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会议室管理还包括软件管理

由于需求已发生变化，远程设备管理的目标和作用已发生变化。与会者不需要远程IT专家来确保呼叫有效。会议与会者需要远程IT专家确保会议室中的每台设备都运行正确版本的软件，并且设置正确，启用了正确的集成，应用了正确的许可证以及分配了相应的用户帐户和权限。例如SparkleComm中的SparkleConference-Video 是新一代的视频会议系统。它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。

为了使讨论更加复杂，我们不再需要只管理设备; 我们也必须管理软件帐户。当今许多顶级协作工具都是在个人设备和会议室设备上运行的软件应用程序例如SparkleComm。必须以与管理设备相同的方式管理这些应用，帐户和许可。远程软件管理面临的挑战是可扩展性，因为这些应用程序通常分布很多。

幸运的是，业界正在以多种方式做出响应，以确保IT和AV团队拥有在大规模协作部署中管理视频端点和用户所需的工具。每个企业级云视频供应商都提供某种具有基本远程管理功能的管理门户。其中许多产品非常强大，能够在各种图表和图形中显示高级使用数据，以及深入挖掘特定设备或帐户以进行故障排除和提供支持的能力。这些工具专绑在会议室管理，云视频最大的趋势是软件产品。其中比较著名的就是SparkleComm。具有基于房间的产品的视频供应商通常提供面向企业的远程管理工具作为软件包的一部分。

供应商提供新的视频端点管理工具

我们还看到了端点管理硬件方面的额外动态。多功能设备制造商现在正在引领新的基于云的设备管理服务。设备制造商还与云服务合作，提供具有远程管理功能的房间套件。从软件和硬件方面来看，供应商似乎都非常了解大规模管理设备的基本需求。

随着远程管理的性质发生变化以适应大规模部署，工具本身必须改变。如果您需要在五个会议室更新软件，如果远程管理软件要求您单击每个房间，则可以。但是，如果您需要更新5,000个智能免提电话， 每个都运行不同的应用程序套件，您需要远程会议室管理工具，以便在这种规模下工作。 仅仅因为会议室工具更易于使用，并不意味着它们不再需要远程设备管理。我们现在需要一种不同类型的远程管理，它同样重要。确保您的IT和AV团队拥有正确支持用户所需的工具。

新的视频会议工具不需要IT和AV团队的高级支持，这使他们能够采取更具战略性的管理方法。

视频端点管理是一个可以使协作技术消费者感到沮丧和混淆的主题。在这个用户友好型技术时代，为什么我们需要先进的工具和人才来进行会议室管理？如果所有内容都被宣传为点击加入且设备直观，我们是否还需要IT专家连接我们的视频通话？现实是会议室技术被拉向两个方向。一方面，部署和操作视频协作技术变得越来越简单，因此用户需要更少的手持操作。但另一方面，这些工具功能更强大，功能更丰富，需要IT和视听（AV）专业知识来优化并将它们集成到真正的协作环境中。结果是用户和IT和AV团队的双赢。例如劳格(SparkleComm)统一通信平台，它除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

用户现在可以访问他们的协作空间，开始他们的会议并使用这些类似SparkleComm的新的视频会议工具而无需帮助。AV和IT团队已经将他们的才能浪费了太多年，因为他们被要求参加会议来操作设备或拨打电话。现在，他们可以利用自己的技能确保他们支持的团队真正从整体AV环境中获得最大收益。有趣的是，这种新的动态并没有消除对远程设备管理的需求，尽管它确实改变了它的性质。以前，视频端点仅限于几个高调的位置，例如会议室。远程端点管理通常是一个活跃的过程。来自AV支持的人可以对每个视频会议进行实时监控，有时在静音时接听电话，以减轻任何技术障碍。虽然这种远程支持仍然可用，但今天的视频会议服务的可靠性通常使其不必要。

远程设备管理的当前状态不是关于操作一些高知名度，复杂的单用途设备。它是关于管理价格合理，易于使用的多用途设备的大规模部署。它不是单一的20万美元的远程呈现室; 这是成千上万的多功能厅，配有基于外围设备的设置。

曾几何时，提到VoIP这个词会让你大多数人看起来一片空白。今天，VoIP不再是热门的新技术，它引起了很多关注。相反，它是任何企业内语音通信的主导标准。

与几年前大多数大公司更喜欢自定义SIP部署不同，托管VoIP正在进入各种类型和规模的业务。传统观点认为托管VoIP更适合小型企业，而大型企业则应选择SIP中继设备。今天，由于改进的基础设施和可靠性，许多VoIP服务提供商能够满足大型组织的需求。例如软件SparkleComm，全面集成语音、视频、电话等功能，可安装于智能手机、电脑等设备，能让企业或组织机构拥有专属的内部通讯解决方案。

托管VoIP的诱惑

托管VoIP的优势并没有隐藏，几乎每个人都知道它的好处。也许最大的吸引力是开始使用托管VoIP并不需要太多。如果您拥有一个可以处理额外流量的强大网络（特别是对延迟和中断更敏感的语音），您可以在几小时甚至几分钟内开始拨打VoIP电话。

