提高视频会议效率的6大技巧(一)

随着世界各地的工人基本上都习惯在家工作,视频会议变得越来越普遍。对于某些人来说,这并不是什么新鲜事。但是,有些人现在不习惯日常工作中的数字通信。如果您在视频会议上苦苦挣扎,这里有一些技巧可以帮助您和您的团队步入正轨。

1.创建一个议程(并坚持下去)

在面对面会议中,议程使与会者能够知道会议的内容以及会议的顺利进行。在视频会议中,议程设置更为重要。在远程工作时,您不再能够与办公室中的人们进行快速聊天,因此提前计划是关键。提前创建议程,并至少在24小时内将其发送给所有需要的与会者。这将给您一些时间来接收和回答有关会议的任何问题,并让您根据需要编辑议程。

就像面对面的会议可能会偏离轨道一样,视频会议也是如此。除非所有人有必要继续会议,否则请时刻注意每个人的日程安排,并尝试在预定的结束时间之前结束会议。练习掌握与会议议程不完全一致的任何主题的能力。请记住,您总是可以安排单独的会议或虚拟的欢乐时光来讨论与工作无关的主题!牢记员工的繁忙工作日程,同时通过与工作无关的讨论留出时间让团队参与,这是有效管理新远程工作者的方法。

2.明智地选择会议工具

您的组织可能有几种通讯工具可供使用(例如SparkleComm统一通信平台)。如果您不了解所有这些信息,请询问您的IT专业人员有关您在家中工作时可以使用的远程工作通信和协作工具的列表。在决定使用哪种工具时,请记住以下几点:

  • 我需要哪种屏幕或文件共享功能?有多少人参加这次会议?
  • 会议结束后,团队需要多少协作?
  • 连接到该技术的任何人是否有安全隐患?(您可以在此处找到有关网络安全风险的更多信息。)

如何为您找到最佳的视频会议(一)

开会要求在固定位置显示的日子已经一去不复返了。通过SparkleComm视频会议,只要他们的互联网服务足够快,人们就可以从世界任何地方进行连接。最好的服务具有使视频会议几乎像面对面会议一样高效的功能,参与者可以看到和听到彼此,通过即时消息聊天,甚至在共享的数字白板上集思广益。实际上,多个与会者共享他们的计算机屏幕的能力以及其他创新功能,实际上可能使某些用户希望所有会议都在线进行。

一流的视频会议服务是多功能平台,将吸引众多用户。仅举几个例子,独奏企业家可以与遥远的潜在客户会面,小型企业可以与分散在全国各地的员工保持积极的沟通,大型企业可以举行从不同国家/地区观看的全公司会议。使用视频会议作为虚拟教室,甚至可以使教育工作者从远程教学中受益。

大多数服务的定价取决于您的组织希望拥有的会议组织者(称为主持人)的数量。通常,与会者参加会议是免费的。一些服务还提供免费计划,其中一些功能出奇的强大。免费服务的常见限制包括会议可以持续多长时间和与会者总数,因此在花时间设置免费视频会议之前,请确保您的需求在这些限制之内。

如果您是视频会议的新手,我们可以帮助您了解如何使用此服务,需要的设备类型以及最受欢迎的服务功能。

  • 什么是视频会议?

视频会议就像是一个虚拟会议,计算机或手持设备可以将人们连接在一起,使他们感觉好像他们在同一个会议室一样。可以将其视为针对企业的SparkleComm聊天群。除音频和视频源外,与会人员通常还可以彼此显示其屏幕(称为屏幕共享),并且某些服务还提供诸如模拟白板或聊天室之类的功能。

尽管与召开面对面会议并不完全相同,但成功进行视频会议的唯一障碍是正确的设备。视频会议与会者需要某种类型的高速互联网连接。大多数与会者都使用计算机或便携式计算机参加会议,但是如果您的Wi-Fi足够快,您也可以使用智能手机或平板电脑进行连接。您的设备需要有一个体面的麦克风和一台摄像机。

