SparkleComm能提供的即时通讯是什么?

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  • 即时通讯是什么

即时通讯(IM)允许多人通过互联网或组织的内部网络实时通信。简单易用的程序,称为IM客户端,使这成为可能。许多IM客户端可以在Internet上免费下载,甚至可以作为免费的商业软件应用程序使用。消息通常包含简单文本,但该技术还允许交换图像,声音和其他文件。通过使用麦克风和/或网络摄像头,也可以分别称为音频会议视频会议的语音和视频通信。

  • 即时通讯的好处

与电子邮件不同,即时通讯实时发生。SparkleComm统一通信平台的即时通讯软件允许用户查看其他用户是否在线,并且可以立即接收和回复信息。即时消息传递允许朋友和家人保持联系,并且已经取代电话作为许多人的社交通信手段,但它也可以为商业和其他组织提供许多好处。

事实证明,即时消息传递是在组织内共享信息的一种非常有效的方式。对于需要快速响应的简单问题或问题,消息即时文本可能是最佳的通信方式。SparkleComm即时通讯比电话和面对面通话具有更小的破坏性。与长途电话相比,IM也可以节省资金。即时消息交换往往比电话和面对面会议更短,节省了员工时间,如有必要,可以保存IM对话以供将来参考。

即时通讯也越来越受到公司的欢迎,这些公司为客户提供了一种通过在线实时聊天联系客户支持的方式。技术支持人员通过即时消息与客户聊天,同时使用远程访问查看客户的屏幕。这种情况非常适合在线计算机修复和远程桌面支持。

  • 超越即时消息

SparkleComm即时通讯软件不仅仅适用于简单的一对一交换。可以将联系人组织成组,并将消息一次发送到整个组。同时SparkleComm消息传递程序还允许IM会议,或者同时与多个人交换即时消息的能力。如果需要,这可以包括语音通信。电子表格,文字处理文档,幻灯片演示文稿和其他文件可以立即发送给所有参与者。这些文件通常太大而无法作为电子邮件附件发送,但SparkleComm没有这样的限制。

一些即时消息程序与其他形式的群件组合在一起,例如SparkleComm通过屏幕共享和电话会议功能,可以进一步增强协作。这种强大的组合非常适合Internet会议,远程支持或网络会议。

即时通讯,就像之前的电子邮件一样,已经成为一种强大的协作工具,可以为任何需要沟通的个人或团体提供,并且很快将变得不可或缺。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

4.记录和保留

G.S.§132通过内容而不是媒体或格式来定义公共记录。当员工用于开展公共业务时,个人和工作场所发布的设备将导致构成公共记录的通信符合G.S.§132的要求,并得到北卡罗来纳州自然和文化资源部的指导。

员工有责任了解并遵守所有适用的保留时间表,这些保留时间表规定了记录应保留多长时间以及是否应永久保留,销毁或转移到国家档案馆保管。如上所述,记录由内容而不是给定通信的格式定义,因此员工必须适当地识别记录的类型。

尽管代理商记录保留时间表可能没有明确提及文本或即时消息,但仍然涵盖了通过这些媒体进行的通信。记录保留和处置计划包括适用于文本或即时消息的各种项目。

通常可以同时保留对话,以便从头到尾显示交换。许多移动设备和即时消息服务和程序允许保存和转发整个会话。来自不同平台的操作软件可能具有保留消息的工具,或者可能存在执行此操作的第三方应用程序。员工有责任确保保留消息,以便在响应记录请求或诉讼时生成消息。

注意:代理商和员工不应依赖服务提供商提供由文本/ IM创建的记录。服务提供商可以保留自己的文本和即时消息记录,但他们不会自动承担向政府实体提供这些记录的副本。使用个人设备的员工负责管理这些记录并确保按照要求保留这些记录。记录保留和处置计划。为不同平台开发的应用程序和工具可以帮助员工解决这个问题。

向员工提供工作发布设备的代理商应注意这些问题,并寻求在与服务提供商签订的合同和服务水平协议中解决这些问题,以确保他们能够获取其公共记录的副本。

以下是代理机构和地方政府的模型合同语言,用于从雇主发行的移动设备上获取服务提供商的公共记录副本:

