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随着世界各地的国家采取各种程度的社会隔离政策来帮助抑制冠状病毒的传播，上班族远程登录的数量激增，视频会议已成为新的常态。

流行的视频会议平台SparkleComm被提升为动词。在线会议也不仅仅适合工作场所。随着越来越多的人被限制在家中，他们依靠这样的平台来保持远方的社交联系，举办欢乐时光并与朋友重新建立联系。

然而，尽管视频会议激增，但它们的质量往往仍然不高。而且，与现场会议相比，他们更难以集中精力，导致人们普遍认为数字会议是笨拙的延误。

在某种程度上，这种印象并不太遥远。错过社交线索可以使人们避免每个人都在同一房间时的尴尬时刻，这要容易得多。视频会议平台上繁琐的手续感与每个人都从家中登录这一事实的偶然性之间也存在分歧。

但是...不必一定是这种方式。参加视频会议的人有一些很好的技巧使他们尽可能地吸引人和舒适。其中一些来自经验，您可能需要数周和数月的时间才能获得经验。但是可以立即实施一些策略：

报到

视频会议是否有意进行是人们聚集在一起的地方，在休息期间或会议开始之前，人们之间会进行随意的交谈。从表面上看，这类非正式对话与工作无关似乎是在浪费时间，但实际上，SparkleComm视频会议为队友提供了宝贵的机会，使他们彼此之间更好地了解彼此，尤其是在这些前所未有的激烈的身体，情感交流中和精神压力。

这种互动可以导致更多的协作和更清晰的沟通。在视频会议开始时预留一个破冰船的时间，让每个人都可以以随意的方式开始做贡献。

中小型企业（SMB）的要求通常与大型企业的要求不同，但这并不意味着它们的要求更简单。实际上，事实恰恰相反，SMB在统一通信（UC）解决方案中需要更大的灵活性和敏捷性。

首先，本文定义了状态和即时消息（IM）并解释了为什么它们是任何统一通信解决方案的核心。   存在 

存在是所有UC平台的中心。它表示人员或资源的可用性以及他们在任何给定时间进行交流的意愿。在线状态管理应包括基于呼叫状态，日历数据或移动客户端状态的自动在线状态更新。当然，状态也可以手动更新，但这很少需要。对于某些UC应用程序（例如SparkleComm统一通信平台），状态还可以扩展到其他企业应用程序。 

即时通讯

IM是实时发送和接收消息的功能。IM的实时性和固有的非正式性使其成为临时协作的理想选择。IM已成为大多数组织中通信的标准。与短消息服务（短信）和SparkleComm套件的紧密集成可以使任务（例如，具有IM无缝和第二性质的电子邮件回复）成为可能。跨不同平台（例如，SparkleComm统一通信平台）使用IM的能力扩展了临时通信并为解决方案增加了价值。   统一通信平台中的状态和IM很有用，但是真正的回报是将这些功能扩展到其他平台和业务线应用程序中。一个简单的例子是在费用报告应用程序中添加状态。这样，可以根据有空人员实时处理批准，升级和问题。   最重要的是，状态和IM是构建所有其他统一通信功能的基础。它们也是最常见的交流起点。一个示例是检查某人是否有空，然后使用IM查看该人是否有空进行通话，最后进行通话。

管理任何类型的团队当然都会面临挑战。但是，在远程团队中工作时，有时这些挑战似乎会加剧。在SparkleComm统一通信软件的开发过程中，我们分析了阻碍的种种因素。因此，我们提出了一系列提示和技巧来帮助您管理远程团队。

1.明智地选择您的团队

这需要非常敬业的人进行远程工作。在远程团队中需要更多的敬业精神。选择合适的人通常很困难，当然也很费时间，但这可能意味着项目完成与项目失败之间的区别。

管理任何类型的团队当然都会面临挑战。但是，在远程团队中工作时，有时这些挑战似乎会加剧。这些技巧将帮助您保持团队的有条理和专注。

日常沟通

与团队成员的日常对话提供的帮助不只一种。作为项目经理，密切关注所有人是您的工作。通过每日签到，您可以始终了解每个人的工作情况以及前进的方向。这是确保项目按时完成的非常重要的一步。同样重要的是，可以在团队成员之间进行随意的交谈来建立积极的融洽关系。

您可以通过几种方式进行日常交流：

每天发送电子邮件
提供建设性反馈
计划团队活动
保持视频聊天通话
讨论新想法
与团队沟通的频率越高，建立信任和团队协作意识就越高，这对于实现项目目标至关重要。

使用正确的工具

有很多工具可以帮助您的团队进行远程沟通和协作。尽管不同的团队有不同的需求，但我们建议使用SparkleComm统一通信进行通信，使用SparkleComm视频会议进行开会。目前，有许多的远程团队正在使用这些工具来使团队成员保持专注并保持沟通畅通。

