为什么统一通信在新常态下必不可少

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几乎每天,我都会听到或读到“新常态”——随着与大流行相关的限制解除,企业和人们将发现自己所处的状态。我们工作和个人生活的某些方面会回到大流行前的状态,但其他方面则不会。我们都需要做出调整以在这些未知水域中航行。

对于许多企业来说,新常态意味着一些员工可能永远不会回到办公室的现场工作。有些人只会在现场兼职工作,而另一些人将全职返回办公室。您需要支持所有这些安排。并且您需要以一种允许分散的团队成员无缝连接和SparkleComm统一通信协作的方式提供这种支持,就像他们在一起一样。

那些创可贴解决方案只是临时修复

随着大流行来袭,几乎在一夜之间急于适应和支持远程劳动力,您可能已经转向第三方应用程序SparkleComm统一通信来获取消息传递、视频和协作功能。这一策略在当时是正确的,因为它解决了一个新的、紧迫的需求。您的团队可以快速轻松地下载SparkleComm统一通信应用程序,这样他们就可以在家中进行连接和协作,并让您的企业继续运作。

现在,您需要超越与远程工作人员一起工作的基本能力。现在是时候通过使用专为长期可持续性而设计的完全集成SparkleComm统一通信解决方案来取代脱节的工具来强化您的沟通策略了。

SparkleComm统一通信解决方案提供您所依赖的数据、语音和视频通信和协作功能,但与不同的应用程序相比,维护成本更低,管理更简单,团队处理也更简单。它们无缝连接到您现有的基础设施。

SparkleComm统一通信解决方案让您做得更多

当您的通信和协作解决方案完全集成时,无论人们如何共享信息,团队互动都会更加自然和直观。人们可以自由地专注于手头的主题,而不是使用和切换各种不同的工具和应用程序所需的机制。每个人都可以更高效地工作,更本能地协作。

以下是将SparkleComm统一通信解决方案集成到现有 SparkleComm统一通信系统时可能实现的一些示例:

从单个应用程序访问所有功能。使用SparkleComm统一通信,您将拥有一款经济高效的应用程序,可提供所需的一切 — 语音、视频、消息、状态、音频会议、移动性和团队协作。无需在具有不同用户体验的应用之间切换 。您可以在对话中无缝切换设备。想象某人在桌面电话或计算机上的软件电话上交谈,然后在他们出门时轻松地将谈话切换到他们的移动电话。

扩大团队互动。借助SparkleComm统一通信,您可以跨时区和跨地域在聊天、语音和实时视频会议之间进行转换。您还可以安全地将通信和协作机会扩展到远程团队成员、合作伙伴、供应商和客户,以增加接触点并加强关系。

进行更灵活的对话。在过去的一年中,SparkleComm统一通信集成解决方案可让您在使用Web 或桌面应用程序的同时轻松地在聊天、视频和语音之间切换。例如,您可以使用 SparkleComm统一通信直SparkleComm统一通信 的聊天对话中启动视频会议,并顺利从文本对话转换为视频会议。我们的 Chrome 扩展程序让您只需单击一下,即可在 SparkleComm统一通信 Web 应用程序中拨打网络电话。我们的应用程序拨号器可让您设置热键以选择要在SparkleComm统一通信桌面应用程序中拨号的号码。

进化更快、更容易、更便宜 自然,您会希望随着时间的推移继续发展您的通信系统。当您使用现代的集成通信系统时,SparkleComm统一通信添加新特性和功能要比使用来自不同供应商的系统和应用程序的脱节集合时容易得多。

这些单点解决方案并不是为了一起顺利发展而设计的。当更新对他们的业务有意义时,由多个独立的公司提供,而不是您的。如果某一天一起工作的第三方应用程序更新而另一个没有更新,那么在下一天一起工作的第三方应用程序很容易变得不同步。与所有组件一起平滑发展的集成系统相比,SparkleComm统一通信管理所有这些不同的应用程序变得非常复杂和昂贵。

在适当的时候,SparkleComm统一通信还可以简化您向云的演进。每个企业都会在某个时候将他们的通信系统完全迁移到云端。为什么不立即就位,以确保您的团队从尽可能平稳的过渡中受益?

