虚拟商务会议:您需要知道的一切

虚拟会议是以数字方式举行的会议。没有物理基础设施,会议的参与者没有亲自到场。这意味着先进的技术使用可以将来自世界各地的许多人聚集在一起,并通过一个共同的媒介将他们联系起来。

这可以通过SparkleComm视频会议电话会议实现;其中虚拟空间是为实时举行的商务会议制作的。这意味着所有参与者都在会议现场。虚拟会议通常由知名公司进行,用于与远离的商业伙伴进行商务会议,因此以虚拟商务会议的名义更受欢迎。

enter image description here

第 1 部分:什么是虚拟会议

虚拟会议不仅比传统会议更成功,而且还有许多其他好处。对于传统的物理空间会议,人们需要旅行并来到会议室或办公空间。现在,如果会议的预定参与者彼此相距很远,跨越地区和国家,这可能真的很忙。

特征:

借助SparkleComm虚拟商务会议,在有关各方之间建立信任、参与和团队精神的可能性很大。这是因为组织者为安排这样的会议付出了努力,而且对方也愿意参与其中。

SparkleComm虚拟会议中,绝对没有差旅费用。此外,人们在旅行中节省了大量宝贵的时间。

进行虚拟商务会议的一个非常重要的事情是良好的网络和互联网可用性。没有互联网,就无法举行这样的会议;同样重要的是,所有参与者都拥有强大的互联网连接和适当的SparkleComm视频电话会议应用程序。

在这样的会议期间,数据或信息可以很容易地相互共享。所有此类信息都是实时共享的,您还可以选择一次与一个人、两个人和许多人共享数据,或者与所有人共享数据。因此,在线共享文档和文件非常容易,可以立即查看,也可以存储以供将来参考。

第 2 部分:什么是虚拟会议室?

虚拟会议室是一个数字化设计的空间,使商务会议组织者能够在线召开商务会议。通过SparkleComm可以邀请参与者、添加参与者,还可以使用其他视频会议音频会议工具。可以通过托管在服务器上的软件或 Web 浏览器来实现。

当所有参与者通过登录方式进入SparkleComm视频会议时,他们都进入了同一个数字空间,确保他们都连接到虚拟会议中。这可以是SparkleComm电话会议,但通常,这种虚拟商务会议是通过视觉协作进行的。

在这样的虚拟会议室中,每个人都可以使用多种工具进行快速消息传递、录制、应用程序共享、屏幕共享以及文件共享。任何事情都可以快速共享,然后在正在进行的会议中进行讨论。

虚拟会议室比实体会议室更具成本效益。这是因为在布置椅子、桌子、空调、投影仪、屏幕和整体基础设施方面绝对没有任何费用。每个人都只是通过网络连接起来,所提供的所有基础设施都只是数字空间。

虚拟会议室可以通过协作和会议服务创建,其中最具创新性的是SparkleComm。它提供简单、专业和特色的数字会议设施,通过视听协作使商务会议更轻松。

第 3 部分:成功举办虚拟商务会议的技巧

虚拟会议中采取适当的措施并完成必要的前期工作非常重要。为了使虚拟会议成功,有很多事情需要遵循。

计划 -计划是任何虚拟会议的重要组成部分。关于目标的计划,要讨论的上一次会议的会议记录是非常重要的。此外,会议的时间限制、参加人数和主要目的应保持在首位,以便顺利进行。

适当的准备工作 -所有参与者都必须完成适当的准备工作,以免浪费时间了解正在发生的事情和积极参与。每个人都需要了解会议的每一个细节才能成功。

没有多任务处理和职业操守 -每个人都必须像在传统会议中一样关注此类虚拟会议。一种有效的方法是使用SparkleComm视频会议软件,以便看到每个人并遵循正确的行为。

团队负责人 - 必须任命团队负责人,以确保每个重要的年轻人都得到讨论,每个人都有机会表达自己的观点。

因此,可以得出结论,随着技术的巨大进步,虚拟商务会议在当今时代越来越有效和流行,并且可以在SparkleComm视频会议软件和数字工具的帮助下轻松创建实时虚拟会议室来进行会议。

