UCaaS 支持在家混合工作的 3 种方式

UCaaS 可以支持在家混合工作的通信工作流。了解 UCaaS 如何减少隔离、提供办公室级用户体验并管理工作与生活的平衡。

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COVID-19 大流行迫使许多企业将员工转变为在家工作模式。远程工作趋势已经建立多年,但 COVID-19几乎在一夜之间将其推向了新的水平。包括统一通信即服务(如SparkleComm)在内的基于云的技术在使这种新常态成为可能方面发挥了关键作用,并且结果好于雇主和雇员的预期。

随着 2022 年的临近,企业正在探索如何安全地将员工带回办公室。对于许多员工来说,在家工作已经变得足够舒适,现在已成为他们首选的工作方式。为了让这部分劳动力保持快乐和参与,IT 决策者必须认识到远程工作生产力需求与基于办公室的工作不同。IT 决策者必须解决在家中混合工作的三个挑战,并探索 UCaaS 如何提供帮助。

在家工作的挑战1:克服孤立

远程工作在 2020 年之前对许多员工来说都是新鲜事物,可以说并不是每个人都适合远程工作。当然,在办公室也是如此,这也是一段时间以来远程工作成为一种增长趋势的原因之一。在这两种情况下,UCaaS 都是提供一致工具集的关键推动因素,无论位于何处。然而,同样真实的是,云和数字技术改变了工作的性质,不再需要传统办公室的物理装饰来提高工作效率。

除此之外,隔离可能是远程工作的最大缺点。随着健康成为混合工作的重要考虑因素,企业必须对这一现实保持敏感。这是 UCaaS 的另一个强大用例,因为这些类似SparkleComm这样的统一通信平台为与办公室和家中的同事交流提供了多种选择。

由于此刻发生了如此多的人际接触,值得注意的是,大多数 UCaaS 应用程序都是实时或接近实时的。例如,异步渠道,如电子邮件,缺乏消息、视频和语音的即时性,所有这些都是与他人面对面交流的良好代理。再加上SparkleComm视频会议的沉浸式特性,UCaaS 提供了许多工具,可以在很大程度上解决远程工作带来的隔离问题。

在家工作的挑战2:拥有办公室级的用户体验

远程工作进展缓慢,主要是因为居家环境不及办公环境。可靠的宽带可能会不一致,而且云之前的世界只能为远程工作者提供有限的工具集。在许多情况下,这些工作人员在其移动设备上的协作能力比有线端点更好。但是移动体验仍然不够好,而且在很长一段时间内都不切实际。

所有这一切都随着 UC,尤其是 UCaaS 发生了变化,UCaaS 只需要宽带连接即可提供更好的用户体验。事实证明,云的进步在支持远程工作方面具有变革性,这催生了当今许多 UCaaS 供应商所呼应的随时随地工作的口头禅。

当员工在家中可以像在办公室一样使用相同的工具集时,在家混合工作的优点就会变得更加强大,而缺点也更容易被容忍。此处的关键是 UCaaS(如SparkleComm) 支持无需绑定到办公桌或会议室的互动协作形式。反过来,这又支持与无论身在何处的同事进行无缝通信。

在家工作的挑战3:管理工作与生活的平衡

虽然 UCaaS是远程工作的关键推动者,但它也可能让事情变得过于简单。数字技术带来了很多效率,但副产品之一是永远在线的文化。多年来,它一直是 24/7 的经济体,但当今技术的实用性和可负担性使其能够渗透到我们的个人生活中。

几乎所有的知识工作者都在为家庭和工作之间的不断模糊而苦苦挣扎,而这种情况只是在大流行期间被放大了。许多员工最终在办公室工作效率更高的一个关键原因仅仅是因为人们可能发现很难将家与工作分开。

正如SparkleComm UCaaS 使在家工作变得容易一样,该技术还可用于帮助创建边界,让员工休息更多、在工作时间远离社交媒体或提醒他们专注于截止日期或会议时间表。当 AI 功能融入SparkleComm UC 应用程序时尤其如此,因为 AI 会随着时间的推移学习工作人员模式和时间表,以便更轻松地设置和管理用户定义的边界,并考虑到工作与生活的平衡。

