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4.内部沟通流程：在计划的这个领域，您应该概述员工将如何获得有关正在发生的事情的信息。该计划还应定义如果电话系统不再可用，员工应如何回应。该领域应包括所有媒体和社交媒体政策的硬拷贝。这时有必要介绍一套电话系统了，劳格科技的SparkleComm统一通信平台是新一代的通讯平台，融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台，企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。企业在紧急情况下使用SparkleComm系统，能将危害和负面影响降到最低。

5.重要联系人：响应团队不应该四处寻找需要联系的人的电话号码。该计划的这个区域包括团队成员的电话号码和联系信息。例子包括警察/消防部门，卫生组织以及有用的疏散中心或资源。

SparkleComm通信解决方案

由于危机中涉及的所有因素，让您的电话系统停机对于已经非常紧张的情况并不是一个受欢迎的问题。虽然没有任何系统完全防灾，但SparkleComm等通信系统提供的功能有助于确保您的计划得到有效执行。

SparkleComm通信系统提供经济高效的通信解决方案，有助于防止危机期间的连接丢失。

安全功能包括：

•服务器备份：SparkleComm提供多种服务器备份选项，因此客户始终可以管理系统并使用高级功能。

•应用集成：SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成应用。可以方便的与现有或者第三方的应用集成。如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

•灵活的设计：健全的架构和应用是SparkleComm解决方案的支柱。该设计包括N + 1冗余和基于交换机的硬件，以实现最高可用性。

投入时间来开发公司的危机沟通解决方案是组织稳定性的重要因素。因为如果企业确实面临自然灾害或危机，您将准备好迎接风暴的发生以及重要的恢复期。

将自然灾害计划放在一起可能是一个艰巨的过程，这是耗时且令人生畏的。但是，任何经历过类似危机的人都可能同意制定计划有助于确保对业务产生最小的负面影响。 您的业务最重要的工具之一是电话系统。这是一项要求，以便您获得所需的帮助，并确保员工和业务的安全。如果拨号音丢失，响应工作的第一部分将受到显着阻碍。

电话和紧急情况

虽然我们通常将自然灾害危机视为洪水，地震或火灾等事件，但水泄漏或抢劫等较小的事件对企业来说同样具有破坏性。当像手机这样的关键业务元素受到损害时，不仅生产力损失，而且业务成本也开始迅速上升。

危机计划和沟通解决方案的重要性

联邦紧急事务管理局报告说，40％成为自然灾害受害者的企业永远无法重新开放，25％的企业在危机发生后的第一年就失败了。今天成功的企业了解即使最坏的情况不太可能发生，也要做好应对最坏情况的重要性。如果发生危机，员工需要了解正在发生的事情，需要联系附近的企业，紧急响应小组可能需要回应寻求帮助。此时，劳格的SparkleComm统一通信平台就起了很大的作用，它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能，可安装于智能手机、电脑(PC／Mac)的软件客户端，员工可以利用SparkleComm方便快捷且迅速地与各方联系，最快地向紧急响应小组求得帮助。

制定危机沟通计划

在开发危机沟通解决方案时，有五个重要因素：

1.详细的沟通计划：计划的这一部分应准确定义组织如何就危机进行沟通。它应该关注沟通的目的，谁将负责激活它，以及所需的工具和程序。

2.危机沟通团队：负责收集危机信息并向感兴趣的个人和媒体报告的人员团队。应定义特定角色，例如发言人，他们监视内部通信以及这些角色的任何备份。

3.准备好的回应：考虑您的企业可能遇到的许多可能的危机情况，并制定一些可在危机发生后立即使用的基本响应，或在紧急情况下稍作调整。

这是个好消息。业务蓬勃发展，您已准备好扩大员工基础，以满足不断增长的客户需求。在当今的商业环境中，这意味着您的员工需要随时随地在几乎任何设备上使用，这需要具有灵活性，移动性和可扩展性的商务电话系统——劳格(SparkleComm)统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

