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VoIP通信系统具有许多优点：

灵活– VoIP系统包括对移动设备的支持，用户可以将多个设备连接到同一号码以进行商务通话

可扩展–您可以根据需要购买任意数量的线路，号码和其他资源。您只需为使用的商品付费

便宜-您不需要大量投资就可以开始使用SparkleComm VoIP。您甚至不需要任何特殊的硬件！ 

易于使用–您的员工无需太多培训即可切换到VoIP。大多数更改发生在幕后，而前端的用户体验实际上更好

互操作性– VoIP基于IP，这意味着它可以与您每天可能使用的其他业务工具（例如您最喜欢的CRM系统）集成

 复杂的功能集–小型企业很少使用“高级”功能，但大多数都包含在托管VoIP系统的基本计划中 

即使是对商务电话系统世界的粗略研究，也应该使您相信VoIP绝对是任何小型企业的最佳电话系统。

托管与本地VoIP系统

一旦决定将VoIP用于企业，您可能会遇到的下一个问题是托管系统与本地系统之间的区别。两种类型的VoIP之间的区别是很大的。 

本地VoIP与传统PBX非常相似，不同之处在于该内部VoIP使用VoIP技术通过数据网络发送语音呼叫。因此，您仍然必须购买和维护自己的设备以及员工。如果您的企业有足够的资源来支持它，那就太好了。

另一方面，托管SparkleComm VoIP更像是使用托管电子邮件。供应商管理硬件，软件和技术详细信息。您只需购买并使用通过互联网提供的服务。它不是很昂贵，您可以在业务增长时随时增加容量。

如何选择合适的供应商

您知道SparkleComm VoIP系统是小型企业的最佳选择，并且已决定根据您的需要使用托管的VoIP。但是，许多公司在实施时遇到问题。选择供应商时，问题从一开始就开始了。您选择提供最便宜的方案还是功能最多的方案？毕竟，价格和功能是唯一的考虑因素，对吧？

错误的！提供商可以制造或破坏您的电话系统。为获得更好的支持或响应更快的客户服务团队，需要多花一点钱。购买托管的VoIP系统时，请牢记以下几个因素：

价格和功能–您需要在两者之间取得平衡。选择一个便宜的选择或您可以负担得起的最昂贵的计划绝不是一个好主意。查看您的需求并找到适合您预算的计划

客户和技术支持–在技术世界中，从来没有一个问题，如果是什么时候。实际上可以保证您会遇到问题，但是供应商如何处理问题至关重要。他们是否有内在地了解他们的系统的专家？他们提供多种联系方式吗？

今天的企业比过去更加依赖通信系统。部分原因是公司必须对市场变化迅速做出反应。另一个原因是远程工作比以往任何时候都更受欢迎。现在，即使是规模较小的公司，也拥有分散的员工队伍，这意味着您需要可以处理它的电话系统。

分布式小公司

对于有人在远程工作的公司来说，传统的电话系统并不能真正解决问题。分散的劳动力意味着人们使用多个设备和移动设备来完成工作。这意味着您需要一个灵活而可靠的系统来在任何情况下都能正常工作。 

当前的大流行情况是证明需要远程工作的最好例证。在这场危机中，已经拥有分散劳动力或能够切换到远程工作的公司比其他公司的情况要好。同样明显的是，远程工作不仅仅适用于大型企业。 

即使是中小型企业，也需要远程办公的灵活性。即使您还没有准备好完全远程工作，也可以从允许员工进行部分远程工作中受益。并非每个人都喜欢坐在小隔间里整日工作。许多人喜欢独立完成任务的自由，以及能够更好地平衡工作和家庭生活的能力。 

例如，您可能有工作人员每周仅两天到办公室或偶尔开会/培训。其他人可能会选择每天上班，因为他们的工作职位要求这样做，或者他们在办公室里更加舒适。无论有多少人在远程工作，您都需要一个适合您业务的通信系统。

电话系统类型

私人分行兑换

长期以来，企业可用的唯一选择是使用一些固定电话进行管理或选择PBX（专用小交换机）。PBX允许公司处理更多的电话，并且员工之间可以共享电话线。它还支持企业语音邮件，IVR（交互式语音响应系统），分机拨号等功能。 

但是，这些系统的购买，维护和维修成本很高。您需要专家进行设置并进行任何更改。小型企业负担不起最初的投资，也无法雇用团队来管理系统。此外，您无法购买适合您需求的小型系统。每个中继线都有特定数量的线路，您必须购买比所需数量更多的线路。