混合工作对小型企业的好处

COVID-19大流行带来的少数积极因素之一是工作实践革命的加速。当然,远程工作是被迫的,但事实证明,有了正确的技术,企业不仅可以生存,而且可以蓬勃发展。

现在,他们已经体验了在家工作的世界,企业主和员工需要做出决定。那些喜欢远程工作的人可能并不热衷于全职返回实体办公室,而其他人则会在这一点上苦苦挣扎。

流行的答案似乎是混合工作模式。根据我们的研究,目前超过一半的企业至少部分处于偏远地区。混合工作可能非常有效,但也并非没有挑战。

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什么是混合工作?

混合工作模式包括远程、半远程和办公室员工的混合。根据公司设置,混合型员工可能会在固定日期上班,也可能会挑选。其他人可能永久在办公室工作或全职远程工作。

以前,大多数企业主要以办公室为基础,但现在五分之三的企业至少部分偏远。小企业现在一路领先,虽然大多数的组织计划,在大流行后以支持混合的劳动力。

混合工作场所使用技术(如SparkleComm统一通信协作工具)来实现随时随地工作并使每个人保持联系。如果您正在考虑使用此模型,那么您必须制定策略来培养团队文化和业务增长。

混合工作对小型企业有什么好处?

对员工更好

根据调查显示,人们对远程工作的态度有所改善,66% 的企业对此持积极态度。超过四分之一的员工表示,由于灵活的工作模式,他们去年喜欢与家人共度更多时间。

甚至在 COVID 之前,灵活的工作选择就已成为一种期望。混合工作可以更好地平衡工作与生活并改善心理健康,当员工能够根据他们的生活方式和承诺适应工作时,他们会感到更加放松。

如果员工不需要每天都待在办公室,他们的通勤压力、成本和耗时就会减少。此外,远程工作意味着他们不必住在办公室附近——因此他们可以选择住在更实惠的地区,而不是搬到大城市。

所有这些都意味着更快乐、更敬业的员工队伍,进而带来更高的绩效。将混合工作人员与SparkleComm统一通信等应用程序连接起来很简单,SparkleComm将业务呼叫、团队消息传递和视频会议集中在一个地方。

更适合企业

混合工作的灵活性对企业来说非常有用,尤其是因为它提高了员工保留率。事实上,53%的小企业员工表示,如果拒绝灵活的工作安排,他们更有可能离开。

混合团队意味着您的企业受益于更广泛的人员和技能组合。虽然居住在当地的人可以在办公室工作,但您也可以从世界任何地方招聘远程员工(并与不同时区的员工 24/7 全天候工作)。这个概念对于不断增长的业务也是可扩展的。

混合工作模式降低了成本,非常适合小型企业。在办公室工作人员较少的情况下,您可以拥有更小的办公空间,可能位于城外而不是昂贵的城市。您将节省租金、水电费和设备。 您无需支付如此多的差旅费用,而且减少通勤到工作场所的人数也有助于改善环境。借助较小的办公室团队,您还可以保持社交距离,打造更健康的工作空间。

难怪根据调查的商业领袖中有66% 对混合工作持积极态度。

通过单一平台上的会议、电话和聊天功能统一业务通信

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每家企业都应该能够利用一流的通信功能来支持运营和发展。 囊括视频聊天电话功能的SparkleComm统一通信解决方案会减少可能阻碍发展的技术混乱,简化关键商业资产的管理,并且提高工作效率。

以下是现代企业面临的一些挑战,还有将聊天视频电话通信整合到一个统一平台会如何简化工作流程并改善任何组织的协作。

技术混乱

想要更好地掌握杂乱的通信解决方案? 您的员工是否知道该在何时使用哪些工具? 为了更新一位用户的设置,您是否必须登录多个系统门户网站?

