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很多厂商也为语音邮件和电话提供手动或自动转录。您可以将其配置为自动记录所有来电，仅拨出电话，为某些用户禁用所有来电，或允许他们在每次通话的基础上将其打开。

自动话务员

这个特殊功能有许多名称，如自动助理，汽车接待员等。但基本要点是：当有人试图拨打您的公司电话号码时，自动助理会自动将其转移到正确的部门或员工，而无需人工干预。它经常与IVR功能集成，因此呼叫者可以快速获得常见问题的答案，如帐户余额或订单状态。

您可以配置电话系统以传达某些消息，例如通知呼叫者节假日，特殊销售或营业时间等。假设您的办公室关闭了几天，您可以通过在保持时间播放消息或者呼叫者输入请求信息的特定号码来轻松通知所有呼叫者。

多设备环

在20世纪的大部分时间里，员工的桌面上只有一部手机。现在几乎每个人都有2或3个设备，它们能够接听电话，而且不考虑台式机和笔记本电脑等计算机。那么为什么不充分利用它们呢？

很少有用户整天坐在他们的办公桌旁，我们大多数人在旅途中，从家里或从客户站点经常工作。使用VoIP电话系统，每个用户都可以指定任何数量的设备，这些设备应在通话时开始响铃。您还可以更改设置，以便仅根据一天中的时间或其他条件通过某些呼叫。

例如，员工的桌面上可能有VoIP电话，公司发出的工作电话，安装了VoIP软电话应用程序（如SparkleComm）的个人电话和笔记本电脑。他们可以设置它，以便只有桌面电话应该在星期一和星期二响铃，工作电话在一周的其余时间和他们的个人电话，如果没有其他设备可以到达。通过这种方式，很少有人会拨打语音邮件，为客户互动带来人性化。

在企业中引入任何新技术或流程的主要目的是在某处实现某些改进。公司开始在工作场所使用计算机来简化工作流程。我们很快就采用了电子邮件，因为它比在实体纸上发送备忘录要快得多。企业采用CRM和ERP系统，使员工更容易管理资源。该列表可以继续下去，VoIP电话系统也不例外。

如果所有VoIP都做得更便宜，那么并非所有组织都可以快速部署它们。切换到它之后通常意味着中断正常的业务流程，购买新硬件，了解新系统以及所有随之而来的“升级”麻烦。为什么要这么麻烦？现实情况是，VoIP电话可以为您的业务做更多的事情。

VoIP电话系统如何改善您的业务？

VoIP电话系统可以通过多种方式为组织提供帮助，部分原因在于它的灵活性，部分原因在于它基于互联网的协议。SparkleComm电话系统有很多功能，但您的企业可能不会全部使用它们。比如SparkleComm提供了大量工具，功能和附加功能，以便客户可以选择他们想要的东西。与其他产品或服务不同，提供商不必花费更多来为您提供额外的东西。因此，如果您想稍后试用它们或在您的公司需要时启用它们，那么它们中的大多数将可用。

可视语音邮件和转录

这是您在实际使用之前不需要的功能之一。然后你的员工会想知道他们以前是怎么做过的！可视语音邮件基本上是语音邮件占用了​​一个档次。传入的语音邮件可以自动路由到电子邮件收件箱 ，无论是单个员工还是任何成员都可以访问的组/团队收件箱。

这种方法的优点很快就会显现出来。首先，用户无需拨打号码来收听消息或记得手动检查，它们只是出现在每个员工一直打开的一个程序收件箱中 。因此，不会有更多错过的消息或被遗忘的电话。

接下来，让我们考虑单独企业家可用的Web视频会议选项。如果您的重点是销售，或者您与全国各地的客户合作，您可能是许多正在考虑其Web视频会议选项的独立企业家之一。无需从南到北的旅行与客户会面，可以为您节省大量的时间和金钱。但Web视频会议选项是否足够便宜而值得考虑？

答案是“是”。虽然独立企业家和小企业可能无法负担来自Web托管公司的一些广泛产品，但可以使用更便宜的小型企业Web视频会议软件和服务。例如劳格SparkleComm，只需少量参与者即可轻松举办简单的Web视频会议。如果您的计算机具有Internet链接，网络摄像头，电话或用于实时音频的IP语音（VoIP）以及用于协调会议的软件，则可以进行设置。

让我们仔细看看几个向个人或小企业推销的网络托管解决方案。

Adobe Acrobat Connect可为您提供每月不到40美元或每年400美元的在线个人会议室。该服务包括随时最多15人参加的无限制在线会议。功能包括屏幕共享，白板，聊天，音频和视频，以及多个级别的安全性。与某些服务不同，这适用于Mac OS X.