“服务提供商同意允许代理机构从其电子邮件系统收集所有短信。服务提供商同意代理商有权访问所有数据,无论是谁创建了内容以及出于何种目的。服务提供商将根据以下时间表[特定程序]提供短信:[时间表]。机构内的以下职位有权向[服务提供者内部]提出此类请求。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(二)

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3.使用消息技术的指导原则

  • 3.1在公共事业中使用消息技术的考虑因素

在实施政策或允许使用文本和即时消息工具时,代理商应计划使用工具进行公共业务。每个机构的官员和管理人员都应该了解这些服务的广泛使用,并应通知员工适当使用文本/ IM。机构负责人还应考虑文本/即时消息对员工的好处,并努力保留这些好处或寻找替代方案,同时遵守记录保留和处置责任。

要考虑的问题:

如何在办公室中使用短信/即时消息?多常?

您的办公室是否有任何特定于文本消息/ IM有助于解决的需求 - 管理目的或与其他部门/第三方的沟通?

员工或官员是否使用工作场所发布的设备进行此类通信?个人设备?什么平台?

员工如何根据公共记录法和其他记录管理职责了解有关管理电子通信的信息?您的办公室当前如何存储和保留短信和即时消息?

是否存在转录或存储短信/ IM的现有方法?如果没有,现有的做法如何适应?或者需要一种新方法?

办公室政策如何解决电子发现对使用短信/即时消息的法律影响?

机构负责人可以使用此信息来帮助确定其代理机构是否以及如何使用这些通信平台进行公共业务。关于所有格式的政府业务的沟通导致创建公共记录,如N.C. G.S.§132所定义。

  • 3.2适当使用

与所有记录一样,必须根据州法律的要求保留和管理与公共业务相关的文本/ IM日志。 N.C.G.S. §132将公共记录定义为“文件,文件,信件......无论其形成或收到的物理形式或特征如何...与公共业务的交易有关... “。

  • 3.2.1个人使用

DNCR强烈鼓励各机构制定关于使用雇主发行的设备和个人使用工作场所发布的设备的政策。员工不得使用工作场所发行的移动电话为政治目的发送短信,进行私人商业交易或从事私人商业活动。

  • 3.2.2专业用途

员工的沟通应该是专业的。虽然文本/ IM允许更快的响应和快速交换想法,但员工应该:

将个人和工作相关的信息分开,
确保他们的信息清晰简洁,
对这些交易所应用与工作相关的相同专业标准电子邮件(电子邮件)或信件,
请注意,根据NC公共记录法,可以披露与公共业务相关的信息。

如果员工选择使用文本或即时消息技术,他们必须密切关注他们维护公共记录的责任。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

1.目的

移动设备和即时消息服务为员工提供了一种与工作场所和工作日进行通信的方法。几乎可以随时随地进行直接通信,从短消息到长期交换,可以提高员工的工作效率。根据北卡罗来纳州法规和自然和文化资源部的现有指南,员工有责任管理与公共业务相关的记录。这包括即时消息和文本消息应用程序启用的通信。员工还必须记住,这些形式的通信(如电子邮件或社交媒体通信)可能会导致记录由第三方服务提供商或转发服务托管。无论员工是使用个人或工作场所发布的设备,这些与工作相关的通信都遵守与其他公共记录相同的规则和规定。

本文档旨在解决即时消息(IM)和文本消息是什么以及如何在工作场所使用它们。它还根据一般法规和记录保留和处置时间表处理员工责任。

2.什么是文字消息?什么是即时消息?