内部公众号

内部公众号是一种更正式的交流方式。您可以使用公众号作为发布公司公告，网站更新，内部变更或与团队相关的任何方式的方式。不必花哨，它只是与您的整个团队进行沟通的一种集中方式，而无需担心时区问题。设置内部公众号真的很容易。

面对面见面

对于远程团队而言，社交活动意义重大。它不必每天甚至每月都需要，但是每年至少要找到几次与您的同事见面的时间。当然，您可能曾经听过他们的声音，并看到过一两次他们的脸，但是面对面交谈确实可以帮助您建立联系。

团队建设

与团队的互动不仅仅是沟通。互动是分享想法并讨论新项目。让您的团队参与团队建设练习。团队建设演习可以是您认为可以在社交和专业上建立团队的任何事情。让他们列出一些关于自己的事实，进行虚拟办公室参观，甚至只是谈论他们的好恶。使您的团队互动并相互了解是这里的目标。

每个人都有不同的时间表

在远程团队中工作通常意味着人们在不同时区工作。不幸的是，这意味着虽然你们中的一些人刚刚开始您的一天，但其他人已经开始了。这在远程团队中很常见，但是您无法解决任何问题。此处的关键是记录每个人的时区并相应地建立日历。在大多数团队成员最方便的时间安排视频会议。

了解每个人的工作风格

每个人的工作风格都不一样，仅意味着您必须了解它们的工作原理。有些人可能比其他人更健谈，或者是通过视觉而非语音学习。了解每个人的工作作风，并用它来改善团队的运作。

相信您的远程团队

虽然互联网上的人们不值得信任，雇用您可以信任的团队成员会花费很多时间，但这是非常值得的。我们将以最重要的技巧和信任来结束它。如果您雇用合适的人，那么您将管理一支由勤奋工作的人组成的团队。相信每个人都在完成分配的任务并保持生产力。相信他们，他们就会相信你。

总之，远程团队管理可以像您创建的那样容易或困难。事前准备好自己，并使其尽可能高效。请理解，即使您的团队是远程工作，也有一些方法可以改善团队管理。

其中突出显示了每天30分钟内从上午9点至下午5点开放的呼叫中心的预期呼叫量，以百分比表示。

通过遵循这种模式，并插入您的公司每天在步骤1中发现的平均电话数量，您将发现每半小时收到的电话数量。

• 步骤3：计算平均处理时间

平均处理时间（AHT）是呼叫中心顾问花费在与呼叫相关的时间上的时间。

通常，AHT =呼叫持续时间+平均结束时间，您可以从ACD系统中驱动这些时间，然后计算AHT。

但是，如果此信息不可用，则下一个最好的选择是在不同情况下安排客户与呼叫中心顾问的交互时间，包括保持时间，总通话时间和结束时间。

完成此操作后，应将所有记录的时间加在一起，然后将该数字除以已计时的呼叫总数。此计算出的数字将代表您的AHT。

计算出的数字将取决于您的SparkleComm 呼叫中心代表哪个业务部门。这在“ 呼叫中心助手”调查中得到了反映，该调查显示了不同公司的AHT之间的巨大差异。

但是，从民意测验中，我们发现SparkleComm 呼叫中心的平均AHT为4.9分钟（294秒）。因此，如果上面讨论的两个选项都不适合您，则可以在下面的阶段中使用此值，或者使用下表查找最适合您的呼叫中心。

但是，尽管AHT在这种情况下很重要，但请尽量不要评估您的呼叫中心顾问。这是因为，如果您的呼叫中心顾问太急于使客户无法实现目标，那么他们可能就无法提供高水平的呼叫中心客户服务。这也可能导致客户回电。

• 步骤4：您的服务水平应该是什么？

历史上，服务水平的行业标准是在20秒内应答80％的呼叫。但是，现代的像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心正在朝10或15秒内接听的电话的90％迈进。

但是，您的呼叫中心不可能达到100％服务水平的目标，因为这将需要无限数量的呼叫中心顾问。

描述中还突出显示了服务水平的变化将如何导致您应聘用的呼叫中心座席人数发生的变化。

不过，最终还是要由您决定服务水平，以保持竞争力，而不必招募过多的呼叫中心顾问。有关此方面的更多建议，可以阅读有关如何计算呼叫中心服务水平的文章来获取更多有用的信息。

