为您的企业制定危机沟通计划的 7 个技巧(一)

问题在商业中是不可避免的,不幸的是,这包括非常大的问题。无论您建立了多么强大的公司,您都无法预见即将到来的每一个重大挑战,我们都容易受到意外发生的事情的影响。

enter image description here

当危机来临时,无论是生产线中的重大问题、工作场所事故还是严重的社交媒体失误,作为企业主,您的首要任务是尽一切努力控制损失并防止情况恶化。

紧急情况本质上是混乱的。混乱蔓延,电线交叉,人们最终不确定该做什么或该由谁来做。这就是为什么提前建立定义明确的协议以指导您对危机的通信响应如此重要的原因。  

在这篇文章中,我们将概述危机沟通计划的基本组成部分,并指导您完成自己制定计划的步骤。我们还将查看其他公司如何应对危机的一些示例(成功程度各不相同!)。

让我们先看看什么是危机沟通计划,以及为什么制定一个计划是个好主意。

什么是危机沟通计划,为什么需要?

危机沟通计划的目的是制定您的公司在突然发现自己处于危机之中时将遵循的沟通准则。 

这些指南将定义在危机首次发生时应采取哪些行动、谁将对这些行动负责,以及应如何将信息作为事件传播给客户、员工、投资者、公众、媒体和任何其他相关利益者。

当危机发生时,与贵公司有关的各种人员将陷入怀疑状态,并想知道这将如何影响他们的需求和利益。您有责任确保它们不会在必要时被蒙在鼓里。遵循预定义的计划将确保您对危机的沟通响应迅速、果断,并考虑到所有受影响的各方。也许采取SparkleComm统一通信系统进行危机沟通是个好主意。 

未能及时采取行动并使利益相关者了解情况可能会加剧危机。管理不善会增加诉讼、失业、利润损失、员工士气低落的可能性,并可能导致对您的企业失去信任。

但是,如果您对危机的反应遵循连贯的策略,准备充分的发言人将关键信息快速、准确地传播给适当的受众,那么你将有更多的机会来维护公司的声誉。

显然,通过危机沟通计划为最坏的情况做准备是明智的企业领导力的一部分。这就像一份保险单:希望您永远不必使用它,但如果出现问题,知道它就在那里是件好事。

所以现在让我们看看您应该在任何有效的危机沟通计划中找到哪些组件。 

危机沟通计划的 5 个基本要素

您的危机沟通策略应包含以下关键要素:

1.危机沟通团队

危机计划应指定组织内的人员,当事情开始恶化时,他们将负责收集信息和协调内部和外部通信。 

危机沟通团队应包括您的高级管理团队以及任何社交媒体或网络经理,他们可以监控外部对话以更好地衡量客户和其他利益相关者之间的情绪。您越了解人们如何实时应对危机,就越能准确地确定您应对措施的优先级。

每个人在团队中的角色都应该明确定义。例如,谁负责收集见解、谁负责内部沟通、运用怎样的沟通工具(如类似SparkleComm这样的)以及谁将充当不同受众的代言人,这应该是显而易见的。这将我们引向下一点……

UC 如何使公司和员工受益

SparkleComm统一通信平台通常允许集成客户关系管理 (CRM) 软件(如Salesforce)或启用面向特定行业或部门(如联络中心)的功能。可扩展性是 SparkleComm统一通信 服务为企业提供的吸引力的重要组成部分。

SparkleComm协作平台为雇主和员工提供的一长串福利,各种规模的运营商普遍采用某种形式的 UC 软件。除了认识到将所有数字通信方法都放在一个统一的包中是有意义的之外,这样做恰好使所有相关人员受益:

enter image description here

SparkleComm统一通信服务提供商可以提供更多样化的软件套件来吸引更广泛的潜在客户群,而不是简单地营销用于 IP 语音或即时消息的独立解决方案。

企业“统一”他们的通信,获得更实惠、灵活和可扩展的平台,而基于云的配置减轻了内部技术维护的责任。

SparkleComm统一通信提供了一个功能更强大、更易于使用的系统,只需要一个程序,而不必在一堆用于不同目的的独立应用程序之间切换。

客户获得更好的服务,因为他们的历史更加集中,同时他们有更多的方式与代表沟通,代表有更多的选择来满足客户的需求。

SparkleComm统一通信 如何使公司和员工受益 SparkleComm统一通信越来越被视为跨越所有行业和员工人数的组织的必备品。可能很难计算将所有电信、消息传递和协作工具整合到一个应用程序中所产生的运营效率,但人们普遍认为这对公司及其员工来说是双赢的。