  • 2.1文本消息

短信,有时称为“短信”,通常是指使用“短消息服务”(SMS)将屏幕上的消息发送到接收者的电话。短信限制为160个字符。字符定义为需要一个字节的存储的任何符号,包括数字,字母,符号,空格和标点符号。其他形式的文本消息传递包括允许用户发送图片,视频和其他非文本媒体的多媒体消息服务(MMS),以及可以包括格式化文本的增强消息服务(EMS)。

通过“捎带”在电话和运营商基础设施之间经常发生的小型信息传输上交换文本消息。消息不是直接从电话发送到电话,而是通过电话网络使用标准通信协议进行存储和转发。如果电话关闭或没有信号,短信“等待”接收者接收信号。

每条短信还包含有关邮件的数据,包括邮件的发件人和收件人的电话号码,时间戳,目的地电话号码和格式。这些描述其他数据的上下文和内容的重要信息称为元数据。电子邮件软件和在线服务也可以向移动设备发送文本消息。短信也可以从一个来源发送到许多不同的收件人,允许办公室快速联系其许多员工或客户,例如在紧急情况下。

  • 2.2即时消息

即时消息(IM)是一种在线服务,其中用户使用电话,个人计算机(PC)或其他设备上的客户端软件与使用兼容软件的人通信(例如,Apple®的iMessageTM服务,Microsoft的Skype for Business,或者GchatTM服务链接到Google的Gmail®客户端。诸如Facebook©之类的社交媒体网站也能够允许两个注册用户之间的即时消息传递。

即使是能够发送和接收数据的基本移动电话通常还具有预先安装的即时消息软件,允许用户通过移动设备与这些服务的其他用户进行通信。

当用户登录时,服务器加载可用收件人列表(“朋友列表”)。在连接用户之后,该服务允许每个用户的软件直接在另一端与软件“对话”,而无需进一步使用服务器。这是传统即时消息传递模型,但较新的服务有时会在“云中”保存消息30天。美国国家标准与技术研究院(NIST)将云计算定义为“用于实现对可配置计算资源共享池(例如,网络,服务器,存储,应用程序和服务)的无处不在,方便,按需网络访问的模型”可以通过最少的管理工作或服务提供商交互来快速配置和发布。在前面提到的示例中,云指的是由提供商提供的服务器,以便进行业务交易。

IM用户必须记住,他们发送的消息可以临时存储在服务器上,该服务器直到最近才通过即时消息应用于用户到用户的通信。

员工必须牢记使用文本/ IM以及在构成G.S.§132定义的公共记录时管理消息的准则。

  • 2.3对话

即使是涉及公共业务的单个文本消息和即时消息也是公共记录,但是对较新的消息传递服务的通信通常会导致对话。这些是个人之间交换的消息的记录,按时间顺序保存,就像电子邮件交换一样。某些设备会自动以对话形式显示消息。其他包括它作为可选设置。但是,针对多个主题的对话可能会在同一对话中产生多个保留期;因此,保留会话将默认为最长保留期。

贵公司的即时通讯政策是什么?

考虑一下这种情况:您将全体员工聚集在一起进行计划会议。他们用自己的笔记本电脑和手机做笔记并回复紧急电子邮件。房间里面的其中两名员工正在互相发送即时消息。一个人向另一个人发送关于该部门年轻新实习生的评论。虽然房间里没有其他人知道这个私人谈话,但有一天它可能会给公司带来重大问题。

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 事实上,这种电子对话是利用公司资源 - 计算机和通信网络 - 使其成为公司的正式记录。更重要的是,如果当实习生起诉公司处理骚扰问题的那一天,该公司可能被要求制作一份轻率评论的记录,这些评论从未打算超出房间里面的两个人。那些从一个人“瞬间”发送到另一个人的话可能是一支冒烟的枪。

为了避免你认为“这可能永远不会发生在我们身上”,美国管理协会和电子政策研究所进行的“2004年工作场所电子邮件和即时消息调查”中给你一些令人瞠目结舌的统计数据。他们调查了840家公司的数据。在那些表示他们在工作场所使用IM的公司中,有58%的人表示该服务用于个人聊天。最令人不安的是,这些小小的个人信息不仅仅是关于午餐吃什么。调查受访者报告发送和接收以下类型的潜在破坏性IM内容:

-附件:19%

-笑话,八卦,谣言或贬言:16%

-有关公司,同事或客户的机密信息:9%

-性,浪漫或色情内容:6%

就个人而言,这些数字很低。但有很多人,他们倾向于把事情放在即时消息中,以至于他们永远不会对电子邮件做出承诺,因为即时消息“感觉更私密”。可真的是这样吗?

