电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

1.目的

移动设备和即时消息服务为员工提供了一种与工作场所和工作日进行通信的方法。几乎可以随时随地进行直接通信,从短消息到长期交换,可以提高员工的工作效率。根据北卡罗来纳州法规和自然和文化资源部的现有指南,员工有责任管理与公共业务相关的记录。这包括即时消息和文本消息应用程序启用的通信。员工还必须记住,这些形式的通信(如电子邮件或社交媒体通信)可能会导致记录由第三方服务提供商或转发服务托管。无论员工是使用个人或工作场所发布的设备,这些与工作相关的通信都遵守与其他公共记录相同的规则和规定。

本文档旨在解决即时消息(IM)和文本消息是什么以及如何在工作场所使用它们。它还根据一般法规和记录保留和处置时间表处理员工责任。

2.什么是文字消息?什么是即时消息?

  • 2.1文本消息

短信,有时称为“短信”,通常是指使用“短消息服务”(SMS)将屏幕上的消息发送到接收者的电话。短信限制为160个字符。字符定义为需要一个字节的存储的任何符号,包括数字,字母,符号,空格和标点符号。其他形式的文本消息传递包括允许用户发送图片,视频和其他非文本媒体的多媒体消息服务(MMS),以及可以包括格式化文本的增强消息服务(EMS)。

通过“捎带”在电话和运营商基础设施之间经常发生的小型信息传输上交换文本消息。消息不是直接从电话发送到电话,而是通过电话网络使用标准通信协议进行存储和转发。如果电话关闭或没有信号,短信“等待”接收者接收信号。

每条短信还包含有关邮件的数据,包括邮件的发件人和收件人的电话号码,时间戳,目的地电话号码和格式。这些描述其他数据的上下文和内容的重要信息称为元数据。电子邮件软件和在线服务也可以向移动设备发送文本消息。短信也可以从一个来源发送到许多不同的收件人,允许办公室快速联系其许多员工或客户,例如在紧急情况下。

  • 2.2即时消息

即时消息(IM)是一种在线服务,其中用户使用电话,个人计算机(PC)或其他设备上的客户端软件与使用兼容软件的人通信(例如,Apple®的iMessageTM服务,Microsoft的Skype for Business,或者GchatTM服务链接到Google的Gmail®客户端。诸如Facebook©之类的社交媒体网站也能够允许两个注册用户之间的即时消息传递。

即使是能够发送和接收数据的基本移动电话通常还具有预先安装的即时消息软件,允许用户通过移动设备与这些服务的其他用户进行通信。

当用户登录时,服务器加载可用收件人列表(“朋友列表”)。在连接用户之后,该服务允许每个用户的软件直接在另一端与软件“对话”,而无需进一步使用服务器。这是传统即时消息传递模型,但较新的服务有时会在“云中”保存消息30天。美国国家标准与技术研究院(NIST)将云计算定义为“用于实现对可配置计算资源共享池(例如,网络,服务器,存储,应用程序和服务)的无处不在,方便,按需网络访问的模型”可以通过最少的管理工作或服务提供商交互来快速配置和发布。在前面提到的示例中,云指的是由提供商提供的服务器,以便进行业务交易。

IM用户必须记住,他们发送的消息可以临时存储在服务器上,该服务器直到最近才通过即时消息应用于用户到用户的通信。

员工必须牢记使用文本/ IM以及在构成G.S.§132定义的公共记录时管理消息的准则。

  • 2.3对话

即使是涉及公共业务的单个文本消息和即时消息也是公共记录,但是对较新的消息传递服务的通信通常会导致对话。这些是个人之间交换的消息的记录,按时间顺序保存,就像电子邮件交换一样。某些设备会自动以对话形式显示消息。其他包括它作为可选设置。但是,针对多个主题的对话可能会在同一对话中产生多个保留期;因此,保留会话将默认为最长保留期。

SparkleComm统一通信产品概述

SparkleComm支持即时消息,视频会议,电话会议。该平台最多可支持群集配置中的100,00个用户。

SparkleComm Unified Communications(UC)是面向寻求完整统一通信(UC)包的大中供应商。

SparkleComm UC提供基本功能,如呼叫控制,呼叫路由,IP电话注册,会话管理,语音,消息等等。凭借其模块化设计,客户可以选择为通信提供动力所需的功能,以及各种附加功能。

