是让系统进行跑腿工作,推断重要的点并聚合数据以提供有意义的信息。  

人工智能丰富的对话数据是一种基于云的服务,它可以放弃处理语音数据的复杂、低效的过程。一旦它“打开并处于活动状态”,像SparkleComm统一通信这样的系统就可以很容易地看到对话的高潮,快速找出任何模式或异常。这种始终在线的功能使您可以轻松地使用一个端点进行统一通话录音、激活实时搜索,并使用语音 API 和自动化以更智能的方式进行连接。 

通话录音可以捕捉任何类型的对话:桌面电话 、视频通话在线会议 、手机通话 、呼叫中心数据等。 

配音优势 

客户可以使用SparkleComm统一通信系统来满足监管要求,通过深度分析了解客户,创建客户情绪的实时报告,改善运营并提高生产力。作为领先的通话录音平台,SparkleComm提供了一个开放的 API,可以与任何系统(包括大数据集)配合使用。这意味着任何规模的公司都可以立即开始使用该工具来捕获和统一语音数据,实施可扩展且安全的解决方案,从一开始就准备好支持业务运营。 

SparkleComm统一通信获得优势 

SparkleComm是一个屡获殊荣的统一通信平台,为客户提供以下功能: 

跨语音和协作平台的统一通话录音 

完整的数据加密和全球合规的通话录音 

来自任何设备的 100% 通话录音 

人工智能驱动的洞察力和警报 

无限的数据保留选项 

用于集成到关键业务系统和商业智能的开放 API 

最重要的是,我们的通话录音解决方案可以与其他业务应用程序集成,以支持远程工作和轻松部署。 

可以这样形容通话录音的力量:“结束不知道”。企业内部发生的所有重要对话都会极大地影响战略决策。停止处理不灵活、无法导航的数据。不要错过在家中进行的对话中的宝贵见解。通过实施SparkleComm统一通信解决方案步入语音智能的未来。

提供更好的客户体验,帮助地球

关于COP26(2021年联合国气候变化大会)上达成的协议是否在确保我们星球的未来方面走得足够远,人们进行了很多对话和辩论。然而,人们普遍认同的是,企业在减少排放和制定应对气候危机的解决方案方面发挥着关键作用。在最近的一项调查中,70%的参与者同意气候变化是一个需要采取行动的商业问题,一半的参与者打算在未来12个月内采取一些措施来减少排放。然而,许多企业在做出必要的改变以减少碳排放方面面临挑战。我想让大家了解企业如何利用数字渠道和自动化技术来减少排放,并改善他们的整体客户体验。

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提供更好的客户体验,减少碳排放

在过去的10年里,企业可用的工具和软件平台发生了深刻的变化,使它们能够与客户进行数字化交流。自新冠疫情大流行开始和随后的封锁以来,这一点变得更加重要。客户现在更喜欢在方便的时候通过他们选择的渠道与企业沟通。通过数字渠道提供更好的客户体验还可以帮助企业减少碳排放,例如,通过限制客户出行、优化业务流程和减少浪费。

以下是我们看到客户减少碳排放影响的4种方法:

用数字渠道取代纸质沟通

电子邮件长期以来一直被用作纸质通信的替代品,然而,许多人现在收到的电子邮件太多了,在某些情况下它们不再有效。企业需要评估使用其他数字渠道与客户基础进行有效互动。现在很多人都在使用即时消息渠道例如SparkleComm即时通讯系统,这不仅减少了纸张和行政浪费,而且还让通信更快更及时。由此表明,从纸质信件到数字通信的转变对企业、客户和环境都有好处。

自动化通信,减少现场工作人员不必要的旅行

许多行业雇佣现场工人,为了完成他们的工作,他们不得不前往客户的家里。例如,天然气工程师、快递员和建筑商都必须进行家访。因此,公用事业供应商、物流公司、零售商和建筑公司都需要在客户在家的时候与他们沟通。通过使用SparkleComm统一通信平台即服务自动化这些客户交互,企业可以允许客户轻松地选择对他们方便的时段,在接近预定时间时提醒客户,然后在时间不方便时提供重新安排的选项。这可以是一个无摩擦、自动化的过程,使用消费者每天都在使用的数字渠道,如SparkleComm统一通信即时消息。这增加了客户呆在家里的机会,减少了现场工作人员浪费的次数,从而减少了碳排放,提高了客户满意度。