对企业而言,最直接的好处可能是降低了为SparkleComm统一通信内部通信维护各种单一用途应用程序的成本和麻烦,以及最终必须在本地托管这些服务的麻烦。

虽然可以选择传统的现场SparkleComm统一通信 应用服务器,但公司更常见的是将这种负担外包,依靠 SparkleComm统一通信提供商的托管服务并通过 Internet 连接到通信,而不是在其设施之外运行本地服务器。对于中小型企业来说尤其如此,尽管许多大型企业也正在转向基于云的解决方案。

异地基于云的SparkleComm统一通信服务通常很有吸引力,因为它们不需要处理系统维护、网络部署和技术支持的现场 IT 人员。将这些任务交给 UC 服务提供商,而不是聘请专门管理本地基础设施的内部团队,更便宜,更不用说存储服务器和其他用于通信的设备的空间要求了。

除了最大限度地减少持续的 IT 开支外,获得基于云的SparkleComm统一通信 提供商的帮助需要更少的前期投资,因为您的企业不必为所涉及的基础设施买单。这也使基于云的 UC 服务的部署更容易、更快,同时更加灵活和可扩展——同样,无需实施新服务器等,而云解决方案可根据您的业务规模进行扩展。SparkleComm统一通信提供商通常根据所需的用户帐户数量收费。

随着您的所有通信都集中在SparkleComm统一通信应用程序中,还有一个事实是,您的公司将减少为单独的软件许可证付费的需要,因为这些不同的工具被捆绑到一个服务中。当然,与通过传统固定电话拨打电话相比,为您的员工配备 SparkleCommVoIP 通信所带来的成本节约是最重要的。

通过在一处提供多种通信选项,SparkleComm统一通信允许员工以当前最适合他们需求的任何方式交换信息。这也消除了他们学习和在多个应用程序之间切换的需要,简化了他们的工作流程,缩短了响应时间,并在理想情况下促进了协作和生产力。当某些东西易于使用时,人们更有可能参与其中,在这种情况下,这意味着最大限度地减少工人停机时间并最大限度地提高参与度。

SparkleComm统一通信平台有助于消除远距离沟通和协作的障碍,这可能就像两个人在建筑物的另一端工作一样简单,或者在以前可能没有与之互动的两个部门之间提供一个集中的、简化的联系点另一个。这些应用程序在下班后离开办公室的交流中也很有用,并且与远程工作的日益普及尤其相关——这是 SparkleComm统一通信最近开始探索的。

定义疫情后世界的 5 个统一通信趋势

统一通信 (UC) 包括实时企业通信服务,例如即时消息 (IM)、在线状态、互联网协议语音 (VoIP)、移动功能、音频、网络和视频会议、语音识别、固定移动融合 (FMC) ) 和数据共享,以及统一消息等非实时通信服务。

通过统一通信即服务 (UCaaS) 解决方案交付的 UC 的使用在 疫情 后日益普及大流行时代。

从大流行前时代保持分布式团队联系的合理投资,到全球大流行爆发后业务成功的关键支柱,UCaaS 市场在大流行期间的销售额增长了86%。也就是说,SparkleComm(UC )的未来会是什么样子?

以下是 UC 趋势如何定义疫情后的世界。

大流行后 UC 趋势

1. 在家工作 (WFH) 正变得普遍。

Facebook、Atlassian、Coinbase 和 Dropbox 等公司已将 WFH 作为永久选择。虽然在大流行期间在家工作是唯一的选择,但几家公司很快就明白,在家工作不仅是时间的需要,也是工作的未来。

其他人则引入了灵活的工作模式。例如,亚马逊允许某些员工每周工作两天全职工作,而第一资本则要求员工在办公室呆一定天数。Microsoft 员工可以将工作周的 50%(大约)用于 WFH。也就是说,管理人员有权批准员工的全职 WFH。

2. 对云的依赖正在增长。

许多现有和新公司将诉诸于永久使用云上的基础设施和服务。随着越来越分散的全球劳动力,中小型公司可能不愿意建立永久性总部。

UCaaS 解决方案作为基于云的订阅服务提供,允许世界各地的员工实时连接。在云上托管企业基础设施和所有必要的服务将消除物理会议的需要。

3. UCaaS 市场价值正在上升。

从 2020 年到2027 年,全球统一 UCaaS 市场预计将以约 9.6% 的复合年增长率增长,到 2027 年市值将超过262 亿美元。

有效的沟通和协作是大流行后情况下前进的唯一途径,作为受大流行影响最严重的国家之一,美国正在接受采用 UCaaS 解决方案。

自然,北美有望在上述时期主导 UCaaS 市场。预计亚太地区在预测期内的 CAGR 增长最快。负担得起的高速互联网和快速、分布式的智能手机销售使人们能够从事 WFH,并鼓励公司选择 UCaaS 解决方案。

