为即时消息和协作平台创建有效的监管策略

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现代化的工作场所比以往任何时候都更加紧密地联系在一起,随着新的数字渠道的出现,员工每天都在屏幕上面对大量信息。对于需要监视其员工的电子通信是否合规的受管制行业的公司而言,管理每个渠道已经是一项艰巨的任务。

SparkleComm和Microsoft Teams等协作和即时消息平台是改变人们在工作中互动方式的最新工具。

SparkleComm的构建以简洁为重点。不仅为开发人员和企业主提供了出色的文档;而且易于使用。 SparkleComm还拥有专门的开发和工程团队,他们提供24/7的维护和监控,以保证99.5%的正常运行时间。

SparkleComm和团队对合规团队提出了新的挑战。它们是集成的通信平台,可连接到许多其他应用程序,从而扩展了其潜力,但涵盖了很多内容领域:语音和视频通话,以及共享文档的协作编辑等。

此外,IM和协作平台上的对话将从台式机移动到移动设备,反之亦然。除非捕获所有消息类型并完整保留所有元数据的索引,否则这可能会在数据审查中造成空白。

所有这些复杂性层都导致大量数据和各种数据。他们需要细致入微的监管策略和具有细粒度功能的现代化工具来管理流程。

平衡随机抽样和目标策略

监管机构通常要求公司采取几种不同的监管方法:在特定时间段内对通信进行随机抽样(以检查可能不在雷达范围内的受保护信息)以及针对特定单词和短语的积极政策。

协作渠道可以实现很高的交互率,这意味着需要监视大量的工作量。在确定监管(以及潜在的业务和运营)风险与在整个通信数据档案库中覆盖如此广泛的网之间,需要权衡取舍,以使监管变得笨拙且效率低下。

如果您的组织处于企业级别,则尤其如此,在这种情况下,没有狭窄定义的参数的随机样本可能会被白噪声和高百分比的误报所淹没。在所有各种消息传递平台上接受大量员工监督的企业受到独特的影响。

内部和外部对话进行管理

尽管即时消息传递和协作渠道主要在内部使用,但这些在线对话所构成的风险与外部对话所构成的风险一样大(如果不是更多的话)。

例如,在发生机密或专有信息泄漏的情况下,如果有关于公司即将进行的IPO的讨论,并且该信息的共享不当,可能会引发许多法律问题。

但是SparkleComm和团队对于与第三方用户进行通信很有用。确保经纪人,顾问和高管可以轻松地与客户和其他外部合作伙伴共享信息至关重要。

解决这些问题的第一步是为内部和外部交互实施沟通准则,以指定哪些员工可以使用每个渠道。另一个保障措施是使用支持现代通信术语的词典来制定监督策略,并概述无法共享的数据类型。最后,每两年检查一次违反员工行为的政策和升级计划。

如何制定,实施和完善政策

为了将精力集中在要满足合规性义务而要捕获的内容上,在建立策略框架以降低噪声,提高生产率并制定有效的监管策略时,请牢记以下做法:

确定组织内个人和团体的监督层次结构。允许机密的利益相关者在电子平台上讨论机密交易,并通过适当的工作监督政策(WSP)限制高风险可见性,该政策概述了如何使用或不使用应用程序。

使用确定的参数制定词典策略以捕获相关术语。确保解决常见的拼写错误和会话术语。 与合规团队和内部资源一起确定潜在的风险术语和短语。经过优化的词典足够简明扼要,可以捕获语法上的变化,但又不能太宽泛,无法引入过多的“白噪声”。

通过将高风险术语和域排除在公司批准的词典中,避免使用它们。 Pro Archive和Enterprise Supervision中的排除策略可以在监管过程中提供额外的防线。

通过有针对性的排除和定期,勤奋的随机抽样,可以提高政策执行的效果。不要只是设置它而忘记它。安排与利益相关者的常设会议以检查绩效。

无论是出于内部目的还是为了满足法规要求,组织都需要调整后的政策来执行其监督流程。 正确的策略设置对于高效,直观的消息查看和其他工作流程至关重要。

可以自定义创建策略,也可以从解决方案提供商提供的模板中构建策略,并且应定期对其进行微调,以实现最佳性能和效率。 培训和教育员工带来了整个政策调整周期的循环-即使出现新平台,也能使合规工作效率很高。

将SparkleComm VoIP用于企业

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无论位置,规模或类型如何,当今大多数公司都专注于扩展和增长。这些公司中的许多公司还投资于满足其当前需求并解决未来需求的某些产品,服务和技术。 SparkleCommVoIP SDK和API是其中的一项进步。作为最具创新性的技术进步之一,它优于有线和电话公司提供的类似服务。因此,当今许多企业主认为,高质量,基于云的电话系统对于他们的成功至关重要。

