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5. 建立文化规范

从完全远程工作到混合工作的转变将需要文化和技术的转变。有时技术是容易的部分，而实际采用则更难。重要的是支持您的员工适应利用技术的新方法。这包括对办公室和远程员工一致的 IT 配置和支持流程，以及从高层促进协作公平的执行驱动的变革管理计划。

在更细腻度的层面上，企业领导者还应该考虑不断发展的混合视频会议（如SparkleComm）规范如何最好地定位他们的团队以成功协作。例如，在会议室中，我们议办公室内的参与者尝试坐在桌子的一侧，直接面对另一侧的摄像头和监视器。然后，远程参与者在某种程度上完成了对话循环，而不是坐在一边或角落里。

很多企业在每周的战略讨论中使用了类似的座位配置。办公室员工可以看到远程员工，远程员工可以看到内部团队。它促进了一种开放式、论坛式的感觉，鼓励贡献和头脑风暴。 但是，对于交互性较低、程序性更强的会议（例如培训），现场员工通常从他们的个人工作区进行SparkleComm访问呼叫，以便他们可以轻松地在各自的屏幕上查看相关文档。

由于独特的组织变量，例如物理设施、员工个性和会议软件，都会影响结果，因此一刀切的混合会议模型可能不存在。确定如何在给定的工作场所最好地实现协作公平可能需要一些故障排除。

不可避免地会出现技术和后勤方面的问题，最好耐心和优雅地处理这些问题，并准备好随时适应。与其早期的混合视频会议实验相比，有设计公司已决定预留会议室以进行完全面对面的互动。今天，无论是在家里还是在办公室，参与者都可以从各自的办公桌上同感SparkleComm统一通信系统单独加入所有混合呼叫。

真正让混合会议对我们产生影响的社会规范是每个成员都必须在自己的设备上参加并保持视频播放，它为每个人创造了一个公平的竞争环境。

3.使用第三方设备提升视频通话质量

第三方虚拟协作硬件，例如外部网络摄像头和行政桌面系统，可以通过提供更接近面对面交互的SparkleComm视频会议体验来帮助提高协作公平性。在协作技术投资中获得最大回报的组织更有可能为在家工作的员工购买高质量的终端设备。根据有关说法，来自第三方供应商（例如 Jabra、Poly 和Logitech）的外部设备提供的视频和音频质量比大多数内置笔记本电脑的摄像头和麦克风都高。例如，声学围栏可最大限度地减少背景噪音，而低光补偿则可校正黑暗环境。

这确实有所作为，自 2021 年初以来，尽管此类设备的功能有所提高，但它们的价格已经下降。作为客户而言，他们会考虑在他们的办公桌上放一个更好的摄像头。而且，根据公司的不同，可能会为每个人进行全面部署。培训也是确保用户知道如何利用高级功能的一个重要难题。

还有待观察的是，组织是否以及如何在混合工作人员在现场时向他们提供第三方视频通话设备。如果人们带着他们的笔记本电脑走进办公室，是否有一个储物柜可以让他去检查一个更高质量的相机，或者如果你是热办公桌，你会在每张桌子上放一个吗。也许公司还没有真正弄清楚他们想要做什么。

4.根据需要补充远程连接

一家定制 LED 霓虹灯和标牌的全球制造商和零售商，其员工遍布三大洲。联合创始人表示，其最常见的视频会议问题源于用户端的网络连接问题，这不可避免地损害了他们平等参与混合会议的能力。这些问题通常与员工的互联网计划过时或他们所在地区的网速很差有关。作为一种解决方法，该公司已开始鼓励员工使用他们公司提供的移动数据计划来启动SparkleComm视频通话热点。很幸运，数据上限比以前大了很多。

当远程用户在SparkleComm会议期间遇到音频和视频滞后以及偶尔掉线的情况时，他们采取了类似的方法。该公司为员工提供了稳定连接所需的硬件和互联网服务计划，从而保证了他们在虚拟餐桌上的座位。他们还确保他们的 IT 部门尽可能地为远程员工提供服务，以便在需要时提供指导或技术帮助。

在接入端，网络管理员可能需要通过 WAN 优化或软件定义的 WAN升级连接并确定协作流量的优先级。便携式存储设备还可以帮助减少远程员工的云延迟。

对于甚至无法访问移动宽带的真正远程用户，云和卫星互联网提供商之间的合作伙伴关系可能会改善连接。

但是，即使有强大的 IT 规划和最好的意图，协作公平说起来容易做起来难。根据分析师的预测，随着大流行的消退，从完全远程到混合视频会议环境的转变可能会带来一些成长的痛苦。可能一开始会很尴尬，因为我们都习惯的体验正在改变。

改进混合视频会议的 5 种方法

随着世界越来越多地接受混合工作，以下是在视频会议中实现协作公平的五项专家建议。

1. 为会议室添加视频功能

根据工作场所协作研究，57% 的组织计划在 2021 年底之前升级其会议室以支持混合视频会议。分析师预测所有企业会议室都将很快具有类似的功能，而在大流行之前只有三分之一.