有效在线交流的不可思议的技巧

毫不奇怪,在商业和个人生活中成功的关系完全取决于积极的沟通。沟通可以决定婚姻中的和解与离婚,紧急情况下的生与死,商业中的盈亏或职业生涯中的成功与失败。在几乎所有情况下,沟通都至关重要,不幸的是,许多人倾向于忽视其在网络世界中的重要性。说实话,如今,世界正在在线转变,这意味着要有效地传达您的信息,您必须学习有效在线交流的终极方法。

enter image description here

如前所述,如果您想在工作、学校甚至您所居住的社区中取得成功,就必须掌握有效的在线交流策略。除此之外,对于在线学习环境中的学习者来说,提高他们的书面和口头沟通技巧并掌握在线学习中有效沟通的艺术尤为重要。这样,人们就可以确定他们的想法和意图是显而易见的,并且可以清楚地传达给他们的接收者。如果您对此感到担忧,那么下面是一些有用的提示、技巧和有效在线交流的方法。

  1. 遵守一般网络礼节

在线有效沟通的方法之一是遵循在线网络礼仪的一般原则,即在网络环境中尊重和礼貌的表现和实践。众所周知,人们在面对面交往时,总是遵循特定的尊重和礼节准则,遵循礼仪原则的人与他人交往时,礼貌待人。否则,他们可能会被视为傲慢或粗鲁的沟通者,从而为有效沟通造成障碍。话虽如此,在线交流遵循一套类似的规则,并呼吁尊重互动。就像线下交流的情况一样,在跨在线平台传递信息时要礼貌。承认他人的隐私并尊重他们的时间。您还可以使用笑脸等表情包(又名情绪)。

  1. 选择合适的在线传播媒体

确实存在各种用于在线交流的媒体,但其中一些媒体在特定情况下的效果要好于其他媒体。例如,如果您要发布新产品,您可能想要演示如何在线使用该产品。在这种情况下,您更喜欢视频会议,以便您有足够的时间立即回应客户提出的问题。尽管如此,在线视频会议一直是使在线交流成功的最伟大的媒体之一。它在许多场合都有效,重要的是用户确定最好的视频会议提供商, 在众多供应商中,劳格科技拥有最先进的SparkleComm视频会议协作平台,可提供专业、简单且功能丰富的在线会议服务,使在线交流变得前所未有的轻松。 

  1. 使用简洁明了的语言

如果您不通过SparkleComm视频会议进行交流,那么您可能正在撰写和回复电子邮件、聊天、讨论、论坛和任何其他形式的在线书面交流。使用正确、简洁和清晰的语言是许多沟通者未能提供的在线沟通技巧之一。写作时,请确保您的文字不复杂且切中要害。从强有力的主题行开始并保持段落/句子简短易读,可以极大地改善在线交流。此外,通过消除多余或不相关的信息,避免歧义并提高信息的清晰度。

4.建立一个有利的在线角色

如果您想有效地在线交流,那么您必须创建一个令人愉快的在线角色。为了实现这个目标,你首先要谨慎地管理你的行为,为你的角色增添一种能力、同理心和专业精神。除此之外,始终让您的在线收件人感到受欢迎、需要和赞赏。

有效在线交流的技巧列表是无穷无尽的,但上面列出的只是其中的一小部分。但是,通过专注于传达良好的意图、简洁明了的文字,个人和企业都更有可能在在线环境中以正确的方式进行交流,这将有助于在目标受众中建立并保持积极的情绪。此外,通过保持高水平的专业精神,您显然会与在线交流的人建立融洽关系并激发善意。

SparkleComm统一通信解决方案的注意事项

随着当今快节奏技术环境的需求增加,企业必须确保以最有效的方式管理工作场所应用程序的采用。作为公司基础设施的最重要方面之一,其通信系统必须能够支持员工的日常活动。传统通信系统和 PBX 设备不再支持当今对简单、灵活和移动终端用户通信体验日益增长的需求。此外,许多人因电子邮件过载而苦苦挣扎,这会抑制生产力。 enter image description here 电话、移动、大数据和云的融合正在为一种新的工作、协作和利用业务信息的方式奠定基础。统一通信 (UC) 或智能通信 (IC)是用于描述这一新浪潮企业通信能力的术语。

即时消息(聊天)IP 语音、Web 和音频会议以及桌面共享等工具与提高生产力相关联,应该以简单的方式访问以提供无缝的用户体验。

与生产力应用程序集成

您的 UC 解决方案需要将您的通信应用程序有效地集成到单个前端界面中。通过将视频、电子邮件和语音等应用程序组合在一起,您的组织可以利用统一通信通过节省时间和增强组织敏捷性来提高生产力。这是通过让您的员工在一个地方访问他们所有的通信应用程序,可以在任何位置的任何设备上访问这些应用程序。这意味着只要您的员工连接到互联网,他们就会始终连接到您的组织。

