在疫情爆发之前，我们长期以来一直支持虚拟活动，主要是作为一种向无法亲自参加的人推广产品或扩展现场活动的方式——前者以网络研讨会的形式恰当地形成，后者通常指的是内部公司“市政厅”会议，高管和项目团队与员工分享新闻。但是，在举办客户、潜在客户和用户社区活动时，除了直播主题演讲之外，公司一直不太愿意改变会议的形式——直到现在。

就像商业领袖改变了在家工作的心态一样，许多人现在参加甚至举办虚拟会议。我发现人们经常对视听质量、出席人数以及在活动期间和之后共享内容的容易程度感到惊喜。除此之外，如果做得好，虚拟会议可以减轻参加现场会议带来的一些负担——想想没有通勤或整天在会议中心来回跋涉。

但是虚拟会议，尤其是在锁定期间组织的活动，需要不同的计划、技能和最佳实践才能顺利进行、看起来很专业并确保主持人和代表的安全和隐私。以下是确保您的在线会议令人难忘的技巧：

1 – 以与实体活动相同的严谨度计划在线会议

这意味着从选择一个激动人心的、及时的主题和议程到吸引代表和赞助商，无所不包；与所有利益相关者进行良好沟通并提前准备演讲者。虚拟活动非常适合社区建设和内容共享，因此请记得在事后跟进演示文稿、录音和演讲者的个人资料等内容的链接。

2 – 使其社交化

在线会议非常适合社交媒体放大。对于公共活动，请始终创建和共享一个独特的活动主题标签，以便您可以在活动之前、期间和之后创建嗡嗡声。还请记住在您的通讯、活动网站和演示幻灯片上分享所有发言人的 个人资料，以便代表们可以更轻松地连接和社交内容和引语。

3 – 为每位参会者设置主持人和唯一密码

不要在公共领域的任何地方发布您的SparkleComm密码，包括在社交网络上！这一重要的保护措施有助于确保只有注册的代表才能参加您的活动。为了所有SparkleComm参与者的安全和保障，您应该只使用具有此功能的系统。

4 – 向所有在家演讲的演讲者提供详细的简介

这应该包括帮助演讲者通过视频看起来和听起来最好的建议；在后台显示什么（而不是显示！）；提醒家人不要打扰并尽量减少背景噪音（手机静音）；以及如何测试音频和视频设置和设备（扬声器的笔记本电脑或 PC 最好通过以太网电缆而不是 Wi-Fi 连接）。获得正确的照明也非常重要 - 例如，扬声器后面明亮的阳光窗户会投射出暗影。

5 – 分配多个管理员

永远不应要求演讲者同时进行主持管理。幻灯片将填满他们的屏幕，遮挡版主控件。超过 100 人的活动应该有两个主持人来跟上所有的动作。主持人将负责监控谁加入了活动，将发言人静音/取消静音，在合适的时间推送最佳视频布局，促进与会者并响应问答。

6 – 在实际活动之前举行“彩排”

这确保了当天的事情顺利进行。您的演讲者不仅会喜欢有机会在他们的演示文稿中解决任何平淡的时刻和其他问题，它还允许主持人熟悉视频会议系统中他们可以使用的所有控件，并且 IT 可以对网络进行声音检查和正在使用的设备。

7 –进入时静音

SparkleComm的此功能可确保新演示者开始静音，允许拥有者决定何时取消静音。大多数参加过由新手主持的视频会议的人都会目睹未启用进入时静音时随之而来的混乱：各种参会者快速连续成为演示者，通常是由家庭办公室的背景噪音触发的。

8 – 激发高参与度

举办活动时，没有什么比不参与的代表更痛苦的了。部分问题可以通过提醒代表提前讨论的发言人和主题并敦促他们提出问题来解决。有些人可能不愿在镜头前提问，因此请确保主持人通过在聊天窗口中发布问题来预先解释代表如何提问。

9 – 确定细节

不要让对细节的不注意让设计精美的活动场地或有趣的创意议程失望。创建一个清单，列出活动前需要完成的所有工作，其中包括在活动前向您的代表发送至少两份带有加入说明的提醒，并在同一天发送另一份提醒。如果活动将被记录，这些提醒还应通知代表。如果您正在录制，请记住在开始时点击录制按钮！某些系统默认允许您通过事件设置自动录制。拥有者和管理员应在开始时间前几分钟会议，以查看比赛计划、测试和解决任何技术问题，并回答任何最后一刻的问题。制作所有后勤和技术细节的清单，以避免遗漏任何重要步骤。

10 – 加倍努力感谢您的赞助商

如果您的赞助商一直致力于从现场活动到虚拟活动的过渡，则尤其如此。确保在活动期间和结束时突出显示他们的徽标，并且主持人感谢他们。

无论您是计划小型聚会还是大型全球行业会议，这些提示都将有助于确保您的活动因所有正确的原因而被记住。如果您所在的企业还没有进行在线会议，不防试一下SparkleComm。