最新版本的SparkleComm 在基于云操作系统下运行,可确保稳定性。

客户可以通过安装许多其他第三方应用程序服务来与SparkleComm产品相集成。大多数部署中最常用的UC服务是消息和语音邮件;实时用户状态和即时消息;移动客户端和视频会议

SparkleComm支持消息传递,语音邮件,通过在企业中实现强大的统一消息和语音邮件服务来增强UC。

SparkleComm还可以部署在满足最低规格的专用服务器上(具体取决于产品版本),也可以部署为VMware环境下的虚拟服务器。

在安全性方面,SparkleComm支持安全的实时传输协议(SIP协议) - 确保自身与SparkleComm之间的安全通信 - 以及用于安全Web访问的HTTPS。

贵公司的即时通讯政策是什么?

考虑一下这种情况:您将全体员工聚集在一起进行计划会议。他们用自己的笔记本电脑和手机做笔记并回复紧急电子邮件。房间里面的其中两名员工正在互相发送即时消息。一个人向另一个人发送关于该部门年轻新实习生的评论。虽然房间里没有其他人知道这个私人谈话,但有一天它可能会给公司带来重大问题。

 事实上,这种电子对话是利用公司资源 - 计算机和通信网络 - 使其成为公司的正式记录。更重要的是,如果当实习生起诉公司处理骚扰问题的那一天,该公司可能被要求制作一份轻率评论的记录,这些评论从未打算超出房间里面的两个人。那些从一个人“瞬间”发送到另一个人的话可能是一支冒烟的枪。

为了避免你认为“这可能永远不会发生在我们身上”,美国管理协会和电子政策研究所进行的“2004年工作场所电子邮件和即时消息调查”中给你一些令人瞠目结舌的统计数据。他们调查了840家公司的数据。在那些表示他们在工作场所使用IM的公司中,有58%的人表示该服务用于个人聊天。最令人不安的是,这些小小的个人信息不仅仅是关于午餐吃什么。调查受访者报告发送和接收以下类型的潜在破坏性IM内容:

-附件:19%

-笑话,八卦,谣言或贬言:16%

-有关公司,同事或客户的机密信息:9%

-性,浪漫或色情内容:6%

就个人而言,这些数字很低。但有很多人,他们倾向于把事情放在即时消息中,以至于他们永远不会对电子邮件做出承诺,因为即时消息“感觉更私密”。可真的是这样吗?

现在公共的即时通讯在安全和保密性方面并不那么令人满意。并不是那么私密。对于公司来说,它所需要的是属于公司自己的企业即时通讯。比如,SparkleComm。它提供公共即时通讯的相关功能,比如包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示等。更在保密和安全性,以及公司的记录可保留,讯息可追溯方面有更大的可塑性。

IM是一种公认​​的电子通信形式,它应该被视为一种形式。也就是说,IT部门有义务帮助公司为消息传递服务选择适当的技术,并实施有关安全性,记录保留和可接受使用的策略和程序。选择企业即时通讯SparkleComm,避免更多的安全漏洞。

为什么SparkleComm视频会议在商业中很重要?(二)

视频会议有助于打破企业之间的距离障碍。在下面列出了视频会议在商业中的重要性:

  • 1.同时与几个人联系

SparkleComm视频会议允许您同时与多个人进行会议。您可以轻松地在住所或办公室与世界各地的人交谈和聊天。企业主可以与客户和员工联系并进行讨论。需要几名成员在场的战略规划和会议可以轻松进行。您也可以选择同时与多人交谈,轻松实施您的业务战略。因此,项目可以更快地完成,交易可以在很短的时间内完成。

  • 2.节省旅行时间和金钱

它节省了与商务旅行相关的时间和金钱。企业主通过视频会议与人们联系,进行例行会议,谈判交易,面试候选人等。因此,从旅行到不同地点的费用中节省了大量资金。这对公司来说非常有益,因为他们开始获得更多回报。因此,SparkleComm视频会议在降低运营业务成本方面发挥着关键作用。

  • 3.通过一个软件绑定所有员工

您的企业可能拥有分散在不同地点的移动员工。您可以通过手机上的视频会议将它们绑定在一起。它还允许您检查员工的行踪和活动。因此,您可以随时随地监视所有工作人员。这样可以更好地管理并确保所有员工都能按计划进行。

