为您的企业制定危机沟通计划的 7 个技巧(四)

制定危机沟通计划的 7 个技巧

  1. 定义你的目标

制定计划的第一步是确定其核心目标。这将确保负责设计和实施计划的每个人都以相同的目标工作。

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您的目标可能很简单:该计划旨在定义在发生重大、不可预见的业务中断或公司声誉受到威胁时与内部和外部利益相关者进行沟通的责任和程序。

您还应该将尽可能简单的计划作为一个目标,以便所有相关人员都能轻松理解。一个复杂的计划将更难实施,在已经令人担忧的情况下会造成额外的麻烦。 

2.为危机管理创建一个专门的群聊

制定危机沟通计划后,最好将其副本存储在由危机响应团队成员组成的群聊中。 

这样,如果真的发生危机,您的响应团队将可以即时访问沟通计划,以及任何相关讨论和有关以前危机处理方式的记录。更重要的是,群聊还可以兼作现成的论坛,在那里他们可以协调对新危机的反应。

SparkleComm统一通信平台让您可以创建可在任何设备上访问的基于群组的讨论线程,并允许用户立即相互共享消息、文件和文档。您还可以使用内置的任务管理器对危机沟通团队的任务进行优先级排序。这使您可以创建任务并将其分配给人员、设置截止日期,甚至对重要的任务进行颜色编码!

  1. 定义您的升级程序

在许多情况下,组成危机沟通团队的人不会发现新危机的最初迹象。通常,是较低级别的员工、客户服务代理或现场工作人员在发现令人担忧的事情时发出警报。

因此,重要的是要有一个系统,让您的任何员工都可以报告紧急问题,并让该信息快速找到公司高级决策者的途径。该系统的细节将取决于您的团队的结构,但同样,拥有灵活的SparkleComm沟通平台将确保所有相关事实和细节可以立即传达给负责危机管理的人员。

什么是呼叫中心,它对我的​​业务有帮助吗?

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什么是SparkleComm呼叫中心

SparkleComm呼叫中心是一个集中的设施或部门,旨在处理企业的大量呼入或呼出电话。零售商、电话营销公司、服务台、投票服务、筹款活动和其他大型组织经常使用它们来销售产品和服务、收集信息或通过电话帮助客户。

呼叫中心于 1960 年代开始出现,当时企业可以通过计算机化的自动呼叫分配器 (ACD) 将大量电话转接到多个座席。当多人呼叫一个公司号码时,ACD 会自动过滤呼叫并将其分配给可用且具有适当技能的座席,从而无需人工总机接线员。由于免费电话号码、数字信号技术以及列出用于销售、客户服务和技术支持的中央电话号码的网站的流行,呼叫中心的势头在 1990 年代有所回升。到2000年代初,许多大公司开始将国内客户服务部门转移到海外呼叫中心以控制成本。

随着基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案的出现, 许多只使用电话的呼叫中心已经演变成数字连接通道SparkleComm联络中心。联络中心允许企业及其客户通过可用且最便捷的通信渠道(电子邮件、短信、社交媒体、移动应用程序、虚拟助手、聊天机器人、视频和网络聊天)相互交流,而不是建立依赖于线性客户旅程在仅电话对话中

SparkleComm呼叫中心还可以帮助分配呼叫,并允许多个座席跨渠道近乎实时地共享联系人和客户信息,这样企业就可以全面了解客户,并让客户获得一致且流畅的服务。SparkleComm呼叫中心拥有联络中心工具,可帮助企业缩小员工与客户之间的差距,无论身在何处,

SparkleComm呼叫中心如何帮助我的业务?

组织经常寻求SparkleComm呼叫中心服务和解决方案,减少了对本地硬件和技术升级的需求,并提高了组织的敏捷性。

SparkleComm呼叫中心可以帮助提高座席效率和控制基础设施成本,例如当企业没有资源或人力来管理全职内部呼叫中心或员工资源在管理日常职责和客户之间时调用。按用户付费、基于并发用户数量的新软件订阅模式和服务使企业能够快速、经济地按需部署和扩展服务。

凭借SparkleComm呼叫中心其数据收集、跟踪和分析能力,联络中心平台和解决方案组件为企业提供了关于客户及其挑战的整体视图——以深化客户关系。SparkleComm呼叫中心还允许企业通过其首选渠道与客户会面,并随着需求的增长采取积极措施提供个性化支持。

SparkleComm等基于云的呼叫中心解决方案 很受欢迎,因为它们使企业能够灵活地根据需求扩展服务并具有可预测的成本。

SparkleComm呼叫中心解决方案让您可以跨渠道与客户保持联系,捕捉他们的声音和行为趋势,并利用这些洞察来改善您的业务。由于呼叫中心解决方案收集了大量有关您的客户以及他们与您公司的互动的信息,因此与能够提供安全性和网络可靠性的提供商合作以保护您的呼叫中心数据并确保服务正常运行非常重要。

