统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

“呼叫中心”一词会让人联想到海绵状办公空间的图像，里面到处都是坐在电脑前的成排的工人。大多数人认为呼叫中心是针对大公司的，它们绝对是正确的。直到几年前。如今，现代化的呼叫中心或联系中心已不再是只有大公司才能负担得起的奢侈品。这是必需的，尤其是对于较小的组织。 

在中小型企业中实现呼叫中心并非易事。甚至在开始部署软件和硬件之前，很多组织就遇到了问题。中小型企业在呼叫中心时处于危险境地。他们依靠卓越的客户体验与大型公司竞争。然而，他们无力挥霍有效的工具或雇用最好的人才。 

那么，中小型企业应该怎么做才能避免这些问题？让我们看一下在中小型企业中部署SparkleComm呼叫中心时可能遇到的主要问题。

成本问题

涉及联络中心和中小型企业的成本问题并不简单。的确，中小型企业没有可供其较大兄弟使用的财务资源。但是深入研究，问题的复杂性就变得显而易见。即使小型企业最初能够负担得起呼叫中心解决方案，但最终还是不得不在整个部署过程中偷工减料。

例如，一开始您需要大量资金来投资您的呼叫中心。大部分预算用于购买设备，租用办公空间和雇用员工。假设一家企业设法负担了启动费用。他们很快意识到他们需要更多资金来保持呼叫中心的正常运行。他们需要支付水电费，投资于代理商培训，购买和续订软件许可证等。 

不可避免地，企业必须在某些方面做出让步，例如质量控制、员工保留和培训。最终，当他们无法负担升级费用时，总体客户体验就会恶化。

幸运的是，一些供应商提供了基于云的联络中心软件，从而解决了成本问题。它类似于托管的VoIP技术，该技术使公司可以通过云获取电话服务。您不需要投资资本支出（例如硬件、软件、服务器等），除了每月的账单之外，运营支出很少。 

规模问题

解决成本问题后，您将遇到下一个主要问题——规模问题。我们所说的规模是什么？考虑一下您的呼叫中心操作以及整个工作周内收到的来电。您在整整7天的通话次数都不太可能。您会在每月或季节性的水平上看到更多的波动。 

在节日期间或夏季，您的公司可能会接到更多电话。否则，您可能会在启动新产品或服务后突然接到大量电话。假设您更新了一项软件服务，而客户遇到了问题。这会将更多呼叫添加到您现有的队列中。 

8.寻找激励团队的方法

最后，激发您的团队成为自己最好，最真实的版本，将为富有同情心的工作场所铺平道路。维护公司的文化和精神实际上是一项艰巨的任务，但是有了正确的工具和策略，它就可以顺畅地进行。激励员工意味着给予他们自由和灵活性，以进行创造性的工作，庆祝胜利，反思损失并激发新想法。

创建一种可以激发团队动力的工作场所文化，涉及三个主要方面：

正面认可

员工在受到重视和赞赏时会蓬勃发展。花时间庆祝成功或与团队成员分享工作成果与其他管理任务一样重要。 

以下是在您的日常操作中融入更多正面认可的几种方法：

在SparkleComm会议议程或其他公共论坛中包括团队成员的胜利。

要求每个员工分享他们在那一周完成的事情，无论是在小组聊天，电子邮件中还是在SparkleComm视频会议期间。

给超越自我的员工写个性化的笔记。 

积极认可有很长的路要走，这是每位经理人都应该优先考虑的事情。

支持

为员工提供尽可能多的支持是使他们保持动力的好方法。对于员工而言，有一个角落帮助他们克服挑战，解决问题并成长为员工和个人，对他们对角色的奉献产生了深远的影响。

灵活性和自治

如上所述，没有人喜欢受到微管理。实际上，根据有关的一项调查，经理的第二劣质是微观管理。 

与其冲动或强迫性地与员工签到，不如让他们自主地以最适合他们的方式来做好自己的工作。这可能意味着让他们以项目构想运行，或者让他们在可以进行高质量工作的时间内工作。

  善于管理虚拟团队始于同理心

建立一个强调同理心的工作场所将带来更快乐，更高绩效的员工。2020年对每个人来说都是充满挑战的一年，向员工展示您将他们视为朋友，可以对您的团队产生巨大的积极影响。正确的工具，清晰的沟通以及对新的和改进的员工体验的愿景的结合，将使这个不断发展的工作场所栩栩如生。