SparkleComm VoIP商业用SDK和API

软件开发套件(SDK)是特定的开发工具,可为以下目的创建不同的应用程序:

电脑系统
硬件平台
操作系统
软件包
软件框架
其他类似的开发平台

在大多数情况下,SparkleComm VoIP SDK由文档,编程工具以及一个或多个API或应用程序接口组成。使用此工具包,您可以开发一个系统,该系统可以一次处理多个来电,同时可以选择电子邮件,传真和其他服务。

保留您的PBX并切换到SIP中继

您可以使用SparkleComm VoIP SDK轻松地将PSTN始发和终接或高清质量VoIP呼叫添加到您的应用中。向您的企业添加语音通话将增加应用程序的参与度和用户保留率。另外,还有其他可用功能,例如:

1.应用到应用的通话–使您的用户可以使用Internet连接进行连接。

2.应用程序至电话的呼叫–从您的应用程序通过PSTN终端呼叫至固定电话或手机号码。

3.电话会议–集成跨设备电话会议

4.电话到电话–使用本地DID在多个市场中进行国际电话设置。

SparkleComm提供智能通信服务以增强业务能力。此外,添加语音和消息传递功能可以通过多种方式使您的业务受益,包括但不限于:

增值–利用PSTN始发和VoIP呼叫的终止,可以增强通信。 产生额外的收入流-通过照顾所有用户的通信需求来增加您的应用参与度。 隐私和安全性–用户无需共享任何个人信息或电话号码即可拨打语音电话并接听电话。

如何选择VoIP提供商

最重要的是,配置好系统后,SparkleComm将为您提供服务,以确保您的电话线始终畅通无阻,并能够响应公司的任何需求。

根据您的需求量身定制

当您切换到SIP中继时,您会惊讶于它的成本效益以及使用起来多么简单。SparkleComm SIP中继计划可以根据所有公司的规模进行定制,而不论它们的规模大小,所从事的业务类型或服务的行业定位如何。使用我们的SIP中继,您将享受到以下功能:

计量费率
高清语音质量
与大多数基于云的PBX无缝集成
快速简便的设置
与任何企业一起扩展以适应变化和增长
兼容SIP的PBX支持
出色的沟通和客户服务支持
无限拨打国家电话

作为您的VoIP SIP提供者,我们可以增强您的业务并控制您的电话服务,因此您可以更高效,更智能地路由呼叫。另外,SparkleComm的技术通过利用最佳的呼叫路由来最大限度地提高质量和正常运行时间。现在,您可以在不降低服务质量的情况下削减成本。

企业云通信如何推动数字化转型

由于企业需要更加敏捷的基于云的通信解决方案,因此通信服务提供商(Loogear.Inc)感受到了以客户为中心,按需经济的压力,并且正在利用基于云的创新来进行适应。创新的集成了基于云的SparkleComm统一通信解决方案,以改善电信产品,例如访问电信API或将联络中心引入云中。迁移到基于云的提供商的企业可以利用这些优势,并降低自身的IT成本,并为客户提供更大的灵活性。

了解客户的数字化转型需求。消费者期望他们的需求能很快得到满足,否则,他们将转向竞争性选择。利用基于云的创新的SparkleComm统一通信可以轻松地将客户参与功能(例如呼叫,消息传递或报告选项)集成到其现有应用程序中,并促进客户之间的协作以创建更量身定制的体验。此外,提供基于云的服务的SparkleComm统一通信能够随着客户参与偏好的改变而轻松扩展产品,从而建立品牌忠诚度并为客户提供多样化的解决方案。

鉴于基于云的语音和消息服务的可用性越来越高,企业现在可以比以前更快,更高效地配置电信资源。例如,过去耗时数月的电话号码移植等电信服务现在可以通过API集成立即完成。此外,通过可定制的API产品,开发人员能够扩展操作和服务以满足客户的喜好,并轻松实现服务自动化,例如呼叫路由,添加呼叫或消息传递功能以及其他产品推出或更新。

优质的服务等于客户的忠诚度。在当今竞争激烈的环境中,企业负担不起平庸的服务。例如,如果呼叫中断或在会议或客户支持交互过程中出现抖动,则影响可能会损害业务及其声誉。选择一个可以为客户提供高质量运营商级语音和消息服务的服务提供商非常重要,无论其位置如何。此外,随着员工继续通过虚拟会议空间进行协作,如Avaya最近基于云的聊天室的推出所表明的那样,语音和通话质量仍然是确保持久成功的关键要求。