现在公共的即时通讯在安全和保密性方面并不那么令人满意。并不是那么私密。对于公司来说,它所需要的是属于公司自己的企业即时通讯。比如,SparkleComm。它提供公共即时通讯的相关功能,比如包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示等。更在保密和安全性,以及公司的记录可保留,讯息可追溯方面有更大的可塑性。

IM是一种公认​​的电子通信形式,它应该被视为一种形式。也就是说,IT部门有义务帮助公司为消息传递服务选择适当的技术,并实施有关安全性,记录保留和可接受使用的策略和程序。选择企业即时通讯SparkleComm,避免更多的安全漏洞。

为什么SparkleComm视频会议在商业中很重要?(二)

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视频会议有助于打破企业之间的距离障碍。在下面列出了视频会议在商业中的重要性:

  • 1.同时与几个人联系

SparkleComm视频会议允许您同时与多个人进行会议。您可以轻松地在住所或办公室与世界各地的人交谈和聊天。企业主可以与客户和员工联系并进行讨论。需要几名成员在场的战略规划和会议可以轻松进行。您也可以选择同时与多人交谈,轻松实施您的业务战略。因此,项目可以更快地完成,交易可以在很短的时间内完成。

  • 2.节省旅行时间和金钱

它节省了与商务旅行相关的时间和金钱。企业主通过视频会议与人们联系,进行例行会议,谈判交易,面试候选人等。因此,从旅行到不同地点的费用中节省了大量资金。这对公司来说非常有益,因为他们开始获得更多回报。因此,SparkleComm视频会议在降低运营业务成本方面发挥着关键作用。

  • 3.通过一个软件绑定所有员工

您的企业可能拥有分散在不同地点的移动员工。您可以通过手机上的视频会议将它们绑定在一起。它还允许您检查员工的行踪和活动。因此,您可以随时随地监视所有工作人员。这样可以更好地管理并确保所有员工都能按计划进行。

  • 4.提高生产力

您可以提高团队的工作效率。视频会议使参与者能够更加专注并对讨论主题保持警惕。因此,项目完成得更快。生产力也会提高,员工感觉彼此更加同步。SparkleComm具有高清视频和音频,免费屏幕共享等功能。它可以帮助您与所有管理工具进行有效的会议。

  • 5.与人交流和联系的更好方式

视频会议有助于改善沟通和重建关系。在视频会议期间,您可以看到参与者的肢体语言和面部表情。这样可以实现更有效,更快速的协作。它有助于让员工感觉他们也离家庭办公室很近。它可以帮助员工获得对雇主的信任,也可以帮助他们更好地理解他们。

  • 6.帮助电信

视频会议也有助于电信。它有助于为您的普通音频呼叫提供可视化显示。如果员工有灵活的工作时间,那么视频会议可以成为遏制员工之间缺乏互动的好方法。

  • 7.其他好处

您还可以独立于时间安排会议和会议。您也可以在一天内与几个人交谈,这是通过简单地前往所有地点而无法实现的。您还可以从团队项目中获得改进的团队工作能力和更好的结果。SparkleComm视频会议还允许您使用数字白板,会议安排和日程安排以及文本聊天等功能来调整会议。

因此,SparkleComm视频会议对于企业和公司都是有益的。它有助于缩短雇主与雇员之间的差距。随着VoIP的发展,视频会议现在变得越来越流行,其利用网络的底层基础设施来使通信免费。视频,语音和其他数据以数据包的形式从一个点传输到另一个。与普通视频连接相比,视频会议还需要高水平的带宽。视频会议使企业和组织可以相互联系。它还导致许多视频会议应用和软件的增加。从降低旅行成本,更快完成项目到改善团队成员之间的通信,视频会议可以为任何企业或组织带来福音。

为什么SparkleComm视频会议在商业中很重要?(一)

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我们生活在一个个人通过技术联系的时代。随着通信技术的进步,我们现在可以获得更复杂和有效的通信方法。人们可以通过电子媒介互相交流,这为企业和企业与合作伙伴和员工更好地联系铺平了道路。会议有很多种方式,可以让参与者同时在不同的地点。就像SparkleComm统一通信。技术使我们能够随时随地与我们选择的人员无缝连接。

