注意你的礼仪!改善联络中心礼仪的 7 个技巧

开门。准时。有礼貌总是好的。陈词滥调,但是真的。即使是在客户服务行业(礼貌是最重要的),被提醒也没有坏处。SparkleComm呼叫中心是充满活力和活力的地方,有很多活动在进行。尊重和保护时间、人员和流程是关键。要注意这些提高SparkleComm呼叫中心礼仪的建议:

1、微笑服务。 我最喜欢的客户服务最佳实践?微笑服务!通过说话时自然微笑,您的声音会发生变化。当你微笑时,你的声音会表现出一种听起来更吸引人的真诚态度。微笑不仅有助于形成客户对座席的第一印象,还可以解除警戒——尤其是在来电者情绪激动的情况下。这是简单而真实的:客户服务几乎总是从微笑开始。

2、倾听并在场。 对于SparkleComm客户服务代理来说,“积极倾听”似乎是一个非常明显的入门级要求。主动聆听(即完全专注于所讲的内容,而不是被动地“聆听”)是一项核心技能,不仅涉及聆听。在场需要集中注意力,如果您在他们说话时因多任务处理而分心,这将有风险。尽量减少干扰。

3、对你的代理人表现出礼貌。 没有什么比在后台嗡嗡作响的社交聊天更能消除注意力和注意力的了(请参阅提示 #2!)。尊重他人,尤其是在场上。保持低调的私人谈话。休息时,使用休息室。将生日庆祝活动保存为休息室。

4、打包一些额外的耐心。 客户可能会被激怒或生气——您通常可以在互动的前几分钟内衡量这一点。有时它是有保证的,有时则不是。无论哪种方式,您都是在为客户服务。经验丰富的SparkleComm客户服务代理知道不要把它放在心上。为了让愤怒的顾客平静下来,您可以在这里练习同理心,避免煽风点火。化解粗鲁的一个简单方法是说:“我可以为您解决这个问题,但前提是我们可以冷静地讨论它。”

5、展示您的信心 - 以及您的能力!客户希望您成为专家。毫无疑问,这对代理商来说是一项艰巨的任务。您为客户找到信息的速度越快,您的互动就越高效(且无压力)。知道如何浏览您的知识库。熟悉搜索的关键字和技巧,包括书签和掌握信息更新。

6、一诺千金。 守信守信。如果你答应回电,就回电。始终让客户了解情况。对于可能需要采取进一步行动的更复杂的问题,请明确下一步。准确地向他们解释你将如何跟进——然后去做。

7、注意时间表。看多米诺骨牌! 注意遵守你的日程安排。在SparkleComm联络中心,一切都取决于时间表。即使是轻微的违规行为也会很快造成严重破坏,影响操作,如倒下的多米诺骨牌。遵循分配给您的时间表对他人有礼貌。

很简单,对吧?基本的联络中心礼节实际上涉及到尊重人和时间。您改善SparkleComm联络中心礼仪的最佳技巧是什么?

转向 VoIP 看起来很难吗?不是这9个步骤

您知道,采用相同的旧策略、软件和方法不会帮助您的企业取得成功。幸运的是,可以改善您的业务工作流程的新数字工具正在不断涌现。

VoIP 电话服务也不例外。

托管 VoIP 为您提供高级 PBX(专用分支交换)功能,无需安装成本。它还可以帮助您将语音与其他频道集成。

那么,您如何切换到 VoIP,您可以免费使用 VoIP 平台的某些元素吗?

要从传统电话线切换到VoIP,您需要与 VoIP 提供商取得联系。你只需要一个足够好的互联网连接来支持SparkleComm(想想宽带连接)。

如果您正在寻找更全面的演练,此分步指南将为您提供设置虚拟电话系统所需的一切。这比你想象的要容易!

