UC技术如何支持长期远程工作(二)

视频扩展到整个组织

当COVID-19关闭办公室时,视频是大多数组织用来保持员工联系并保持业务连续性的UC应用程序。随着组织超越连续性阶段并展望未来,他们计划将视频扩展到业务的其他领域。

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根据有关组织最近的一项研究,组织正在视频会议上花费更多的资金,以提高员工敬业度并实现更有效的长期远程工作。尽管会议仍然是视频的主要用例,但组织正在寻求将视频用于培训,员工新闻通讯和政府通信。一些组织还开发了用于远程医疗和客户支持的自定义视频应用程序。例如很多企业现在用SparkleComm视频会议系统进行员工培训和远程医疗。

组织还在评估工具,以更好地支持虚拟会议期间的协作。例如,当远程员工没有经常在会议室,以集思广益发现物理白板,记笔记或注释的设计挑战,SparkleComm视频会议应用程序可以满足远程团队的许多构想需求。SparkleComm应用程序功能包括项目和工作流的模板,跨设备访问和第三方应用程序集成,包括团队协作和文件存储。

移动UC和基于软件的电话可以在任何地方发出声音

当企业关闭时,大多数员工都无法随身携带台式电话。但是基于软件的替代方案使用户可以将其商务电话号码带到任何地方。软电话是台式电话的常见替代品,通常包括视频和聊天等其他功能。值得推荐的软电话就有劳格SparkleComm VOIP软电话,它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

台式电话的基于软件的替代方案也可以为组织节省资金。企业级台式电话的价格在100美元到500美元之间,对于大型组织来说可能是一笔不菲的价格。将电话部署为台式PC客户端或移动应用程序可以降低硬件成本。类似SparkleComm软电话和其他基于软件的语音服务可以提供功能和成本节省,从而有利于长期的远程工作。

随着组织希望提供更一致的远程工作通信体验,移动UC也变得越来越重要。移动UC已经存在了很多年,许多企业级服务已经变得与传统UC服务一样安全,可靠且功能丰富。

用户可以在其设备上安装移动协作应用程序,使用其员工凭证登录并访问其通信服务,与家庭环境中的桌面客户端相比,移动UC应用程序的部署也更容易,尤其是在端点不是公司拥有或托管的设备的情况下,移动UC还使用户可以在应用程序和设备之间切换,而对中断的影响最小。

统一通信分析已经成熟,可以验证业务价值(二)

参与度分析。采纳分析说明了使用了哪些应用程序,而参与分析则强调了如何使用它们。这将是更具规范性的分析用途,可以展示UCaaS(如SparkleComm)如何提高生产力和改善用户体验。现在,这一点尤其重要,因为在家中有如此多的工人,没有同行可以即时寻求建议。同样重要的是,这些分析将帮助IT部门更好地为远程工作者提供支持,并提供远程故障排除,服务质量监控,网络威胁检测和合规性警报等功能。

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基于参与的统一通信分析也可以用作学习工具,以帮助公司制定旨在帮助员工与SparkleComm UC更有效协作的最佳实践。每个人都将拥有UC的学习曲线,尤其是在视频和白板等应用程序中,分析无疑可以帮助缩短它。

另一个好处是监视团队的参与。小组的生产率很难衡量,但是SparkleComm UC业务决策很大程度上是基于绩效的提高。IT部门将对这些类型的指标特别感兴趣,尤其是如果管理层对部署SparkleComm UC有所保留时。同样,由于有如此多的工人在家工作,因此很难确定每个团队成员实际贡献了多少。

这是分析的主要用例,特别是对于尚未建立基于团队的生产力指标的公司而言。一种方法是使用诸如会议出席率,参与度以及员工是跟随领导还是跟随对话之类的标准来跟踪每个团队成员在项目过程中的积极参与。其他指标将记录团队成员的贡献是否被小组接受或拒绝,或者每个成员完成指定任务的程度。