4. 教育行业正变得更加精通技术。

随着大流行期间学校和学院的停课时间延长,教育机构不得不想出解决方案。UCaaS平台的使用在大流行期间大幅增长,教育行业受益匪浅。

教师、教授和学生别无选择,只能使用计算机/手机/平板电脑来上课/上课。一些学校和学院开发了软件来进行在线考试,而另一些则使用 UCaaS 解决方案。更习惯使用笔和纸的教师/教授必须学习使用计算机系统、进行在线课程、准备工作表和演示文稿等的基础知识。不太懂技术的学生也必须提高他们的水平。

部分教育机构通过UCaaS软件开展辩论、问答等文化活动。如果有的话,在大流行后的世界中,使用计算机、UCaaS 软件和其他软件将鼓励减少纸张的使用。

5. 技能提升正成为增长的关键。 虽然这在大流行之前也成立,但自那以后它的重要性已成倍增加。公司必须独立思考,找到维持和盈利的新方法。新员工是通过 UCaaS 平台招聘的,没有亲自见面。

在大流行后的文化中,公司政治没有空间。提升技能和基于绩效的赞誉是前进的唯一途径。更重要的是,没有性骚扰和陷入困境的地方。您可以截取消息交换的屏幕截图并记录在线会议以证明您的观点,如果您觉得自己是任何形式的滥用行为的受害者,您可以采取行动。

精炼通讯

随着时间的推移,我们不仅会从 新冠疫情中恢复过来,还会从中变得更加强大。UC 的广泛实施是向前迈出的一步。在当今瞬息万变的世界中,可靠的实时通信必不可少,而 UCaaS 平台不仅提供了这一点,而且还提供更多功能。

在家工作有利也有弊,但如果我们放眼大局,UCaaS 解决方案有助于为所有人塑造更美好的今天。

适用的统一通信 (UC)

enter image description here

今天的技术使我们几乎可以在任何地方工作。统一通信通过帮助个人在建筑物或世界的不同端相互交流和协同工作,消除了员工、合作伙伴和客户之间的距离。

什么是SparkleComm统一通信

SparkleComm统一通信是一种由通信工具和服务组成的业务解决方案,可促进跨多个设备、平台和应用程序的对话、协作和生产力。集成通信技术和服务——例如即时消息、音频网络和视频会议、电子邮件、移动工具等——允许个人和团体轻松互动、实时和非实时地协调任务和共享信息,无论他们是否移动或在固定位置工作。

不要假设SparkleComm统一通信互联网协议语音 (VoIP)(允许您通过互联网拨打和接听电话的技术)是相同的。虽然VoIP是 UC 的基本组成部分,但两者是不同的。与同事、合作伙伴和客户的交流通常不仅仅通过电话进行。SparkleComm统一通信是一种公司范围的通信解决方案,指的是一系列广泛的产品,包括呼叫功能。

当统一通信与音频、视频和网络会议等协作服务以及虚拟白板等工具相结合时,该解决方案被称为统一通信和协作 (UCC)。术语统一通信和统一通信与协作有时可以互换使用,因为当前的服务提供商通常同时提供通信和协作服务。

SparkleComm统一通信如何工作? SparkleComm统一通信解决方案可能包括以下一些内容:

  • 通话控制(语音和视频通话)
  • 音频、网络和视频会议
  • 屏幕共享
  • 文件共享
  • 即时或文本 (SMS) 消息
  • 语音识别
  • 语音信箱
  • 电子邮件

其他通信和协作产品和服务 借助SparkleComm统一通信,您的所有企业通信工具都可以作为一个整体运行。例如,假设客户在下班后致电并给您留下语音邮件。SparkleCommUC 解决方案可以将语音邮件转换为电子邮件并将其发送给您。收到电子邮件后,您可以查看此人的在线信息。如果此人有空并愿意交谈,您可以致电或发送电子邮件给此人以快速解决问题。此示例使用三个系统——语音邮件、电子邮件和 VoIP——使用**SparkleComm** UC 来统一程序,以便它们协同工作。

