电话会议模式优势是什么?

今天的公司(Company)正面临着工作场所越来越虚拟,越来越多的员工分布在不同的国家和地区,但他们必须能够随时随地与对方,合作(collaborate)伙伴和客户进行沟通协作。与此同时,管理人员和员工都希望把旅行最大化减少到最低程度,因为那将带来非常多额外的支出。企业需要工具来帮助他们降低(reduce)运营成本,同时提高生产(Produce)力。

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帮助企业实现这些目标(cause)的最佳技术之一是电话会议(huì yì),这种模式可以实现易于使用且具有成本效益(benefit)的协作。电话会议可让员工即时交流,而无需提前计划或预订形成。只要需要,他们可以随时随地与他们需要的人进行协作,因为电话会议是一个多用户系统,当分布在不同地区的员工都有了账号后,他们可以随时发起电话会议而无需等待IT安排,我们称之为按需会议。

按需会议(huì yì)以多种方式方法支持下一代公司:

1、它不需要IT来安排和启动会议,无论他们位于何处都可以随时开启电话会议;

2、它提供高质量的会议(huì yì)体验,而不要求最终用户理解底层技术;

3、它使公司能够形成由同事,合作伙伴甚至客户组成的以项目为中心的团队;

4、它帮助管理(guǎn lǐ)人员将会议整合到日常业务流程(liú chéng)中,改进决策制定,知识(zhī shí)共享,问题解决和协作;

5、其简单性和低成本促进了公司范围(fàn wéi)内更多的使用,提高了生产(Produce)力并带来了投资回报。

使用电话会议(huì yì)平台的公司(Company)可以预见,其员工将更频繁地使用该技术,并且这可能会导致(cause)生产力大幅提高,因为项目团队和部门小组比竞争(competition)对手更频繁,更有效地开会。事实(Fact)上,公司通常会发现,当他们为员工提供电话会议系统时,员工不仅用它来代替他们本来需要见面的会面,这通常会缩短周期时间,加快决策速度,提高创造力并显着提高生产力。

在商务成本日益增长的今天,商务旅行会越来越昂贵,但团队,客户和合作(collaborate)伙伴面对面见面的需求并没有消失或减少,相反却变得越来越多。由于全球化,越来越多的远程和虚拟工作者必须寻找一个有效的沟通工具,以便随时随地进行交流和协作。

SparkleComm的电话会议(huì yì)功能从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,可以快速,简单,经济高效地帮助公司实现有效的沟通。

电话会议可以解决哪些沟通问题

现在电话会议(huì yì)和视频会议的诞生为公司各类的沟通问题都带来了便利,尤其是电话会议快捷(fast)方便、节省成本,就目前沟通的方向来看的话,电话会议已经彻底(thorough)解决了,越来越多的企业沟通解决问题的弊端。

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  一、项目(xiàng mù)会沟通及时

在公司项目(xiàng mù)实施的过程中,非常多的评审会议(huì yì),决策会议是避免不了的,但是传统的会议往往都需要相应的人员出面,共同参加(cān jiā)会议讨论,但是往往因为人员的曾次不齐,导致(cause)沟通不及时,影响项目整体的进展。如果采用电话会议,那么就不受时间地点的限制(limit),可以很好的解决沟通上述问题。尤其是对于一些在建的项目工程来说,及时解决了相应的问题,大大提高了工作效率,节省(spare)了时间、差旅费、通讯成本等,不管是是否员工在何地,都可以参加会议(huì yì)。

  二、针对企业例会和培训更加的方便

非常多的企业都会在每周定期召开(zhào kāi)相应的例会,工作汇报,工作通知,或者是工作培训的,这个时候无需将所有的人员召集在一起,只要通过(tōng guò)电话会议(huì yì)就能够轻松的实现。不会导致员工到处奔波,费时费力,并且很多办事处的培训不能够及时有效,那么有了电话会议(huì yì)培训工作也能够及时的进行,不受地域限制(limit),为企业节省差旅成本。

  三、远程教育(Education)