SparkleComm呼叫中心专业服务等专业知识可以提供帮助,并且还可以在选择您当前和业务增长所需的服务时提供帮助。提供对最新工具的访问的强大联络中心解决方案可以在改善客户旅程和改善整个组织的业务成果方面发挥重要作用。

8 个SparkleCommVoIP电话问候示例

在社交媒体和即时连接的时代,关闭语音邮件服务可能很诱人。毕竟,当客户可以在需要语音邮件您联系时,即使您提供所有这些选择,许多客户仍然喜欢打电话给您。SparkleCommVoIP电话帮助您管理这些信息

在您努力提供最佳客户体验的同时,您也会遇到无法接听电话的情况。如果您没有专业的语音信箱问候语,来电者只会挂断电话。他们中的大多数人不会费心给你回电话,而更有可能给你的竞争对手打电话。SparkleCommVoIP电话帮助您解决这些问题

只需花费一些时间和精力,您就可以将这种情况转化为自己的优势,并将其作为与潜在客户建立关系的机会。您的听众会通过专业的语音邮件问候来尊重企业,尤其是当您跟进并稍后与他们联系时。例如:SparkleCommVoIP电话

SparkleCommVoIP电话问候的目的

您上次更新企业语音信箱问候语是什么时候?这不是企业主花时间考虑的事情,除非它成为一个问题。进行SparkleCommVoIP电话时这些信息以下是一种快速确定您当前的问候语是否适合您的方法:

  • 了解您定期(每天或每周)接到多少电话,其中来电者因长时间保持而无法与某人通话或挂断
  • 跟踪呼叫者在您的服务号码上留下的语音邮件数量
  • 如果您每天收到 10 个未接来电,而只有 2 个来电者留言,那么您当前的问候语没有发挥作用。您的目标是确保客户留下他们的联系信息,以便您可以给他们回电。
  • 从客户的角度来看,留下语音邮件消息当然并不理想,但这总比不知道何时或如何再次联系企业的沮丧要好。

良好的SparkleCommVoIP电话帮助您管理这些信息问候语会给客户留下良好的印象,无论是他们第一次还是第十五次致电您的公司。

SparkleCommVoIP电话帮助您管理这些信息问候语中该说什么

至少,您要说出人员或部门的姓名和公司名称,以便来电者知道他们已到达正确的位置。您可以给出不接听电话的理由,例如您不在办公桌旁,或者您的所有服务代表都在忙于客户。但是您绝对应该为无法立即与他们交谈而道歉。

根据您使用SparkleCommVoIP电话帮助您管理这些信息,您还可以包含以下信息:

如果您正在录制非工作时间的问候,则为营业时间。 如果问候语是针对销售或服务部门的,则为最新的促销活动。

其他联系信息,例如通用号码的电子邮件地址或网站。 最后,请务必邀请来电者留言。这可能看起来很直观,但如果你不问他们,很多人会挂断而不是留言。向他们保证您会在 1 或 2 个工作日内给他们回电并兑现承诺。

录制SparkleCommVoIP电话问候的提示

如果您想为经理或 CEO 等人提供语音邮件问候语,那么请该人录制自己的问候语是完全可以的。但是对于销售或服务部门等业务语音邮件问候,您可能需要专业人士。如果不是专业人士,至少要确保让同一个人记录所有问候语以保持一致性。

问候语应该是高质量的音频,没有任何失真或背景噪音。避免使用行话并使用您的听众熟悉和舒适的语言。如果您的目标受众是多语种,您可能需要录制不同语言的多个版本。

一旦您记录了SparkleCommVoIP电话各种问候语,就可以对其进行测试了。不要等客户打电话给你留言。请员工或其他受信任的联系人拨打您的号码并收听语音邮件问候语。听听他们的反馈。如果他们说音量太低或扬声器速度太快而无法理解,您可能需要进行SparkleCommVoIP电话调整。

如有必要,请务必更新您SparkleCommVoIP电话问候语。随着时间的推移,您的业务将增长和变化。您的听众也可能有所不同。因此,当您拥有 10 人的客户服务部门时,当您是一家只有 2 名员工的小型企业时,这种问候语可能不合适!

请记住,出于各种目的,您需要不同的语音邮件问候语。您不能对员工和整个部门使用同一个。假期或假日语音邮件问候可能需要与非工作时间消息不同的内容。

您还可以提供他们可以使用的网站或电子邮件地址,或者提供其他SparkleCommVoIP电话号码,以防万一。

开始在您公司的电话系统中使用SparkleCommVoIP电话,我们将帮助您设置最好的语音邮件问候语。

面向所有人的呼叫中心解决方案

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SparkleComm呼叫中心解决方案是适用于所有营利性和非营利组织的明显工具。从呼叫中心到医院、旅游服务台、IT 公司、非政府组织等,都需要这个工具来满足客户的关注和潜在客户的查询。为了满足所有组织和企业的需求,我们提出了独特的呼叫中心解决方案