我们希望本指南能激发您将同情心引入您的远程管理风格和实践中。要了解有关为团队配备正确的交流工具以更好地进行虚拟团队交流的更多信息，请使用劳格SparkleComm统一通信平台吧。 

7.建立指导计划

对于大型分布式团队而言，在员工之间建立联系和专业发展可能很困难。对于新员工来说，这也是很大的挑战。在虚拟工作时找到工作凹槽似乎是不可能的壮举。 员工指导计划是一种很好的方式，可以帮助您的团队不仅彼此了解，而且可以激发个人和职业发展。如果您的团队建立在互相帮助的基础上，同理心就会自然而然地出现。 

忙碌的经理们如何做到这一点？即使对于大型团队，也不必太复杂。 

1.为计划制定目标：每个计划都应该有一个目标来支持它。否则，将很难评估事情的进展情况。考虑一下为什么您的团队可以从这样的程序中受益，以及推广该程序的最佳方法。

2.量表的兴趣：发送调查以查看谁可能对被指导或成为指导者感兴趣。该调查应包含有助于您将员工配对在一起的问题，例如“您希望从导师/受训者那里学到什么？” 和“您现在在工作中最忙的是什么？”

3.匹配员工：根据员工调查，匹配您认为在互相帮助，实现目标，专业成长等方面非常合适的员工。在此过程中，不仅要从目标出发，还要确定员工是否有正确的观点，他们如何工作，如何沟通以及个性。与目标相同但在沟通或合作中表现糟糕的员工可能会适得其反，而不会有帮助。

4.主持人指导培训课程：在计划开始之前，为您的指导者举行SparkleComm视频培训课程，以便他们知道如何为被指导者提供帮助和鼓励。帮助您的指导者为他们的受指导者设定目标，使他们可以保持进度并从计划中获得最大收益。

5.提供指导者和受指导者的沟通渠道：为了使指导者/受指导者的关系自由发展，请在团队内部的沟通中提供专用的沟通渠道。例如，在SparkleComm统一通信应用程序中，管理人员可以为每对员工创建指定的即时消息通道。这是导师和受训者交流和建立关系的一种简便方法。 

5.让自己对团队有用

毫无疑问，作为经理，您的工作量很大。从保持与客户的关系持续发展到确保团队达到目标并按绩效进行跟踪，还有很多事情要做！ 

但是，成为经理的最大组成部分之一就是使自己对团队有用。可以谈论与工作有关的问题，甚至可能是一些个人问题（取决于问题和您的关系），对于团队成功大有帮助。 

这种简单但影响深远的行为会在您和您的团队之间建立信任感。实际上，根据盖洛普（Gallup）的一项研究，强大的管理人员按照他们希望从团队中看到的内容来实践自己的讲道，这是最近员工敬业度飙升的主要原因。换句话说，如果您履行自己的价值观，就可以教会团队，您会看到更多愿意工作的敬业员工。那么忙碌的经理该如何为员工安排时间表呢？

有几种方法可以解决此问题：

举行“办公”时间：对于许多学院和大学来说，教授的办公时间是专用时间，学生可以在其中提问，集思广益或在课堂外获得更多帮助。可以在工作场所使用相同的方法。每周为“办公时间”预留30分钟或一个小时，并鼓励员工利用这段时间与您会面。