现在的电话会议(huì yì)已经应用到生活中的各个方面,尤其是我们日常见到的教育(Education)方面,打破了传统教学的时间空间和师资力量的限制,让很多的师生可以分享专家级的讲座,精品课程的视频信息,并且学员能够通过利用自己业余的时间,进行专业知识(zhī shí)的学习。老师只需要打开电脑,便可以组织不同区域的学生进行网络课堂学习,甚至可以集体召开家长会。

  四、远程医疗

医疗方面的电话会议(huì yì)沟通也是必不可少的,尤其用到的电话会议中,视频会议(huì yì)因为现在的会议系统远程医疗也能够实现一对一的就诊,同时并行多个科室展开相应的功能会诊,对于排队看病的患者,解决了非常多的苦恼。

其实电话会议(huì yì)在实际的应用中还有非常多,除了以上我们介绍的这些,在商业销售、项目沟通、医疗会诊、教育(Education)教学中都有着非常直观的应用,并且在实际效果中也取得了良好的进步,这就是时代发展的变化。SparkleComm的视频、电话会议等功能从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求,让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,与传统会议相比较,具有会议安排迅速,没有时间、地域限制,费用低廉等特点。

购买合适的视频会议系统

视频会议已经存在多年,但由于技术的进步和成本的下降,视频现已成为各种规模企业的主流协作方式。这些选项包括SparkleComm等网络会议平台,通过智能手机,平板电脑和笔记本电脑加入移动客户端的会议。

SparkleComm专注于以高保真音频提供参与者的清晰视觉图像,但还提供了内容共享,因此所有与会者都可以查看电子表格,PowerPoint演示文稿和其他文档。网络会议服务在历史上更侧重于内容共享,现在通过其服务提供高清视频。

在社会驱动因素方面,年轻工人注入工作场所加速了视频的采用。年轻一代擅长技术并且对视频感到满意,并倾向于喜欢团队合作。他们比老年工人更容易使用视频,他们更习惯于通过电话会议开会。虽然年轻一代可能还没有做出购买决定,但他们的影响力却很大。公司必须适应不断变化的人口统计数据才能招募年轻员工。

企业越来越接受视频会议带来的好处:改善协作,提高团队合作能力以及即时“远程”到达远程位置的能力,从而减少对实际旅行的需求。事实证明,衡量视频对旅行成本的影响很困难。旅行成本可能会上升或下降,具体取决于许多商业因素,但高视频会议的使用无疑会增加不同地区人们的协作。

内部部署,基于云和混合视频会议的选择

如果您计划购买视频会议系统或服务,您最初的决定之一可能是查看内部部署还是基于云的选项。决策过程将受到许多因素的影响,包括公司规模,可用预算,要连接的位置和员工数量以及系统将用于什么。

基于云的系统特别适合那些尚未准备好对视频做出重大预算承诺的组织,例如较小的公司,视频经验有限的组织或缺乏完全支持该技术的资源的组织。如果需要许多站点和偏远地点,基于云的视频可以缩短实施时间,因为解决方案的核心已经存在,还有部署标准和支持人员。

随着组织获得视频经验并确定持续使用水平和支持负担将会是什么,他们将能够更好地权衡将解决方案的基础设施部分作为资本支出或租赁成本,与持续费用成本相比的成本云服务解决方案。

无论您最终决定基于云的服务还是基于前提的解决方案,这都是您需要的:

1、终端(实际的视频会议设备),用于带有平板显示器的室内视频会议系统或PC运行的桌面客户端;

2、桥接或多点控制单元(MCU),它承载来自多个呼叫者的呼叫并提供虚拟会议室(VMR);

3、以及将端点与其他站点连接在一起的网络。

基于云的视频会议可降低复杂性(无需现场桥接),降低前期投资并最大限度地减少不同视频品牌之间的互操作性问题。基于驻地的解决方案可以在系统的整个生命周期内降低成本,并使企业能够定制和集成视频服务与其他内部解决方案,如电话,协作和会议产品。