我们 SparkleComm为所有人提供呼叫中心解决方案。没有一种工具可以满足所有业务的需求;因此,我们提出了一整套呼叫中心解决方案。每个企业或组织都可以根据其需求和预算进行选择。

SparkleComm呼叫中心解决方案

SparkleComm呼叫中心入门、中小企业和资金受限公司的理想解决方案!利用价格合理的功能丰富的SparkleComm呼叫中心解决方案。它具有以附加组件的形式添加高级功能的所有标准功能和灵活性。开始使用任意数量的座位。

借助SparkleComm呼叫中心解决方案,您可以在远程办公的同时实现高性能、生产力和效率。您可以建立一个虚拟呼叫中心,在全球范围内招聘人才,让座席在任何情况下都可以在家工作,例如低带宽、无法访问计算机等。将业务转移到远程并增加利润。

使用此智能SparkleComm呼叫中心解决方案获得竞争优势并加速增长。SparkleComm融合了人工智能、高级呼叫中心软件功能、智能功能和全渠道通信的力量。它是全球最先进的联络中心解决方案,可以确保竞争优势。

SparkleComm呼叫中心解决方案专门为收款机构和公司设计和开发,可提高效率并节省时间。不再需要浪费手动资源来过滤潜在客户或支付额外费用在SparkleComm呼叫中心拨号器中添加收集相关字段。此收款呼叫中心解决方案中添加了所有逻辑、表单、字段和其他必需功能,以简化收款操作。

我们的 SparkleCommVoIP 专家为所有开源爱好者提供服务。利用这个开源呼叫中心解决方案,由我们的 SparkleComm专家执行完美的设置、部署和配置。使用我们的 SparkleComm定制服务和即用型模块添加具有竞争力的功能和多渠道通信。

2021 年的视频会议:如何开始以及如何进行

在 2020 年,很少有短语比“你能看到我的屏幕吗”和“你处于静音状态”更能引起共鸣或更常听到。一旦疫情让超过一半的工作人口在家工作,视频会议技术就成为让我们所有人保持联系的最大技术之一。学校、法庭、市政府和各种可以想象的企业都需要能够继续他们的工作,而视频会议使这成为可能。

随着世界上大部分地区开始放松限制,办公楼开始缓慢而谨慎地开放,人们可能想知道视频技术的发展方向。在一个充满不确定性的世界里,有一件事是肯定的;这不是一种很快就会消失的技术。在这里,我们将探讨视频会议技术在 2020 年取得的进展以及 2021 年仍在增长的内容。

它是如何开始的:2020 年的视频会议

可以肯定的是,如果您在 2020 年之前从未参加过虚拟会议或通过Sparklecomm 开展业务,那么您现在有了。但即使这是您在 2020 年之前做过的事情,2020 年进行的视频会议的绝对数量和频率也呈现出自己的学习曲线。

博客和网络研讨会在我们的收件箱中填满了成功的虚拟会议、大型会议的最佳实践,甚至是如何保持最佳安全性,因为2020 年视频会议的每日流量增长了 535%。照明选项、自定义背景、复杂的安全更新麦克风技术的惊人进步都见证了突破性的进步水平,以满足这种增长水平的需求。

但是,即使世界欢迎冠状病毒的终结,我们也没有看到视频会议的增长和进步即将结束。

进展如何:2021 年的视频会议

视频会议走向何方?那么,视频会议系统软件市场规模在 2020 年估计为 82.4 亿,预计到2025 年将达到 128.0 亿,复合年增长率为 9.2%。由于遗留系统已被淘汰,并且预算需要考虑能够跟上这种增长水平的系统,因此在为下一章准备视频会议系统时,请考虑以下 5 个注意事项:

用户体验和易用性

从大型网络研讨会、协会范围的虚拟会议或大型销售宣传,视频会议技术应该是您最不担心的。

安全和隐私方面的进步

从封闭的学校董事会会议、法律顾问或政府集会来看,安全非常重要。确保可以通过视频会议开展业务是一回事;确保它的安全是另一回事。

集成、集成和更多集成

视频会议技术并不存在于孤岛上。确保您的平台与生产力工具、共享日历、音频和视频设备集成意味着集成只会继续推进。

视频质量和个性化

是视频。每个人都知道它永远不会是面对面的质量,但这并不意味着劣质、无聊的质量会减少它。借助超高清 4K 视频和其他高质量视频选项,视频会议的未来将更加需要品牌、徽标和名称的个性化

游戏化和交互功能

如果你没有听说过游戏化,那不是你想的那样。大多。比玩游戏的能力大得多,游戏化意味着增加参与者与视频会议期间所做的事情进行交互的能力。什么可以实时进行民意调查或问卷调查?希望您的团队能够通过出勤获得积分或获得徽章?当我们尝试将来自任何地方的观众联系起来时,游戏化将继续成为一种必需的功能。

结论

如果 2020 年 1 月教会了我们什么,那就是我们无法预测未来。但是,如果在 2021 年有什么事情似乎可以确定的话,那就是视频会议只会随着它的发展和连接全球劳动力而继续增长和进步。