加强对电信资源的控制可以提高灵活性和安全性。对电信资源的控制和可访问性使企业可以为客户提供增强的用户体验。此外,可以控制和监视电信资源(例如电话号码和呼叫数据)的企业可以利用AI和机器学习功能来提高当前流程以及未来计划的效率和安全性。例如,通过访问各种电信API,企业可以直接控制和监视入站和出站呼叫记录,从而为安全性和客户体验带来好处。这两个示例均可通过轻松启用定制集成来创建总体上改善的客户体验,最大程度地减少延迟或欺诈。

随着越来越多的企业转向数字化以保持竞争力并领先于客户需求,重要的是他们选择正确的统一通信以确保过渡既安全又无缝,并且可以确保云所能提供的所有好处。

技术在通信发展中的作用

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人类一直生活在这个星球上,发明了各种交流形式,从烟雾信号和信使鸽子再到电话和电子邮件,都在不断发展着彼此之间的互动方式。

通信的最大发展之一是在1831年发明了电报机。尽管在此日期之前邮电以一种通讯形式存在,但19世纪的电气工程才产生了革命性的影响。

现在,数字方法已经取代了几乎所有其他形式的通信,尤其是在商业领域,而多年来交流的发展情况确实是不可思议。

电话

1849年,电话发明了,并在50年内成为家庭和办公室必不可少的产品,但网络共享影响了设备的灵活性和私密性。然后,出现了手机。 1973年,摩托罗拉(Motorola)发明了一款手机,此手机启动了一系列发展,从而彻底改变了通信方式。

早期的智能手机主要针对企业市场,弥合了电话和个人数字助理(PDA)之间的差距,但它们体积大且电池寿命短。到1996年,诺基亚发布了带有QWERTY键盘的手机,到2010年,大多数Android手机未采用触摸屏。

2007年,史蒂夫·乔布斯(Steve Jobs)向世人展示了第一款iPhone,苹果为现代智能手机的美学铺平了道路。在iPhone之前,“翻盖手机”以及具有拆分式键盘和屏幕的手机已成为常态。一年后,一家中央应用商店开业,最初拥有500个可下载的“应用”。目前,Apple App Store中提供了超过200万个应用程序。

互联网

自1990年代中期以来,互联网对通讯产生了革命性的影响,包括电子邮件,即时消息互联网协议语音(VoIP)电话,双向互动视频通话,论坛等近乎即时通讯的兴起,博客和社交网络。

互联网使交流变得更加便捷,无论时间和地点如何,我们都可以与他人保持联系。它加快了业务发展速度,并扩大了企业领域的可能性。人们可以通过各种社交媒体,比如QQ找到自己的声音并表达自己的想法。互联网已经连接和分裂了我们,这是前所未有的。

电子邮件

作为万维网的副产品,电子邮件于1991年被引入世界(尽管已经运行了数年),它极大地改变了我们的生活-到底好坏取决于您的观点。消息传递平台的第一个用户是教育系统和使用电子邮件交换信息的军队。 2018年,电子邮件用户超过38亿,占地球的一半以上。预计到2022年,我们每天将发送3,330亿封个人和企业电子邮件。

虽然电子邮件是无价的,我们无法想象没有它的世界,但是涌现出一些工具,这些工具可以使电子邮件赚钱。以Slack为例,该公司于2014年成立,经常被描述为电子邮件杀手。但是,尽管Slack已成为每天有1000万人使用的世界上最流行的聊天和生产力工具,但电子邮件仍在发展。认识到这一点,Slack的升级确保了仍然严重依赖电子邮件的人们不会被排除在协作之外。

SparkleComm统一通信技术

SparkleComm统一通信自2016年以来才出现,但它已经在改变通讯方式。视频会议中虚拟现实的美感-存在-意味着即使参与者在不同的地方,你也可以同时连接到同一空间中的某人,而不会浪费时间和旅行成本。

SparkleComm视频会议还有助于促进更好的沟通。在典型的讨论中,很多信息是通过语言交流,而通过视频会议,在虚拟现实中开会时,能够大大地增加人们的注意力。

SparkleComm即时通讯也正在为信息安全保驾护航,通常情况下,只要是连接网络,就给了不法份子窃取信息的可趁之机,而现代人又特别注重隐私机密的安全性,选择SparkleComm即时通讯便可有效防范,因为连接了单独的服务器便于有效管理,即时是文件丢失也可迅速找回,这具备了社交等软件所无法具备的安全保密统一管理。

5G

第五代移动网络5G保证了更快的数据下载和上传速度,更广泛的覆盖范围以及更稳定的连接。这些好处将带来交流方面的显着改善。SparkleComm视频会议即时通讯将成为多数企业必备的首选通信方式。

展望未来,关于6G的话题已经很热烈。尽管它仍处于基础研究中,并且距研发还有15到20年的时间,但从创新的角度来看,这很有趣。 6G将构成我们追求的互联乌托邦的框架,随之而来的是我们通信速度和一致性的巨大提高。

什么是SparkleComm VoIP?