视频会议提供商和市场正朝着新的方向发展

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视频会议不是新技术,但这并不会使为特定企业选择最佳视频会议设备变得更容易。选项范围从免费的社交平台到网络会议平台,再到可以花费10万美元甚至更多设备的远程呈现会议室。本视频会议软件的买方指南侧重于基于房间和远程呈现的视频会议这些会议通常可通过计算机或移动设备登录SparkleComm平台访问。SparkleComm让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。

完美集成的视频会议软件对企业来说越来越重要,特别是对千禧一代的工作人员来说,他们擅长技术并且熟悉视频,并且倾向于喜欢团队合作。虽然部分千禧一代可能还没有做出购买决定,但他们的影响力很大,正在带动整个市场的视频会议趋势。

几十年来,企业和消费者都听说视频通话是下一个重要的事情,它们的采用即将到来,每个人都会使用它们。但实际上,视频会议的采用并没有辜负它的炒作,现在视频已准备好接近特写镜头。

使用视频会议系统的组织比不使用视频会议服务的组织具有更高的成功率。

调查显示,大多数企业都使用PC笔记本电脑或现有的房间系统作为其云端服务的端点。通过云视频提供商,组织可以快速扩展视频以支持专用会议室系统或PC,并通过基于使用情况的计费和最少的前期投资来实现。

视频会议服务正在转向基于云的模式,为企业提供更大的灵活性和成本节约。

在大多数情况下,组织正在挑选视频会议提供商并购买专用的会议室系统,这意味着更大的成功。通过专用的会议室系统,组织可以利用分析和跟踪视频服务的使用情况。虽然专用系统可能更具限制性,但它们可以简化企业范围部署中的管理和实施成本。

在购买之前评估云与本地视频会议工具(二)

当内部部署最有意义时

在过去20年的视频会议部署中,绝大多数都在现场。部分原因是部署它们的组织类型主要是具有非常重要的安全担忧的大型组织 - 并且因为云服务不可用。

大型,复杂的本地视频会议工具需要大多数企业无法轻易获得的知识和资源。组织简单地安装视频会议服务并假设其现有IT团队将有时间或专业知识来保持其高效运行是不明智的。

当云最有意义时

该云是革命性的视频会议空间。它提供了大规模部署,简单且经济高效的TCO的机会,并使用户能够在自己的防火墙环境之外工作。

大多数云服务提供商提供月度或年度合同。许多人提供freemuim模型作为测试技术或让客人参与而无需付费的方式。

云可以快速,轻松地从非常小到非常大,IT支持人员对服务知之甚少。如果您的组织不喜欢特定服务,则可以轻松关闭它。

云世界的发展如此之快,以至于建议采用低进入门槛和写得很好的SLA。通常很难预测企业内视频会议的成功; 而且市场上有这么多玩家,这将有助于保持灵活性。

评估云与内部视频会议时需要考虑的其他因素

本地视频平台

视频会议基础设施一直是高价值的专有技术。它不是大多数IT专业人员熟悉的技术,在这个领域找到合适的专业知识可能既困难又昂贵。传统上,该技术的成本阻碍了初始实施和大规模部署。但是,由于供应商越来越多地将VMware和Hyper-V平台用于基础设施,因此在过去两年中,内部领域的价格大幅下降。应该注意的是,视频处理是非常计算密集的,其结果是必须在该问题上投入大量处理能力以获得大规模结果。

云视频会议安全

一些组织担心其他人可能正在观看他们的电话会议,这是一个合理的问题。但是,如今绝大多数云视频会议工具都以高级加密标准对呼叫进行加密,比如SparkleComm,支持客户端端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。从理论上讲,这是牢不可破的。

虽然云提供商无法查看视频流,但他们可以观察元数据,该元数据显示正在进行呼叫的人员和呼叫的持续时间。有些公司可能会发现这是一种无法忍受的情况,如果安全性非常重要,他们应该考虑使用本地服务。