如何通过 9 个步骤切换到 VoIP

1) 计划切换到VoIP

将您的传统电话系统切换到 IP 语音曾经是一个庞大的项目。

以前,您需要另外两打步骤才能在办公室设置专用交换分机。对于中小型企业来说,仅靠VoIP 要求和硬件成本是无法克服的。

使用云 PBX 解决方案,情况不再如此。但这仍然是技术的重大转变。在没有合适的基础设施或培训的情况下,不要急于切换到 VoIP。这一切都始于一个计划。

2) 测试您的互联网连接是否足以支持VoIP

使用 VoIP 技术,语音数据通过互联网传输到SparkleComm电话网络。快速稳定的互联网连接是健康的VoIP 系统的基础。

我们建议使用每条线路至少 100 kbps(或 0.1 Mbps)的有线宽带连接。对于 20 条线路,您应该至少有 2 Mbps。

下载和上传速度都需要满足这个要求。光纤连接是最好的,但企业级电缆或 DSL 互联网连接也能正常工作。

您还可以使用 Wi-Fi 来运行您的 VoIP电话系统。唯一的区别是您的连接不是有线连接。

使用我们的VoIP速度测试测试您的连接速度是否足够快。如果您当前的互联网速度不够快,您需要在切换到 VoIP 之前对其进行升级。

3) 准备您的网络基础设施

即使您已经覆盖了带宽,您的网络硬件也可能无法胜任这项任务。如果您使用无线路由器或多个路由器,则需要进行一些更改。

VoIP 技术最好直接连接到路由器或交换机设置中。使用以太网电缆将每部电话插入网络交换机。这些网络交换机然后连接到路由器以获得快速和智能的网络性能。

较大的办公室可能需要多个交换机和虚拟 LAN ( VLAN ) 配置。VLAN 旨在以有组织的、战略性的方式通过 MAC 地址对网络进行智能分段。这通过降低网络拥塞来提高 VoIP 设备性能。

分层路由器会影响 VoIP 呼叫并导致技术问题。这就是为什么你应该使用开关代替。您的网络交换机必须能够处理 VoIP 流量。

避免使用“双 NAT”,这意味着在到达您的 ISP 之前,内部有两个独立的网络。SIP 协议中的关键功能要求路由器动态允许来自 VoIP 提供商的流量。以串行方式使用多个路由器会干扰建立可靠的电话呼叫。不要忘记关闭 SIP ALG。

4) 找到合适的 VoIP 提供商

大多数小型企业不准备花费数千万来开始使用 VoIP。有了云PBX解决方案,您就不必这样做了。

这并不意味着您可以选择任何公司并体验一夜成名。出色的互联网服务、完美的网络和顶级的电话并不一定能保证更好的通话质量。VoIP 提供商的数据中心是一个重要因素。

访问分布式数据中心网络意味着您的手机连接到速度最快、延迟最低的 VoIP 服务器,以完成高质量的电话通话

5) 利用免费的高级商务电话功能

一旦您决定了提供商,您就应该实现基本的商务电话功能。如果没有这些功能,您的新 VoIP 电话系统可能只能拨打或接听电话。

确保您的 VoIP 提供商候选名单包含这些功能作为其标准包的一部分。

  • 自动服务员 一个自动应答是基础的现代呼叫中心。通过使用电话拨号盘上的号码,呼叫您公司的客户始终会被引导到正确的部门。现在,小型企业将此功能内置到其公司的电话服务中。