VoIP系统

如今，小型企业拥有更多选择，包括托管和本地电话系统。当VoIP电话首次推出时，它们受到质量和可靠性问题的困扰。但是从那以后他们已经走了很长一段路。现代SparkleComm VoIP系统是如此出色，它们与传统座机无法区分开。

禁止在董事会中使用所有技术的“焦土”政策的另一种选择是采用正念和整体专注技术。

最近的一本书宣称“浓密的存在”的好处，“厚存在”指的是一种高度专注的，单任务的操作系统，没有干扰。

可以将其视为会议室的指导冥想。

是的，很难忽略您的电话，但是在SparkleComm会议中与会人员与房间中其他人（和人类）的联系越多，您越早就能找到自己满意的解决方案。

这个网站建议在SparkleComm会议开始时进行一个简单的1-2分钟的静心冥想练习，以帮助所有人消除一天中的精神困扰，并在会议中更加充实地参加会议。

另外一些可能不立即显而易见的提示：

保持水分

在SparkleComm会议上喝水。轻度脱水的症状包括烦躁不安和注意力不集中。

允许并鼓励涂鸦

研究表明，手工书写笔记和涂鸦可以提高注意力和记忆力。

在SparkleComm会议中提供纸笔可以使团队在创纪录的时间内获得更好的结果。

专注于白板

给每个人一个干擦标记，让他们参与贡献董事会内容。如果您的房间很大，并且有很多潜在的参与者，请考虑将IdeaPaint放在墙上。

最后，一些专家建议使用设备来提高SparkleComm会议效率。

他们认为，笔记本电脑，平板电脑和电话是我们工作场所不可或缺的一部分，我们可以利用它们的计算能力。

当然，我们知道预订软件可以简化会议室的安排和预订，使所有与会者都了解最新的会议空间。

技术也可能在SparkleComm会议中使用。

所有人都可以使用公用数字会议记录，并且消除了忘记重要细节的风险。

集中的信息可以进行更具创意的集思广益会议。

当今智能手机上的“请勿打扰”功能使您的团队可以使用共享的计划和笔记应用程序，而不会一直受到推送通知的攻击。

需要安排下一届SparkleComm会议吗？

您的会议室经理可以在离开会议室之前完成此操作，从而节省了以后的漫长电子邮件链。

当然，有时即使安排得最好，效率最高的会议也会使您分心。

发生这种情况时，提供了一些不要太认真的提示：

计划失败

如果您的Powerpoint演示文稿，视频会议平台或投影屏幕无法配合使用，请做好足够的准备以通过硬拷贝浏览相同的材料。

发生这种情况时表现出幽默感可以帮助房间中的每个人摆脱困境，恢复正常生活。

承认环境干扰

外部建筑噪音，警报器或雷暴可能与技术一样分散注意力。

花一点时间向他们表示感谢，并作为一个小组评估会议是否可以在喧闹声中继续进行。

处理叛徒的手机

总会有一个人忘记静音手机或将其置于“请勿打扰”模式。如果在SparkleComm会议期间电话响了，每个人都会分心。

确认这一时刻，并用它来重申您对集中精力的渴望，以此作为快速，富有成效的会议的一种手段。

如果第二次发生，请该人离开。

在当今的呼叫中心中，客户体验（CX）为王，技术是确保其稳固地位的一种工具。现代消费者重视速度，便利和选择，并将奖励那些在其客户服务交互中提供这些品质的企业。相反，当组织无法兑现这些期望时，他们就会四处逛逛。风险如此之高，组织需要全力以赴来满足客户的需求，包括实施增强体验的呼叫中心软件。

如果CX是国王，那么交互式语音响应（IVR）系统就是迎接城堡游客的管家。精心设计的IVR，就像主管管家一样，热情地向客人致意，评估他们拜访的原因，并确保他们到达目的地。这种互动为其余的“访问”设定了基调。

什么是IVR？

一个IVR是一个自动化的接口，允许呼叫者与一个电话开始的组织相互作用。IVR通常播放录制的问候语，然后提供菜单选项，最终将呼叫者引导至代理或自助功能。许多人都知道IVR是告诉他们“按1进行销售”的系统。

IVR通常在呼叫中心使用，它们与自动呼叫分配器（ACD）集成在一起以处理呼叫路由。但是，它们的使用不仅限于呼叫中心-它们可用于需要确保将电话定向到正确目的地的任何类型的组织中。

