有几个词已成为新冠疫情的代名词——隔离、社交距离、封锁、在家工作和虚拟会议等等。虚拟会议对商业世界来说并不新鲜，但大流行已使其成为全球数百万工人的重要工具。
甚至在 2020 年之前，虚拟会议通常用于国际团队、远程工作人员和公司间业务流程。但由于我们中的许多人在家而不是办公室工作，虚拟会议几乎取代了我们过去与同事和老板的 所有互动。
今天，企业正在使用SparkleComm虚拟会议来进行销售宣传、项目讨论、头脑风暴会议，甚至欢乐时光。不幸的是，这并不意味着 所有这些虚拟会议都是成功或有效的。就像面对面的会议一样，虚拟会议可以成为完成工作的绝佳资源。或者演变成令人沮丧的混乱，没有人愿意关注。
面对面会议和虚拟会议之间的区别
虚拟会议通常无聊、乏味或令人讨厌的最大原因是人们忘记了它是一个完全不同的游戏。您不能应用管理常规会议的规则并使用它们来运行有效的虚拟会议。当然有共同点，但它们完全是不同的野兽。
大多数虚拟会议都包含视频，让经理们误以为事情与面对面会议一样。但你会发现这根本不是真的。
沟通不仅仅是说和听。它还包括面部暗示、肢体语言、语调等。虽然带有视频的虚拟会议确实提供了一些细微差别，但通常很难衡量某人的反应或收集诚实的意见。
虚拟会议的危险
许多人将虚拟会议（甚至是那些有视频的会议）视为处理多项任务或完成其他事情的机会。会议组织者往往准备不足且不知所措。你会看到交替的沉默时间，或者每个人都会同时说话。1 或 2 个人也很容易大声喧哗并主导会议，而牺牲其他参与者的利益。
除此之外，一些或所有参与者可能会遇到技术障碍，甚至在会议开始之前就可能使会议脱轨。即使你坚持只举行视频会议，情况也可能不允许。您需要容纳正在旅行的人或互联网连接不稳定的人。由于大多数人仍然在家工作，因此分心的事情也少之又少。从孩子到宠物和吵闹的室友，很难专注于虚拟会议。
虚拟会议的优势
另一方面，运行良好的虚拟会议可以创造奇迹。它将可能无法以其他方式见面的人们聚集在一起。如果您有团队远程工作或人们居住在不同的时区/国家，虚拟会议可以节省大量时间和费用。会议桥不能很好地替代具有视频、议程和兴奋的参与者的虚拟会议。
虚拟会议使企业可以更频繁地举行会议并在问题变得无法克服之前解决问题。这也是一个在周末赶上同事并进行社交的机会，这是每个人都在家工作时通常不会做的事情。您甚至可以通过虚拟会议运行培训计划、研讨会和其他学习机会。
如何进行有效的虚拟会议
话虽如此，通过正确的工具和计划，您可以获得SparkleComm虚拟会议的好处，而不会遇到任何问题。因此，以下是帮助您进行有效虚拟会议的 4 大技巧：
1. 获得正确的技术
没有办法解决 - 如果没有合适的技术，您将无法召开虚拟会议。最好的部分是有很多选择，您一定会找到适合您业务的（例如：SparkleComm统一通信）。
事实上，您甚至不需要单独的平台来运行SparkleComm虚拟会议。如果您的手机已经有托管的 SparkleCommVoIP 系统，您可以随时使用视频运行虚拟会议。在 SparkleCommVoIP 上运行的统一通信套件集成了视频，因此您无需下载其他应用程序或支付单独的许可证即可召开虚拟会议。
也许最大的技术提示是坚持尽可能多地使用视频。自然，您希望允许意外的发展，但没有视频的虚拟会议不太可能富有成效或有效。还可以通过使用视频来提高召开有效会议的几率。它使每个人都尽可能地靠近，而无需实际在同一个房间里。
但请务必检查您选择的平台是否适合您的需求。您需要考虑以下几点：
- 该应用程序应该很好地处理多个参与者。
- 参与者在必要时加入、退出和重新加入的能力。
- 参与者可以加入视频、纯音频或在这些选项之间切换。
- 所有参与者都可以下载和使用该应用程序，尤其是当组织外部的人需要加入时。
- 你可以和其他人共享屏幕吗？如果有人在他们结束时发出分散注意力的噪音，您是否可以将参与者静音？
- 允许队友通过链接、会议桥或唯一的会话代码加入。
- 会议组织者可以提前安排会议或临时安排会议。
2. 为会议设定目标和期望
SparkleComm虚拟会议可以是团队的每周定期签到、新想法的头脑风暴会议、社交的欢乐时光或让每个人聚在一起进行重大项目更新。每种会议在目标、期望和结论方面都会有所不同。它还将确定会议的长度，并允许每个人围绕它计划他们的日程安排。
例如，您可以为您的团队设置每周的欢乐时光来进行社交活动。这可能只是一个 30 分钟的聊天，让每个人都放松一下，面对面地看到同事进行一些社交互动。参与通常是可选的，这些会议往往是非正式和轻松的。
如果您正在为一个重大项目召开虚拟会议，那么这种轻松的态度是行不通的。您需要为每个人安排一个方便的时间见面，设定议程，确保每个人都参与并确保您达成令人满意的结论。这样的会议将更加正式和有条理，因此每个人都可以重新开始工作或开始分配的任务。
3.做好准备
无论虚拟会议的目标是什么，您都应该做好准备。确保测试您选择的技术——无论是免费选项还是您一直依赖的久经考验的企业工具。要求每个人至少提前 5 分钟登录以测试他们的硬件（硬件和麦克风）。这样您就不会浪费宝贵的会议时间。
想想你想要完成什么以及你需要什么工具来完成。你在向参与者征求意见吗？您可能想考虑一个投票工具或用作虚拟白板的应用程序。您是否打算展示项目的更新或结果？确保提前发送 pdf 或演示文稿，以便您可以在会议期间讨论想法。为什么要把会议时间浪费在让每个人看笔记或幻灯片上，他们以后可以阅读呢？
4. 基本规则
每个虚拟会议都是不同的，因此请为每个人制定基本规则。您打算如何召开会议？准备一些破冰船，尤其是在所有参与者互不认识的情况下。每个人都会积极参与，还是会有几个人在场，而其他人则在听和看？
不要依赖人们自发发言或参加会议。主持人要求每个人自我介绍是很常见的，但没有人知道如何开始。几分钟的沉默后，会有多人同时开始说话。
相反，试着说“鲍勃你想介绍自己吗？” 或“蒂娜和克里斯，你们对这次更新有什么要说的吗？” 关键是直接向特定的人提问。这消除了关于谁应该发言的困惑。它还可以让所有参与者知道此刻谁在说话。
您是否希望保留会议的最后 15 分钟以供反馈、问题和任何讨论？让每个人都提前知道，这样他们就不会被迫用问题打断演讲者。
制定处理冲突、回答疑问和一般性问题的基本规则。您可能会觉得棘手的主题应该等待面对面的会议，但这不一定是真的。即使通过虚拟会议，您也可以随时解决任何情况。如果需要，您可以安排一个单独的一对一会议，参与者较少。