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Internet协议语音(VoIP),也称为Internet电话,使您可以通过Internet拨打免费或费用非常低的电话。与传统电话系统相比,VoIP具有主要优势,因此你的企业有必要了解更多有关SparkleComm VoIP的知识。

语音使用与互联网相同的网络以数字方式发送,因此无需额外的铜线即可使用SparkleComm VoIP系统-安装简便快捷。您甚至可以保留您现有的电话号码。

通过不使用常规电话线,本地电话的呼叫成本最多可降低40%,国际电话的成本甚至更低。

那么为什么要使用SparkleComm VoIP

企业转用SparkleComm VoIP电话系统的主要原因是增强功能使用性。

SparkleComm VoIP可以帮助企业获得在传统电话系统上很难或无法实现的多种呼叫功能。语音邮件可以立即转换为SMS文本或电子邮件,您可以随时随地阅读。呼叫记录功能使您可以在可以访问Internet的任何地方访问VoIP呼叫记录。

SparkleComm VoIP需要具备什么?

商业宽带

您将需要宽带Internet连接,例如DSL或电缆,T1或无线。在大多数情况下,对于单个VoIP语音连接,您需要在上传和下载时都具有“始终在线”类型的连接,且带宽至少为128kbps(未压缩的语音连接在上传和下载时都将使用约90kbps。使用压缩的语音“编解码器”进行连接(使用量会减少)。) 硬件

SparkleComm VoIP电话或耳机。在选择硬件之前,请确保您已经进行了需求评估,以识别每个职位需要从硬件中获得什么。您是否需要更高的免提电话质量,32个呼叫通道或更大的屏幕以进行视频会议?

SparkleComm VoIP的团队可随时帮助您选择适合您业务需求的硬件。

如何成功地进行SparkleComm电话会议

我们知道有时候会议是实现我们目标的最好方式。这是不可避免的。由于技术和今天的全球经济,一个新的复杂性层被添加到会议方程中。公司通常有多个办公室、一支流动的销售队伍、远程员工等,因此典型的会议不再是一个房间里的一群人。而是SparkleComm电话会议取代了传统的会议室会议。

如果你拥有并参加了SparkleComm电话会议,那么一些准则和原则可以改进并大大提高其效力和效率。

常识规则 如果一封简单的群发邮件就能达到目的,不要浪费每个人的时间,就不要召集不必要的会议。

准时,准时开始-尊重他人的时间表。注意说话的人-不要一心多用。大声说话,让人听得清楚-不要咕哝,也不要大声喊叫。电话会议的时候,尤其是你该说话的时候,以及不要吃东西。这些基本规则看似显而易见,但众所周知,有时“常识”并不那么普遍。别跟那些破坏大家电话会议的讨厌的人一样!

你是SparkleComm电话会议的主持人吗? 尽量只邀请真正需要电话会议的人。例如,让管理人员在电话中稍后将信息分发给他们的员工。规模越大并不总是越好,正如我们在会议心理学博客上看到的。

如果你要用手机,一定要有一个好的、强信号,否则就用固定电话。没有什么比从主机上掉下来的电话更能扰乱电话会议的流程了。

使用耳机或手机-不要使用免提电话。来自扬声器的反馈对每个人来说都很烦人,而且扬声器往往会放大附近的所有背景噪音。

提前测试会议设备-确保一切正常,会议电话号码正确,等等。

负责人负责监视时钟。每个人都有一个时间表要遵循-这是负责人的工作,以确保电话会议结束时,他们预期结束。

有下一步的计划。例如,在每次通话结束时进行总结,然后发送一封简短的小组电子邮件,其中包含无法参加的人员的总结,以及对下一步工作的明确预期陈述。

你是SparkleComm电话会议的参与者吗? 自我介绍,说出你的地址。不是每个人都能认出你的声音,而其他打电话的人看不到你在看谁,所以要避免混淆,并在适当的时候使用名字。

