普通员工每周至少参加四次会议，其中许多是在线举行的。您可以做些什么来让您的虚拟会议不再只是乏味的例行公事？在很多情况下，在线会议可以与面对面会议一样有效。此外，它们还具有更大的便利性和灵活性。
一个好的虚拟会议的关键是让每个人都参与进来。然而，这并不是最简单的任务。当会议中没有任何事情发生时，大多数人往往会推出会议，但您可以通过一些调整来帮助您的团队保持专注和积极性。
虚拟会议有哪些不同类型？
虚拟会议主要分为三种类型：音频会议、视频会议和网络研讨会。
音频会议类似于电话。对话完全通过音频进行，因此只能听到参与者的声音。
视频会议是参与者（或主持人）之间可以看到和听到彼此的多方对话。他们通常还具有一些附加功能，例如SparkleComm视频会议具有屏幕共享和录制功能等。
网络研讨会是一种单向对话，允许演示者与观众共享他们的屏幕。与会者在这里通常只扮演听众的角色。但是，此类会议之后通常会有问答环节，参与者也可以发言。
在线主持会议的最大挑战是什么？
在线会议很多情况下可以取代商业环境中的面对面对话，尤其对于主要是远程运营的公司而言。它们不仅更具成本效益，而且通常也更省时。
然而，使用在线会议的企业面临着许多困境和挑战。这些问题包括：
技术故障，例如您无法控制的连接问题或音频问题
阅读肢体语言有困难，因此更难建立融洽关系和信任
屏幕耗尽、生产力低下和持续疲倦
当人为因素似乎不可替代时，您如何在团队成员之间建立信任和关系呢？如果您能够让您的虚拟会议更具互动性，减少例行公事，这样它们就不会像以前那样令人厌烦。
使您的团队更多参与在线会议的 6 种方法
以下是一些可帮助您充分利用虚拟会议的最佳实践和技巧：
1、提前计划会议
提出一个议程，概述您将在会议期间讨论的所有主题。
会议议程帮助您尊重他人的时间。遵循议程可以减少多达80%的会议时间。议程有助于会议保持正轨，让人们在进来之前做好准备，并优化讨论时间。最重要的是，您可以记录您所做的决定，这可以避免您的企业以后进行重复对话。
会议议程有助于最大限度地降低运营成本。无效的会议每年会给公司造成很多的经济损失。毕竟，您的员工必须离开工作岗位才能参加会议。议程将帮助您保持音频或视频通话简短而愉快，帮助您避免浪费时间或金钱。
提示：如果有些人容易跑题，你也可以提前给他们分配一个特定的话题，让他们在会议期间坚持下去。有一个固定的计划可以帮助事情顺利有效地进行。
如何创建虚拟会议议程？
您可以使用SparkleComm等视频会议工具创建共享议程，每个人都可以在会议开始前访问。预览可以帮助他们准备可能遇到的任何问题。在会议邀请中，您可以将议程放在会议描述中。或者，使用更多选项并添加更多工具。
2、只邀请需要接听电话的人
电话会议通常被视为浪费时间，因为有太多其实并不需要到场的人在线。结果，会议可能会拖延，重要的要点会丢失，所有相关人员都会感到沮丧。房间里的决策者太少或太多都可能难以采取任何有意义的行动。
只包括绝对需要接听电话的人，并确保每个人事先都知道会议的目的。这将有助于保持通话正常进行，并防止人们在会议期间走神或同时处理多项任务。
您应该邀请谁参加虚拟会议？您应该考虑以下类别的个人：
有权就手头的问题做出决定的 人（例如首席运营官）
那些对正在讨论的主题有知识和信息的人 （例如客户成功经理）
与问题有利害关系的 人（例如呼叫中心座席）
需要了解您将报告的信息以便有效开展工作的人员（例如营销协调员）
任何将负责执行任何决定的人（例如技术负责人）
如果您坚持执行此列表，您将更有可能实现您的目标并及时结束通话。
3、以行动计划结束会议
如果没有目的，会议可能会很麻烦。如果您要开会，请以行动计划结束以使其富有成效。这应该在SparkleComm音频或视频通话期间创建，而讨论在每个人的脑海中都是新鲜的。这样，人们将“走出”会议，清楚地了解下一步是什么以及需要谁来做。
行动计划是有效会议管理最重要的后续工具之一，这就像所有参与者的路线图。