  • 4.提高生产力

您可以提高团队的工作效率。视频会议使参与者能够更加专注并对讨论主题保持警惕。因此,项目完成得更快。生产力也会提高,员工感觉彼此更加同步。SparkleComm具有高清视频和音频,免费屏幕共享等功能。它可以帮助您与所有管理工具进行有效的会议。

  • 5.与人交流和联系的更好方式

视频会议有助于改善沟通和重建关系。在视频会议期间,您可以看到参与者的肢体语言和面部表情。这样可以实现更有效,更快速的协作。它有助于让员工感觉他们也离家庭办公室很近。它可以帮助员工获得对雇主的信任,也可以帮助他们更好地理解他们。

  • 6.帮助电信

视频会议也有助于电信。它有助于为您的普通音频呼叫提供可视化显示。如果员工有灵活的工作时间,那么视频会议可以成为遏制员工之间缺乏互动的好方法。

  • 7.其他好处

您还可以独立于时间安排会议和会议。您也可以在一天内与几个人交谈,这是通过简单地前往所有地点而无法实现的。您还可以从团队项目中获得改进的团队工作能力和更好的结果。SparkleComm视频会议还允许您使用数字白板,会议安排和日程安排以及文本聊天等功能来调整会议。

因此,SparkleComm视频会议对于企业和公司都是有益的。它有助于缩短雇主与雇员之间的差距。随着VoIP的发展,视频会议现在变得越来越流行,其利用网络的底层基础设施来使通信免费。视频,语音和其他数据以数据包的形式从一个点传输到另一个。与普通视频连接相比,视频会议还需要高水平的带宽。视频会议使企业和组织可以相互联系。它还导致许多视频会议应用和软件的增加。从降低旅行成本,更快完成项目到改善团队成员之间的通信,视频会议可以为任何企业或组织带来福音。

为什么SparkleComm视频会议在商业中很重要?(一)

我们生活在一个个人通过技术联系的时代。随着通信技术的进步,我们现在可以获得更复杂和有效的通信方法。人们可以通过电子媒介互相交流,这为企业和企业与合作伙伴和员工更好地联系铺平了道路。会议有很多种方式,可以让参与者同时在不同的地点。就像SparkleComm统一通信。技术使我们能够随时随地与我们选择的人员无缝连接。

首先可以来了解一下视频会议,Web会议,网络研讨会之间有什么区别?这些通常是互联网通信中滥用的术语:

Web会议: 在两个或多个位置之间提供实时音频/视频通信,以通过Internet进行会议,培训或演示。在网络会议中,每个参与者通常坐在他们自己的计算机上并通过因特网和电话或VoIP(其使用因特网进行实时音频通信并且不需要电话)连接到网络会议。

网络研讨会:一种特定类型的网络会议,通常是单向的(向远程受众讲话,远程受众互动有限)。与网络研讨会的主持人在会议室中也可以有现场观众。轮询参与可以集成到网络研讨会中,以允许一些远程观众参与。

视频会议:在两个或多个位置之间提供实时双向音频/视频通信。

SparkleComm视频会议是一种距离会议,其中两个或更多人可以在视觉上彼此连接和交互。这种方法使企业和组织能够与人们面对面地举行会议,而无需移动到一个特定的位置。

同时SparkleComm可以帮助您与世界各地的人们进行视频会议。它具有各种视频会议解决方案,可满足您的所有业务需求。这是一种非常流行且功能强大的方式,可以使演示文稿,会议和其他音频视频内容实时流式传输,并可供来自不同位置的所有成员访问。

通过SparkleComm集成软件实现视频会议,确保您拥有丰富而优质的体验。它使您能够连接到不同的用户并同时与他们进行讨论。SparkleComm还具有会议安排,屏幕共享,电子邮件,聊天功能、和许多其他工具的功能,使公司和组织能够非常方便地与多人会面并接收来自他们的输入。因此,它可以帮助人们以实时效果相互举行会议和会议。您也可以在跨平台上进行视频会议。这就是视频会议很重要的原因。用户和参与者可以实时地与他们在屏幕上或监视器上看到的人交谈。在下篇中,我们将列出视频会议有利于企业所有者的原因。