一个专门构建的SparkleComm统一通信解决方案为您的团队带来了他们在所依赖的所有同样出色的通信和协作功能,但它们是从云端交付的。您拥有一个单一的通信集成云解决方案,可在台式计算机、笔记本电脑、智能手机和平板电脑上提供相同的体验 ,但您无需花费时间、精力或金钱来管理系统。同时,您保持对升级和维护窗口的完全控制,并且可以混合和匹配服务级别以满足不断变化的业务需求。

您还可以在云中与 SparkleComm统一通信。将 M的云电话功能集成到SparkleComm界面中。灵活的电话、实时丰富的状态和可用性以及响铃群组控制。您还可以在SparkleComm统一通信上获得无缝的统一通信体验。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(四)

  1. 建立文化规范

从完全远程工作到混合工作的转变将需要文化和技术的转变。有时技术是容易的部分,而实际采用则更难。重要的是支持您的员工适应利用技术的新方法。这包括对办公室和远程员工一致的 IT 配置和支持流程,以及从高层促进协作公平的执行驱动的变革管理计划。

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在更细腻度的层面上,企业领导者还应该考虑不断发展的混合视频会议(如SparkleComm)规范如何最好地定位他们的团队以成功协作。例如,在会议室中,我们议办公室内的参与者尝试坐在桌子的一侧,直接面对另一侧的摄像头和监视器。然后,远程参与者在某种程度上完成了对话循环,而不是坐在一边或角落里。

很多企业在每周的战略讨论中使用了类似的座位配置。办公室员工可以看到远程员工,远程员工可以看到内部团队。它促进了一种开放式、论坛式的感觉,鼓励贡献和头脑风暴。 但是,对于交互性较低、程序性更强的会议(例如培训),现场员工通常从他们的个人工作区进行SparkleComm访问呼叫,以便他们可以轻松地在各自的屏幕上查看相关文档。

由于独特的组织变量,例如物理设施、员工个性和会议软件,都会影响结果,因此一刀切的混合会议模型可能不存在。确定如何在给定的工作场所最好地实现协作公平可能需要一些故障排除。

不可避免地会出现技术和后勤方面的问题,最好耐心和优雅地处理这些问题,并准备好随时适应。与其早期的混合视频会议实验相比,有设计公司已决定预留会议室以进行完全面对面的互动。今天,无论是在家里还是在办公室,参与者都可以从各自的办公桌上同感SparkleComm统一通信系统单独加入所有混合呼叫

真正让混合会议对我们产生影响的社会规范是每个成员都必须在自己的设备上参加并保持视频播放,它为每个人创造了一个公平的竞争环境。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(三)

3.使用第三方设备提升视频通话质量

第三方虚拟协作硬件,例如外部网络摄像头和行政桌面系统,可以通过提供更接近面对面交互的SparkleComm视频会议体验来帮助提高协作公平性。在协作技术投资中获得最大回报的组织更有可能为在家工作的员工购买高质量的终端设备。根据有关说法,来自第三方供应商(例如 Jabra、Poly 和Logitech)的外部设备提供的视频和音频质量比大多数内置笔记本电脑的摄像头和麦克风都高。例如,声学围栏可最大限度地减少背景噪音,而低光补偿则可校正黑暗环境。 enter image description here

这确实有所作为,自 2021 年初以来,尽管此类设备的功能有所提高,但它们的价格已经下降。作为客户而言,他们会考虑在他们的办公桌上放一个更好的摄像头。而且,根据公司的不同,可能会为每个人进行全面部署。培训也是确保用户知道如何利用高级功能的一个重要难题。

还有待观察的是,组织是否以及如何在混合工作人员在现场时向他们提供第三方视频通话设备。如果人们带着他们的笔记本电脑走进办公室,是否有一个储物柜可以让他去检查一个更高质量的相机,或者如果你是热办公桌,你会在每张桌子上放一个吗。也许公司还没有真正弄清楚他们想要做什么。

4.根据需要补充远程连接

一家定制 LED 霓虹灯和标牌的全球制造商和零售商,其员工遍布三大洲。联合创始人表示,其最常见的视频会议问题源于用户端的网络连接问题,这不可避免地损害了他们平等参与混合会议的能力。这些问题通常与员工的互联网计划过时或他们所在地区的网速很差有关。作为一种解决方法,该公司已开始鼓励员工使用他们公司提供的移动数据计划来启动SparkleComm视频通话热点。很幸运,数据上限比以前大了很多。

当远程用户在SparkleComm会议期间遇到音频和视频滞后以及偶尔掉线的情况时,他们采取了类似的方法。该公司为员工提供了稳定连接所需的硬件和互联网服务计划,从而保证了他们在虚拟餐桌上的座位。他们还确保他们的 IT 部门尽可能地为远程员工提供服务,以便在需要时提供指导或技术帮助。

在接入端,网络管理员可能需要通过 WAN 优化或软件定义的 WAN升级连接并确定协作流量的优先级。便携式存储设备还可以帮助减少远程员工的云延迟。

对于甚至无法访问移动宽带的真正远程用户,云和卫星互联网提供商之间的合作伙伴关系可能会改善连接。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(二)