这些只是基于参与的统一通信分析优势的几个例子,当这些应用程序成为AI驱动时,其优势将更大。您应该期望在2021年看到更多这种情况,供应商将提供语音生物特征识别等工具来验证特定工作人员是否可以参加会议或访问基于项目的文档。

统一通信分析已经成熟,可以验证业务价值(一)

在董事会中可以通过多种方式展示统一通信的价值。UC分析可以帮助公司获得证明业务案例所需的指标。

企业采用统一通信的速度很慢。UC很复杂,一开始用例尚不清楚。从那时起,基于云的产品已经成熟,并且随着供应商解决了有关复杂性的问题,UC即服务的采用已大大增加。随着COVID-19将许多员工从办公室搬到家里,UCaaS的用例从未如此强大。劳动力分布越多,UCaaS(如SparkleComm)的实用性就越大,特别是因为它提供了一致的UX,而无论使用的位置或接口如何。

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UCaaS标准化了通信和工作流程,并在此过程中生成了许多形式的新数据,这些数据可以帮助工作人员提高生产力并提高组织效率。这创造了一个绝好的机会,可以使用统一通信分析作为超越标准报告的手段,从而更清晰地了解UCaaS如何提供业务价值。

分析领域正在迅速发展,以AI驱动的工具来满足这些需求,并且更多地关注预测结果。让我们研究一下统一通信分析应用程序的两种基本类型及其好处。

采用分析。这组分析用来识别哪些是正在使用的应用程序,尽管这似乎是很基本的,但它还有很多内在价值。这些度量标准将主要使IT受益,因为它们将阐明类似SparkleCommUCaaS平台的使用范围,特别是针对特定功能。这很重要,原因有几个。首先,IT部门可以更好地管理网络资源并优化投资以正确支持UCaaS

其次,随着时间的流逝,采用分析将为IT提供有关每个UC(如SparkleComm)应用程序使用模式的宝贵见解,尤其是使用频率,持续时间,如何与其他应用程序一起使用以及何时采用和/或停止使用。这些指标可以帮助IT人员做出基于资源的决策,例如业务需要多少台电话或哪些员工需要PC升级以及外围设备(例如网络摄像头或耳机),这样他们才能在家中保持生产力。

编译历史数据后,采用率分析还可以充当指南,帮助员工了解针对特定任务或工作流使用最佳应用程序组合的信息。这些见解不必局限于UCaaS,因为分析还可以确定其他平台的应用程序可以增强这些应用程序的使用情况。这样做的主要好处是,在家工作的工人(他们可能会反复尝试)可能并不熟悉UC支持的所有应用程序,而分析可以帮助他们找到适合每种任务或项目类型的合适组合。

企业考虑基于软件的商务电话替代品(一)

手机的使用已经超过了家庭中的POTS,那么为什么企业仍在使用台式电话?替代商务电话可以节省公司的时间和金钱。

在过去的几十年中,我们在个人生活中进行交流的方式发生了巨大变化。但是,从电话的角度来看,办公室没有太大变化。大多数企业继续部署基于硬件的台式电话,并从其电话运营商向每个用户分配单独的直接向内拨号号码。在许多情况下,此模型很浪费。有既便宜又实用的方法可以为员工提供语音通信服务。

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让我们看一下语音通信的格局如何变化,并研究一些替代传统台式电话和统一通信UC)部署模型的商务电话。

企业终于赶上了语音通信的变化

在使用手机之前,家庭使用进入住宅的普通老式电话服务(POTS)线路作为语音通信的主要形式。但是,随着蜂窝电话普及率的提高,许多消费者放弃了POTS,转而使用仅移动连接。一旦运营商开始提供低成本的无限制呼叫计划,情况尤其如此。与现代蜂窝替代方案相比,POTS迅速变得多余且不灵活,因此向纯蜂窝通信的过渡是完全有意义的。家用电话很快就被代替,因为家庭将其丢弃以降低成本。