一次说一个。在旧的电话系统中,如果多人同时通话,则整个通话都会被取消。在较新的系统中,这两种声音可以同时通过,使得任何人都无法理解。

当心噪音。当你不说话的时候,把手机静音。不要用免提电话。关掉你的收音机。让你的宠物和孩子远离。 不要乱翻文件,或进行旁白,或大声打字。

最重要的是,保持冷静,礼貌,专业。电话会议不是争吵、骂人、抱怨之类的地方。如果无法立即解决分歧,请将其脱机。最好在一对一或面对面的情况下进行的对话不应在电话会议期间进行。再次强调,我们的目标是尽可能短的时间内建立一个高效、有效的通话,这样每个人都可以立即开始工作。

如果我们无视这些准则,SparkleComm电话会议可能会浪费大量时间,只会制造怨恨。但是,如果我们将这些基本规则结合起来,我们的要求可能就是我们需要的:帮助我们做我们需要做的事情的工具。这不正是我们要找的吗?使我们更有效率和生产力的工具?有关活动和策略的更多提示,请查看我们的博客!

如何轻松保护电话会议

由于其便利性和成本效益,电话会议设施已成为企业生活中不可避免的一个方面。这是他们的共同点,人们很少考虑这些服务对公司安全和保密构成的严重威胁。但正如我们在上面看到的,它的高端业务开始确保安全的电话会议。在数据安全方面,始终保持主动而不是被动。

2012年1月,黑客牢房“匿名者”承认窃听了联邦调查局、苏格兰场和其他外国警察机构的电话会议。随后,一段16分钟的对话录音被上传到网上。即使在最高层,他们似乎也在努力确保安全的电话会议

在安全漏洞方面,只有大公司和组织成为头条新闻。附带效应是,小企业中存在着幼稚的成分。但规模较小的企业和规模较大的竞争对手面临的风险一样大,甚至可能更大。

据估计,到2021,网络犯罪每年平均花费约4兆8000亿欧元。这个数字我们大多数人都很难理解。大公司(或者至少应该)正在缓慢地采取适当的措施,但通常安全措施松懈的小公司现在面临的风险比以往任何时候都大。

当人们设想网络犯罪时,通常会联想到黑客在盯着电脑代码屏幕疯狂地打字。至少可以说,好莱坞电影塑造的形象有点误导人。就电话会议而言,黑客所需要的只是一个拨入号码和一个密码,以便窃听和收集潜在的敏感信息。最近的研究表明,78%的电话会议用户在电话线上遇到过陌生人,而34%的人说他们永远不确定到底是谁在打电话。

大多数数据盗窃或安全漏洞的情况本质上是机会主义的。一个可以使用拨入和个人识别码的罪犯可能会时不时地检查电话线,看看电话会议是否正在进行。他们甚至可以记录讨论,并为自己的利益使用这些信息。甚至有证据表明,与犯罪集团相比,安全漏洞往往源自竞争对手试图窃取敏感信息和获取不公平优势的行为。

人类的失败和技术上的缺陷同样是罪魁祸首。管理层负责确保员工遵守安全标准,以保护员工和客户。可悲的是,到处都走捷径,因为方便比安全更受欢迎。阅读本文的大多数人都会在他们所有的数字平台上使用相同的密码。

公司的另一个主要风险是缺乏GDPR合规性。自2018年5月以来,如果管理层或任何人正在讨论一名员工的个人详细信息,而一名未经授权的听众加入电话,或无意中向未经授权的第三方披露敏感信息,他们将面临支付高达其全球营业额4%的罚款的风险。

那么有什么解决办法呢?

我们建议使用允许拨出电话会议的服务平台,而不是传统的拨入方法。这意味着让主机控制通话,没有人可以未经同意拨入。

利用一个能准确显示通话对象的平台。为了确保机密性,你不能想当然地认为你的电话会议上有多少人。

如果您使用PIN码,请务必定期更改它们。使用允许“一次性”或“一次性”插销的平台。

打开诸如点名和姓名通知之类的功能,以便可以识别在线上的所有人。

切勿共享任何个人密码或密码。

避免在每个平台上使用相同的密码。

我们的SparkleComm电话会议应用程序是一个一站式提供上述所有服务,确保会议通话的安全性和便利性!使用我们的应用程序,不需要使用PIN码等拨号,主机只需选择他们希望在通话中包括的人,然后像正常电话一样拨出。然后,主机可以在屏幕上清楚地看到正在通话的人,从而消除了任何未经授权的窃听者的可能性。

SparkleComm电话会议解决方案还提供了其他安全功能,如“一次性电话会议”,安全的姓名记录,可拒绝任何未说明姓名的来电者;还有点名功能,可通知您通话中有多少人及其姓名。

我应该使用哪种会议服务来实现会议目的?