IVR已从现代技术中受益匪浅。早期版本使用DTMF（双音–多频）进行呼叫者输入，这意味着交互仅限于呼叫者可以使用其电话键盘输入的内容。如今，人工智能使呼叫者可以向使用自动语音识别（ASR）的IVR发出自己的需求。此外，智能手机用户可以在连接呼叫之前使用可视IVR来表达他们的需求。

呼叫中心软件的高新技术？

IVR通常没有得到应有的尊重。诚然，某些组织配置其IVR的方式还有很多不足之处。谁没有被困在无尽的电话菜单中，而是反复大喊“代表”或一遍又一遍地按手机上的零键？这使您质疑公司的动机，就好像他们永远不想让您与客户服务代理联系一样。在这些情况下，这些组织将他们的IVR变成了坏的管家，带您到城堡里四处游荡，最终使您无法逃脱地牢放置在地牢中。

当我们针对2019年NICE inContact客户体验（CX）转型基准研究对消费者进行调查时，我们询问了消费者对其IVR体验的满意度如何。只有26％的人在10分制上给他们9或10分。有待改进，克服了许多不幸的声誉。做到这一点很重要，因为同一项研究还表明，电话仍然是最常用的支持渠道，这意味着大量用户将在通话开始时继续与IVR进行交互。

企业需要在配置客户时考虑到其IVR，包括编写简洁的菜单并提供一种快速连接到座席的简便方法。否则，下面将讨论的IVR的某些功能将不会被最大化。

能力

高质量的IVR具有增强客户体验并简化某些关键操作流程的功能。组织可以决定利用所有这些功能，或者只是选择一些功能来实施。IVR应该足够灵活以适应业务需求。以下是这些功能的一些示例。

1.播放自定义的问候

不要小看第一印象的重要性！IVR应该让您轻松记录并实施问候语。许多企业甚至雇用语音人才来确保第一印象的品牌正确。但是在品牌塑造次要的情况下（例如在网站中断的情况下），组织应该能够快速切换问候语以告知呼叫者状态。

此外，最好的IVR可以根据呼叫者拨打的号码播放不同的问候。对于BPO，这意味着他们可以为不同的客户设置不同的问候。对于常规企业，这使他们能够为各自的销售和服务线播放不同的问候（并提供不同的菜单选项）。

2.评估呼叫者的需求

传统的IVR要求客户使用电话上的键盘与菜单进行交互（“按5键以进行公司销售”），但是更现代的系统可能允许呼叫者简单地说出他们的菜单选项，或者通过陈述他们的需求来完全绕开菜单（“我需要下达公司订单的帮助”）。不管采用哪种方法，IVR收集的信息都会将呼叫者需要的信息告知系统，并启用下一个功能。

3.促进更智能的路由

IVR通常与自动呼叫分配器（ACD）配合使用，以将每个呼叫者路由到最能为他们提供帮助的座席。IVR在前期交互过程中收集的信息，无论是菜单选择还是口头需求，都将传递到ACD，后者使用其路由例程中的数据。例如，需要公司销售帮助的呼叫者将被路由到公司销售专家，而不是常规的销售代理。也可以根据地理位置，语言偏好等来路由呼叫。更智能的路由应该带来更令人满意的结果和体验。

4.启用自助服务

现代的IVR使客户能够自助完成一些简单的任务，例如检查营业时间，查明帐户余额以及重新安排约会。这使企业能够提供24/7全天候服务，并向希望快速解决自己问题的客户提供吸引力。此外，在IVR中处理这些联系人比让座席处理它们更具成本效益。IVR自助服务需要IVR与其他业务系统之间的集成。例如，如果更改约会是一项自助服务，则IVR需要与客户约会计划系统进行对话。

5.理解人类的言语

为了提供某些上述功能，IVR必须注入人工智能（AI），以便它可以理解和处理人类语音。IVR使用自然语言处理（NLP）来解释呼叫者对它说的话-“大街商店在星期六什么时候开门？” -然后将其转换为其他系统可以使用的格式。然后，它使用文本语音转换（TTS）将响应读回给呼叫者-“大街商店在周六上午10点营业。” 除了启用自助服务外，呼叫者与菜单进行语音交互还需要这些语言功能。