使用视频来减少交通和物理资源的负载

视频会议的使用在过去几年中呈指数级增长,在大流行病爆发后更加普遍,预计今后5年将进一步增长。流行的视频用例包括医疗保健中的视频咨询、远程客户协助和虚拟工程师支持。SparkleComm视频会议系统作为一个视频通信渠道,减少了需要发生的物理交互的数量,提高了企业的生产力。例如,一名医生通过SparkleComm视频会议软件视频咨询113名患者开设一个虚拟诊所的好处是:节省1149千米的旅行距离,62.5小时的旅行时间和0.4吨的二氧化碳排放。对于某些用例,视频可以成为与客户或患者大规模互动的非常强大的工具,同时提供许多环境效益。

为客户支持提供自助服务选项

一项调查显示,89%的消费者希望公司拥有在线自助服务支持门户和自助服务选项来提供客户支持。有了人工智能和机器学习技术,消费者通常可以自己解决他们的问题,而不必打电话给呼叫中心,如果他们确实需要与支持人工座席交谈,他们可以无缝地路由到正确的部门,谁将能够解决他们的问题。这提高了呼叫中心的运作效率,减少了对人员数量的要求,反过来又可以通过减少办公室所需的空间来创造环境效益。此外,使用客户自助服务应用程序可以减少人们前往高街商店或分支机构的需要,这对交通系统的压力更小,并减少排放。

如果您想了解更多关于帮助实现这些节约的SparkleComm统一通信平台和应用程序的信息,请今天就与我们联系。

远程工作人员SparkleComm视频会议指南

在远程工作的趋势中,没有什么比视频会议更突出的了,这已经成为我们与团队和客户联系的新常态。远程工作的兴起推动了对更好的视频会议工具的需求,让我们无论在哪里都能保持联系。

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视频会议和远程工作齐头并进,是推动企业生产力的关键。一项研究发现,78%的公司认为远程办公可以提高员工的工作效率。此外,84%的机构认为远程办公可以减少污染、交通和办公成本。

为了让远程工作人员获得成功,在提高企业内的生产力的同时,建立一个赞扬“随时随地工作”文化的远程工作路线图是很重要的。首先是视频会议。

近年来,视频会议越来越受欢迎,因为企业寻求提高生产力和保持竞争力。到2025年,全球视频会议市场预计将增长到268.2亿美元。这种增长的部分原因是远程工作的兴起。

如何使SparkleComm视频会议成为企业的无缝组成部分

将它整合到您的通信工具中——选择一个视频会议工具,既可以在现场使用,也可以远程使用。SparkleComm视频会议系统是一个一体化的远程通信工具,包括高质量的视频和音频会议、聊天、文件共享等。

员工入职和培训——您的IT部门将是实施培训计划的关键,以确保所有员工、远程工作者和经理清楚地了解如何最好地利用他们手中的工具。一旦你的管理团队清楚地了解了如何最好地利用SparkleComm视频会议工具,它也可以被纳入到员工入职和现场和远程员工的培训中。

一对一会议——当管理一个远程工作团队时,对管理者来说,安排一系列模拟面对面互动的SparkleComm视频会议是很重要的,比如一对一的签到。一对一的会议应该专注于目标设定、公司导航策略和职业发展。一对一的会议对于与客户和团队成员一起合作一个项目的会议来说也很有成效。

团队会议——通过SparkleComm视频会议进行的团队会议有助于改善位于世界不同地区甚至不同时区的团队成员之间的沟通。此外,SparkleComm视频会议可以帮助减少错过的会议,让员工更容易了解公司的最新新闻和发展。SparkleComm视频会议以分组会议为特色,它还允许您将在线会议分成更小的小组进行互动讨论,从而实现更高效的会议。