SparkleComm统一通信的一大优势在于,它可以让您的员工以最适合他们情况的方式安全地进行通信,即使他们不在办公桌旁或在非工作时间也是如此。通过让员工更灵活地沟通,统一通信有助于提高效率并减少对单一通信工具或设备的依赖。

我有哪些提供统一通信的选项? SparkleComm统一通信旨在使用通过企业内部设备或云提供的解决方案促进高效通信。

SparkleComm解决方案从云端交付时通常可以释放资金,因为公司不需要对复杂的通信基础设施进行投资. UCaaS 和 UCCaaS 不是购买未部署的功能,而是让公司能够灵活地随着业务的增长或技术的发展快速添加功能和服务。

SparkleComm使用开放式应用程序编程接口 (API) 使您能够集成来自不同供应商协作应用程序。因为您可以从不同的服务包中进行选择,并为您每月的实际用户数付费,所以您可以通过仅在需要时购买所需的通信服务来限制支出。

最终,通过集成通信工具,SparkleComm统一通信使您的组织能够更好地加强协作、提高员工生产力、响应客户以提高他们的满意度、促进创新并随着技术的发展控制成本。

您想知道的关于 PBX 与 VOIP 的一切

每一天,企业都需要做出决定。例如,投资于电话基础设施就是其中之一。然而,由于有多种选择,因此下结论需要时间。您可能听说过两个流行的名称,包括 PBX 与 VOIP?如果这是您第一次听说它们,您可能不知道最适合您的特定要求、简化您的操作并将您的所有业务目标变为现实的那个。

什么是PBX?

PBX被称为专用小交换机,是一种商务电话系统,旨在将办公桌上的所有电话连接到类似网络中,任何规模的组织已经使用了几十年。

它的最终功能是允许企业中的人们作为统一的通信服务进行内部和远程通信。但它不止于此。SparkleComm商务电话系统包含您不容错过的其他有用功能。其中包括 IVR 菜单和呼叫转移。传统的PBX 电话具有一个盒子,可将组织中的每个内部设备和线路连接到外部线路。它们还具有呼叫保持、转移和其他基本功能。

PBX电话系统的优点

您拥有硬件

PBX 与 VOIP 之间的优势之一是本地 PBX 是硬件所有权。是的,您拥有连接到您的电话系统的每一件设备。全是你的。您不需要与您的同事和其他组织共享它。您可以查看我们的Microsoft Teams Phones以获取有关硬件的更多信息。

非常适合无法访问高速互联网的地区

低速上网?对于传统的 PBX,这不是问题。事实上,它非常适合没有可靠和快速互联网连接的地区。当您在没有足够互联网访问权限的地区开展业务时,投资本地 PBX 可能是明智之举。

清晰可靠的通话质量

人们将传统的 PBX 系统与低通话质量联系在一起。但本地 PBX 并非如此。通话质量清晰、可靠、清晰且准确。

PBX 电话系统的缺点

它需要更高的成本

当您考虑投资本地 PBX 时,不要忘记它是资源密集型的。您需要购买多种设备。让我们承认吧。它们可能会削弱您的储蓄账户。

小型企业可能没有足够的预算。如果您处于相同的情况,有一些出色的替代方案,不会花费您一条胳膊或一条腿。但是,对于预算商务电话系统(如Microsoft 商务电话系统)的营销仍有可用的选项。

更少的功能

在比较 PBX 与 VOIP 时,传统 PBX 电话系统的另一个缺点是功能有限。许多组织可能认为最昂贵的电话系统是最好的。但是内部部署系统只有有限的功能。

即使您可以在内部进行通信、保持和转接呼叫,它也不具有我们在现代替代方案和选项中可以看到的功能。

可扩展性限制

通常,PBX 可以支持多种电话。但是,企业需要添加和删除手机的时代终将到来。虽然听起来很简单,但实际上很复杂。您在这里需要做的是购买另一个硬件以使其成为可能。如果你没有足够的利润,你必须添加电话,那么再购买一个 PBX 套件将是困难的。

预计更多停机时间

PBX 系统被视为单点故障是有原因的。这意味着当您的部分技术出现故障时,整个系统将停止运行。

但还有比这更糟糕的情况。无论您的系统需要维修还是更换,都需要几天时间才能将硬件直接运送到您的方向。因此,您的业务运营将受到影响。特别是,您无法拨打甚至接听电话。如果无人看管一周,您可能也会失去潜在客户和利润。

什么是网络电话?