您也不必在设备，硬件，PBX盒，布线等方面花费太多，使用软件SparkleComm，使用您现有的互联网连接通过云提供电话功能。您可以通过笔记本电脑，台式电脑甚至平板电脑/智能手机拨打电话，无需特殊设备！

系统升级 - 谁支付？

除了这些显而易见的专业人士之外，一个被忽视的好处是能够在指尖持续升级系统。使用传统电话系统甚至是您自己的自定义SIP中继解决方案，您将负责系统更新和升级。在绝大多数情况下，这意味着软件许可和维护合同。虽然这个系统在理论上有效，但如果你仔细观察会有一些缺点。

首先，您必须为初始软件许可证支付大笔金额。初始成本对大多数组织来说都是可口的。但是，该许可证不包括未来的更新/升级。那么当有新版本的PBX软件时会发生什么？你必须再付钱。当然，一些供应商向现有客户提供打折的“升级价格”，但实际情况是，您必须每隔几年继续推出新版本。另一个缺点是您无法确保始终拥有最新版本的软件。如果供应商不打算在其应用程序中加入最新功能，会发生什么？你根本得不到它！除非您切换供应商，否则我们都知道这不是一件容易的事。

托管VoIP承诺并提供免费系统升级

托管VoIP基于SaaS（软件即服务）定价在全新的业务模型上运行。这意味着您的每月账单不仅包括电话费，维护费（供应商所做的，而不是您），高级功能等，但您也可以免费获得每个新的更新！

这种新的基于订阅的定价为企业提供了许多优势。这意味着您可以免费获得系统升级 - 主要和次要升级。您不必再为升级费用等预算。与以前一样，每月账单都在那里。假设您的供应商不提供您一直在等待的功能？使用托管VoIP，切换到另一个提供商不再是头疼。您可以在几天或几周内从一个供应商转换到另一个供应商，而不会出现重大问题。

另一个好处是易于升级。供应商不仅负责幕后的日常维护，还负责主要升级。在大多数情况下，在您看到新功能或改进的UI之前，您甚至不会注意到某些内容已发生变化。您不再需要担心关闭系统以进行更新，或者在会话期间出现问题。专家为您处理！

这种商业模式也有利于提供商。他们确保获得定期收入以继续发展。他们无需为每个新版本收取费用来支付开发费用。实际上，这种新模型允许更快的更新，因为供应商不必等待所有新功能同时准备就绪。它也更有利于安全。当发现新的错误或问题时，供应商可以开始处理补丁并立即更新软件。没有什么可以让你做的，但你的数据从那一刻开始就受到保护。

免费系统升级的价值不容小觑，但公司一直都在做。如果您发现自己在各种选项之间摇摆不定，可以尝试使用SparkleComm，支持多种设备及操作系统，能让你随时随地使用！

VoIP系统无论是托管服务还是内部部署中继解决方案，都为企业提供了众多功能，比如软件SparkleComm，包含语音、视频、电话、发送消息和邮件功能。即使那些多年来使用过这些系统的人也可能会发现他们以前忽略过的东西。但对于那些刚刚转向SparkleComm的组织来说，所有这些选择都是压倒性的。

电话系统中最有用的功能之一是虚拟助手。虚拟助手可确保您的客户或任何其他人都可以使用最合适的资源。即使您拥有一个人员齐全的呼叫中心（或者没有），虚拟助理也可以节省时间并提高工作效率。

VoIP的虚拟助手如何工作？

使用虚拟助手功能，您可以为传入呼叫编制整个选项目录。您可以拥有多个图层，每个图层都有自己的一组选项。您可以灵活地调用呼叫方式 ， 您可以将其发送到语音邮件，组收件箱，特定扩展等。

大多数人不知道目的地的分机号码，但他们知道联系人的姓氏。因此，您在自动助理中的一个选项可以是按名称拨号功能。虚拟助理将列出各种名称，呼叫者可以按相应的号码自动拨打该分机。

您还可以根据营业时间或假期等变量更改问候语类型。大多数服务提供商允许您从预先录制的样式中进行选择或添加自己的样式。与其他员工不同，虚拟助手不需要病假或培训。您可以根据当时的需要打开和关闭此功能。

通过回答简单查询节省时间

人们会出于各种原因致电您的公司。客户可能会要求技术支持，产品反馈，投诉，帐户信息等。记者可能希望联系您的营销部门。业务合作伙伴，经销商，承包商和其他人也会打电话给您。其中一些电话会要求工作人员处理这个问题。

但是，很大一部分调用将是实际上不需要员工的简单查询。例如，运输公司的客户想知道他们的订单状态。致电银行的人最有可能寻找他们的帐户信息或他们的信用卡余额。虚拟助理可以根据来电显示，帐号等查询CRM系统中的信息来回答这些问题。

提前提供重要信息

虚拟助手是向呼叫者宣布重要信息的好方法。一些企业宣布他们的办公时间，地点或即将到来的假期，以便客户不必在其他地方寻找该信息。您也可以宣布特别优惠，销售或任何其他相关信息。您可以选择在每次通话开始时或仅在客户处于暂停状态期间包含此公告。