但是,大多数中型企业仍在使用与家用电话相当的企业版本。典型的UC型号仍然基于放置在每个员工方格或办公室中的台式电话。此外,电话通常绑定到各个DID号码,以用于公共交换电话网络(PSTN)访问。但是,如果企业随着时间仔细研究台式电话和PSTN的使用情况,无疑会发现其下降幅度很大。这种转变应该提醒企业重新考虑语音服务的部署方式。员工不仅可以更有效地使用基于软件的企业语音服务如SparkleComm统一通信平台,而且采用新服务还可以降低UC Capex和Opex的成本。

在远程工作革命中,UC的存在不断发展(一)

在当今的远程工作和多设备通信世界中,UC状态技术必须不断发展才能有效。了解在线状态如何适应新的工作方式。

在场技术长期以来一直是统一通信UC)的核心组件,用于指示用户可以聊天或见面。但这在历史上一直是不可靠的,无法设置跨各种应用程序和设备的状态或无法要求用户手动设置其状态。

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有著名分析师说过,已经讨论了多年的存在,但从未找到足够可靠的实现方案来使用,人们是如此地不信任存在指示器。

通常情况下,一个大的存在指示灯,当用户暂停的通知,例如,如果用户与延后了通知的同事联系,则该用户将收到一条消息,指出通知已关闭,并询问该用户是否仍要发送聊天。团队协作应用程序中用户创建的行踪通道也已取代了现场状态。如果用户打算出门喝咖啡或去看医生,他们将在频道中发布消息,而不是更新其状态。

尽管多年来没有人在场,但随着雇主现在希望密切关注远程员工的可用性和生产力,该技术正在重新兴起。就供应商而言,他们正在倾听他们的客户并推出状态更新。

应对远程管理挑战

为了响应用户对更准确的UC存在的需求,Microsoft在8月推出了Teams更新。在更新之前,对用户状态的更改将需要大约五分钟的时间来显示。实时状态更新基于Teams应用程序中的手动用户状态,Outlook状态和活动来确定用户状态。Microsoft还计划推出一个更新,使用户可以设置特定时间段的状态。

远程工作中最大的挑战是人员管理。管理人员可能会发现很难评估员工在给定时间的工作情况,仅仅知道员工是否在场是不够的。使用灵活的混合方案例如利用SparkleComm统一通信系统重新开放办公室的组织可以使用状态信息和即时消息传递来告知员工何时在办公室或何时在家工作。状态和分析的结合还可以帮助确定员工何时工作,他们最常使用的应用程序以及在办公桌前待了多长时间。

随着在家工作成为新常态,组织需要特定于衡量生产力的新指标和应用程序。IT和业务部门经理迫切需要可以帮助监控员工而又不会打扰他们的工具和应用程序。

UC认证和MS认证有什么区别?

企业可以使用UC认证产品和MS认证产品。但是,我们的专家写道,一个名称比另一个名称更重要。当供应商说其设备经过UC认证或MS认证时,寻找企业级UC电话(如SparkleComm)和外围设备的IT部门常常会感到困惑。

这种混乱是完全合理的。关于硬件和设备的这些名称的含义(如果有的话)的信息很少。就是说,让我们看一下每个选项,以解释供应商试图告诉潜在买家的内容以及这些认证声明是否合法。

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设备获得UC认证意味着什么?

UC认证的UC代表统一通信。客户应立即警惕此指定。统一通信是一个通用术语,涵盖所有企业级供应商和产品。例如,某供应商称其无线耳麦获得UC认证,并表示已与UC供应商进行了广泛的测试,以证明其耳麦与UC系统的所有功能完全兼容。但是,再次,由于术语UC是如此通用,因此在做出购买决定之前,客户必须确保其特定的UC平台是卖方评估的产品之一,这一点很重要。又例如劳格科技SparkleComm统一通信系统也获得了UC认证,SparkleComm是新一代的通讯平台,融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

获得MS认证意味着什么?

