如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(一)

团队项目是您爱或恨的事情之一。在协作风格方面,每个人都有自己的偏爱,极端情况包括“我更喜欢一个人工作”到“我只与他人一起努力”。 

让我们说清楚,协作不只是一种方式。在此过程中既有独立的任务又有相互依存的任务,这意味着每个人都有一些事情。 许多人倾向于将其归因于内向或外向,但是我们在这里揭穿这个神话。现实情况是,良好的协作是要弄清楚您和团队成员的工作偏好,以便每个人都可以透明地朝着一个目标努力。尽管可能有一个人“负责”整个团队,但这并不是说团队的其他成员并没有贡献不同的技能。作为一家为现代团队构建工具来做到这一点的公司,我们非常重视协作。我们知道与他人合作有时可能会增加挫败感,因此,我们编写了指南以帮助您充分利用协作。 

在这篇文章中,我们将介绍:

为什么要学习自己的协作风格

为什么在冠状病毒时代(以及以后),合作如此重要

四种最常见的协作方式(包括一个简短的测验来找出您的协作方式)

促进远程与面对面协作的方法

为什么我应该知道我的协作风格? 

刚开始合作时会感到很尴尬,尤其是在与不熟悉的人一起工作时。 在一起的前几次,您会感觉到想法并没有那么顺利,一个人似乎主导了这个问题,而且最糟糕的是,没有建立任何可借鉴的方案。团队合作需要妥协,但是当您不了解事物对他人的重要性时,如何知道应该妥协的内容。例如,质量可能对您最重要,而您的同事对按时完成项目更感兴趣。有时,似乎没有一个正确的答案。

合作也是协作的另一个要求,但是当您对他人的价值观不甚了解时,如何与他人合作? 

了解您的协作风格可以帮助您更好地:

了解个人喜好:有时顺应他人的方式,这意味着我们没有适应自己的欲望。花时间学习个人喜好可以让您利用与您交谈的方法,而不仅仅是当前正在做的事情。

示例:当您的团队聚在一起时,您经常在喧闹声很大的休息室见面。实际上,您的最佳思维发生在远离人群的安静空间中。 

沟通:了解对谁重要的内容,可以帮助您以与个人(而不仅是人群)共鸣的方式定制演讲。

示例:如果您看到问题的数量,而您的队友看到结果的问题,则可以从他们的角度分享您的疑虑,以帮助他们适应您的变更计划,此时,你可以用SparkleComm统一通信系统与他们沟通,来达到你的目的。

处理冲突:即使是最团结的团队也会不时面临分歧。意识到每个人的个人动机,您可以解决它们,以便听到每个人的声音。 

示例:在您(通常是害羞的)同事的想法被说完之后,房间中的感觉令人沮丧,然后您在SparkleComm团队聊天中向小组留言,以回头思考。

引导有效电话会议的提示(三)

5.提前加入

领导者-在这种情况下,您-应该总是在开始通话之前至少5分钟加入通话。没有人喜欢领导迟到的会议。在等待大家加入的同时,准备聊天和闲聊。在每个人都加入之前不要开始正式的介绍,而要与其他人聊天几分钟。

通话中

每个人都在这里,您已经开始了SparkleComm电话会议。下一步你要怎么做?既然大家都认识,那就参加会议吧?无论上下文如何,在通话过程中您都应该做一些事情,以便召开富有成效的会议。

1. 陈述议程

这是启动对话的一种简单方法。陈述一下您发出的议程,并询问是否有人想立即添加任何重要项目。这样您可以控制会议并确保您不要浪费时间在无关紧要的话题上。

2.自我介绍

您不仅应该在开始时自我介绍,还应该介绍其他人。即使您认识所有参与者,也总是一个好主意。您也可以要求他们自我介绍。唯一可以跳过的时间是,如果您与同一小组举行例行会议,或者每个人都一起工作。 

