由于COVID-19 ，移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工，客户，团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议，以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是，当然，虚拟会议可能会出现问题。
无论您从事哪个行业或地区，虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务领导者，专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作，提供更好的项目成果，并在多个时区建立人才，创意和技术团队。
但是，仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制，并不意味着领导者和管理者应滥用对他人时间和工作时间的访问权。变焦疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语，可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。
还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康，以避免虚拟会议的共同挑战。
虚拟会议的挑战以及如何解决它们
通过准备和实践，可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南，您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。
以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战，您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并引导有益的电话会议。
变焦疲劳并降低生产率
在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词，它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易，因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。
但是，具有创造性和技术性角色（如设计，编写和软件开发）的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时，他们的生产力和输出开始下降。
使用虚拟会议解决此问题的方法很简单：安排更少的会议。作为项目经理，您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议，限制会议持续时间，并使用SparkleComm等协作工作区来处理快速问题和更新。
技术问题和浪费时间
技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议，您可能仍会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。
解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理，您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。
这样，如果您遇到技术挑战，您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划，而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。
沟通差距
虚拟会议仅限于音频和视频提示，而面对面的会议则不像肢体语言，语调，步调和手势来增加说话者的语音。
这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题，并帮助您清楚地传达关键点。
1. 事先分配清晰，简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。
2. 为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一：消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。
3. 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音，并在通话期间坐在安静的地方。
4. 使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员，并记住当您需要每个人的回应或贡献时，请按姓名呼叫每个人。
5. 坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛，偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议，那么他们很可能会准备就绪，精力和精力更加集中。
6. 始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前，请每个人问他们接下来的步骤，以确保每个人都知道自己的责任。
遥远的时区
有时，您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友，客户或利益相关者。
作为项目经理，您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表，但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议，特别是在经常性会议的情况下。
当您为每个参与人员安排最方便的时间时，您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议，充满动力的团队以及成功的总体机会。
使用SparkleComm，使虚拟会议中的问题成为过去
从面对面会议过渡到远程会议可能需要很多时间才能适应。幸运的是，SparkleComm帮助团队组织会议记录，创建和分配任务，跟踪项目进度以及管理团队工作量。
试用我们的技巧应对虚拟会议的挑战，然后开始使用我们灵活，强大且协作的工作管理软件。立即申请免费试用！