在很多人的办公室中，IT 团队部署了SparkleComm视频会议系统和智能屏幕，以及智能扬声器和吸顶式麦克风。现场工作人员将使用新的视频会议设备与内部同事和外部客户会面。例如还有一家位于北京的目录搜索引擎，它也投资了SparkleComm视频会议室系统，以促进混合会议参与。这个想法是给办公室员工一种与远程同事共享房间的印象。

劳格等供应商也在研究技术，以与远程工作人员相同的方式对房间内参与者的面部进行单独构图，以便每个人都平等地出现在屏幕画廊中。这种能力对实现协作公平大有帮助。这必须发生，但需要一些时间，可能还需要一些硬件升级才能使其发挥作用。

2. 考虑虚拟白板

现在人们每天都会了解关于数字白板应用程序的问题，而在大流行之前，每个月都很少。这是因为组织越来越多地将虚拟白板视为视频会议策略中缺失的元素。它解决了在混合会议场景中对通用画布的需求，传统白板将排除远程参与者。现场和远程工作人员都受益于虚拟白板笔记的保质期不受限制，用户可以随着时间的推移添加内容。这是一份活文件。

例如，SparkleComm视频会议系统现在可以让团队在混合会议期间使用虚拟白板。SparkleComm应用程序通过将办公室内和远程参与者保持在同一个数字页面上来促进协作公平。它使我们能够收集会议期间抛出的想法，并在会议结束后轻松访问它们。

专家表示，混合工作的命运可能取决于混合视频会议中的协作公平。了解如何支持办公室和远程会议参与者。

某网页设计公司 在 2020 年年中尝试混合视频会议时，它遇到了一些早期的绊脚石。他们的第一种方法是让办公室里的每个人都聚在一个会议室里，远程工作人员通过视频加入，在桌子末端的监视器上可见。他们的目标是最大限度地为现场人员提供面对面交流的优势。但这种设置最终造成了双方的不平等，现场同事进行了旁听，排除了基于视频的参与者和他们的远程同事，他们可以通过虚拟会议应用程序（如SparkleComm视频会议系统）更轻松、更直接地访问数字文档。作为一种解决方法，领导要求会议室中的用户分别从各自的设备加入视频会话，但这在几秒钟内就被放弃了，因为反馈和回声。

企业在转向混合工作方面投入了大量资金，并指望用类似SparkleComm这样的视频会议来实现这一目标。根据“工作场所协作：2021-22”报告，近一半的组织计划支持现场和远程员工的流动组合，只有 12% 的组织预计将全职返回办公室。但是，如果混合劳动力是未来，它的成功可能取决于企业提供协作公平的能力。这意味着无论是在现场还是远程，员工都可以平等地参与讨论并享有相当的影响力。

如果混合会议没有成效和成功，对所有参与者都具有高度的包容性，那么混合工作本身就存在风险。这很重要，因为很多公司都依赖混合工作。如果远程员工发现自己在讨论中被边缘化，他们可能会不情愿地返回办公室或离职。这两种情况都会威胁到高层长期的公司战略。

大流行如何使虚拟会议民主化

2020 年，伟大的远程工作实验是必然的，而不是设计的。它最终促成了范式转变，使最终用户对虚拟会议的期望变得更好。从历史上看，混合会议涉及大多数参与者聚集在会议室中，而“一些落后者”远程加入，通常没有视频。这些参与者退居次要位置，由面对面的利益相关者推动对话。但是，一旦大流行开始，就没有更多的会议中心，每个人都在同一平面上，具有相同的参与、获取信息和影响结果的能力。

看到和体验这些好处也促使 IT 领导者保持混合会议参与者的平等地位。例如，在咨询和专业服务公司中，协作公平已成为战略重点。公司的 IT 组织正在努力确保其全球最终用户包括并连接，无论物理位置如何。这意味着要仔细关注技术、培训和文化。

共享屏幕。共享屏幕的能力是任何视频会议平台（如SparkleComm）最重要且被滥用的功能之一。如果人们不考虑屏幕共享的目的，他们很容易破坏会议。当您共享屏幕时，您通常会将每个人的视频提要制成缩略图，甚至将其完全隐藏，具体取决于您使用的视频应用程序。这是一种权衡，你可以看到内容，但你失去了人，或者至少是人的全尺寸视图。