3.用名字提及人,这样每个人都知道谁需要回复

该技巧对避免混乱至关重要,但很少有人这样做。在整个会议中,提出问题或希望得到答复时,请始终与他人交谈。这避免了谁应该回复某事或每个人都在等待其他人接下来讲话的尴尬混乱。它还可以让人们知道谁在答复,因为人们可以通过电话听到相同的声音。 

4.使自己和其他参与者静音 

这是一个基本的电话会议提示,但令人惊讶的是有多少人需要提醒。在电话会议期间,无论您是在咖啡厅,办公室还是在家,您是否真的想让所有人都知道?更糟糕的是,许多麦克风发出的背景噪音会使其他参与者感到迷惑甚至震耳欲聋。作为主持电话的人,您可能也有使其他人静音的工具,因此可以使用它。

5.整个通话中的时间检查

在整个通话期间进行定期时间检查。它提醒每个人保持正轨,不要分心。这也是向所有人显示电话会议即将结束的好方法。 

6.适当结论

当您最后结束讨论时,适当地总结一下。这可能意味着总结讨论,重申所做的任何决定或提示参与者后续行动。如果是定期会议,请提醒所有人下一次通话的时间和日期。

通话后

召开一次有效的电话会议是否就需要这一切?不,即使在结束会议后您仍需要做一些工作。一旦你有你的会议记录准备好了,将其发送给大家。不要忘了包括任何已达成共识的决定,并提醒每个人有关在需要时继续从上次中断的地方继续工作的需要。 

最后,请确保安排后续会议或讨论后需要采取的其他措施。您还可以要求电话会议提供反馈,并考虑下一次进行任何改进。 

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引导有效电话会议的提示(二)

请记住,所有电话会议都是唯一的,因此虽然一个会议的介绍是必要的,但其他会议可能不需要。电话会议的每个人都处于远程状态,而只有一些人正在拨入电话会议,这也是一样。

1.测试设备

在开始电话会议之前,先测试一下设备。不仅仅是您的计算机。检查您的互联网连接,将使用的耳机以及您可能需要的任何其他设备。也不要忘记该软件,尤其是如果您以前没有使用过此特定解决方案的话。确保一切正常后,它应该提醒其他参与者也要这样做。如有需要,可以帮助他们设置设备。可能需要做很多工作,但您会对电话会议的效果感到惊讶。

许多企业使用单独的会议系统,该系统未连接到普通电话。由于每个人每天都不使用该解决方案,因此很难使每个人都在同一页面上。相反,您可能需要考虑一个包含内置会议解决方案的商务电话系统。如果您打算进行定期电话会议,则托管的VoIP服务(如SparkleComm VoIP)是一个绝佳的解决方案。

2.了解软件和硬件

现在您已经知道硬件和软件可以工作了,是时候更好地了解它了。您应该了解用于静音和取消静音的软件和物理按钮。您想要做的最后一件事是听到一些参与者发出的背景噪音或由于有人在家中而在背景中大喊大叫。 

您应该熟悉的其他功能是打开和关闭摄像机。很多时候,电话会议由于突然离去或由于参与者在不希望的时候打开相机而中断。另外,请确保您知道如果碰巧离开或其他原因导致退学,如何重新加入通话。

3. 确定参数

即使在发送议程之前,这也是您应该提前做好的事情。确定电话会议的参数

  • 您会允许还是阻止视频?
  • 如果有人想通过音频加入,可以吗?
  • 参与者可以按照自己的部门要求加入或离开,还是每个人都必须从头到尾都在那儿?
  • 通话会设定时间还是您需要继续进行直到做出特定决定?

这些细节对于每个人都非常重要,因此他们可以进行准备。您真的不想在星期一早上举行电话会议,而电话会议要花4个小时而没有事先通知,使人们感到惊讶!

