改善下次电话会议的6条提示

确实,随着电信技术的迅猛发展,面对面的董事会会议的数量正在下降。随着工作人员变得越来越偏远,越来越多的人选择在家工作以及需要来自不同办公室(甚至来自世界各地)的同事进行协作,电话会议已成为一种常见的习惯。

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但是尽管有电话会议带来的好处,但许多人还是害怕成为其中的一员。如果您曾经加入过,甚至曾接待过他们,您将直接了解他们可能造成的灾难。以下是六个技巧,可帮助您改善下一次会议:

1)提前准备会议

尽管这很明显,但您应该始终提前组织电话会议。您还应该有一个既定目标,以便会议确定方向。这将导致您和您的团队在会议期间可以努力制定的议程(或子目标),以便每个人都可以专注于主题,而不必讨论其他讨论。在我们的网络计划系统中,您可以在创建电子邮件邀请时向团队发送会议的主题和议程。只要记住保持邀请相关,简短即可。您的团队绝对不能在一个1小时的电话会议上制定出全年的计划和项目。

2)尽量减少分心

办公环境中有很多干扰因素可能使您无法工作。这份《哈佛商业评论》文章列出了人们在进行电话会议时所做的许多事情,包括吃零食或完成其他工作。有些人甚至放弃通话,然后声称自己已经入睡。有关减少干扰的技巧可以在loogear.com博客中找到。

3)拥抱视频会议

尽管我们中有些人仍然更喜欢基于音频的会议,但视频会议的加入开始在工作场所获得认可。由于参与者保持彼此的视线,因此每个人都保持着手头的话题。该屏幕共享功能,还增加了另一种视觉层面的会议,并创建一个更深入的讨论。

4)让每个人都遵循“会议礼节”

为了确保每个人都注意电话会议的目的是“把事情做好”,而不是在周末闲聊,每个人都应该遵守会议礼节。每个人都放弃了工作,全力以赴加入通话,因此,不要浪费时间,这一点很重要。像面对面的会议一样对待您的电话会议

5)分配角色并使所有人参与进来

如果以前的会议进行得不太顺利,则应考虑让更多的人在其中扮演积极的角色。会议应有一名领导和一名主持人;领导者是组织和主持会议的人,而主持人则确保会议按计划进行。如果有人在拥抱麦克风,请不要害怕将其静音。如果某人安静,请他们分享想法,使会议对所有参与者都具有包容性。确保您留出时间欣赏每个人的贡献,以便会议以圆满的结尾结束。

一个好的组织就像一台机器,它需要充满油脂的齿轮。由您的同事组成的齿轮。主持电话会议是一种使每个人都参与并保持最新状态的方法。

6)使用SparkleComm

如果您希望获得最好的电话会议,那么只有使用最好的服务才有意义!SparkleComm可让您完成上述所有工作,甚至更多。如果您需要更多信息,可以在我们的网站上找到功能的完整列表。

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zhangyue

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There is no love queen of the world.