该标签更为具体,因为MS代表Microsoft。最初,这意味着设备和外围设备与Microsoft Skype for Business完全兼容。但是,既然Microsoft放弃了Skype,转而使用Teams,则MS认证意味着这些设备可与Teams协作平台一起使用,包括对某些增强的专有功能的支持。MS认证比UC认证更具体。这是一个更重要的标签,专门使用团队的企业应该寻找持有此认证的工具。

统一通信策略随着COVID的改变而变化(二)

网络服务,例如企业级互联网,网状Wi-Fi,安全代理和VPN,使家庭工作者能够确保语音,视频和其他应用程序流量的最佳性能。随着学校开放进行远程学习,可靠的网络连接变得越来越重要,因为学生,配偶和在家中工作的其他人会争夺带宽。

确保IT人员能够正确监控UC性能的管理功能,使技术人员能够主动或被动地尽快解决问题。

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将预算重点放在返回办公室上

从家到上班的转变也加速了对云服务的支出。将近65%的公司表示,这种大流行使他们更有可能使用云会议,呼叫,消息传递或基于云的集成UC产品(如SparkleComm)。

最后,这种流行病导致组织在研究如何修改自己的设施时,调整组织的统一通信策略,以期预期一部分员工会全职或兼职返回办公室。

超过34%的公司投资于LAN,WAN或Wi-Fi升级,以解决视频会议和视频流应用程序的预期增长需求,因为工作人员会留在固定的,与社会保持距离的位置,而不是在常规会议室开会。其他可能进行投资的领域还包括以下技术:监视房间占用情况,安排清洁时间,支持会议室和电话的非接触式使用以及使组织能够根据预定义的容量限制建立工作区的签入/签出。

大流行已经推动了基于云的SparkleComm视频会议消息传递技术的广泛采用。现在,它将重新定义物理工作区-在家中和办公室中。统一通信策略和UC预算必须通过提供支持高质量体验以及可管理的办公室收益的基础来适应新的现实。

统一通信策略随着COVID的改变而变化(一)

统一通信策略必须同时容纳远程工作者和可能回到办公室的那些雇员。公司在哪里分配他们的UC预算资金?

Nemertes最近对525个最终用户组织进行的全球研究发现,现在有91%以上的人支持在家工作,而大流行之前为63%。现在平均有72%的工人处于偏远地区,比2020年3月之前的比例增加了一倍以上。

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统一沟通策略和预算的影响是深远的。总体而言,有53%进行基准测试的组织预计其2020年和2021年的IT预算将增加,以支持快速转移到家庭工作。另有19%的人表示,尽管他们的整体IT支出将减少,但他们仍计划增加在协作硬件和软件上的支出,以支持家庭工人。

新支出的关键领域包括:

视频会议服务使远程员工可以进行虚拟协作和参与。大约有一半的参与公司表示,自大流行开始以来,他们购买了新的类似SparkleComm视频会议应用程序。到2020年底,超过28%的人计划更改应用程序或购买新应用程序。

团队协作应用程序使远程工作人员能够从电子邮件转移到基于上下文消息的协作和通信方式,并与其他业务应用程序和UC功能集成在一起。

视频流,内容管理和交付平台可支持创新的内部和面向客户的视频使用,例如培训,广播和远程医疗。

改善最终用户体验的家用设备。例如,高品质的摄像头可以代替或增强内置的网络摄像头,或作为使用缺少摄像头的端点的辅助设备。其他示例包括耳机和免提电话,以实现高质量的语音通信。

物理基础设施,包括桌子,照明和背景幕布,可创建高效的工作空间和一致的图像,以面对客户的SparkleComm视频通话。照明也可以用于改善视频通话中的外观。

UC和协作安全性需要强大的框架(二)

统一通信和协作安全框架的组件

下面提供了应包含在UC(如SparkleComm)安全框架中的一系列措施。

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1.经过验证的身份。密码已不足以保护数据。通过短信传递的一次性密码比传统密码更安全,但未加密。诸如指纹扫描仪之类的生物识别技术已经取得了进步,并且是一种以非侵入方式提供用户身份的更安全的方法。