Citrix Systems的GotoMeeting.com允许您以最多15个参与者的方式组织和举办无限制的在线会议，每月50美元或每年460美元。成本包括通过电子邮件和即时消息程序启动会议，屏幕共享，屏幕绘图工具，聊天，考勤报告，应用程序共享和桌面会议记录和回放，以及高级安全通信架构。

劳格SparkleComm，它是新一代视频会议系统，其研发团队均来自于世界500强的电信系统制造商。SparkleComm采用灵活的分层架构方式，提供多重定制化方案，SparkleComm提供低成本解决方案，它包括屏幕共享，文本会议纪要自动生成，提供高清语音质量，多重定制化方案，远程协助和通讯加密。且会议加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。SparkleComm不光提供视频会议，还有电话会议、即时通讯、视频通话等其他服务。

IBM使用Lotus Sametime Unyte Plus提供低成本解决方案。它包括屏幕共享，指针和注释，一键式会话调度，远程协助和SSL（安全套接字层）加密。定价范围取决于参与者的数量，从主机和一个观众每年30美元到主机加4个观众每年100美元，主机和24个观众每年450美元。

认识到这一需求，IETF于2003年成立了集中会议工作组（XCON），以推荐Web视频会议标准。XCON正在为多媒体会议开发一套标准化协议，需要强大的安全性和授权要求。虽然XCON仍在研究部分内容，但公司正在其安全架构中使用一些已完成的建议。这就是为什么你可能会看到XCON在托管公司对其安全系统的描述中提到的原因。

作为Web视频会议的主持人，您可以采取措施确保会议具有足够的安全性。您可以执行以下操作：

1.如果您使用托管服务，请检查公司如何确保会议安全并确保满足您的需求。这些公司通常会在其网站上提供详细信息，并可以回答您的问题。寻求符合IETF或XCON标准并由第三方认证。

2.通过安全电子邮件发送邀请，仅发送到精心挑选的列表。如果会议涉及敏感信息，您可能不希望在此组之外进行宣传。

3.在会议期间筛选新进入者。留意未经邀请的参与者并终止他们的访问权限。Web视频会议软件通常具有此功能。例如劳格SparkleComm视频会议系统，SparkleComm是新一代的视频会议系统，它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求，让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。视频会议控制支持一键发起功能，系统同时并行发起呼叫，无需参与者逐个呼叫会议，SparkleComm具有多重的权限控制功能，包括：拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等，每个权限角色有清晰的功能区分。会议的权限可以动态调整。

4.决定哪些信息应该提供给哪些参与者，以及会议期间的哪个时间点。每个人都可能不需要访问敏感信息，它可能只需要在桌面上短时间内提供。

最后，在会议结束时不要停止考虑安全问题。例如，确保托管公司在会议结束后立即从其服务器中删除机密数据。限制对录制会议的访问，如果您要提供会议播客，请仔细编辑以删除敏感信息。

安全性是规划Web视频会议的重要考虑因素。您希望确保只有被邀请者参加 ，并且您想知道系统安全性是否紧张。接下来，我们将更密切地关注与Web视频会议相关的安全问题。

随着Web视频会议的使用不断增长，参与Web视频会议的公司以及提供类似SparkleComm的Web视频会议软件和托管服务的公司都认识到需要Web视频会议标准来保护隐私和安全。

Web视频会议隐私保护人员记录，以及参与会议的个人的私人信息。网络视频会议安全保护公司或政府机构不想分享的信息，因为它可能影响公司的计划或利润，或国家安全。其中劳格的SparkleComm视频会议系统，会议所有通讯均会加密传输，加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。当然Web视频会议标准也有助于保护这两种需求。

与使用互联网的任何活动一样，网络视频会议存在黑客和公司竞争对手可能会收听会议或从中收集信息的风险。在Web视频会议期间，数据临时存储在共享的Internet服务器上 ，属于公司本身或提供托管服务的公司。那是数据最容易被盗的时候。

作为保护，大多数Web视频会议托管公司在Web视频会议期间采用三部分方法来处理数据安全：

1.使用安全套接字层（SSL）技术进行加密，使数据对目标收件人以外的任何人都不可读。

2.非持久性数据流。加密数据在主机的计算机和参与者的计算机之间不断切换，而不是存储在一台计算机上。

3.入侵控制，扫描网络中的未授权用户，并关闭传输端口以拒绝他们访问。

虽然每个托管公司都有自己的安全架构，但它们都符合非正式的行业标准。互联网标准 ， 与Web视频会议安全相似 ， 通常基于互联网工程任务组（IETF）制定的规范。制造商，网络托管公司和其他人随后自愿同意标准并遵循它们。