电子通信使用的最佳实践： 文字和即时消息（四）

电子通信使用的最佳实践： 文字和即时消息（四）

5.安全

所有用户都应将其设备视为信息窃取的潜在途径。那些使用设备进行公共业务的人应该保护他们，因为他们可以访问任何安全信息。员工应遵守北卡罗来纳州信息技术部颁布的所有州政策并鼓励当地机构员工遵循这些准则作为最佳做法。

用户可以遵循一些简单的规则来保护自己免受安全风险：

- 不要让陌生人使用工作场所发布的设备；
- 不要让设备无人看管，因为这可以为其他人提供安装软件或窃取信息的便捷途径；
- 不要使用不安全的设备发送有关工作场所业务的敏感或机密信息。

六，结论

文本和即时消息为工作场所带来了新的功能，并承担相应的责任。员工有责任根据法规和准则正确维护记录，无论其格式如何。这些媒体的用户还必须了解文本和即时消息引发的安全性和生产力问题。随着这些媒体在工作场所内不断发展，员工必须始终注意他们在文本/即时消息或类似类型的通信方面的职责，这些通信符合G.S.§132中的公共记录定义。

与任何沟通工具一样，员工必须平衡这些技术的能力与记录保存，透明度，安全性和专业性的标准和指南。

应以最大化透明度，维护网络安全性和遵守专业标准的方式使用所有机构通信工具和方法。 这将有助于确保员工避免使用这些新的通信方法的潜在问题，同时仍然收获好处。 DNCR强烈鼓励州政府机构和地方政府评估IM和短信通信的使用，并为其员工提供有关这些消息的保留和管理的指导。

电子通信使用的最佳实践： 文字和即时消息（三）

电子通信使用的最佳实践： 文字和即时消息（三）

4.记录和保留

G.S.§132通过内容而不是媒体或格式来定义公共记录。当员工用于开展公共业务时，个人和工作场所发布的设备将导致构成公共记录的通信符合G.S.§132的要求，并得到北卡罗来纳州自然和文化资源部的指导。

员工有责任了解并遵守所有适用的保留时间表，这些保留时间表规定了记录应保留多长时间以及是否应永久保留，销毁或转移到国家档案馆保管。如上所述，记录由内容而不是给定通信的格式定义，因此员工必须适当地识别记录的类型。

尽管代理商记录保留时间表可能没有明确提及文本或即时消息，但仍然涵盖了通过这些媒体进行的通信。记录保留和处置计划包括适用于文本或即时消息的各种项目。

通常可以同时保留对话，以便从头到尾显示交换。许多移动设备和即时消息服务和程序允许保存和转发整个会话。来自不同平台的操作软件可能具有保留消息的工具，或者可能存在执行此操作的第三方应用程序。员工有责任确保保留消息，以便在响应记录请求或诉讼时生成消息。

注意：代理商和员工不应依赖服务提供商提供由文本/ IM创建的记录。服务提供商可以保留自己的文本和即时消息记录，但他们不会自动承担向政府实体提供这些记录的副本。使用个人设备的员工负责管理这些记录并确保按照要求保留这些记录。记录保留和处置计划。为不同平台开发的应用程序和工具可以帮助员工解决这个问题。

向员工提供工作发布设备的代理商应注意这些问题，并寻求在与服务提供商签订的合同和服务水平协议中解决这些问题，以确保他们能够获取其公共记录的副本。

以下是代理机构和地方政府的模型合同语言，用于从雇主发行的移动设备上获取服务提供商的公共记录副本：

“服务提供商同意允许代理机构从其电子邮件系统收集所有短信。服务提供商同意代理商有权访问所有数据，无论是谁创建了内容以及出于何种目的。服务提供商将根据以下时间表[特定程序]提供短信：[时间表]。机构内的以下职位有权向[服务提供者内部]提出此类请求。

视频会议安全的重要性

视频会议是一种功能强大的工具，使用类似SparkleComm的视频会议系统可实现全球员工之间的面对面实时通信。波士顿的一位企业高管可以与他在中国的工厂经理举行虚拟会议。销售经理可以向遍布全国的销售代表展示新产品。或者，五角大楼的军事指挥官可以向战场上的士兵发出新命令。

安全性对视频会议至关重要。在视频会议期间，敏感信息和数据通过内部和外部网络传播，在那里它容易受到黑客的窥探，或者在军队，有敌人的情况下。如果网络被黑客入侵，视频会议流将成为黑客自己的私人监控摄像头，记录和重播公司机密和绝密情报。在中国，一些软件公司研发出了安全的视频会议系统可供人们使用。例如劳格科技研发的SparkleComm统一通信平台，其中SparkleConference作为统一通讯平台的组成部分，其后台采用SparkleComm的SparkleMCU。SparkleMCU采用纯软件架构，用户无需购置昂贵的MCU。SparkleComm优质高效的音视频混音算法支持用户将SparkleMCU部署在云平台的虚拟主机上。其会议所有通讯均会加密传输，加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