行动计划还可以更轻松地跟踪任务进度并识别任何潜在的瓶颈，提高您快速响应任何问题的能力，并最大限度地降低错过重要事情的风险。
如果没有行动计划，很可能一开始就没有必要开会。因此，下次您想要在没有此类计划的情况下召开会议时，您可能会考虑只发送一封电子邮件就可以了。
4、选择合适的软件
正确的软件可以成就虚拟会议的质量。它应该根据您的业务需求量身定制，并且您的所有团队成员都应该对此感到满意。
让我们看看在选择增强虚拟会议的软件时要牢记的关键因素。
（1）特点
列出您认为对您的业务流程至关重要的功能，以便您可以准确找到您要查找的内容。 这些功能将使您的网络研讨会更具互动性，您将最常使用它们，因此，您应该将它们放在首位。
提示：最多列出三个“必备”功能和三个“最好有”功能以缩小搜索范围。
（2） 易于使用
您希望团队中的每个人从第一天起就可以轻松使用，而无需经过数小时的培训。衡量这一点的一个好方法是亲自试用该软件，看看您需要多长时间才能熟悉并流畅地浏览它。
提示：您还可以浏览之前已经使用过该软件的人的意见。
（3） 兼容性
确保您选择的软件与团队成员的设备、操作系统和浏览器兼容，没有任何问题。
提示：为避免任何技术困难，请始终在会议前对软件和您的设备进行试运行。这样，您就可以专注于重要的事情——引导富有成效的互动讨论。
该软件应该能够与您和您的团队已经使用的工具集成，而不会出现任何重大问题。通过这样做，您可以避免学习如何使用一套全新的工具。例如SparkleComm视频会议软件解决方案可以与各种工具集成，包括 CRM、电子商务平台和销售自动化工具。
5、为会议选择合适的环境
您想让与会者专心讨论而不被周围环境分心吗？你的目标应该是让它尽可能专业而不是太僵硬。周围环境的一些微小的变化将对会议的整体质量和专业水平产生重大影响，而无需付出太多努力。
一旦您设置了自己的环境，就该准备您的虚拟会议空间了。确保所有参与者都能清楚地看到和听到对方。
如果您使用的是SparkleComm视频会议软件，您还可以添加一些功能来增强与会者的体验，例如分组讨论室，以及设置角色和录制选项等。
当然，如果您希望将电话会议用于会议之外的其他用途，如网络研讨会或产品发布，您还必须考虑更多需求功能。
如果您未雨绸缪，您可以让您的虚拟会议空间像任何面对面的会议一样富有成效和引人入胜。
6、在会议开始时包括破冰活动
开始虚拟会议可能很困难，因为您想让每个人都轻松参与其中，但又不想浪费太多时间。他们在开始时也可能有点尴尬，尤其是当参与者彼此不够了解时。
对于这种情况，一些破冰游戏可以帮助每个人放松并创造一个更开放、联系更紧密的环境。这种方法同样适用于队友。它们可以帮助建立团队信任并改善沟通，并对员工敬业度产生积极影响。
因此，在进入会议重点之前，先进行与工作无关的闲聊，以轻松愉快的方式提升会议气氛。从他们午餐吃的东西到他们的周末计划，这可以是任何事情，但这样做会帮助你避免尴尬的沉默。
提示：虚拟破冰活动应该快速且易于加入。选择一个每个与会者都喜欢或以前尝试过的，这样他们从一开始就会感到舒服。立即引起他们的注意，打破障碍，你会发现整个会议进行得很顺利。
关键是要明智地使用打破僵局的方式——你最了解你的团队，应该只在适当或受欢迎的情况下使用它们。如果这是一个在工作日中间举行的重要会议，您的员工会因为浪费了他们的时间而感到恼火，所以在这种情况下要避免破冰活动。虽然在某些情况下它可能是个好主意，但取决于会议的规模和气氛，您应该决定是否使用它。
最后的想法
使您的虚拟会议具有交互性和生产力可以改变您的团队的游戏规则。它让每个人都感觉他们进行了一次有意义的对话，准备好解决他们的下一个目标。
使用上面列出的提示，让您的虚拟会议成为您的员工可以期待的有价值的体验。如果您正在寻找可以帮助您的下一次虚拟会议顺利进行的工具，请立即注册免费试用SparkleComm视频会议平台并了解其提供的丰富功能。
