主持电话会议时不应做的5件事

主持音频会议听起来很容易,但事实并非如此。实际上,主持人在电话会议中遇到的问题比在实时会议中遇到的问题更多-无论是技术还是参与方面。他们不仅必须确保所有与会者都参加电话会议, 而且还必须确保在主持人监督讨论时发言人和听众之间有适当的参与。

知道该做什么和不该做什么是至关重要的,因为不这样做可能会使主持人的声誉和信誉受到威胁,尤其是在将来的音频会议中。而且,如果主持人的工作做得不好,那么会议将毫无成效,并且很可能浪费了每个人的时间。这就是为什么加倍努力成功地促进讨论尤为重要的原因。

请注意避免这些错误,以确保SparkleComm电话会议顺利进行:

主持人应避免的错误以及解决方法

  • 1.准备不足。

没有过度准备的事情-相反,露面不准备是主持人可能犯的最严重的错误之一。没有任何准备,出现问题时您将不知道会发生什么。

为了解决这个问题,在开始SparkleComm电话会议之前,您需要注意一些事项:

了解会议的议程以及发言人的姓名和相应的主题。
提前将议程安排给客人,以帮助进行更有成效的讨论。
确保每个参与者都经过了技术检查,并准备好进行实时通话。
在讨论之前,请与发言人确认主题详细信息。
为参与者制定一些基本规则,尤其是在问答环节。
  • 2.没有做足够的研究。

做一些研究很重要,特别是如果该主题不在您主持人的专业范围之内。不需要了解有关该主题的所有信息,因为您只是主持人,并且不想让主持人蒙上阴影。

研究可能是一个好主意的样本是听众可能会提出的问题。

  • 3.说话太多。

担任主持人并不意味着您是电话会议的主要吸引力。避免说话过多,并记住听众是来演讲的,而不是主持人。主持人的工作是指导发言人。请确保简明扼要。

  • 4.无法与演讲者协调。

在召开SparkleComm电话会议之前,请先与演讲者协调会议议程和时间分配。确认他们的主题详细信息和电话的覆盖范围。还建议与他们一对一联系,而不是仅通过一封电子邮件与他们进行交流,因为这样可以更轻松地解决时间表重叠问题。然后,向所有发言人发送包含最终详细信息的摘要电子邮件。

此外,请确保扬声器完全舒适,并事先解决他们可能遇到的任何问题。发言者偏离或继续发言超过其分配的发言时间并不罕见,因此在会议期间与您交流如何以谨慎而有礼貌的方式向他们传达这些信息将非常有用。了解如何在正确的时间进行干预,并确保尊重他人。

  • 5.不注意时间。

确保音频会议按时开始和结束,并确保每个演讲者都有足够的时间谈论其主题。您还必须注意参与者可能需要什么,并确保他们受到关注。随时保持警惕,以解决可能出现的任何技术问题。

担任主持人绝对不是一件容易的事,因为在电话会议之前,期间和之后都涉及很多职责。对于仍不具备主持能力的人,他们可以选择运营商协助的电话会议服


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本文发布者:

印义丹

印义丹

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