4. 发出议程

一旦有了参数,就该发送议程了。这听起来可能有些过时,但议程可以帮助所有人了解通话的目的。制定会议议程增加了召开有效电话会议的几率。清楚说明会议主题,呼叫开始和结束的时间,所有参与者的姓名和角色以及任何其他相关详细信息。如果您的呼叫有很多参与者,则可能有助于指定一个记录员或记录呼叫,以便您以后记下详细信息。

引导有效电话会议的提示(一)

企业一直在开会,这是与同事交流的重要工具。但是,这些会议并不总是面对面的。尽管面对面的会议有效而富有成效,但您可能并不总是可以选择这种方式。通常,您可以进行有效的电话会议,以实现与会议相同的目标。 

当前的流行病就是会议不必总是亲自面对面的一个很好的例子。甚至在大流行之前,成千上万的组织就通过SparkleComm电话会议进行虚拟会议。随着公司的发展,您的所有员工可能不在同一办公室工作。您可能需要与来自不同国家甚至世界各地的供应商或合作伙伴会面。 

在大多数情况下,与大流行不同,仍然有可能亲自见面。但这确实意味着会议可能很昂贵,很耗时,或者如果您只想亲自见面,那将是不切实际的。相反,有效的电话会议(例如SparkleComm统一通信平台)可以使团队在更少的时间和更少的资源(时间、精力和金钱)上做更多的事情。

有效电话会议的提示

现在您以前可能已经参加过电话会议,就像您去过办公室中的几次会议一样。但是,并非所有电话会议都相同。有些与会者迟到,混乱弥漫,最终,每个人都觉得这是浪费时间。然后还有其他人准备会议负责人,与会人员进行了很好的讨论,并做出了重要的决定。自然,企业领导者希望后者更多,而不会造成混乱。

但是领导有效的电话会议需要技巧和实践。下面的一些技巧对于任何会议都是面对面的,无论是面对面还是其他方式。但是,当会议是虚拟的,有视频或无视频时,您应该注意一些其他或不同的方面。因此,这里有一些技巧可以帮助您为企业进行最有效的电话会议

开始通话之前要考虑的事项

与任何会议一样,在通话开始之前,您应该注意一些事项。请记住,电话会议依赖技术,而不仅仅是在大厅下预留会议室,还需要更多的准备工作。对于那些从未使用过电话会议解决方案或从未参加过电话会议的人,即使加入会议也可以是一次冒险。 

您需要了解的有关远程会议的所有信息(二)

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显,有时人们需要提醒一下,并不是每个人都熟悉虚拟电话

尤其是在远程团队中,通过让每个人介绍自己并分享自己的工作(而不是他们正在做的事情-保存状态更新)来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外,还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动,与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现,在一个组织中,只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时,总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里,会议礼节和举止落在了路旁,所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存,没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入,并对参加者表示尊重和考虑。这样做时,您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式:

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录,关闭视频以及从心理上退出虚拟会议(按此顺序)非常容易。但是,关闭视频会使您更容易分心,并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子,拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注,而且与单独处理相比,在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40%的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方,这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁,美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯(Donna Dennis)建议进行讨论,并让所有人在会议中分享自己的角色,然后再进行讨论。她说:“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流,并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法(无论它们多么“遥远”),并愿意就重大决策进行公开讨论;而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加,跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延,参与者失去兴趣,并且没有实现会议目标。

那么,我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样?罗杰·施瓦兹(Roger Schwarz)是《聪明的领导者,更聪明的团队:您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ,在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章,内容涉及如何避免出轨:

 - 在下车之前,先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前,请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧,让我们继续”,不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗?”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题,请通过以下方式质疑两个问题之间的关系:“迈克,我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗??
  - 满足所有会议目标后,结束会议!感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好,这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住,在虚拟会议中,您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时,您可以与有影响力的演讲者结束会议,并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是,很难在线传达相同的消息。会议结束时,大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前,不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗?”,而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策,并召集负责执行行动的人员,以确保行动是首要任务。约定截止日期,并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时,您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。