首先可以来了解一下视频会议,Web会议,网络研讨会之间有什么区别?这些通常是互联网通信中滥用的术语:

Web会议: 在两个或多个位置之间提供实时音频/视频通信,以通过Internet进行会议,培训或演示。在网络会议中,每个参与者通常坐在他们自己的计算机上并通过因特网和电话或VoIP(其使用因特网进行实时音频通信并且不需要电话)连接到网络会议。

网络研讨会:一种特定类型的网络会议,通常是单向的(向远程受众讲话,远程受众互动有限)。与网络研讨会的主持人在会议室中也可以有现场观众。轮询参与可以集成到网络研讨会中,以允许一些远程观众参与。

视频会议:在两个或多个位置之间提供实时双向音频/视频通信。

SparkleComm视频会议是一种距离会议,其中两个或更多人可以在视觉上彼此连接和交互。这种方法使企业和组织能够与人们面对面地举行会议,而无需移动到一个特定的位置。

同时SparkleComm可以帮助您与世界各地的人们进行视频会议。它具有各种视频会议解决方案,可满足您的所有业务需求。这是一种非常流行且功能强大的方式,可以使演示文稿,会议和其他音频视频内容实时流式传输,并可供来自不同位置的所有成员访问。

通过SparkleComm集成软件实现视频会议,确保您拥有丰富而优质的体验。它使您能够连接到不同的用户并同时与他们进行讨论。SparkleComm还具有会议安排,屏幕共享,电子邮件,聊天功能、和许多其他工具的功能,使公司和组织能够非常方便地与多人会面并接收来自他们的输入。因此,它可以帮助人们以实时效果相互举行会议和会议。您也可以在跨平台上进行视频会议。这就是视频会议很重要的原因。用户和参与者可以实时地与他们在屏幕上或监视器上看到的人交谈。在下篇中,我们将列出视频会议有利于企业所有者的原因。

规划Web视频会议

如果想了解有关规划成功Web视频会议的更多信息,请阅读本文。没有充分的计划,就没有网络视频会议的顺利进行。规划Web视频会议不一定非常复杂。将您的Web视频会议规划视为任何现场演示的规划 ,但需要考虑一些技术因素。

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可能第一步是认识到你不能等到最后一分钟才能计划一次网络视频会议,你需要提前开始。例如,如果您尚未使用一个托管公司进行Web视频会议或在内部处理它们,则需要对其进行排队。又例如你可以使用一个专门的类似劳格SparkleComm那样的视频会议系统来进行会议。

虽然每个Web视频会议都有所不同,但这里有一些步骤可以帮助您规划自己的会议。

1.定义您计划完成的任务,并将自己限制在分配的Web视频会议时间内。

2.如果您正在使用,请联系托管公司,安排Web视频会议的日期和时间,以涵盖基本详细信息(如您将使用的计算机的系统要求),并获取要发送到的计算机的链接和访问代码参与者。如果会议运行时间长,请考虑安排额外的半小时。

3.决定谁应该参加,并使用会议软件邀请他们。包括他们需要参与的链接和访问代码。利用SparkleComm,会议的召开可以手动添加号码,或者从本地通讯录以及在线通讯录中选取联系人然后邀请他们。

4.创建一个单页的,定时的议程。在此基础上,收集会议内容,包括电子表格,演示文稿和文档。创建或指派某人准备材料以供会议软件使用,预测试这些材料。

5.认识到只是看别人说话不会让参与者感兴趣。保持活泼,使用可用的技术通过视频或幻灯片,交互式轮询,应用程序共享或白板来改变活动。

6.创建至少一张幻灯片,当参与者登录时将显示该幻灯片,以便他们知道他们在正确的Web视频会议中。这可能包括会议期间引用的议程或资源。

7.确定参与者的期望,让他们知道应该如何准备,并提前向他们发送任何所需材料。包括链接和访问代码的提醒。

8.准备一个在线调查,您可以在会议结束后让参与者完成(或者您可以通过电子邮件发送给他们)以获得反馈。

9.练习足够,以便您知道如何使用主持人工具回答问题或让参与者向小组展示他们的材料。

10.如果可能的话,提前一周进行网络视频会议的彩排,或至少一次演示,并根据需要进行更改。

11.让您公司中的其他人在网络视频会议期间充当现场技术支持,以便您可以专注于托管它。

12.在会议开始前至少提前半小时打开视频会议软件。确保连接和内容正常工作。

13.为无法参加的人录制会议。SparkleComm会议支持后台录音与录像,后台录音可以全程混合录音与录像,即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。这样,即使无法参加的人也会在后期看到会议内容。