非正式会议——也被称为“聊天”,应该定期安排,让团队虚拟地建立联系。远程线上聊天为远程员工创造了开放的交流,提供了发展友谊的机会,让他们感觉自己是团队中有价值的一员。和同事聊天,无论是关于个人话题还是与工作相关的话题,都能产生对公司文化有益的新想法。

远程工作人员使用SparkleComm视频会议的好处是显而易见的。通过减少通勤时间和成本,改善团队成员之间的沟通,并使员工更容易了解公司的最新新闻和发展,SparkleComm视频会议可以帮助您的企业在在家工作时提高生产力。当你建立远程工作路线图时,记得在把SparkleComm视频会议纳入你的战略的同时庆祝“随时随地工作”的文化,以便为你的业务成功奠定基础。

SparkleComm视频会议是远程工作者的一个重要工具,可以帮助提高组织的生产力。如果使用正确,SparkleComm视频会议可以帮助地理上分散的团队弥合差距,提供面对面合作的机会,并为远程工作者创造家庭感。

云协作:如何在云中协作

云协作这个术语最近在网络世界掀起了波澜。这种独特而创新的协作方式为企业和组织创造了一个全新的平台,为互联网上的商业方式带来了一场革命。如果您还不了解云协作的革命性方式,请继续阅读本文,探索与之相关的重要事实。

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什么是云协作?

基于云的协作是指使用云计算技术共同创作和共享计算机文件的方式。在这里,您想要与团队的其他成员共享的文档被上传到一个中央虚拟存储,即,云,在那里你们所有人都可以随时轻松访问它们。虚拟化资源,如应用程序,数据存储,网络和服务器,它只是让两个或两个以上的员工一起工作在一个项目,不管他们之间的城市或国家的距离。

云协作的好处

让我们来听听这种特殊的合作所带来的一些主要好处。

实时更新。无论商业团队的成员是来自国内还是国外,当任何人进行任何编辑或更新时,团队中的每个人都可以看到,而且是实时的。

更好地访问巨大的文件。不管文件有多大,它都存储在云端,让每个人都可以访问它,而不必面对接收或分发的任何延迟,不像电子邮件服务,如果文件超过几MB就无法处理文件负载。

提高参与水平。同时访问不同的项目自动提高了员工的参与水平,每个人都有平等的机会提供各种投入。

创造力的孕育地。无论一个人在世界的哪个角落,只要他有互联网连接,并且是云团队的一员,他就可以参与并分享他对一个项目的观点和输入,使这个平台成为一个头脑风暴论坛。

确保组织进度。当所有业务文档都保存在这样一个位置时,员工可以随时访问它们,并继续处理它们,而不必将更新的版本发送给团队中的其他人,这自然会提高组织的性能和发展水平。

SparkleComm视频会议进行云协作

对于那些想要在云计算中充分利用这种惊人合作的人来说,与SparkleComm视频会议平台这样的工具进行这种合作变得非常重要。这个云协作工具确保您获得最佳的云协作,具有高清质量的音频和视频。随着视频通信成为确保企业生产力和成功的重要组成部分,SparkleComm云视频会议可以帮助最大限度地利用云协作。

让我们来看看SparkleComm视频会议的一些主要功能:

•它可以让你主持在线会议,可以达到上千人。

•拥有群组和私人聊天选项,它可以让你控制商务会谈的可访问性。

•它具有录音和播放功能,你可以探索云合作的好处,这是前所未有的。

•你可以用它在云端召开多少次会议是没有限制的。

•内容和屏幕分享、标注、互动白板以及直播,让它比其他任何网站都更令人印象深刻。

在今天的现代生活方式中,协作策略需要是开放的而不是限制性的,这可以帮助提高生产力,调动所有的企业数据和信息,同时保持最大的安全性。这就是所谓的与SparkleComm视频会议进行云协作的共享和协作的创新方式,它不仅能让人们享受到改进的销售结果、提高的业务效率和促进的决策,而且还能以最好、最经济的方式优化工作流。