在紧急情况或灾难情况下，虚拟助手也非常宝贵。假设您在办公室发生火灾或计算机崩溃。您可以快速向客户提供状态更新，而无需呼叫者排队等待与员工交谈。

创建路由呼叫的高级规则

您可以根据呼叫者ID创建用于指定特定呼叫者组的高级规则。因此，拨打该号码的客户将听到与供应商或投资者不同的消息。您甚至可以更改不同组可以访问的选项的数量和类型。

您也可以在电话号码类型上遵守这些规则。例如，您可以创建与特定营销活动或促销相关联的VoIP号码。呼叫该号码的用户将听到与呼叫您的一般业务号码的用户不同的问候语或留言。使用SparkleComm，你还可以转移通话，将来电转移到另一个VoIP号码上。

这些类型的复杂规则可以帮助您管理员工每天必须处理的大量呼叫。您可以简化工作流程并确保不会忽略，错过或处理不恰当的客户呼叫。

使用虚拟助手有明显的好处。经过培训的技术人员或客户服务代表不必浪费时间回答简单的问题。他们的专业知识可以更好地用于处理更复杂的问题。它还减少了客户的保留时间。电话系统中的虚拟助手并不是新手，但现在更多的企业可以选择使用它们，而无需为特权支付过高的价格。

升级到VoIP技术为企业开辟了一个全新的可能性世界。语音邮件和呼叫保持等VoIP功能对用户来说并不陌生，比如软件SparkleComm都包含了这些功能。

通过将手机与CRM或帮助台软件集成，销售和客户服务组织将获益更多。销售部门和联络中心需要专门的呼叫功能来有效管理大量的入站和出站呼叫。

呼叫者监控和呼叫限制等功能是销售经理和呼叫中心主管的重要工具。它们可用于培训，有效的质量保证，提高客户满意度以及为呼叫者提供优质服务。

大多数人都熟悉用户尝试联系企业时出现的标准录音，尤其是支持查询。自动记录将声明可以监视和记录呼叫以用于质量或培训目的。呼叫监控本身并不是一个不寻常的功能。它可用于各种电话服务，并非VoIP专用。

SparkleComm软件允许用户更进一步，管理人员和主管可以像以前一样实时呼叫。但在某些情况下，他们也可以与代理商或客户进行互动。在模拟电话系统上，记录销售或客户服务电话以供以后查看。然后，您可以回放它们以向代理商提供反馈。

VoIP提供商对该流程进行了一些改进。呼叫监听允许主管监听实时呼叫而不受干扰。您可以记录代理的表现，以便稍后提供反馈。通话窃听允许管理人员与代理人交谈而客户不知道发生了什么。它在代理商因客户查询而陷入困境或难倒的情况下非常有用，您需要介入。

呼叫限制是下一步。经理可以跳入代理和客户之间的通话，同时与双方交谈。您可以立即将双向呼叫转换为电话会议。

你什么时候应该闯入电话？

作为一名经理，只要代理人遇到麻烦，就很有可能闯入电话。然而，并非所有来电者都会欣赏中断，有些人甚至认为这是打扰。如果您没有为支持代表和客户之间的交互增加价值，也不应使用呼叫限制。如果您只是重申公司政策，为何会闯入？除非你能做更多的事情来帮助顾客，否则没有理由打断。

当代理程序因特定问题或调用而陷入困境时，呼叫限制很有用。当您使用愤怒客户的练习电话培训新座席时，它是一种有效的工具。有时一个不高兴的来电者要求与经理谈话。当您不希望将呼叫者置于保持状态以将呼叫转移到您自己的线路时，呼叫限制可用于降级。

呼叫限制的好处

新代理商将会喜欢呼叫限制功能，因为它可以在需要时为他们提供支持。当您错过了改善客户体验的机会时，记录电话和提供反馈的重点是什么？对于经理而言，没有什么比听现场呼叫更糟糕而且无法打断或帮助。

即使是经验丰富的呼叫中心代理也可以在某些情况下使用支持，例如新产品发布或促销活动。有时，产品中会发现缺陷或错误，您的呼叫中心将会遇到大量来电。通过呼叫限制，您可以确保呼叫者获得一致的体验和正确的事实。

呼叫限制还可以帮助您减少呼叫转移和呼叫保持时间。当座席将呼叫转移给其他人时，很少有客户会感到被搁置几分钟。它还可以减少误传。你想与愤怒的来电者做的最后一件事是让他们向不同的人描述同样的问题。通过呼叫限制，代理可以在客户收听时向管理员说明情况。

呼叫限制是管理远程呼叫中心员工的一个很好的功能。当他们坐在你面前训练特工时很难。但是，当您的代理人在家或远程工作时，您如何处理问题？远程代理可能无法访问您的内部部署团队使用的相同资源。在这些情况下，呼叫限制将帮助您解决问题。

对于管理销售或联络中心团队的主管来说，呼叫限制是一个不可或缺的工具。今天试试VoIP软件SparkleComm吧，看看你错过了什么！