易于采用和使用

SparkleComm统一通信 解决方案的一个重要部分,也是 统一通信 的一个主要问题,是您的组织如何采用它,并确保您的员工易于使用它。复杂的统一通信解决方案进一步阻碍了员工采用它。通过简化对桌面中所有应用程序的访问,可以提高易用性,这些应用程序可以协同工作以最大限度地提高员工产出。其结果是,员工只需单击几下即可将聊天无缝转变为通话、视频会议或协作空间。通过集成您的通信应用程序,简单性与统一通信的用户友好性相结合,将提高您的员工的采用率,并使您的组织能够更快地利用 统一通信的优势。

所需功能的可访问性

您的统一通信解决方案需要具有最新的功能,以便您的用户和他们的组织能够提高他们的工作效率。这可以通过应用程序的自动更新来实现,因此最新的功能很容易获得。您的统一通信解决方案不仅需要让您访问您现在需要的功能,而且还需要能够适应您组织的发展需求。

迁移支持

组织都处于 统一通信 解决方案之旅的不同阶段。您需要确保在迁移过程中得到全面支持,以便为组织部署最佳和最合适的统一通信解决方案。有必要规划您希望从统一通信解决方案中得到什么以及如何实施,并找到可以在整个过程中指导和支持您的组织的提供商。

使用SparkleComm进行统一通信

随着 新冠疫情大流行期间远程工作的兴起,统一通信的重要性只会越来越大。在此期间,各种企业都在努力适应远程协作、远程访问以及将 BYOD(自带设备)策略集成到工作场所通信中。展望未来,企业需要更有效和可持续的战略,而统一通信是其中的核心。大约 48%的企业已经在加大对统一通信解决方案的努力。但究竟什么是统一通信,为什么它如此有益,企业如何实施呢? enter image description here 什么是统一通信?

简而言之,统一通信是一个系统,其中每个通信渠道(聊天、文件共享、电话、视频会议、电子邮件等)都集成在一个平台中。它超越了标准的业务协作工具,可以在一个地方提供内部和外部协作,从而简化访问并加速工作流程。

值得注意的是,全功能呼叫(与真实电话号码之间)是最难与业务协作软件提供的数字通信工具集成的渠道之一。但是,通过做出正确的选择,无需昂贵的前期投资即可获得无缝的结果。我们将在下面看看 SparkleComm如何成为关键。

统一通信有什么好处?

就目前而言,86% 的企业主认为工作场所问题是沟通工具不足的直接结果。从这个意义上说,不难看出统一通信带来了什么。更具体地说,它提供:

提高生产力

SparkleComm统一通信使员工无论身在何处或使用何种设备都可以进行通信。考虑到他们需要的所有通信工具都在一个平台中,因此无需与同事或客户拥有相同的应用程序。因此,这显着提高了生产率。

组织敏捷性

随着公司比以往任何时候都更有生产力,它还具有更大的组织敏捷性,这是指企业快速改变或适应市场变化的能力。有效的沟通是其中的关键,这意味着组织可以更好地通过统一沟通做出快速改变。

更便宜的基础设施

统一通信可以帮助企业以多种方式降低成本。例如,它可以阻止他们在重叠的通信工具上花钱,从而降低订阅费用。它还使公司能够更好地用虚拟会议代替面对面的会议,从而降低差旅成本和相关费用。

更好的客户服务

当客户联系一家公司时,他们希望尽快与合适的人取得联系。借助统一通信,即使相关人员不在办公桌前或不在办公室,呼叫也可以轻松地从他们的固定号码重定向到他们的移动设备。还可以设置响铃组以将呼叫发送给下一个最合适的人。

简化操作

通过统一通信,公司可以雇佣一个人来监督这方面的业务。与以前不同,无需多个客户经理或支持技术人员,也无需担心多个承包商和账单。所有这些都具有简化操作的效果。

如何实施统一通信系统

虽然统一通信的好处显而易见,但实施是另一回事。幸运的是,5G 的兴起将消除迄今为止让公司陷入困境的许多挫折。但是仅靠改进的互联网协议并不能促进统一的通信策略。

实际上,不只是“一种方法”来执行一种方法。投资一个全新的定制系统是可能的。但是,从查看您已经拥有的工具开始,并思考将系统集成到统一通信策略中的创造性方法要简单得多。根据我们的研究,利用SparkleComm是前进的方向。