6.管理来电者的期望

IVR可以帮助管理呼叫者对等待时间的期望-当呼叫量大且队列已满时，这尤其有用。没有人喜欢在队列中等待，但是如果IVR可以提供估计的等待时间，那么它至少会更可口。此外，良好的IVR可以为排队的呼叫者提供从代理接收回叫的选项，这样他们就不必继续等待。

7.快速启动代理交互

IVR收集的信息也可以传递给代理以快速启动对话。例如，如果IVR对呼叫者的身份进行身份验证，则可以将该信息传输到代理并触发CRM系统的屏幕弹出。座席不仅可以跳过身份验证过程，而且还可以立即访问客户历史记录，从而可以个性化呼叫并开始业务。这样可以减少平均处理时间（AHT），降低人工成本，并使代理商专注于解决问题。

8.收集客户反馈

获取客户反馈是持续改善客户体验的关键。IVR可以在电话结束时进行调查，以便企业可以衡量客户满意度（CSAT），净促销员分数（NPS）等。在联系后立即要求反馈，将确保呼叫者仍能从中获得新鲜的体验。及时而定期的反馈将帮助企业领导者了解客户旅程中一个重要的接触点-呼叫中心的绩效。

了解更多关于SparkleComm呼叫中心的问题：IVR仅适用于大型企业吗？请持续关注本文的第二部分。

连接不良

如果您的连接质量不好，您将有非常差的VoIP体验，您最终会讨厌技术，硬件，服务提供商……甚至可能是与您交谈的可怜人！

共享连接

在公司环境中，您很可能会在高速宽带连接上部署VoIP，还将将其用于其他数据和通信需求：下载，服务器连接，聊天，电子邮件等。VoIP最终只能获得您的一部分连接，高峰时间可能会留下不足的带宽，从而导致通话质量下降。由于您有多个用户，因此您将不知道同时在线的用户数量，因此很难始终提供足够的带宽。由于连接不良而减少公司电话线是有害的。

良好的做法是在通话时尽量减少将Internet连接用于VoIP以外的其他用途。

VoIP需要动力

您需要将调制解调器、路由器、ATA或其他VoIP硬件插入电源才能正常工作–与PSTN电话不同。如果电源中断，您将无法使用手机！几分钟后，使用UPS（不间断电源）将无济于事。

紧急电话

VoIP服务提供商不受提供紧急呼叫的法规的约束，因此并非所有人都提供。尽管许多公司都在努力在其服务中提供紧急呼叫，但是此问题仍然是阻止VoIP的重要因素。

安全

这是该列表中的最后一个，但并非最不重要！安全性是VoIP的主要关注点，其他Internet技术也是如此。VoIP上最突出的安全问题是身份和服务盗窃，病毒和恶意软件，拒绝服务，垃圾邮件，电话篡改和网络钓鱼攻击。

VoIP如何变得更昂贵

虽然VoIP是一种更便宜的选择，但它需要某些条件才能发挥其价值。通常，不能满足VoIP系统的基本要求最终导致通过VoIP进行通信比其他方式更为昂贵。

许多因素都会导致这种情况发生，例如Internet连接（在某些情况下可能会很昂贵），硬件，移动性，呼叫的性质，距离，服务计划，政府施加的限制等。因此，无论何时何地VoIP变得更加昂贵，而不是VoIP本身更昂贵，而是它的使用。

在某些情况下，VoIP并不是最便宜的通信方法：

您需要投资每月20元的Internet连接，才能在计算机上拨打免费的SparkleComm电话。但是，如果您只打了几个不太长时间的电话，最好抓住传统电话。

您想使用手机拨打免费或廉价电话。为此，您需要一个3G数据计划，因为Wi-Fi的范围有限。该计划的费用可能比您通过GSM网络拨打电话所要支付的费用还要多。

伴随着Internet连接（包括国际通话）的互联网和电话服务提供商也很多。如果您打算选择捆绑服务，则可能无需同时投资VoIP。

您想在小型企业中部署VoIP，并投资购买昂贵的电话和设备，而您的公司并不需要它。

您使用错误类型的VoIP服务或计划进行注册。您最终要么用得比所得到的少得多，要么浪费了所要支付的大部分钱，要么所使用的超过了您应得的权利，从而使您在分钟数上的支出超出了套餐所提供的。

还有许多其他原因导致使用VoIP可能会产生与预期相反的结果。在参与SparkleComm VoIP订阅，硬件或习惯之前，请仔细考虑和计划。充分了解情况很重要。