会议是一个公司的命脉,有了它我们甚至不用亲自去那里。电话会议服务的发展使得远程团队不必在同一空间。它更具成本效益。你不必带着团队飞遍全国或全球去做决定。不再为住宿和机票支付大笔费用。你还可以通过视频会议来减少公司的碳足迹。您可以选择使用音频、视频或web会议来满足您的会议目的。您将选择哪一种方式来完成会议议程?

会议的目的是什么?

你为什么要见面?为了取得最大的成功,最好的电话会议服务是什么?你一定要集体决定吗?集思广益?共享内部通信信息?培训新员工?团队建设?

让我们看看最适合你的会议目的…

你的目标是让团队在通话结束前做出决定。他们必须预先准备好正确的信息,否则整个会议可能是关于信息收集,而不是决策。

最佳解决方案:视频/音频电话会议

•如果你知道所有与会者都在加快速度,那么音频会议是理想的选择。主持人可以事先与每位与会者进行必要的一对一音频电话会议,以确保每个人都做好了充分的准备。

视频会议也可能是一个完美的解决方案,因为它提供了应用程序共享,与会者可以在其中查看PowerPoint TM演示文稿,因此每个人面前都有相同的信息。

•当您需要团队做出与销售相关的决策时,选择视频会议,因为您可以阅读肢体语言信号,以了解不情愿的、遥远的客户。

有时,事实上已经作出了决定,召开电话会议是为了记录对该决定的协商一致意见。您的会议服务提供商将提供一个录制选项,以便您有批准决定的证据。

冒着头脑风暴

两个人的头脑绝对比一个人强,通过团队集思广益和相互交流,你有更好的机会提出一个战略,让你的企业克服挫折或挑战。

最佳解决方案:SparkleComm视频电话会议

“头脑风暴”喜欢视频会议。你想看到所有的团队把他们的想法带进“会议室”。

视频通话的音频也可以录制,以防有任何创新的想法在创意的喧嚣中迷失。把会议时间控制在30分钟,这样就不会有什么意外。

主持人的工作是包括所有团队成员,并为每个人提供贡献的空间。在虚拟会议之前,您可以向团队中的每个人请求一个创造性的想法来启动会议。重要的是跟进头脑风暴会议中收集到的可操作的见解。你需要能够把所有的创意转化为团队可以实现的目标。

分享内部沟通和培训的信息通常意味着你在教育区。

最佳解决方案:SparkleComm视频电话会议

与会者将由行业领袖或专家进行演讲。它可以采取小组讨论或辩论的形式,与会者可以在那里加快处理相关问题的速度。这些演讲者可能是在讨论公司内部的信息,也可能是提供专业知识以协助新项目的外部人员。通话中的主持人充当与会者和嘉宾演讲者之间的纽带,并在演讲后为问答环节提供便利。

对这些类型的会议使用活动静音功能意味着默认情况下所有与会者都处于静音状态。只有扬声器是非静音的,这样您就不会在会话期间听到任何干扰性的背景声音。当然,如果与会者想参与,他们总是可以关闭静音。

准备好进行项目更新了吗?

最佳解决方案:SparkleComm电话会议解决方案

SparkleComm电话会议非常适合快速赶上每日或每周的更新。

•如果您需要显示统计数据、图表或其他信息,可以使用共享屏幕或PowerPoint视频会议将对团队最为有益。 所有的电话会议都不应该浪费与会者的时间你总是希望待命的人专注、专注,从不分心。这意味着你必须坚持议程要点。

培养团队精神

您的团队可能位于全球不同的角落,但他们也可以从团队建设计划中受益。你可以为团队或任何有助于创造积极的公司文化的参与带来一个激励性的演讲者。你想培养团队成员之间的团结感,他们可能永远不会共享同一个物理空间,但应该从一个强大的共享团队精神运作。

最佳解决方案:SparkleComm视频会议解决方案

SparkleComm视频会议是团队建设会议的首选方法,你希望能够看到你的团队成员,并阅读他们所有的非语言信号。你能更好地了解他们,为此你需要能够看到他们。

成功的会议是指达到预期目标的会议;如今,您的电话会议提供商提供日程安排和跟踪、云记录、报告生成、讨论注释、高清视频、白板、屏幕共享等服务。根据会议的目的,如果您愿意选择SparkleComm视频会议,你还有很多很酷的选择!