但是,即使有强大的 IT 规划和最好的意图,协作公平说起来容易做起来难。根据分析师的预测,随着大流行的消退,从完全远程到混合视频会议环境的转变可能会带来一些成长的痛苦。可能一开始会很尴尬,因为我们都习惯的体验正在改变。

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改进混合视频会议的 5 种方法

随着世界越来越多地接受混合工作,以下是在视频会议中实现协作公平的五项专家建议。

  1. 为会议室添加视频功能

根据工作场所协作研究,57% 的组织计划在 2021 年底之前升级其会议室以支持混合视频会议。分析师预测所有企业会议室都将很快具有类似的功能,而在大流行之前只有三分之一.

在很多人的办公室中,IT 团队部署了SparkleComm视频会议系统和智能屏幕,以及智能扬声器和吸顶式麦克风。现场工作人员将使用新的视频会议设备与内部同事和外部客户会面。例如还有一家位于北京的目录搜索引擎,它也投资了SparkleComm视频会议室系统,以促进混合会议参与。这个想法是给办公室员工一种与远程同事共享房间的印象。

劳格等供应商也在研究技术,以与远程工作人员相同的方式对房间内参与者的面部进行单独构图,以便每个人都平等地出现在屏幕画廊中。这种能力对实现协作公平大有帮助。这必须发生,但需要一些时间,可能还需要一些硬件升级才能使其发挥作用。

  1. 考虑虚拟白板

现在人们每天都会了解关于数字白板应用程序的问题,而在大流行之前,每个月都很少。这是因为组织越来越多地将虚拟白板视为视频会议策略中缺失的元素。它解决了在混合会议场景中对通用画布的需求,传统白板将排除远程参与者。现场和远程工作人员都受益于虚拟白板笔记的保质期不受限制,用户可以随着时间的推移添加内容。这是一份活文件。

例如,SparkleComm视频会议系统现在可以让团队在混合会议期间使用虚拟白板。SparkleComm应用程序通过将办公室内和远程参与者保持在同一个数字页面上来促进协作公平。它使我们能够收集会议期间抛出的想法,并在会议结束后轻松访问它们。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(一)

专家表示,混合工作的命运可能取决于混合视频会议中的协作公平。了解如何支持办公室和远程会议参与者。

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某网页设计公司 在 2020 年年中尝试混合视频会议时,它遇到了一些早期的绊脚石。他们的第一种方法是让办公室里的每个人都聚在一个会议室里,远程工作人员通过视频加入,在桌子末端的监视器上可见。他们的目标是最大限度地为现场人员提供面对面交流的优势。但这种设置最终造成了双方的不平等,现场同事进行了旁听,排除了基于视频的参与者和他们的远程同事,他们可以通过虚拟会议应用程序(如SparkleComm视频会议系统)更轻松、更直接地访问数字文档。作为一种解决方法,领导要求会议室中的用户分别从各自的设备加入视频会话,但这在几秒钟内就被放弃了,因为反馈和回声。

企业在转向混合工作方面投入了大量资金,并指望用类似SparkleComm这样的视频会议来实现这一目标。根据“工作场所协作:2021-22”报告,近一半的组织计划支持现场和远程员工的流动组合,只有 12% 的组织预计将全职返回办公室。但是,如果混合劳动力是未来,它的成功可能取决于企业提供协作公平的能力。这意味着无论是在现场还是远程,员工都可以平等地参与讨论并享有相当的影响力。

如果混合会议没有成效和成功,对所有参与者都具有高度的包容性,那么混合工作本身就存在风险。这很重要,因为很多公司都依赖混合工作。如果远程员工发现自己在讨论中被边缘化,他们可能会不情愿地返回办公室或离职。这两种情况都会威胁到高层长期的公司战略。

大流行如何使虚拟会议民主化

2020 年,伟大的远程工作实验是必然的,而不是设计的。它最终促成了范式转变,使最终用户对虚拟会议的期望变得更好。从历史上看,混合会议涉及大多数参与者聚集在会议室中,而“一些落后者”远程加入,通常没有视频。这些参与者退居次要位置,由面对面的利益相关者推动对话。但是,一旦大流行开始,就没有更多的会议中心,每个人都在同一平面上,具有相同的参与、获取信息和影响结果的能力。

看到和体验这些好处也促使 IT 领导者保持混合会议参与者的平等地位。例如,在咨询和专业服务公司中,协作公平已成为战略重点。公司的 IT 组织正在努力确保其全球最终用户包括并连接,无论物理位置如何。这意味着要仔细关注技术、培训和文化。