2.零信任。安全网络边界已经一去不复返了,在移动和云的世界中,无处不在的用户,API,您没有硬边界。结果,许多组织现在正在采用一种零信任安全方法,该方法将阻止对设备或用户的访问,直到对其进行彻底检查和认证。

3.端到端的安全性。加密和安全性是端到端的,这一点很重要。对于网络专业人士来说,这意味着要了解第5层,因此每个会话都经过单独加密。例如劳格SparkleComm统一通信平台,支持客户端(app2app)端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。

4.设备安全性。保护设备可能很棘手,因为BYOD策略使IT部门很难管理组织内的每台设备。此外,诸如文本消息传递和WhatsApp之类的消费者工具没有企业应用程序具有的安全级别。首选方案是为用户提供由IT管理的设备,以防止用户无需经过安全,专门的过程即可下载软件。

5.数据管理。组织需要了解创建的数据,从会议转录到聊天,并对数据进行分类以确定其所需的安全级别。例如,基本配置文件信息仅要求有限的安全性。但是,高度敏感的数据(例如一个人的社会安全号码)需要更严格的安全控制。

6.测量和警报。组织需要将其UC系统(如SparkleComm)集成到其安全事件管理软件中,以使安全团队能够跟踪来自虚拟会议,SBC和呼叫管理器软件的日志和警报。这使安全团队能够检测跨平台异常以确定是否发生了安全问题。

UC和协作安全性需要强大的框架(一)

尽管统一通信和协作安全性可能难以解决,但强大的基础框架可以确保通信数据的安全和受控。

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统一通信和协作安全性一直很棘手,大流行期间远程和虚拟协作的增长提出了新的安全性要求。会议记录和转录等UC功能的添加,创建了组织需要保护和控制的更多通信数据。

您将更多的信息放到外面,这些信息可能容易受到带有恶意目的的外部团体的攻击。对UC和协作的其他威胁包括UC客户端中的恶意软件,电话号码和语音欺骗,数据库转储和远程访问。

传统上,由于以下几个原因,UC很难获得保护:

用户无处不在。这不像处理具有严格物理安全性的硬数据中心中的服务器那样。当用户可以位于任何地方,访问不同类型设备上的应用以及与组织外部人员进行通信时,组织没有太多的控制权。

对于拥有根据其所在行业和国家/地区制定部门法规的全球组织而言,隐私法可能会很困难。

独特的技术。使用用户数据报协议的实时应用程序(例如语音和视频)的安全级别与使用TCP的应用程序不同。此外,这些应用对抖动敏感。许多安全堆栈不能很好地扩展,在负载下,它们将开始延迟数据包,结果,语音和视频质量可能受到负面影响。

用户体验。保护协作应用程序的过程会降低UX的性能。用户更喜欢易用性,并避免使用具有复杂安全控制的应用程序。能够提供对于最终用户来说容易的解决方案以及安全性是非常重要的。

安全框架应对挑战

UC和安全架构师,工程师和管理人员需要共同努力,以将UC和协作的特定安全需求集成到整个安全框架中。安全架构师对安全性了解很多,但他们没有深入探讨通信和协作世界中发生的独特事件的细节。

为了为UC安全性打下坚实的基础,UC和协作应在数据中心中占据自己的安全区域。大多数组织具有三层安全架构,包括表示层,应用程序层和数据层,每一层之间都有防火墙。建议将语音和视频放在自己的区域中,并使用会话边界控制器(SBC)进行防火墙保护。

组织还应该理解,安全框架应确定UC和协作安全性的三层:消费者级,企业级和超安全。

在不共享私人信息的日常对话中,可以使用消费者级的协议,因此不需要其他安全控制措施。企业级通信涉及更敏感的信息,并且需要其他安全措施,例如端到端加密或VPN访问。例如劳格科技SparkleComm统一通信系统就支持实时加密,端到端加密,支持通话启动和关闭加密。超安全适用于需要严格安全措施(例如零信任策略或多因素身份验证)的高度敏感或机密信息。