每周1对1进行：经典的1对1会议是使您的团队参与其中的好方法。与您的每个团队成员安排一次单独会议，可以是SparkleComm视频会议，可确保您积极地支持他们并可以进行交谈。

强制执行“敞开大门”的政策：使自己对团队有用的最好方法就是让他们知道您在那儿。明确指出，员工可以向您提出任何问题，疑问或挑战，而无需提出任何问题，这可以建立您团队之间的信任。

6.与团队建立真诚的关系

向您的远程管理注入同情心的最佳方法（可能是唯一的方法）是与团队建立真正的关系。如果您与每个员工都没有基本的联系，那么领导移情将是一个挑战。

在虚拟环境中这可能很困难，尤其是在您团队中有新成员尚未亲自见面的情况下。但是可以在远程工作时与同事建立真正的关系。让我们看一下几种方法：

练习主动聆听：根据最近的一项研究，高质量，无判断性的聆听可以对情绪和态度产生积极影响。要成为更好的主动听众，请消除干扰并专注于每个人的讲话。他们说完之后，请总结您刚刚听到的内容，并确保您清楚地理解它们。这可能需要一些练习，因为在工作场所分心的事情很普遍，但它可能对您的团队产生长期的积极影响。对于远程员工，你可以选择给他打一个SparkleComm视频电话，倾听他的烦恼。

分享团队的成功：建立与员工关系的一种绝佳方法是建立员工并庆祝美好事物。无论您是庆祝工作中的胜利还是个人生活中的胜利，花时间让您的团队感到重要和认可都对建立人际关系产生了奇迹。

谈论与工作无关的事物：要真正认识某人，您必须探索工作以外的主题。他们住在哪里？他们喜欢在那里生活吗？他们结婚了吗？他们有孩子或宠物吗？这些是有助于建立真正关系的问题。使它们成为您日常运营的重要组成部分。

保持积极，避免八卦：办公室八卦从来都不是在工作场所中产生的生产力或特别好的事情。但是，它确实发生了。有时，员工需要发泄或觉得自己受了冤屈。尽最大努力制止办公室闲话的发生，并将其交换为积极的态度。如果一个团队成员与另一个团队成员有问题，请确保直接与他们解决问题，而不是向其他同事八卦。 

您是否需要与同事讨论重要问题，但是他们都在不同的城市或大洲工作？

没问题。安排电话会议并讨论您需要的一切。

您知道如何使电话会议真正有效吗？

以SparkleComm统一通信系列中的的SparkleConference电话会议为例，主要从以下几个方面考虑：

1.开始通话

遵守时间表并及时加入通话。

技术有时会失败，因此您应该在计划的开始之前登录几分钟。

如果您设法顺利登录，则可以花时间浏览议程要点或喝杯咖啡。

如果出现问题，您仍然有时间再试一次或致电IT部门，以避免压力和延迟。

2.通话中的沟通

如果这是一次正式会议，或者您与不认识的人交流，请确保自我介绍。

坚持议程和相关主题。

否则，SparkleConference电话会议很容易变成关于谈论家常、关注时事新闻的讨论。

说话要清晰，并确保每个人都能理解您想说的话。如果您使用其他语言交流，请格外小心。

例如，如果您使用方言交流，并且您不是当地人士，听起来简直不要过分别扭，因为您的同事很可能听不懂任何事情。

3.SparkleConference电话会议期间该怎么办？

这样的举动是一次“传统的”面对面会议，唯一的区别是参与者与您不在同一个房间。

记下笔记并遵守礼节——不要说话太久，说话时不要打扰别人。要充分利用通话，请在通话结束后尽快记录分钟。

如果您在通话过程中实时记笔记，这将更加容易。

您也可以决定进行通话记录，以便随时返回。SparkleConference电话会议消除了任何距离障碍。

有各种各样的软件可以提供帮助，只需选择适合您需求的软件，然后将SparkleConference电话会议提升到一个新的水平。