仅当会议参与者需要查看特定内容时才需要屏幕共享。一个极端但真实的例子是一位主持人分享了一张幻灯片，上面写着“欢迎！” 并将其留给整个会议。在 30 分钟的时间里，每个人都没有就会议主题进行面对面的讨论，而是看着欢迎幻灯片，而错过了视频会议的全部好处。

画廊或扬声器视图。许多视频平台提供画廊视图，或当前发言人的全屏视图。新用户或不太懂技术的用户可以选择将其保留为视频服务的默认设置，尽管花几秒钟来自定义您的视图是值得的。有时，您甚至可能希望在会议期间更改视图，这可以显著改善会议体验。例如，如果您在画廊视图中只有一个人在说话，那么您会因为屏幕上的扬声器没有太大而错过了所有非语言交流的机会。另一方面，如果您在积极的来回讨论期间使用当前发言人视图，则所有切换都会分散注意力，并且您会错过人们对小组讨论的反应。

最重要的是，并非所有会议都是一样的。虽然默认设置通常可以解决问题，但花时间根据会议场合自定义一些内容可以改善您的结果。

最后一条建议更多是关于团队设置而不是视频设置，但请确保您的团队了解新的远程工作流程。对于我们中的许多人来说，室内会议已被SparkleComm视频会议所取代；走廊聊天与团队聊天应用程序交换。在您需要将团队聊天升级为SparkleComm视频会议的时候，确保每个人都保持联系并感到舒适。

只需一些基本装备和一些测试电话，您和您的团队就可以在家开会，并通过SparkleComm视频看起来像专业人士。只需将漂亮的“视频装束”挂在门口，并在会议开始时准备就绪。最后，不要将您的宠物锁在家庭办公室之外，大多数人喜欢你的狗或猫出现在客人面前。

2. 灯光、取景改善相机外观

花几分钟时间考虑一下您在屏幕上的显示方式，可以让您的家庭SparkleComm视频会议设置大不相同。似乎 99% 的人只是点击该会议链接，打开他们的相机，第一次在屏幕上看到自己。拨打测试电话并了解基础知识。

灯光。确保灯光在你面前而不是在你身后，这样你的脸就会被照亮，而你不仅仅是一个阴影。检查您的周围环境，以确保您身后的任何东西都合适且不会分散注意力。

构图。花点时间在屏幕上好好地勾画自己。你不希望视图从你的鼻子上看，你的一半头被切掉或者你出现在角落里的某个地方。如果你像新闻人一样填满屏幕，你看起来就知道自己在做什么。

软件。知道你在做什么，学习你的软件。今天的视频软件并不难学，例如SparkleComm视频会议软件就很简单明了。如果您可以立即共享屏幕，而不是在尝试完成任务时摸索两分钟，它看起来会更流畅。

3. 会议场合的考虑

并非所有会议都是一样的。虽然上面的一般提示几乎适用于任何视频会议，但您应该根据会议的目的进行一些考虑。

视频背景。无论您是否使用虚拟背景，它都需要适合会话。在过去的一年里，我们大多数人都知道凌乱的卧室背景不是很好看。您的基准应该是专业的家庭办公室环境，有足够多的个人物品（如书籍和奖杯）可见，既有趣又不会分散注意力。如果对虚拟背景感到满意，您应该考虑针对会议场合对其进行自定义。对于与外部人员的会议，利用一些公司品牌通常是个好主意。像肩膀上的徽标这样简单的东西有助于在人们的脑海中识别您。

麦克风设置。桌面应用程序支持最新一代的 USB 麦克风，让您可以修改自己的声音方式。对于大多数SparkleComm视频会议，您希望听起来尽可能自然和未经修饰，而不是怪异、扭曲或分散注意力。这些应用程序还可以帮助清理事物并减少背景噪音，同时仍然保持自然的声音。对于大型网络研讨会中的开场公告或大型在线活动的头条新闻，您甚至可能希望为您的声音添加一点共鸣，因为微妙的声音处理可以帮助为您的观众创造沉浸感。

随着远程工作变得越来越普遍，与团队的联系变得更加困难。有效的家庭视频会议设置可以帮助弥合通信差距。

对于我们中的许多人来说，在家工作的第一个也可以说是最重要的要素是与我们的团队保持联系。今天，数百万人正在使用视频来实现这一目标，例如很多人正在使用SparkleComm视频会议系统进行远程沟通与协作。