如果您有兴趣将远程会议提升到一个新的水平,使其更省时,请注册我们的SparkleComm视频会议免费试用期,并向我们寻求任何建议。我们很乐意帮助你实现你的目标。

在组织电话会议之前要问自己10个问题

这个电话会议是关于什么的?

对会议中需要讨论的内容有一个具体的想法,有助于使会议步入正轨。与客户分享会议,并引导大家。

我想通过这次电话会议达到什么目的?

这似乎与第一个问题类似,但一个需要传播信息和需要做出决定的电话会议完全不同。了解这一点将有助于你有效地主持会议,使会议保持有用和建设性。

电话会议是这个议程的最佳媒介吗?

你需要用演示或图表来支持你的讨论吗?你应该改用网络会议吗?要求面对面会谈的议题是否特别复杂和微妙?一定要仔细考虑如何合作以获得最佳结果。

谁需要参加这个电话会议?

由于掌握所需信息的人不在场,或者由于技术原因没有加入通话,不得不在通话中胡乱处理某个话题,可能会造成真正的破坏建设性会议。确保所有相关的利益相关者都被邀请参加会议,并有技术支持和资源加入会议。如果有疑问,您可以使用我们的SparkleComm电话会议应用程序给您的参与者打电话,以确保通话顺畅。

谁不需要参加这个电话会议?

最糟糕的感觉莫过于结束了一个2小时的电话会议,却无法从中做出贡献或获得任何有用的东西。确保每个被邀请的人对你的电话会议都至关重要。

参与者将从何处加入呼叫?

他们是从另一个办公室加入的,还是从网络覆盖率差或背景噪音强的地方加入的?您有哪些选项可以防止这些因素干扰您的通话?另外,将SparkleComm电话会议应用程序视为备份计划。

我将在哪里举行这个电话会议?

我接电话的环境是什么?有什么我需要做的,以确保我的电话会议音频质量?我知道有很好的覆盖和/或互联网连接吗?会议期间我需要的东西都准备好了吗?

我需要什么资源来召开电话会议?

在开始呼叫之前,请确保您了解会议解决方案所需的任何技术要求。确保所有公司资源,例如您需要的会议室,都提前预订,以避免由于资源问题而造成的延迟。

电话会议之前人们应该做些什么?

确保您的与会者至少提前2-3天知道他们需要为成功的会议带来哪些行动要点或其他可交付成果。这将确保您在通话期间不必跳过或重复重要主题。

电话会议之前人们应该知道什么信息?

除了拨入信息(应在可能的情况下以足够的时间清楚地分发)外,您还应确保在通话前向每个人简要介绍任何可能的信息点。这确保了这一呼吁将尽可能简短和建设性。

如果你不知道其中一个问题的答案,或者电子邮件可以实现与电话会议相同的目标,请删除此邀请。你的日程安排和你的团队会很感激的。

如何要求远程工作:综合指南

许多有远程工作政策的公司仍然不鼓励员工利用灵活的工作时间表。56%的全球公司要么是完全远程的,要么是混合型的,既允许面对面选择,也允许远程选择。然而,只有52%的员工报告每周至少远程工作一次。在最近对美国1202名全职工人的调查中,38%的人报告说他们从不远程工作。具有灵活工作政策的公司的雇员仍然不愿意利用这些福利。

在过去,如果允许的话,远程工作可能是为特殊情况保留的。那些上下班交通困难、家庭或后勤困难、难以进入办公室的人,或居住在不同城市的团队成员的特殊情况下,被允许远程工作。现在,在许多公司,远程工作不是例外,而是规则。团队仍在适应远程工作的文化,但有了正确的资源、结构和通信选项,远程工作与每天进入办公室没有任何不同。事实上,许多选择弹性工作的人比他们的工作人员更有效率。公司省钱,员工更快乐,工作效率更高,当他们生活的地方可能没有那么多选择时,个人可以找到工作机会。 这里有一个全面的指南,告诉你如何让你的经理远程工作,包括你需要的技术,它将如何工作,以及为什么你有权选择你的工作地点。 如何要求远程工作 研究你的行业和组织规范。 评估您希望远程工作的原因。 建立一个商业案例。

1。研究你的行业和组织规范。

一旦你想过远程工作,最好在你走得太远之前放慢速度。问问自己有关公司或行业规范的问题。你办公室现在有人在家工作吗?是否有任何仅在办公室才能完成的任务或使用的设备?传统的九到五个工作日是强制的吗?远程工作需要什么样的网络安全或数据保护?