视频会议安全不仅符合公司的最佳利益，这也是法律规定。最近的政府法规，如健康保险流通与责任法案（HIPAA）和2002年萨班斯 - 奥克斯利法案要求医疗服务提供者，金融机构和其他公司保护与其客户和患者相关的所有电子数据。这包括个人客户数据的所有电子传输，甚至视频会议。

自2001年9月11日的美国恐怖袭击事件以来，美国政府和军事机构也被要求遵守所有电子传输的严格安全协议。国家安全局（NSA）和国防信息系统局（DISA）为军事视频会议制定了指导方针，其中所有传输都受到若干冗余加密层的保护。

新的和开发的Web会议技术

新技术为Web会议提供了新方向和更多选择。接下来，让我们看看未来会发生什么。网络会议改变了公司的业务方式，随着新的和正在发展的网络会议技术，未来可能会发生更多变化。Web会议技术的两个新增功能是VoIP音频和HD会议。

VoIP或互联网协议语音是一种正在开发的Web会议技术。VoIP将模拟音频信号转换为可通过Internet传输的数字数据。网络会议最初依靠电话线连接参与者和主持人，以便他们可以实时互动。然而，现在，一些公司正在使用VoIP，因此音频通信只是在计算机和没有电话之间。劳格科技的SparkleComm VoIP解决方案是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能，可安装于智能手机、电脑(PC／Mac)的软件客户端。SparkleComm的其他功能如视频通话、电话会议、视频会议、PTT对讲都以IP电话为基础，或与其高度关联密不可分。

除了VoIP软件，计算机到计算机音频所需的只是麦克风，扬声器，声卡和快速的互联网连接。

高清会议是一种新的Web会议技术，可能并不适合所有人。HD指的是高清电视中的“高清晰度”。由于屏幕上逐行扫描线的数量增加，HD提供了更清晰分辨率的图像。通常，HD指的是在60秒内在屏幕上显示720个逐行扫描线或更好的扫描线。

应用于Web会议，HD为会议提供更清晰的图像。但在这一点上，该技术有其局限性。首先，您需要一个具有高清功能的网络摄像头，此时仅限于少数包括罗技Quickcam。除此之外，HD需要比标准视频会议更多的带宽，限制了它在互联网上的使用。

但网络会议公司正在探索这项技术。例如，WiredRed Software的电子邮件视频和网络会议软件可以包含高清网络摄像头。劳格SparkleConference-Video作为统一通讯平台的组成部分，原生整合SparkleComm的视频通话功能。其语音质量继承SparkleComm的高品质语音质量及视频质量，让参与者犹如亲临现场。随着高清技术的发展，它可能会在网络会议中找到更多的家。

虚拟通信的优缺点（三）

虚拟通信的缺点

世界上的一切都有其不好的一面。您需要了解虚拟通信的缺点。这将有助于您制定实质性沟通方式。

1.技术问题：虚拟通信依赖于软件，机器和因特网，它们可能随时出现故障。这会影响正在进行的和计划的虚拟通信工作。

2.缺乏非语言交流：一些虚拟通信技术，如语音通话，不能看见人们的面孔和表情，这会影响两个人之间的交流。但是可以选择视频会议，比如SparkleComm的视频会议系统，员工就可以在通话时看见对方的表情，不仅方便更加有利于员工之间的良性沟通。

3.某些功能需要面对面交流：实际上，交互并不能解决所有通信需求，例如在危机期间。这就是为什么面对面的对话永远不会过时的原因。

4.工作与个人时间之间的难以平衡：通过决定何时何地进行交流的自由，您的工作生活可能会占用您的大部分个人时间，反之亦然。您需要遵守规则来实现虚拟通信，尤其是在组织环境中。这是您可能遭受的虚拟通信的最大缺点之一。

5.一些应用程序需要技能：并非所有通信软件都易于使用。他们可能会要求您从某人那里获得帮助，或者组织可能需要培训其员工。面对面交流没有这样的障碍。

虚拟通信使不同通信环境中的许多人受益。虚拟通信的优势证明了它可以改变您的个人和工作生活的原因。您最好采用虚拟通信应用程序。如果尚未这样做，鼓励你的公司接受它们。显然，虚拟通信的优势超过了它的缺点。因此，这是值得考虑的事情。

而选择虚拟通信工具也需要慎重，便于沟通是很重要的一点，但对于企业内部的沟通来说，安全也是选择虚拟通信工具时必不可少的因素。例如SparkleComm统一通信平台，集成了语音通话，视频通话，即时消息，电话会议，视频会议和文件传递等等功能，便于员工操作和使用，更具有劳格独特的保密技术，能够保护您的信息安全，防止泄露。