如何将呼叫添加到团队

投资正确的电话解决方案对于统一通信至关重要。您不仅需要能够拨打公共交换电话网络,呼叫(电话号码之间的电话呼叫),还需要传统商务电话系统提供的复杂呼叫管理功能。这将使您真正替换该电话系统并统一通信。同样,电话是SparkleComm的潜在优势,但前提是您做出了正确的选择。

SparkleComm统一 通信路线图:从团队建设到发布

并非每家成功的企业都是以同样的方式建立起来的,但可以肯定的是,任何成功的企业都已经学会了如何激励员工一起工作。在当今瞬息万变的工作环境中,业务协作始于正确的统一通信路线图。

enter image description here 商务沟通发生了怎样的变化

统一通信是商业通信长期发展的最新迭代——从传统电话到模拟专用小交换机系统,再到基于互联网的通信媒体,例如 IP 语音。

统一通信将呼叫和视频会议、聊天、桌面共享、语音邮件、可共享白板和其他通信服务集成在跨不同桌面和移动设备的一致用户界面中。跨服务通信:从桌面发出的互联网协议语音 (VoIP) 呼叫可以通过移动电话的文本消息返回。同样,可以通过电子邮件接收语音邮件消息。

现代统一通信系统包括:

  • 高级语音呼叫和呼叫路由
  • 呼叫控制和多模式通信
  • 实时存在
  • 即时通讯
  • 统一消息(电子邮件、语音邮件和传真)
  • 音频、视频和网络会议
  • 协作工具(例如共享白板)
  • 流动性
  • 支持通信的业务流程集成

有效的统一通信和协作战略将员工彼此联系起来,并与组织外的客户、客户、供应商和合作伙伴联系起来。但并非所有统一通信系统都是平等的——只有通过正确的技术和正确的战略才能获得全部收益。

统一的通信和协作策略

变革性的业务协作系统始于正确的统一通信路线图,该路线图可帮助您选择正确的提供商、技术和实施或交付模型。

统一通信使团队能够协作、跟踪项目、更快地工作、与专家联系、管理文档、跨组织孤岛提供无缝的客户服务和引人入胜的客户体验,无论团队分散多远。

您的策略应侧重于单一管理平台方法,提供出色的用户体验,让您的技术选择面向未来,并提供跨平台、与设备无关的功能。

确定目标和目的

如果你不清楚你想要达到的目标,你永远不会知道你的策略是否成功。设定可实现且雄心勃勃的目标以推动您的组织向前发展是重要的第一步。这些目标可能包括:

  • 提高员工生产力
  • 改善客户服务和整体客户体验
  • 简化业务流程
  • 降低成本
  • 更快的入职
  • 数字化转型
  • 合规性
  • 计划方法

每个员工都将使用您的统一通信系统,无论他们的头衔或日常工作的来龙去脉,因此您的战略必须具有包容性并涵盖整个员工队伍的多样化需求。在制定战略时,请咨询每个部门的决策者,以避免忽视或损害任何团队或角色。

协调部署

成功制定统一通信路线图需要跨部门和业务单位的协调以及通过层层管理。整个企业的团队必须准备好接受新的和不断发展的沟通策略的培训。

维护和故障排除

您的业​​务将继续发生变化,您的沟通策略也需要随之发展。准备好在挑战出现时调整您的策略。

分担负载

如果实施统一的通信和协作策略听起来像是一项艰巨的任务,那就是。但值得信赖的服务提供商合作伙伴可以帮助您完成繁重的工作。

转向功能齐全的SparkleComm统一通信系统涉及一系列先进和不断发展的技术,包括 VoIP视频会议、文件共享和数据记录以及与 CRM 和其他业务应用程序的集成。

服务提供商带来技术专长;您的角色是提供有关您的行业、您的​​应用程序和现有系统的详细信息,这些信息需要在您制定统一通信路线图时予以考虑。

无论您选择基于云的托管模型还是选择将硬件保留在本地,托管服务合作伙伴都将非常熟悉这些技术并知道如何实施和维护它们。

在您走向业务成功的道路上,正确的SparkleComm统一通信路线图对于让每个人共同努力以激发您的客户至关重要。