有关其他方面针对哪些服务级别的更多信息，请下载我们关于“呼叫中心正在做什么”的调查。

• 步骤5：考虑最大占用率

现在我们已经设置了服务级别，我们需要认识到呼叫中心座席不能长时间使用电话上的100％时间。

确定呼叫中心需要多少员工是一项简单的任务，但很容易出错。

我们将进行此计算所需的所有信息汇总为易于使用的八个步骤流程，并且还介绍了进行此计算时切勿执行的操作。

• 步骤1：计算有多少电话打入企业

计算人员需求的第一步是确定有多少电话打入您的企业。

您可以采用多种方法来计算进入呼叫中心的呼叫数量，但是您的方法将取决于您可以访问哪些信息源以及呼叫中心的背景。由于呼入和呼出电话之间存在差异，因此呼叫中心的需求将有所不同。

以下描述对此进行了考虑，并为您提供了许多可用于进行计算的选项。

a）如果您是已建立的呼叫中心的一部分，就像是SparkleComm 呼叫中心，则应该能够从呼叫中心电话系统（通常称为自动呼叫分配（ACD）系统）获取准确的每日呼叫次数。

b）如果您无权访问ACD结果，则您的呼叫记录系统或者总机将提供合适的替代方法。这通常在“呼叫详细记录”（CDR）中找到。

c）如果没有使用选项a和b，则电话公司的报告可能会为您提供相关数据，如果您使用的是托管号码，例如0800。

d）如果您没有上述任何信息，可以要求员工手动记录进入呼叫中心的电话数量，这操作起来会比较麻烦。

e）如果您要跟踪进入CRM系统的访问次数，则这也可能反映进入企业的呼叫次数。

如果您不能使用上面列出的任何选项，则应按照以下步骤进行估算。

首先，您需要了解客户群的规模，呼叫中心一年内开放的天数，并估算出客户每年致电的平均次数。

对于以下示例，我们使用了以下数字：

客户群：30,000

每个客户每年的通话次数：2

每年营业的天数：250

然后，该过程如下：

每年30,000 x 2 = 60,000个电话

60,000 / 250 = 每天240个呼叫

• 步骤2：计算每30分钟/小时的通话次数

2.1简单方法

如果您的呼叫中心拥有ACD系统或CDR，则可以轻松完成此操作。

从官方数据可以看到，您的ACD系统将能够为您提供大量信息，包括在定义的时间内进入像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心的呼叫数量。通过查看我们的文章“购买ACD时要寻找的东西”，可以确保您从ACD收集了正确的信息。

尽管给出的示例显示了ACD系统的每日报告，但它还可以为您提供所需时间范围内的信息。在这种情况下，每半小时或一个小时。

2.2艰难的道路

如果您无权访问上述信息，则可以进行准确的估算。最好通过使用类似于下面的呼叫到达模式来完成。

那其他好处呢？传统电话系统的扩展规模远非简单易懂，当您尝试添加分机时，您可能会很快遇到诸如额外许可成本或硬件功能不足之类的问题，而所有这些问题在基于IP的PBX中都会消失。与遵循开放标准而不是专有系统的基于IP的电话和SparkleComm UC一起使用，还可以提供更大的灵活性。它使企业摆脱了供应商锁定和潜在的繁重维护负担，并且与其他业务系统的集成变得更易于管理。

即使是复杂的场景（如呼叫中心），也很难通过专有电话系统进行设置，而且费用昂贵，即使对于复杂的呼叫中心功能，也变得更加简单。您应确保基于IP的PBX允许联络中心团队的成员在各个远程位置工作，并包括诸如实时监视呼叫队列，报告呼叫等待时间和被放弃的呼叫，访问一系列工具进行培训的功能。并监视联络中心座席，进行回叫，并与一系列CRM，ERP和会计系统等集成。

但是，这并不是所有孩子的事，在从内部部署过渡到允许员工远程工作的基于IP的UC（如SparkleComm）系统时，您需要考虑带宽，安全性和远程团队管理。当然，并不是每个人的互联网访问都一样，因此您需要确保选择能够处理视频通话中较低带宽连接的产品。

遥控

如果人们不在同一地点，而是跨公共Internet一起工作，那么安全性至关重要。尽管我们都已经看到大流行期间视频会议应用程序的流行，但我们还通过将用户数据发送到Facebook并允许会议主持人跟踪与会者来了解安全性方面的不足。

当不请自来的嘉宾参加视频会议向参加者投掷虐待品或分享色情内容时，我们中的某些人甚至可能已经目睹了“僵尸”现象。使用可检测并自动将SIP攻击工具列入黑名单并保证端到端加密的SparkleComm UC产品，可以消除对此类产品安全性较低的担忧。

云中的PBX

云中基于IP的PBX提供了易于管理的PBX，该PBX考虑了远程工作而构建，并突显了替换在企业和企业中经常使用的本地和遗留系统上的补丁的业务案例。通过使用SparkleComm UC电话系统，企业可以统一电话，视频会议，SMS，电子邮件，实时聊天等，并且用户可以从一个中心位置共享和访问数据。他们可以实时协作，并与许多人举行音频和视频会议。