SparkleComm统一的通信平台有助于缓解这些管理难题,具体方式如下:

1)减少复杂的管理 – 使用一个仪表板轻松管理所有通信解决方案,您可以轻松地为用户配置许可证、更改许可证权限、管理自动助理或呼叫路由,还可以构建满足企业需求的通信基础架构。

2)实现一致性 – 使用单一平台上的电话聊天视频会议,您只需要培训员工使用一个平台,不必针对来自多家供应商的多个平台提供培训和支持。

3)减轻 IT 团队的工作负担 – 如果您拥有一站式空间,IT 管理员可以在其中解决所有通信问题,而无需应对不同系统和不同供应商,会怎么样?

通信灵活性不足

如今许多员工都在家办公,跨越不同地区和时区。组织必须为员工提供所需的通信灵活性,才能提高工作效率并提供优质的客户服务体验。

您的通信平台必须:

1)提供他们所需的全部工具 – 无论您的团队需要进行视频协作、快速与同事交流信息还是通过电话提供客户支持,SparkleComm统一通信平台都可确保他们实现最高效的通信。

2)确保灵活通信 – 通过将聊天升级为电话会议视频会议的功能,用户可以轻松提升通信效果。

4)实现随处办公 – 对于如今的远程和混合式劳动力,移动性至关重要,您的员工必须能够在办公室、在家或随时随地开展工作。

不断变化的业务需求

您的通信解决方案仍有提升空间;他们可以成为业务推动因素。SparkleComm 统一通信平台在企业发展的过程中提供原生支持,包括:

1)与领先业务解决方案的集成 – 您的所有通信工具是否已经与其他领先业务解决方案集成?

2)可靠的安全通信 – 端对端加密、安全会议控件和遍布世界各地的云基础架构等功能有助于企业信任其解决方案的安全性和可靠性。

3)随发展而演变的基础架构 – 随时间推移,您的业务需求必然会发生变化,而SparkleComm通信平台可以随着需求的变化而发展并调整。

不同类别的视频会议

在选择视频会议方法时,了解将如何使用该技术非常重要。如果主要用于董事会或会议室,那么传统的基于硬件设备的解决方案可能仍然效果最佳。否则,请考虑使用个人使用的视频会议类别。

个人使用的视频会议可以通过专用的桌面设备进行,内置于桌面电话中,或者是使用桌面或移动设备摄像头的基于软件的视频会议(又名网络会议)产品如SparkleComm视频会议软件。

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会议室可以配备使用专用设备的个人视频会议;结合相机、计算和音频设备的套件;或者可以连接SparkleComm视频会议平台的笔记本电脑。

了解各种视频会议应用程序部署模型也很重要:内部部署、SaaS 和混合云。IT 必须决定视频会议是独立进行还是集成到具有其他功能(例如 IP 语音和网络研讨会软件)的 UC 平台中。

视频会议软件和供应商

不乏企业级视频会议供应商,包括 Avaya、Cisco、Fuze、Lifesize、Microsoft、Mitel、Poly、RingCentral 和 Loogear

该类型的架构模式的企业要实施将有助于确定哪些厂商追求的目标。企业还必须决定他们的平台是来自多用途供应商还是单一用途供应商。

企业应根据以下标准对其供应商进行评估: 企业最终用户的地理位置;从传统视频会议平台迁移路径;与同一供应商和第三方服务的集成;定价和许可模式;和技术支持选项。例如,loogear提供了定价低廉的能与第三方集成的SparkleComm视频会议系统。

视频会议的实现

实施视频会议技术在某些方面很容易,但在其他方面却很困难。例如,从头开始编写代码以向应用程序添加视频功能是一项艰巨的任务。

有人建议通过 API 将某些功能卸载到其他服务。这能达到更快的开发时间、成本节约和更新的功能。API 可以启用的一些功能,包括虚拟背景和选择 API 供应商的最佳实践。

端点是视频会议实施的另一个重要方面,不容忽视。企业在评估端点时应考虑三个因素:员工使用视频的频率;他们在公司中的角色,例如他们是否面向客户;以及如何资助端点。

每个组织都根据其用户的需求实施不同的视频会议,尤其是在混合工作环境中。下面收集了以下五个技巧来改进混合视频会议:

1.为会议室添加视频功能,例如可以采用SparkleComm的视频通话功能。

2.考虑虚拟白板。

3.使用第三方设备升级视频通话质量。

4.根据需要补充远程连接。

5.建立文化规范。

远程员工的视频会议最佳实践

向员工推广最佳实践首先要实现专业的家庭视频会议设置。 员工将全部或部分时间远程工作的企业应评估员工的家庭办公环境,并进行调整以提高应用程序性能、视频质量以及摄像头外观和舒适度。

这需要根据视频和音频质量、高速连接和最佳工作流程来选择合适的设备,这可能需要多台显示器。接下来,考虑设置如何照亮和构图用户。其中一些是教授的,例如理想的摄像机角度,有些是购买的,例如环形灯。企业应帮助用户了解某些会议的专业要求,例如品牌虚拟背景的使用、高端外置麦克风以及屏幕共享功能的正确使用方式。

除了在家办公的最佳实践之外,公司还应考虑一些基本的会议最佳实践以避免倦怠,包括将SparkleComm会议限制在一个小时以内、减少用户必须参加的会议总数、重新设定参与者是否需要参加会议的期望在镜头前,避免连续开会。

在由大流行引起的远程工作迅速启动之后,企业对类似SparkleComm视频会议的使用现在处于最佳状态。IT 和用户需要适应不断变化的工作环境,以充分利用迅速成为必不可少的生产力和协作工具,无论员工是远程还是在办公室。

采用视频会议的挑战

视频会议具有很多优点,但确实存在一些挑战,其中最大的挑战是如何确保员工在办公室或远程时获得相同的用户体验。因为任何让会议体验变得复杂的事情都不会得到太多关注。

从用户的角度来看,视频会议平台必须易于导航并具有相似的外观和感觉,无论如何或在哪里访问该平台。

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带宽可能是另一个重大挑战——特别是如果用户大部分是远程的并且无法访问高速连接。IT 领导者必须花时间了解其首选视频会议平台的带宽要求,包括对高质量视频的要求。如果用户遇到严重的延迟,他们会感到沮丧并放弃平台。当然你可以按照一些有效的方法计算办公室和远程用户的视频会议带宽要求。

如何在办公室处理视频会议是另一个挑战。固定室内系统可能过于昂贵和复杂,无法吸引那些希望视频会议平台具有易用性、移动性和敏捷性的用户。这些系统还往往需要指定的视听技术来协助会议设置。现在,供应商提供了一系列即插即用系统,这些系统更具移动性,并且具有帮助面对面和远程参与者共享体验的功能。例如,劳格 SparkleComm视频会议软件将房间中的每个参加者视为一个人,就像远程参加者一样。

归档、存储和管理视频会议生成的文件可能会让人头疼,尤其是当企业处于高度监管的行业(例如金融或医疗保健)时。例如,法规可能要求 IT 记录和保存视频和音频文件以及在整个电话会议期间可能发生的聊天讨论和文件共享。庆幸的是,劳格 SparkleComm视频会议系统支持讲录用同步转化为会议纪要文本的功能。文本按照发言人记录,记录中包含了发言人的发言内容的文本,同时提供发言人发言录音的超级链接,方便会议纪要整理者的最后核对。

安全性是视频会议中的一个严重问题,尤其是随着该技术用例的增加。远程医疗现在是视频会议平台的流行应用程序,但隐私法规规定了平台的使用方式,包括可以打开哪些功能以及谁可以使用它们。

公司必须确保用于访问视频会议平台的设备得到正确配置和保护,并且监控工具到位以注意任何安全异常。

安全专家提供了以下11 个视频会议安全最佳实践:

执行会议的开始权;

启用等候室并验证与会者;

不要重复使用会议 ID;

添加会议密码;

达到法定人数后锁定会议;

提醒与会者是否正在录制会议;

使用虚拟背景;

谨慎对待聊天室;

使软件保持最新;

使用加密;

禁用不需要的功能。

劳格科技SparkleComm就是一个安全性极高的视频会议平台,它拥有上述所有的视频会议安全最佳实践。