  • IVR(交互式语音响应) IVR 或交互式语音响应,是一种电话菜单,可帮助公司路由来电。来电者输入基于语音识别。然后 IVR 将它们路由到适当的号码或代表。

  • 忙时自动呼叫转移 有时两个客户同时打电话。通过自动呼叫转移,您可以确保 VIP 客户永远不必等待。

  • 呼叫排队 与保持音乐或回铃音相比,客户更讨厌忙音。如果他们无法联系到您的客户服务,他们可能会放弃尝试。

呼叫排队,也称为呼叫等待,始终保持您的线路畅通。呼叫者等待轮到他们;当您的代理下次有空时,线路会接通。

  • 会议桥 VoIP 系统的优势之一是能够免费主持电话会议。这消除了长途电话费用并改善了协作。在您可以使用电话会议之前,您必须设置会议桥。

一些 VoIP 提供商甚至在其套餐中包含视频通话。这使得协作更加容易。您无需支付昂贵的费用来启用视频会议。

  • 分机拨号 通过扩展,您可以为企业中的每个座席或团队创建一个唯一编号。当您的客户拨打您的主线或免费电话时,他们可以直接拨打正确的部门。

在上线时设置分机至关重要,这样员工就可以轻松转接电话。此外,客户可以在致电时快速找到合适的员工。

  • 语音邮件转发 留在VoIP 电话上的语音邮件保存在托管在云中的服务器上。您可以从任何地方访问它们。可以为电子邮件和短信设置语音邮件转发。

此功能非常适合您的远程工作团队。如果您很忙,您可以轻松地将客户需求委派给装备更齐全的团队成员。

  • VoIP号码移植 移植号码意味着您可以保留与模拟电话相同的电话号码。您的客户不会因为致电旧客户而感到困惑或沮丧。保留您的本地号码,让您的客户满意。

相关:云 PBX 与本地 PBX 系统的优势

6) 选择您的VoIP硬件

下一步是确定哪种 VoIP 硬件将是您办公室的最佳选择。

要保持桌面电话设置,请使用VoIP 电话。 如果您想要免提选项,则需要VoIP 耳机。 要使用您已有的联网设备(如运行在 iOS 上的手机),VoIP 软电话是最佳选择。 想要改造您当前的模拟电话或 PBX 设置吗?使用VoIP适配器。 您可以使用 VoIP 应用程序处理来自计算机、智能手机或任何其他移动设备的语音呼叫。

这意味着您的 Android 设备或 iPhone 可以通过一个简单的移动应用程序成为您新 VoIP 系统的一部分。无需彻底检修您的设备。使用您已有的手机。

7)培训你的员工

工作场所的任何形式的变化都会给您的员工带来压力。新技术在压力变化列表中名列前茅。

在宣布日期并切换到 VoIP 之前,请运行一个培训计划。对关键员工进行新软件和硬件方面的教育。

您的IT 经理应该了解新设备如何与网络配合使用。数据分析师和经理需要熟悉分析和 CRM。

企业还需要弄清楚这如何影响他们的IT 团队结构。您应该为 VoIP系统指定一名经理吗?

8) 安装您的VoIP 电话系统

一旦你把所有的鸭子排成一排,就可以继续安装了。复杂性因企业而异。它还取决于您选择的硬件设置。

对于中小型企业来说,这可能就像在办公室插入几部电话一样简单。对于具有多个交换机的较大办公室,它可以是几个人的项目。

使用以太网电缆将您的 VoIP 电话连接到网络交换机。对于非 PoE 设置,您还需要插入随附的交流适配器。

9) 节省高达 90% 的国际通话费用

对于许多小企业来说,您的商业电话费是一笔不小的开支。电话公司为公司需要的额外功能收取高额费用。一旦你切换到 VoIP,这个成本就会直线下降。最好的部分是:VoIP 到 VoIP 通话是一项免费服务。如果线路末端的人也使用 VoIP 系统,您的业务或来电者也不收费。这是免费拨打客户电话的最佳方式之一——无论他们位于何处。

呼叫转移常见问题解答:如何使用SparkleComm转发呼叫(二)

使用SparkleComm转接电话:如何运作

SparkleComm统一通信平台的先进且易于使用的呼叫转移功能使您可以将商务呼叫转移到任何或所有设备,或者转移到队友(如果需要)。实际上,呼叫最多可以转接10个电话号码。而且,它们不一定必须是SparkleComm上的数字。

enter image description here

将呼叫路由到任何部门,分机或位置,并自定义您的呼叫转移规则。企业中的各个用户也可以设置自己的规则。

例如,您可以根据一天中的时间或呼叫者ID设置应答规则。这样,重要的呼叫者就会获得优先权。您还可以对系统进行编程以同时或按您选择的顺序依次拨打转接号码。并且可以在系统移至下一个号码之前指定响铃次数。