然而，这种转变也将我们最私密的内部空间变成了面向专业人士的工作空间。因此，工作人员正在寻求家庭视频会议设置建议，他们可以使用这些建议将家庭办公室转变为专业的流媒体工作室，以帮助他们改善视频会议期间的外观。

好消息是您无需立即花费数万元将您的家庭办公室改造成工作室。我们习惯于在背景中有未整理床铺的房间看到质量较差的视频。但是，如果您遵循一些简单的提示，您可以领先其他人群。如果您确实选择在流媒体设备上花钱，您绝对可以将其提升到一个新的水平。通过适当的准备，即使是基本设置也会让您看起来更专业，并使您能够更有效地与团队沟通。让我们看一下实现专业外观的家庭视频会议设置的三个方面：装备、外观和会议场合。

1. 正确的装备提高家庭视频质量

没有真正的必需装备，因为你经常必须用你拥有的东西凑合。这只是什么设备最能改善您的家庭办公室视频会议设置体验的问题。

视频。如果这是您唯一的选择，笔记本电脑网络摄像头就可以了，但外部 UBS 网络摄像头通常在视频质量方面更胜一筹，通常应该是您家庭工作室愿望清单上的第一项。

声音。手机随附的耳机可能就足够了，但购买一个像样的耳机是值得研究的。如果人们努力听你说话，就会影响SparkleComm视频会议和工作效率。如果您获得更好的麦克风，您自己可能听不到音质上的差异，但您会注意到SparkleComm视频会议参与者在您讲话时似乎更容易理解您。

连通性。说到挫败感，如果您的家庭办公室通过 Wi-Fi 连接，请注意一些问题。今天的视频产品在通过 Wi-Fi 连接方面做得非常出色，但无线连接的可靠性仍然不如有线连接。如果你可以在你的办公空间里放一个路由器，它可能会为你省去很多麻烦。

生产率。从生产力的角度来看，我能提出的最强烈建议是拥有第二台显示器。需要明确的是，我的意思不是第二台计算机，带有第二个键盘和其他外围设备。我的意思是将第二台显示器连接到您现有的台式机或笔记本电脑。第二台显示器作为主显示器的扩展；文件和其他文档根据需要拖过来。这使您可以使用一台显示器进行SparkleComm视频会议，使用另一台显示器来共享您正在处理的内容。将所有内容都放在一个屏幕上可能会令人困惑。

除了这些基础知识之外，还有许多其他增强功能需要检查，其中包括绿屏背景、花哨的灯光、DSLR（数字单镜头反光）相机、经过声学处理的墙壁和混音器。它可以成为一种永远不会结束的非常昂贵的爱好。但这些都不是真正需要的，其中很多甚至可以创造性地且经济实惠地完成。

3 个成功（和失败）危机沟通的公司示例

既然我们已经深入了解了制定有效的危机沟通计划需要什么，让我们快速浏览一下现实公司的一些危机沟通示例：

1. JC 彭尼

2013 年，一位 Reddit 用户将 JC Penney 广告牌上的水壶与纳粹独裁者阿道夫希特勒进行了令人震惊的比较：

这种惊人相似的消息迅速传播开来，并被《每日电讯报》和《卫报》等一些主要新闻媒体报道。

面对无数嘲笑零售商的推文，JC Penny 回应了一系列解除武装的回复，包括“如果我们将茶壶设计成看起来像什么，我们会选择兔子茶壶 ”。

最终，该品牌准备迅速承认无意中的错误，从而阻止了该事件成为公关灾难。

2. 吉百利

早在 2003 年，就在印度的吉百利巧克力棒中发现了蠕虫。  吉百利最初对危机反应迟缓，首先否认在其巧克力制造过程中发生任何污染的可能性。但是，一旦公司的股价在几个月内从 73% 暴跌至 69.4%，吉百利就撤回了所有广告，而是发起了一场积极的公关活动，以教育媒体改进其生产线，并为其产品设计新包装。

在包装重新设计的八周内，消费者对该品牌的信心基本恢复，销售额回升至危机前的水平。

3. 爸爸约翰的

棒约翰的创始人兼董事长约翰施纳特在 2018 年在电话会议上使用种族诽谤后辞职。 

针对这个棘手的公关问题，棒约翰在社交媒体上发布了一段不受欢迎的道歉视频。对于许多用户来说，该视频根本不够用，而其他人则指出，该视频实际上并未包含直接的道歉。如果该品牌选择了明确无误的过失，那么由此造成的声誉损害很可能是可以避免的。