14.会议结束后,发送电子邮件给参与者,要求他们完成调查。统计并使用调查结果来改进未来的Web视频会议

捆绑服务使Web视频会议托管变得容易

Web视频会议托管公司在捆绑软件和服务的价格方面各不相同。最常见的方式是:

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每月固定订阅:月费包括您在此期间需要进行的多次Web视频会议的服务

按使用付费许可证:一次性或年费,以及每次会议的每分钟费用

共享座位许可:一次性费用,加上每位参与者的费用(座位)

指定用户许可证:每年费用,加上每个会议发起人(指定用户)每年的费用

较大的公司可以根据个人许可费率购买多个许可证。

如果您打算使用Web视频会议托管公司,那么您有许多选择。而劳格SparkleComm就是一个不错的选择。除了成本和许可类型之外,以下是您在做出选择时可能需要考虑的一些其他因素:

1.系统要求 - 大多数会议软件专为Windows操作系统而设计。其中劳格SparkleComm不光支持Windows操作系统还支持Android 、iOS ;Linux、macOS 等。

2.软件中需要的特定功能:您是否计划使用白板?聊天?互动调查?会议录音?劳格SparkleComm统统都能解决,SparkleComm会议支持后台录音与录像,后台录音可以全程混合录音与录像,即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。

3.您需要的特定服务,例如活动经理可以帮助您

4.易于使用,适用于任何所需的软件安装以及您在Web视频会议期间将要使用的功能

5.在满足可访问性和供应商的系统级加密和认证安全性方面的安全性,而劳格SparkleComm视频会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析,保证了会议的安全性。

6.供应商在Web视频会议中的产品深度和专业知识

7.客户服务,基于其他公司的经验

没有适当的计划,任何会议都不会成功。事实上,您可能会发现自己在计划上花费的时间多于会议本身。

Web视频会议主机

您可以自己处理Web视频会议的所有详细信息, 从邀请和预先计划到活动和会后跟进。但使用Web视频会议主持人可以使整个过程更容易。使用劳格SparkleComm视频会议系统,会议具有多重的权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分,会议的权限也可以动态调整。会议控制可以从客户端App操作(既是管理者也是参会者),也可以从Web端发起;视频会议控制支持一键发起功能,系统同时并行发起呼叫,无需参与者逐个呼叫;视频会议中可以动态调整成员,包括:视频关闭、静音、请入、请出、允许发言、禁止发言、角色调整等。这样Web视频会议主持人就可以轻轻松松的组织一场高效的会议了。

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作为有Web视频会议主持人的公司专注于软件和服务,以使活动顺利进行。而劳格SparkleComm就是一个从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求的新一代视频会议系统。SparkleComm提供的服务除了进行Web视频会议,还有视频通话即时消息电话会议等其他服务。除了专有技术和其他技术之外,Web视频会议主机还可以承担一些工作,使您的工作更轻松。

在最基本的层面上,Web视频会议主机提供您所需的空间。如果没有服务器空间和带宽,您就无法召开Web视频会议。Web会议主机不是在公司的服务器上运行Web视频会议,而是允许您和您的参与者使用链接和访问代码登录其服务器。

许多Web视频会议主机还消除了内部安装和维护Web视频会议软件所需的时间和专业知识。您和参与者都可以利用聊天,文件共享,白板,简单民意调查和结果共享等功能,以及无需任何特殊软件的流媒体视频。但是,您可能需要下载交互式功能的软件,例如复杂的民意调查和参与者桌面的远程控制。

Web视频会议托管公司提供经过培训的支持人员,例如活动经理处理注册和设置细节,以及现场技术支持,以便在会议之前回答问题或处理会议期间的任何技术问题。