如果您的业务情况发生变化怎么办?使用计算机,台式机或智能手机更新呼叫转移设置既快速又简单。那你休假怎么办?暂时绕过您的常规设置,并在需要时还原。

如果您想知道呼叫者会经历什么,他们会听到SparkleComm自动话务员的声音要求他们保持。

您是否使用VoIP电话系统SparkleComm VoIP的云技术提供了透明的呼叫转移,您的公司可以一天24小时不间断地营业。

呼叫转移选项只是SparkleComm统一通信提供的多合一解决方案的一个方面。其他好处包括在任何设备上的集成消息传递和视频会议。而且,如果您需要意外离开工作场所,只需单击一下即可在台式机和移动应用程序之间切换。 SparkleComm统一通信使团队合作更轻松,更个性化,并且简化了工作流程的组织。而且,有七个内置的安全层。了解有关SparkleComm的商务电话系统的更多信息请点此链接 https://www.loogear.com/portfolio/ucs.html。

如何转接来自智能手机的呼叫

如果您仅转接个人电话,则可以通过智能设备进行设置。对于Android手机,请转到设置,呼叫转移,然后输入转移的电话号码。使用iPhone时,方法类似:转到设置,电话,选择呼叫转移,切换到“打开”并输入转移号码。

哦,如果这是您要转接的座机,请不要忘记添加区号。

如何使用您的移动电话提供商转接电话

以下方法适用于手机和座机,这是转发个人电话的另一种有用方法。

假设您的运营商是劳格科技提供的SparkleComm统一通信平台

1.当您听到拨号音时,按* 。

2.输入呼叫转移电话号码(如果是国际号码,请不要忘记查看费率)。

3.按下#键(如果您使用的是移动设备,请按通话按钮)。

4.您会听到确认音或消息。

5.挂断。

呼叫转移疑难解答

您可以通过问自己几个问题来解决问题。例如,实际上是否已打开呼叫转移?根据您的运营商,通过拨打相应号码进行确认。

您要转发到旅馆还是公用电话?使用呼叫转移是不可能的。

保持联系与呼叫转移

错过的通话给企业带来了烦恼,尤其是在来电者很重要的情况下。当您失去电话服务或无法接听电话时,呼叫转移就是答案。通过将来电路由到您选择的电话号码,与客户和业务联系人保持联系。例如,重定向到家庭电话号码,队友的电话号码或移动电话。

选择您要激活的呼叫转移类型,使用SparkleComm统一通信您将从众多精美的呼叫转移功能中受益,其中包括自定义和设置响铃次数。如果将呼叫转移作为更广泛的统一解决方案的一部分,您还将获得更多好处。

呼叫转移常见问题解答:如何使用SparkleComm转发呼叫(一)

对于小型企业,每个对话都很重要。想象一下:您要离开办公室去办事。外出时,您一直在等待的一个电话打到您的办公桌上,您错过了。太疼了。但是我们已经治愈了。

呼叫转移可以帮助您和您的企业消除未接来电,并与您的客户,投资者和其他利益相关者建立更牢固的关系。我们汇总了有关如何转发呼叫的提示,以及一些方便的呼叫转发指针。例如,使用SparkleComm统一通信平台可以更轻松地进行呼叫转移。

enter image description here

请继续阅读以了解更多信息: 

什么是电话转接?

呼叫转移的类型

使用SparkleComm转接电话:如何运作

如何转接来自智能手机的呼叫

如何使用您的移动电话提供商转接电话

呼叫转移疑难解答

什么是电话转接?

呼叫转移也称为电话转移,它是一种电话功能,允许电话所有者重定向来电。例如,转接的呼叫被转接到手机,办公室电话或座机。

假设您要全天不在办公室,但您不想错过来自其他时区的电话。通过将来自办公室电话的来电转接到您的手机或家中的座机,您仍然可以接听电话,再见错过的连接,并为改善客户体验打招呼。

值得一提的是,打开此服务后,您仍然可以拨出电话。但是由于来电会立即转移,因此您将无法在原始线路上接听来电。 

这是大多数商务电话服务中的一项非常标准的功能。您可能需要研究的其他重要电话功能是自动呼叫分配和交互式语音响应。   呼叫转移的类型

有几个选项可供考虑:

全部转接:将所有呼叫都转接到您指定的电话号码。

仅在忙碌时转接:如果您正在通话中并且接听另一个电话,则第二个呼叫将转接到您指定的号码。

仅在无人接听时转接:例如,如果您正在SparkleComm视频会议中,并且选择不接听,则呼叫将转接到指定的号码。

无法接通时转接:当没有电话服务或您的设备关闭时,来电者将转接到指定的号码。

每次呼叫转移时,您都会在原始设备上听到一声短促的铃声;呼叫转移到的号码通常会振铃。

如果需要,可以使用第二点到第四点将呼叫转移到语音信箱。如果只希望转发来自某些电话号码的电话,该怎么办?而是激活选择性呼叫转移。

如果激活将呼叫转移到长途电话号码或国际电话号码会怎样?通常会向您收取适用的费率。或像一个集成系统中的用户,收取低廉的国际费率。

如何使用SparkleComm视频找到工作

强调:

请按照以下步骤充分利用视频采访

为这个“新常态”做好准备的一切

招聘经理分享的提示

你做到了!您钉好了电话屏幕,然后就可以进入下一轮面试了。通常,下一步是面对面采访,但是时间已经改变,并且此步骤现在通过SparkleComm视频聊天进行。但是请不要着急,您仍然可以与我们触手可及的所有沟通工具建立融洽的关系,并保持良好的联系。我希望以下这些技巧能帮助您减轻可能的焦虑,并帮助您找到理想的工作!

enter image description here

准备是关键。

确保您准备好与面对面采访时一样的准备。研究公司,他们的产品或服务是什么,确保您知道该职位需要什么,并准备问题以询问您的面试官。如果您有任何后勤问题或面试前问题,可以直接在SparkleComm应用上通过聊天与招聘人员联系。利用可用的资源来确保您已做好充分准备!

熟悉技术。

在当今时代,有时候听到“您处于静音状态”或“您的视频未打开”的声音可能会如此陈词滥调,因此最好提前测试您的设置。您不必花哨的设置,但是可以考虑的一些简单的事情是良好的照明和一个不被打扰的地方,至少在面试期间。

着装得体。

如果要亲自去面试,会穿什么衣服?您不必穿得太正式,但可以模仿您所申请公司的文化的东西是合适的。确保您自上而下地表现得很好!万一您不得不站起来解决一些技术问题或出于任何原因,就不想表明您身在休闲服中(无论它们有多舒适)!

利用资源和设置来发挥自己的优势。

SparkleComm视频会议之类的工具使您可以共享您的作品集,演示文稿,视频或信息图表。如果合适,这是展示您的技能并在面试中增加一点创造力的理想平台。使您与众不同的任何事物都将引起他们的注意,这适用于面对面或虚拟会议!

提前几分钟到达。

就像您打算花10到15分钟的时间到达面试现场一样,提前几分钟单击会议链接也是一种好习惯。这将使您有机会检查相机设置,以确保对话畅通。额外的几分钟还使您有时间通过确保所有额外的窗口和选项卡都已关闭来准备计算机,并且如果您打算共享自己的作品集或演示文稿,则可以轻松访问它们。 

保持眼神交流和引人入胜的肢体语言。

当您与之交谈的人不在场且没有亲身经历时,有时很难集中精神。确保没有第二个屏幕可让您分心。保持眼神交流和良好姿势是传达您的兴趣和注意力的关键。非语言交流非常重要,在虚拟聊天过程中建立连接时更是如此。

间歇性地停顿一下。

SparkleComm视频采访期间,可能很难注意到非语言提示,因此花一点时间看一下与您聊天的人是否有疑问或要添加到对话中的内容是一件好事。这样一来,面试就会感觉到更多的对话和更少的单调。 

谢谢您的留言给您留下了深刻而持久的印象。

采访后的感谢信可以帮助您。这是一个表达您对职位的浓厚兴趣并巩固为什么您最适合这份工作的机会。在SparkleComm应用上发送快速聊天非常容易,并且是与访问者进行快速来回对话的好方法。请记住,您的面试官正在寻找同事和队友,因此建立人际关系是关键。   遵循这些提示,您将像专业人士一样面试!最终要记住,面试是展示您的技能,热情和经验的机会。对您来说,确定公司是否最适合您以及让他们为您提供报价同样重要。

 祝您今后所有视频采访都好运!