视频会议最少可容纳两个人,最多可容纳数百人。组织者(或主持人)设置视频会议,并通过共享具有该会议个性化链接的邀请来邀请参与者(也称为与会者)。您需要SparkleComm视频会议服务来创建会议,但是通常与会者不需要帐户即可加入。

凭借易于使用的平台和一些巧妙的功能,视频会议是在各种情况下的有用工具。业务团队可以使用它们与全球的员工和客户建立联系。共享几乎是即时的,并且不存在差旅费用。除会议之外,组织还可以使用视频会议来主持网络研讨会,培训课程和现场活动。此外,教育工作者可以使用该技术进行远程学习,并与其他位置的学生群体联系。

与呼叫中心团队进行的10场精彩对话(二)

频率可能已经成为您DNA的一部分,但是一致的个人反馈对于提高绩效来说是至关重要的。

彼得说:“ 绩效审核不需要与团队其他成员一一对应。对良好绩效的非正式认可也是同样重要的。”

“ 在您进行正式审核时,请SparkleComm 呼叫中心顾问考虑他们做得好的三件事,并提出自己的想法进行讨论。如果他们没有提及您的想法,那么您有四点优势是可以建立的。如果他们这样做,则专注于这一点以及您可以做些什么来增强这种力量。”

“ 同时,对团队绩效进行快速的评估的话,并表明他们对共同努力的认可,这样可以帮助提高SparkleComm 呼叫中心团队的关注度。收缩团队是做到这一点的一个很好的方法。”

3.健康与福祉对话

各组织越来越关注他们的呼叫中心团队的感受,意识到仅仅将雇主精神卫生(EMH)政策隐藏起来并移除视线这样做是完全不够的。

为了帮助减少缺勤,更重要的是,确保您的员工享受工作,谈论呼叫中心顾问的福祉是解决任何潜在的心理健康问题的第一步。

彼得说:“ 您需要管理期望,以便呼叫中心顾问在寻求支持时知道他们可以使用的所有的选项。”

就对话而言,当您一对一进行对话的时候,将讨论的感受作为规范是一种很好的习惯,因此呼叫中心顾问知道这是一个提出任何健康的问题的机会。

彼得继续说:“ 记住要跟进缺勤或病假的情况,并把谈话当作例行公事。但是请注意不要将人们推得太远,因为您不希望他们在应该在家的时候上班(“ presenteeism”)。”

4.文化对话

如果您没有在影响他们的任何变化中让呼叫中心顾问发表意见,那么您会错过一次重要的参与机会。如果您希望使团队参与您的目标并确保热情地提出想法,则有关文化改善的对话是非常关键的。

彼得说:“ 进行变更的咨询对您来说是很重要的,并且拥有一种级联机制来帮助您将消息传递给呼叫中心顾问,然后再将消息传递给您,这是非常好的实践。”

“ 级联机制很重要,因此呼叫中心顾问可以在管理级别上发表自己的意见,而管理层想要做出的更改可以在呼叫中心顾问级别上实施。”

“ 然而,许多呼叫中心面临的问题是变革的冷嘲热讽。您必须养成习惯,以确保坚持改变,而周围的

与呼叫中心团队进行的10场精彩对话(一)

以下是与您的团队进行的十个对话示例,可以帮助改善像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心的绩效。

但是,在我们进行这些关键的讨论之前,重要的是需要强调指出,它们不应该仅在正式的场合举行。非正式对话具有同样的价值,甚至更多。人们会关注您的工作,而不仅仅是您说的话。

安排非正式对话的时间

Budd的常务董事Peter Massey认为,呼叫中心经理必须在日常工作中安排时间进行非正式的讨论,这不仅与团队负责人而且是要与呼叫中心顾问进行讨论的。

彼得说:“ 这样做呢,有三个原因。首先,要表现出对他们角色的投入,表明您通过聆听他们并讨论他们的需求来关心他们。”

“ 其次,如果您要安排时间,则您更有可能实际进行这些良好的对话。如果没有安排时间来执行此操作,那么您将时间从所有其他管理职责中解放出来的可能性就大大降低了。”