坏消息？您当前的电话系统无法满足您的业务对员工成长和移动性的需求。

不幸的是，在电话技术的情况下，大多数传统系统无法满足一致的扩展需求和灵活性。根据您的系统，您可能会受限于一定数量的线路，分机或用户。或者更糟糕的是，您可能必须升级或更换硬件以容纳更多用户。

这需要花费金钱和时间，并且不适用于您不断增长的业务。 您的电话系统能否与您的公司共同成长？

当您选择电话系统时，在面对增长需求之前，很难预测您的业务可能需要什么。您知道您需要拨号音，所有员工都可以访问，还有一些很酷的新手机功能可以提高工作效率和客户满意度。

但是现在你想知道随着经济的复苏以及公司的扩张，你的电话系统是否可以随公司发展。

以下是您今天在电话系统中所需要的，以满足您不断增长的业务需求：

•能够快速响应变更，例如增加新办公室或雇用员工

•灵活地支持您的移动员工

•适应性地响应呼叫量的季节性峰值和用法

•支持员工直观地激活和自助服务

您使用世界级云电话系统获得的3个好处

更多好消息，您无需在传统电话技术框架内工作。借助世界一流的云电话系统（如劳格SparkleComm统一通信平台），您可以选择响应迅速且直观的选项。您的IT和运营人员需要支持不断发展的业务的工具，并提供敏捷性的三个关键领域。

1.无论员工身在何处，都可以快速添加和删除员工。云系统的好处不仅仅是远程办公室或家庭办公室的电话服务连接。随着业务的增长，您可以轻松添加员工。

2.确保一致的用户体验，以提高整个公司的生产力。毕竟，连接到系统越容易，您和其他每个员工都会更快乐，更富有成效。

3.将电话系统管理权交给受信任的第三方提供商。虽然一些IT经理或高管更喜欢控制他们的电话系统，但其他人不再有时间完成这项任务，因为他们的责任会增加。世界一流的云电话系统（劳格SparkleComm）让您可以选择管理多少，并提供全天候系统支持。

您不断发展的业务需要适当的工具来支持灵活性和移动性，而不是限制它。是不是该考虑将您的电话系统视为帮助您实现业务目标的关键业务工具？如果您的电话系统无法按照您的业务扩展，它会阻止您。

也许现在是考虑将手机系统迁移到云端的最佳时机。

通过即时聊天提供客户服务提供了四个关键优势。但它也带来了重大风险。

即时通讯作为客户服务渠道越来越重要，这已不是什么秘密。人们已经习惯了与他们的朋友和家人进行短信，因此难怪很多人希望以同样的方式与企业互动。

即时聊天很受欢迎，因为它有效 - 它使客户能够快速回答他们的问题。在SparkleComm即时通讯解决方案对超过1200名客户的调查中，92％的人表示他们对在即时通讯中收到的服务感到满意。这高于任何其他渠道满意的客户百分比。

尽管如此，过去几年中即时通讯的增长仍然值得注意。在2013年至2017年期间，即时通讯的使用几乎翻了一番，近三分之一的客户表示他们在2017年使用聊天来解决他们的问题。今天，即时通讯正在成为许多客户的首选客户服务渠道。

是的，即时通讯越来越重要。但做错了会带来许多风险。下面，我们将描述即时消息的好处 - 以及为了使其正确而应避免的风险。

1.即时通讯可实现即时响应。

即时通讯提供对客户支持代表的近乎即时访问。相比之下，电子邮件查询可能会在24小时或更长时间内无人接听。

此外，它通过允许多任务来节省客户的时间。参与即时消息的客户可以继续使用其他浏览器，当代理回来时，切换回对话。

风险：在一些公司，聊天响应的平均等待时间超过一分钟。如果您让客户等待太久，他们会被其他任务分心，您可能会完全失去他们。等待时间最多为30秒，10秒以下甚至更好。

并确保有人回应！最糟糕的情况：提示客户聊天，然后没有响应。当这种情况发生时，您给客户带来了不便并浪费了他们的时间 - 与您的目标相反。

2.即时通讯允许多方对话。

与电子邮件不同，即时通讯聊天允许来回，澄清信息或提出多个问题。因此，可能需要2-3封电子邮件的会话 - 甚至更多 - 可以在一分钟内解决。客户甚至可以发送截图或图片来准确，快速地描述他们的问题。