云与内部部署:如何购买和从谁购买

视频会议提供商以多种方式与组织合作。许多提供商将直接向大型组织销售。中型市场和小型企业通常由专用视频会议经销商处理,这些经销商通常仅销售来自少数供应商的视频会议

内部部署视频会议仍然是高度专业化的,强烈鼓励组织与该领域的专家合作。一般AV和IT领域的供应商很少具备成功实施所需的技能。在考虑视频会议合作伙伴时,应该将幸福现有客户的记录作为首要任务。SparkleComm除提供视频会议外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

在购买之前评估云与本地视频会议工具(一)

视频会议世界正处于巨大变化的时代。该技术已经变得简化,对普通用户来说很容易使用,随着新的商业模式的兴起,成本也急剧下降。

购买视频会议工具有两种基本商业模式。一种模式是组织购买和拥有一切; 另一种是部署软件即服务(SaaS)模型,并使用第三方服务提供商来实现视频会议基础架构。

直到最近,SaaS模式还不成熟,但低成本带宽,存储和计算的组合现在已经使这个模型成为市场中增长最快的部分。在这里,我们将比较云与本地视频模型。

云与内部部署视频会议工具的组件

就像权衡购买或租赁汽车的利弊一样,云和本地视频会议需要根据自己的优势和劣势进行评估。无论是内部部署还是基于云,视频会议技术中涵盖的许多主要应用程序都具有相同的关键组件:

多点会议。多点会议(也称为桥接)使多个站点可以同时在一个呼叫上进行。座位数因供应商而异,但典型的本地服务可以从12个同时扩展到120个用户。这可以分解为多个较小的会议或一个较大的会议。

云产品通常是25到50个并发用户,并且总呼叫没有限制。例如,25个用户可以在20个不同的呼叫中,在组织外有许多访客。

流媒体和录音。记录或流式传输视频会议呼叫的能力是越来越多的可用功能。内部部署服务使组织能够将敏感材料保留在其网络中,而云服务本质上将此材料存储在基于云的服务器上。应仔细研究服务级别协议(SLA),以查看存储的数据和位置。

从用户的角度来看,录制只是按下录制按钮的问题。但对于管理员来说,多播视频流和大量数据存储的网络流量需要考虑到总体拥有成本(TCO)中。

网络管理。视频会议工具需要像任何其他服务一样进行管理。随着站点和用户数量的增加,推送软件更新,执行诊断,保留中央通讯簿和集成功能(如日历)的能力变得更加重要。

集中管理是基于云的方法的真正好处之一。软件通常会自动更新,地址簿会保持最新,并且可以主动管理网络问题。

防火墙。内部部署视频会议需要配置防火墙以在组织的网络外部进行呼叫。有关如何配置防火墙以及哪种类型的防火墙的详细信息高度依赖于一系列因素,包括网络设置,出站呼叫以及防火墙和安全风险配置文件。

另一方面,基于云的服务通常在绝大多数地方工作。如果可以访问互联网,则可能会使用视频会议

如何使你的视频会议系统易于使用?

想要一个易于员工使用的视频系统的企业应该优先考虑培训和支持。专家Jon Arnold解释了要关注的方面。

假设您在选择如劳格科技SparkleComm视频会议系统供应商之前已经考虑过最终用户需求,那么您已经确定了具体的用例以及员工使用这项技术的舒适程度。易用性是推动视频主流采用的关键因素,因供应商而异。

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即使考虑到所有因素,一旦部署了视频会议系统,IT仍然可以执行其他任务。最重要的是,需要基本培训来教育员工 ,使其如何使用视频技术。今天的视频会议系统可以像传统电话一样易于使用就像劳格SparkleComm,虽然员工不需要太多培训,但有一点需要很长时间。传统视频复杂性的感知仍然存在于我们身上,初始培训可以迅速改变这一点。

培训的另一个方面是帮助员工从视频中获得最大价值。并非所有人都能在镜头前感到舒服,但展示视频如何为更丰富的通信体验做出贡献可以帮助员工克服他们的顾虑。为此,培训应侧重于确定视频最有效的用例。并非每次通话或会议都需要视频,关键是员工可以看到视频的灵活性。一旦解决了这个问题,员工就会看到临时协作是多么容易,以及如何以新的方式使用视频。