“ 第三个原因是要对重要的事情有一个很好的认识,这将有助于您为每天在办公桌上看到的统计信息添加上下文。”

“有些人称其为四处走动进行管理。优先安排人员时间并了解实际发生的事情,可以使您的决策快速而轻松地进行。” 

因此,事不宜迟,这里有十种与您的SparkleComm 呼叫中心团队在正式和非正式场合进行的精彩对话。

1.发展对话

职业晋升对话在任何职业中都是非常重要的,特别是在像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心,尤其如此,因为它的高流失率和平坦的结构是非常重要的。这些对话必须定期进行,以便我们不断为呼叫中心顾问提供发展其技能的内在动力。

因此,正如彼得建议的那样,这些对话必须是正式的和非正式的:“我们需要关注他们的优势和发展这些技能的需要,而不仅仅只是业务需求。”

呼叫中心的晋升机会有限,因此,请与团队讨论如何发展自己的优势,这对于组织的其他部门来说是很宝贵的。”

“但是,只有了解您的员工,您才能与团队进行良好的发展对话。这就是为什么与呼叫中心顾问进行即兴对话很重要的原因,随着时间的流逝,您将对他们的优点和缺点会有一个很好的了解。”

2.绩效考核

您与呼叫中心顾问进行一对多绩效评估的

确保VoIP通信安全的注意事项(四)

要做:跟踪您的使用情况

无论是SparkleComm云电话系统,内部语音系统还是专用小交换机 (PBX),所有VoIP服务都有攻击面,最终可能会遭到黑客入侵。发生这种情况时,最典型的攻击之一是帐户接管(ATO),也称为电信欺诈或流量激增。这意味着,当VoIP系统被黑客入侵时,攻击者将尝试拨打耗费所有者金钱的呼叫,最好的防御方法是跟踪使用情况。

假设您是威胁者,您可以使用语音服务,并尝试拨打电话。如果您的组织正在监视其使用情况,则可以发现是否有异常高昂的账单或看到就像用户在电话上通话45分钟,位置没有员工有任何理由打电话的情况,这全都在于关注。

如果您要对此进行“云化”(即不使用传统的PBX或本地专用VoIP),请与服务提供商进行对话,询问他在采取什么措施保护我。是否有旋钮和转盘可以让我打开和关闭服务?您是在进行后端欺诈监视或用户行为分析,以代表我使用异常吗?这些是要问的重要问题。

请勿:拥有过分的安全性权限

在使用方面,为避免潜在的ATO损害,一种方法是关闭您不知道的业务所需的权限和功能,以防万一。下面举国际电话为例。

如果您的业务不需要呼叫世界各地,那么就不要打开呼叫世界各地的电话。如果您仅在美国,加拿大和墨西哥开展业务,您是否要让其他国家/地区都可以拨打电话,或者就ATO而言将其关闭是有意义的吗?您的用户使用任何技术服务,以及您的业务使用中不需要的任何东西,都被视为过分广泛。

请勿:忘记修补

程序对于任何一种软件,修补程序并保持最新都是至关重要的。无论您使用的是软件电话,SparkleComm VoIP移动应用程序,还是使用任何具有固件更新的硬件,这些都很容易。

您是在管理自己的VoIP电话吗?如果供应商发布了固件,请对其进行快速测试和部署,它们通常会处理所有类型的补丁。有时,安全补丁来自于代表您管理电话的供应商,因此,请务必询问谁控制修补程序以及周期是什么。

要做的事:启用强身份验证

强二元身份验证和加大身份管理的投入是另一种明智的安全实践。除VoIP外,身份验证始终是重要的因素。

始终启用强身份验证。如果您登录云PBX或电子邮件或CRM,这没有什么不同  ,寻找并使用这些功能。我们不仅在谈论桌上的电话。我们在谈论Web应用程序和服务的所有不同部分,了解各个部分如何组合在一起并依次保护每个部分。