风险：即时通讯代理需要经过良好培训才能管理实时对话。如果她不确定答案，电子邮件支持代理可以寻求帮助。通过聊天，这更难。

在Loogear.inc，我们通常要求代理人在将电子邮件转移到聊天之前掌握电子邮件。当代理商不熟悉聊天时，我们会让他们与经验丰富的代理人分享聊天链接，他们可以实时监控他们的对话。

3.即时通讯比其他客户服务渠道更人性化。

即时通讯感觉像电话一样人性化 - 但没有麻烦。聊天代理可以通过快速，友好，对话的方式响应来唤起客户的信心。相比之下，发送电子邮件到“support@company.com”充其量只能让人觉得无人问津。

风险：聊天机器人！ Chatbots是用于模拟人类的计算机程序对话。聊天机器人有它们的好处，但它们通常无法回答复杂的问题。它们无法满足客户对人性化的需求。只是从公司的自助知识库中返回文章的聊天机器人可能会激怒您的客户，而不是帮助他们。

如果要部署聊天机器人，请仔细执行。我们建议您始终可以选择转移到人工代理。

4.即时通讯可以推动销售。

如果做得好，即时通讯可以推动销售。代理商可以建议相关产品或描述升级到高级计划的好处。潜在客户可以回答他们的问题，同时确保您提供出色的客户支持。

风险：做得不好，即时通讯也许可能会失去销售！获得低于标准经验的潜在客户可能只是决定去竞争对手。确保代理人训练有素，并将响应时间保持在较低水平。

SparkleComm即时通讯是2019年的关键客户支持渠道。如果你做得对，它可以带来巨大的好处。但是你必须充分配备频道，保持快速的响应时间，训练你的代理人，并避免设计糟糕的聊天机器人疏远客户。

2、服务成本：在您的电话系统的整个生命周期中，现场解决方案的成本与基于云的管理电话解决方案一样多（如果不是更多，当您将长期维护成本考虑在内时）。因此，您最终需要支付相同的金额来设置灵活性较低，功能较少的网络。与此同时，您的竞争对手将支付更少的费用来翻转交换机并进入具有更强大功能和系统集成的VoIP解决方案，就像劳格SparkleComm那样的一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能，可安装于智能手机、电脑(PC／Mac)的VoIP软件客户端。

3、可扩展性和服务灵活性：每次打开或扩展办公室时，现场电话系统都需要在额外的硬件和安装服务上进行大量投资。如果人员配备水平发生变化，传统电话系统通常不够灵活，无法动态适应。

传统通信系统提供的功能更少，灵活性更低，但是当您考虑每个远程办公室所需的设备时，以及设置和管理每个专用网络的支持成本可能会使您付出更多代价。无论您的业务处于何种垂直状态，数学都没有多大意义。

清理现代企业沟通的方式

从数据和通信基础设施的角度来看，毫无疑问，基于云的电话系统（如劳格SparkleComm）可以提高公司远程办公室的速度和能力。所需的工作量要少得多，最终，您的员工可以使用更多功能，例如利用SparkleComm进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递等等。虽然所有这一切无疑会带来更高的组织效率（更不用说减少技术难题），但重要的是不要忘记50％的员工在六年内可能是偏远的。为了应对这种可能性，贵公司的系统，流程和应用程序必须具有令人难以置信的可扩展性，灵活性和可靠性。