为确保定期使用视频,IT部门还必须提供按需支持,以便在问题发生时进行管理。由于视频会议系统对许多员工来说都是新的,因此许多问题都是基本的。如果没有适当的支持,您可能会失去员工继续使用视频的兴趣。而SparkleComm就是一个新一代的通讯平台,融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台,不会让员工失去兴趣。您的视频供应商应该能够提供故障排除资源,并且最终用户可以轻松访问这些资源应该是视频部署计划的关键部分。

为什么你应该开始使用视频会议(二)

3.它有助于远程办公

视频会议也是远程办公或远程办公的重要工具,让员工可以远离办公室,在家中工作。如果您的企业有一个非常开放的工作时间表,而您的员工或同事在家工作,那么一种方法可以遏制员工内部缺乏互动以及缺乏向下指导或向上报告的视频会议

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4.独立组织会议

既然在线会议没有旅行费用和限制的巨大障碍,它们可以更频繁地组织起来。您可以每天与世界各地的人们见面,甚至每天几次。这使您的企业能够以世界正在发展的速度前进。您的业务无需移动即可移动,这将是一个全新的体验。

您的会议可能会非常短暂。参会者将不再有与地点和旅行有关的借口; 他们只需要参与会议。这意味着您可以快速安排视频会议会议并使其快速运行,您也可以轻松加入会议。

5.人性化你的谈话

通过视频会议实现人机交互,与语音通信或电子邮件通信形成鲜明对比。视频是动态图片,价值超过一百万字。通过展示自己和看到他人,您可以体验肢体语言的魅力,这在涉及人类互动的商业和其他活动中非常重要。此外,在与他们交谈时看到某人完全改变了对话的命名,无论是商业还是个人关系。

6.展示事物

视频会议显示内容,眼见为实,表现令人信服。通过视频会议,您可以在电路板上书写并向所有人展示,展示您的最新产品或介绍新的新员工。通常情况下,您可以在出席会议时展示您在行李箱中不能携带的物品。

7.在线学习和教学

课堂中的视频会议,有很棒的课程和优秀的教师到处教学,但大多数都可能离你很远。如果您是教师或培训师,您的市场可能远离您所在的地方。视频会议是获取和分享跨越障碍的知识的好方法,虽然它不像实际存在,但互动是充分的。

SparkleConference-Video是劳格科技研发的视频会议系统。它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。

为什么你应该开始使用视频会议(一)

视频会议是一种技术,允许您与位于不同地方的几位记者会面,同时看到他们并实时与他们交谈。它与简单的视频通话不同,后者通常是一对一的视频通信

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前一段时间,视频通话或会议是一种奢侈品,在当时来说,召开视频会议需要昂贵的复杂的设备和专业知识。而今天,你可以把视频会议放在口袋里。您只需要使用基本硬件和足够的Internet连接,在智能手机和移动设备以及计算机上参与和主持视频会议会话。例如SparkleComm视频会议,它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求,让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。

由于IP语音的出现和发展,视频会议变得更加普遍和方便使用,它利用互联网的底层 IP基础设施来实现自由通信。视频的数据包、语音的数据包和其他类型的数据一起,在互联网上进行传输交互,从而使语音和视频通信不再被硬件所限制。

您需要注意视频会议具有更高的带宽要求,即简单的视频通话。对于每个参与者,具有体面质量视频的会话的典型估计将是1Mbps。如果高清视频质量很重要,请将其视为最小值。每个参与者还需要具有相同的连接规定,否则他们可能会错过大部分会话并且还会弄乱整个集体体验。

1.使员工无需出差旅行

出差需要时间和耐心,它需要花费很多钱和大量的时间在旅途上,以满足人们的需求。通过视频会议,您可以在一小时内与来自世界各地的远程参与者组织和召开会议。他们只需要拥有必要的设备,并在选定的时间出现在屏幕前。会议前组织或企业可以通过电子邮件或即时消息通知到大家会议的事项。