成本更高?功能有限?可扩展性问题?还是停机时间更长?VoIP 为您提供保障!互联网语音协议,通常称为VoIP,是传统 PBX 电话系统的绝佳替代品。VoIP 是一种在线传输任何语音数据的技术。任何 VoIP 电话系统都会记录语音并将其转换为数据。在比较 PBX 与 VOIP 电话系统时,这是一个需要重点关注的重要功能。阅读本文以详细了解VOIP PBX的好处及其好处。

既然是录音,是不是需要更高的存储空间?不,这并不重要,因为 VoIP 系统会立即压缩这些文件并将其转换为数据包。现在,数据包将传送到您选择的 VoIP 提供商。这是数据包在几秒钟内转换并连接到目标设备的地方。

以前,通话质量很低。今天一切都变了。随着技术的不断创新,VoIP 提供商提供了先进的语音呼叫功能。那不是全部!VoIP 公司为小型、中型和大型组织提供了其他独特的优势。

VOIP电话系统的优点

减少开支

您是否在传统的 PBX 系统上花费了数百元?如果是,您可以通过多种方式使用无线 VoIP 电话降低电话系统的成本。平均而言,固定电话系统每月花费 350元。另一方面,VoIP 计划每条线路每月不到 140 元。

让我们把事情弄得更糟。在专用小交换机电话系统中,企业需要购买和安装物理硬件。专家表示,这可能会花费一大笔钱。购买硬件后,您必须为安装分配额外的预算。想象一下,如果您的团队正在成长。你必须准备好你的口袋。

还有其他费用需要体验,包括铜线和电话。使用 VoIP,随着时间的推移,您可以获得更可观、更合理的节省。

PBX 与 VOIP 之间的完整便携性比较

PBX 电话系统的问题之一是它不便于携带。

这就是 VoIP 可以成为救星的地方。例如,虚拟号码或 VoIP 号码非常便携。这意味着即使您将业务转移到其他地点,您也可以使用相同的号码。您还可以随时随地访问和使用该号码。

无障碍

除了可观的节省之外,可访问性是 VoIP 的另一个优势。在 PBX 中,您无法随心所欲地拨打电话。在 VoIP 中,您可以从任何地方拨打电话。不仅如此。如果您目前无法接听电话,您可以接收语音邮件或将电话转接给免费且有能力的人。但是您的互联网连接应该稳定且强大。

在这次新冠大流行期间,对 VoIP 的需求有所增加。调查发现,大约有 30 亿人已经是移动 VoIP 用户。专家表示,超过 61% 的小型、中型和大型企业切换到 VoIP 系统。估计未来还会增加。

无需额外费用即可享受附加功能

的确,传统的PBX提供了呼叫排队、视频会议、呼叫转移等功能。但它不是免费提供的,因为标准 PBX 系统没有这些功能。这就是您必须支付额外费用的原因。

告别 VoIP 的麻烦。每个新功能(如呼叫功能)都不需要再次付款。因此,如果您的预算有限并且想要享受高质量的功能,那么尽快切换到 VoIP 技术是一个明智的主意。

期待更多的软电话灵活性

VoIP 还附带软电话,您可以将其安装在您使用的任何设备上。它可以是智能手机、个人电脑、平板电脑和其他智能设备。

如果您对软电话持怀疑态度,则不必有这种感觉。它是一种多功能工具。它可以腾出桌面空间,降低额外的设备成本,提高便携性,并支持互联的员工队伍。便携性通常是 PBX 与 VOIP 比较的主要因素。

VOIP电话系统的缺点

需要强大的互联网连接

VoIP 需要强大而可靠的互联网连接。如果您的连接出现问题,您可能无法享受其高级通话功能。因此,如果您打算搬迁您的小型企业,请确保该地区的互联网良好以方便您。

您无法跟踪紧急呼叫的位置

如果您需要跟踪紧急呼叫的位置,VoIP 无法实现。寻找其他出色的替代方案,或者让我们等待 VoIP 提供商尽快将此功能包含在其基于云的服务中。

它可能需要时间来学习

VoIP 用户友好且易于导航。但是,如果您多年来一直使用传统的 PBX,则过渡到 VoIP 并不容易。理解和学习VoIP技术确实需要时间。别担心!你只需要顺其自然。如果您发现一些令人困惑的事情,请不要害怕联系您选择的服务提供商。

PBX 和 VOIP 哪个更好?

毫无疑问,这是VoIP。功能非常棒。VoIP 计划具有成本效益。客户支持可能会及时响应并乐于助人。但是,这取决于您的 VoIP 提供商。那么,你的想法是什么?立即投资 VoIP 以在竞争中脱颖而出,改善整个组织的沟通,同时增加收入。