如何提高开会的效率(一)

在日常工作中常常会参加非常多会议,尤其部门领导或公司负责人,更希望通过会议上的沟通交流得到问题解决的方法,然而如何提高会议的效率和质量呢?

首先我们要明确的两件事,一是我们为什么要开会,二是在会议里面不同的人所扮演的角色。

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其实非常多时候会议效率低下,主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了,然后听的稀里糊涂开始犯困,最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会,效率可言至少提高一半。

说到底,开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法,应该是最开始的时候就已经针对脑子里成成形的想法各抒己见,按照问题的核心找出最佳解决办法。

头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议,因为它的着眼点是要激发大家的思维,围绕问题创造出新的可能方案,却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的,因为我们都在被动地去接受,而没有办法去表达自己。因而小编建议布置任务这样的东西,以邮件的形式传达清楚,包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。

所以,一句话,我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会

在会议里面的角色,大家应该体会很深。一般有人在主讲,有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用,他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题,并且时刻调度会议氛围;参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者,一般就要作为会议的引导者。

接下来要解决的问题是:当我们要开会的时候,我们应该干什么?事情都有从准备到进行到收尾的过程,会议也一样。


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Lynn

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