2.捆绑企业中的移动工作者

如果您的员工是移动工作人员,您的员工可能分散在全国各地的城市。他们通过移动设备连接回来。那么,您可以利用现有的移动基础架构与您的员工进行视频会议。此外,视频会议的视觉特性甚至可以让您检查员工的活动和行踪。

03它有助于远程办公

视频会议也是远程办公或远程办公的重要工具,让员工可以远离办公室,在家中工作。如果您的企业有一个非常开放的工作时间表,而您的员工或同事在家工作,那么一种方法可以遏制员工内部缺乏互动以及缺乏向下指导或向上报告的视频会议

未来的会议室需要IT控制,专业知识

随着组织评估未来的会议室,IT团队需要领导这些项目,以便为最终用户创建一致的会议室体验。

据一位统一通信分析师称,随着越来越多的公司对其会议室进行现代化改造,IT需要控制这些项目并成为会议空间的唯一所有者。通常,设施管理团队主要控制会议室。但随着技术在这些空间中占据突出地位,IT部门应该从设施人员那里获得控制权。

根据位于伊利诺伊州Mokena的技术咨询公司Nemertes Research的总裁兼创始人Robin Gareiss的说法,在许多情况下,组织没有公司范围内的所有者和会议室经理。有时,IT负责管理房间,其他时候,设施团队管理房间。但是,设施工作人员可能缺乏管理这些空间所需的深入技术背景。设施人员可以包括人力资源部门,首席运营官以及负责管理员工工作地点的任何其他人员。

“许多组织仍然拥有会议室,”加雷斯说。“IT部门从设施人员手中拉出会议室并不容易。”

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IT小组需要解释为什么他们应该采取会议室缰绳。例如,由于会议室采用了更多技术,IT团队可以争辩说他们拥有管理总体会议室战略的技术专长。

Gareiss说,与此同时,IT部门不应该完全放弃设施人员进行会议室讨论。IT和设施团队仍然可以协调诸如平方英尺,人体工程学和布线设计之类的事情。Gareiss补充说,最终,权力的转移 - 从设施到IT - 可以由公司阶梯上的某个人引导,就像首席运营官一样。

什么是未来的会议室?Gareiss表示,这种所有权问题是“未来会议室”的最大驱动因素,因为公司希望更新会议室并对这些协作区域进行控制。

当组织没有单一的会议室管理员时,会出现房间之间的不一致,包括房间设计,网络连接,电源,音质和团队协作软件的集成。这些不一致也妨碍了工人对会议室的使用。

根据全球Nemertes对大约650名IT领导者的研究,三分之二的公司正在进行一个会议室项目,或正在评估或计划2018年或2019年的会议室项目。

这些项目的目标之一是在全公司范围内建立会议室的所有者,这将有助于标准化这些会议空间。因此,一旦员工了解如何在一个房间工作,他们应该能够在任何其他房间工作。公司正在考虑未来会议室的其他原因是提高最终用户的生产力并降低运营成本而其中一个会议软件SparkleComm就能达到此需求。

在推出未来的会议室时,不要忽视基础知识。根据Nemertes的研究,55%的组织认为高速网络连接是下一代会议中最重要的因素。组织表示,从一个房间到另一个房间的网络连接不一致。

会议室中的其他重要元素包括高质量的声音,最终用户的电源可访问性,高清视频会议,日历集成,无线屏幕共享以及轻松访问公司范围内一致的协作工具集。

Gareiss在最近一次关于未来会议室的网络研讨会上表示,团队协作工具的一致且熟悉的用户界面可以帮助简化会议体验。就像SparkleComm一样。大约80%的组织正在使用,评估或规划团队协作工具。

根据Nemertes的数据,对组织而言最重要的团队协作功能包括文档共享,语音和视频通信以及屏幕共享。而劳格SparkleComm就恰好拥有这些功能。此外,66%的组织希望将所有协作功能组合到一个套件中。