在过去的 8 到 10 年中，在线会议一直是企业界的一个非常重要的工具，将全球工作场所的互联性提升到新的水平。但是，疫情将在线会议的重要性提升到了新的高度。在线会议已成为与团队成员协作和互动的最基本工具。使每次会议更具影响力和吸引力的需求对于团队的日常活动至关重要。

举办有影响力的在线会议有 3 个方面- 安排会议、有效运行和有效结束会议。让我们更深入地研究这些方面的每一个，并回顾使您的在线会议更具影响力的战略方法。

有效安排在线会议的技巧

为会议提前做好准备和计划至关重要。作为会议的主持人，请花时间规划会议议程，以确保会议不仅仅是一次信息共享活动，而是有助于团队推进工作并允许利益相关者做出关键决策的事情。

1 制定议程、会议类型、所需参加者和持续时间。

授权您的团队成员帮助您成功执行会议目标。提前为会议制定和分享明确的议程有助于与会者做好准备并保持参与对话。选择合适的会议访问选项也很重要。

如果您是从SparkleComm帐户安排会议，您可以选择将会议访问权限限制为“成员专属”以确保安全，或者您可以灵活地与更多观众共享会议链接，一键完成。最后，确保邀请关键决策者参加会议以实现会议目标。

2 为您的会议选择最合适的设置

自定义您的会议设置，以最大限度地增加您与会议中每个人的时间。 SparkleComm 的高级设置选项可帮助您为有效的会议做好准备。

自定义会议的几种方法包括：

启用自动录制– 通过在第一个参与者加入会议后立即自动开始录制来捕捉会议的每个细节。 防止屏幕共享接管 - 启用此功能可在现有屏幕共享正在进行时禁用参与者的屏幕共享接管。 会议亮点 – 将您的会议体验转变为协作动力。 无声参与者进入模式- 这是一项非常有用的功能，可提前启用以确保SparkleComm参与者不会被迟到者分心。

有效运行节目的技巧

舞台已搭好。通过向团队提供明确的议程，您可以提前为会议安排工作。这里有一些技巧可以让您充分利用会议。

3 守时是有代价的。

作为会议主持人，您希望确保按时开始会议。作为拥有广泛观众的主持人，您可以做的最糟糕的事情之一就是迟到。不要成为那个“人”。准时开始在线会议。对于迟到的任何人，不要停下来重复已经涵盖的内容。会议结束后花时间与他们在一起，以赶上他们。

4 遵循议程。

坚持比赛计划。通过查看议程开始会议总是有帮助的，如有必要，提醒参与者在会议结束时进行附带讨论。将会议分成多个部分，允许多人主持和演示。切换演示者可以让与参会者保持参与。

5 分享内容。

没有办法更好地讲故事，只能添加一些图片。当演示者分享内容时，令人兴奋的在线会议世界真正吸引人。作为人类，我们习惯于更快地了解视觉辅助工具，而不仅仅是一堆单词。使用图表、视频、图片和图形为您的参与者创造引人入胜的体验。这也是让所有参与者保持在同一页面上的好方法，它为不同的参与者轮流展示他们的作品提供了一个平台。

6 鼓励参与者做出贡献。

双向沟通是在视频会议中做出有效和有影响力的决策的关键。向团队成员询问他们对每个讨论主题的意见，使他们能够拥有自主权。这也是将视频会议拉回比赛计划的机会。提出具体问题以结束议程上的当前主题或导致下一个主题的问题。

7屏幕注释和白板。

你上一次开会时主持人一直移动光标说“我在谈论这个”是什么时候。不不不，我的意思是这个”，就像你应该神奇地找出光标在屏幕上移动的位置。启用屏幕注释或白板，以在屏幕内容上有效地突出显示和覆盖您的精美图稿。

8 减少干扰。

这可能很难做到，但要避免多任务处理。如果可以，请关闭计算机上的通知。您最不想要的是在您共享屏幕和演示时在屏幕上弹出的提醒。利用会议时间建立和加强您的联系，同时为实现目标做出贡献。

有效结束会议的技巧

当您接近会议结束时，花几分钟有效地结束会议讨论。现在是审查做出的决定、任务列表、停车场项目以及接下来要做什么的时候了。有效的会议以明确定义的下一步路线图结束。即使视频会议的结果是再次见面，每个与参会者也应该带着明确的目标走出会议。

9 与与会者分享会议记录和行动项目列表。

作为会议的主持人\拥有者，您有责任跟进与会者并确保每个人都了解分配给他们的任务。最佳做法是在视频会议结束后尽快发送会议记录，并为每个项目指定预计完成日期。

10 跟进。

一致的跟进是任何项目成功的关键。在您的SparkleComm视频会议上讨论了大量很棒的想法。确保不会因为缺乏跟进而丢失任何东西。如果需要，安排一次后续会议进行讨论。

结构良好的在线会议为团队聚集在一起、协作和做出决策提供了一个极其有效的平台。使用该平台通过提前沟通议程、一致跟进以及使用会议功能像在线会议专家一样运行节目来推动有效结果！