准备好制定您的危机沟通计划了吗？

制定危机沟通计划对于建立一家能够成功抵御不可预测风暴的公司至关重要。未能为坏事发生时制定沟通计划可能会导致混乱，最坏的情况是声誉受损。

但制定有效的危机沟通计划绝非易事。您需要仔细考虑谁应该负责协调，您对危机的反应以及应该遵循哪些程序。值得一提的是在这个混合工作状态下制定有效的危机沟通计划需要类似SparkleComm这样的一些必不可少的统一通信沟通工具。

使用本文中涵盖的指南作为灵感来帮助制定您自己的危机沟通策略。

4. 为危机更新制定持有声明和资源

一旦您的危机沟通团队获悉新出现的危机并处理了情况的初步事实，他们将需要准备正式声明并确定何时以及向谁发布这些声明。

在危机的最初阶段，在确定所有事实之前，最好发布一份暂缓声明，向您的利益相关者表明您已了解情况并正在积极寻求解决方案。该声明还应提供联系信息，并让人们知道去哪里寻找新的更新。您可以通过提前起草持有声明来加快此过程。

至于提供有关正在展开的危机的官方更新，值得创建诸如情况说明书和常见问题解答等资源，供您发布在您的网站和社交媒体渠道上。您的危机沟通计划应说明谁将负责创建和上传这些资源。 

5. 为您的发言人提供媒体培训

许多危机会自动吸引新闻媒体的注意，记者会要求对贵公司的一位发言人进行现场或录音采访。 

虽然为这些发言人准备基于事实的谈话要点至关重要，但确保他们接受足够的培训来应对成为媒体焦点的需求也同样重要。持续的媒体培训将教会您的代言人如何清晰地说话，并以尽可能最好的方式向观众展示自己。

6. 定义您的激活标准

对于您的计划来说，定义应该使用它的情况以及谁有权激活它很重要。除非确实有必要，否则您不想为实施计划而付出代价。 

尽管不可能事先指定所有会构成危机的情况，但您可以依靠一些有指导意义的例子来指导您。危机的例子包括自然灾害、客户或员工受伤、工作场所暴力、欺诈、产品篡改、设备召回、数据泄露等。 

任何对您的正常业务职能或声誉构成重大威胁的事件都可能被视为危机。

7. 积极预防危机

预防胜于治疗，这就是为什么您的公司养成在小问题滚雪球变得更难以管理之前检测和纠正它们的习惯是一个好主意。 做到这一点的一种方法是遵循最佳实践——经得起时间考验的有效和安全的做事方式。另一个是投资技术保障措施，例如先进的安全软件，以降低人为错误或犯规的风险；安全的沟通软件如SparkleComm统一通信平台，可以防止信息泄露。

在问题发展为危险之前检测它们的另一种方法是积极寻求客户的反馈并监控人们在社交媒体和评论网站上对您品牌的评价。如果您认真对待有效的批评并相应地改善您的客户体验，您将更容易保持积极的公众看法。 

制定危机沟通计划的 7 个技巧

1. 定义你的目标

制定计划的第一步是确定其核心目标。这将确保负责设计和实施计划的每个人都以相同的目标工作。

您的目标可能很简单：该计划旨在定义在发生重大、不可预见的业务中断或公司声誉受到威胁时与内部和外部利益相关者进行沟通的责任和程序。

您还应该将尽可能简单的计划作为一个目标，以便所有相关人员都能轻松理解。一个复杂的计划将更难实施，在已经令人担忧的情况下会造成额外的麻烦。 

2.为危机管理创建一个专门的群聊

制定危机沟通计划后，最好将其副本存储在由危机响应团队成员组成的群聊中。 

这样，如果真的发生危机，您的响应团队将可以即时访问沟通计划，以及任何相关讨论和有关以前危机处理方式的记录。更重要的是，群聊还可以兼作现成的论坛，在那里他们可以协调对新危机的反应。

SparkleComm统一通信平台让您可以创建可在任何设备上访问的基于群组的讨论线程，并允许用户立即相互共享消息、文件和文档。您还可以使用内置的任务管理器对危机沟通团队的任务进行优先级排序。这使您可以创建任务并将其分配给人员、设置截止日期，甚至对重要的任务进行颜色编码！

3. 定义您的升级程序

在许多情况下，组成危机沟通团队的人不会发现新危机的最初迹象。通常，是较低级别的员工、客户服务代理或现场工作人员在发现令人担忧的事情时发出警报。

因此，重要的是要有一个系统，让您的任何员工都可以报告紧急问题，并让该信息快速找到公司高级决策者的途径。该系统的细节将取决于您的团队的结构，但同样，拥有灵活的SparkleComm沟通平台将确保所有相关事实和细节可以立即传达给负责危机管理的人员。