在从事远程工作之前,考虑一下你的公司规范是一个很好的做法。它会让你知道,当你制定计划的时候,你需要考虑到什么。你不会浪费时间写一份详细的建议,只会让你的老板指出办公室里必须完成的所有任务。

2.评估您希望远程工作的原因。

在和你的老板谈论你想远程全职工作的愿望之前,花点时间想想你想远程工作的主要原因,以及远程工作在你的角色中是什么样的。这个练习将帮助你建立一个令人信服的案例,让你的老板希望帮助你实现目标,它将帮助你为你在过渡期的成功树立现实的期望。

如果你想远程工作以获得更好的工作与生活平衡,那么想想你理想的工作与生活平衡水平是什么。如果你想远程工作来减少上下班的时间,想想你更愿意用这段时间做些什么。此外,想想你目前在工作中所面临的挑战,这些挑战可能会因离开办公室而得到改善或加剧,当你的老板不可避免地问你有关远程工作的后续问题时,你可以主动提出哪些解决方案。

3。建立一个商业案例。

为了说服你的老板让你远程工作,你需要建立一个商业案例,就像你要求他们购买软件订阅或雇佣某人加入团队一样。远程工作如何帮助你更好地完成工作?远程工作如何帮助您的团队变得更好?

根据你的职业,你的公司,你的角色,你的陈述会有所不同,但是如果可能的话,试着依靠数据和统计数据来说服你的老板。如果你每天往返上班需要两个小时,那么远程工作将增加你每天工作的生产时间。如果您管理一个团队,远程工作将帮助您的团队更好地进行文档、电子邮件和即时消息通信,并运行更高效的会议。如果你的老板同意让你的团队进行远程工作,你就可以从其他的就业市场招聘到最优秀的人才。无论你的具体情况如何,都要为你的老板建立一个令人信服的理由,让他在你问他们的时候答应你。

4。测试一下。

当你和你的老板谈论远程全职工作的理由时,在你的老板做出最终决定之前,先提出在试用的基础上远程工作。远程工作一到两周来测试它,并确保将所有会议和重要事件保留在日历上,这样您和您的团队就可以测试远程参与的情况。 在这段时间内,您将希望保持列车尽可能平稳地运行,以便为自己辩护,因此您将需要采取一些步骤来确保有效地完成远程通信和会议:

向日历上的所有会议添加SparkleComm视频会议链接。 为团队会议设置会议议程,并提前与与会者共享。 鼓励团队成员提前下载并测试您选择的SparkleComm视频会议软件,这样会议就不会因技术困难而受阻。

在日历和团队使用的任何其他内部沟通工具上设置工作时间,以便团队成员知道何时可以联系到您。 一旦你的老板和你团队的其他成员养成了远程工作的习惯,并确定了在分布式团队中高效工作的最佳实践,你就更容易提出自己的观点。

5。制定计划。

一旦你的老板批准了你的提议,你决定开始全职或远程兼职工作,和他们一起为你的过渡制定计划。以下是在开始远程工作之前,您需要与上司和/或人力资源部门一起审查的任务列表:

如果你计划搬家或工作在离办公室较远的地方,与你的老板或部门主管谈谈有哪些预算,这样你就可以每月或每季度亲自前往团队工作一次。

如果您计划在与团队其他成员不同的时区工作,请提前设定对可用工作时间的期望值,以及何时召开会议以适应时间变化。

6.用正确的技术为自己做准备。

用正确的工具和技术建立你的家庭办公室,让你在家里做最好的工作。以下是我们为您树立成功观的几点建议:

可转换的办公桌:你再也不用在办公室里步行去开会或吃午饭了,所以买一个可转换的办公桌,在家工作时伸展和锻炼你的腿。

第二个监视器:当您远程加入会议时,您将没有电视或投影仪屏幕来查看幻灯片或其他材料,同时还可以看到会议参与者。再找一个显示器,让你的家庭办公设施更有效率。 视频会议工具:您需要一个可靠的视频会议软件,以帮助您有效地参与会议。我们选择了最流行的SparkleComm视频会议软件。

7。准备好接受后推,准备好跟进。

说服你的老板让你工作可能是一些工作场所的一大转变。你可能是第一个提出要求的人,也可能是第一个被允许提出要求的人。大多数管理者不喜欢改变既定的规范,所以让员工在家工作可能会很可怕。

你的老板可能会第一次说不,没关系。想想他们不希望你在家工作的可能原因。记住这一点,准备对策,使你的理由更有效。它将显示你已经完成了你的家庭作业,没有要求赶上你最喜欢的电视节目。