通过在云中安装基于IP的PBX，可以使许多工作场所场景受益，从而可以在Covid19大流行期间和之后进行远程工作。呼叫中心可以是虚拟的，员工或代理分布在多个位置。他们可以使用基于云的SparkleComm呼叫中心平台，该平台将所有通信工具集中在一个地方，并且无论身在何处都能轻松工作。远程工作人员可以通过任何位置，任何位置的任何设备互相呼叫并进行协作，并且会议还可以通过使用基于云的SparkleComm会议平台（包括语音，聊天和视频）进行虚拟会议。

生产率提高

虽然启用远程工作是当前最明显的好处，但是用可以交付UC的基于云的IP PBX替换本地或旧系统还有许多其他优点。生产力肯定会提高，因为团队可以使用任何设备在任何地方，以最简单的方式相互联系。而且它绝对便宜，迁移到云中意味着公司也可以从资本支出模型转换为运营支出模型，并且根据行业估计，基于IP的系统可以将企业电信成本削减多达80％。

提供业务沟通的基于云的PBX将实现更强的性能，因为企业可以更快地与客户打交道，更快地解决他们的问题，并且通常对任何问题都具有更快的响应能力。因此，企业可以提高其声誉，使客户拥有更好的体验并变得更加忠诚，而员工则可以根据需要自由地工作，从而减少流失的可能性。

现在，您已经涵盖了这项在家工作的业务。即使您发现自己偶尔会吃饼干自己的事情，但你也还是已经购买了一套照明套件，看起来像SparkleComm视频通话中的专业人士一样，还通过贿赂孩子们避开网络游戏赢得了带宽之战。也是如此，因为一旦Covid19危机过去，远程工作似乎将成为我们更多人的永久性工具。

长期以来，有大量证据表明人们希望在家工作一段时间。但是，在大流行期间远程工作的成功减少了企业对依靠互联网或在家工作的员工可能会缺乏生产力的担忧。雇主将重新考虑工作的地点和方式。

例如，根据调查发现，在Covid19危机过去之后，有41％的员工希望继续进行远程工作，相比于大流行之前进行远程工作的30％。此外，近四分之三的首席财务官打算在大流行后将至少一些人员调到永久偏远的位置。另外，许多首席财务官还将寻求削减其本地IT成本，由于COVID-19相关的中断，今年将有62％的首席财务官希望削减开支。

结果是，业务和IT领导者可能会更仔细地考虑采用SparkleComm统一通信服务。SparkleComm统一通信服务为远程工作带来了更大的在线协作基础，一旦出现某种正常现象，也可以支持生产力和客户服务。

在过去的几年中，企业一直在朝着实施统一通信（UC）解决方案的方向发展，根据去年估计，市场的年均复合增长率为16.8％，到2025年年底，全球价值将达到1671亿美元。正在进行的数字化转型和数字化劳动力的兴起，人们期望能够访问所需的工具，无论他们身在何处，无论使用什么设备。

结合持续的企业趋势，将IT基础架构置于云中，并采用敏捷的方法来开发产品和服务，并且一旦由covid 19引起的瘫痪导致您拥有一个可以充分利用远程工作和UC（如SparkleComm）好处的环境过度。

计划注意事项

尽管可以通过电子表格手动创建轮播来安排多渠道呼叫中心顾问，但这些可能未考虑呼叫中心顾问的需求和技能水平。

在安排SparkleComm 呼叫中心顾问时，必须记住他们在每个渠道中可能具有不同的专业知识水平。

因此，您可能必须投资于劳动力管理技术或认真增强电子表格才能自动考虑这一点。这意味着调度多通道呼叫中心顾问程序可能既昂贵又耗时。

培训和招聘费用

当寻求雇用多才多艺的呼叫中心顾问时，重要的是要特别注意招聘，这很可能导致支出增加。

您应该要求您的多渠道SparkleComm 呼叫中心顾问具有良好的语法，能够在所有平台上执行多任务并具有很高的置信度，并且具有与客户进行良好交互以维持高水平客户服务的技能。

作为替代方案，这可能会花费更多的钱：扩展培训计划以便利多渠道呼叫中心顾问。

• 那么，您的顾问应该处理多个渠道吗？

如果您是拥有大量活跃渠道的中小型呼叫中心的成员，并且旨在提高员工流动率和呼叫中心顾问敬业度，那么多技能呼叫中心顾问可以为您提供创新的解决方案。

但是，呼叫中心顾问Dawn Redman警告说，客户服务专业人员都知道“执行者只能集中精力并很好地传达一种或两种技能。”

然后，这些呼叫中心顾问很容易陷入“彻底的恐慌之中，因为他们想到了增加渠道或任务。”

因此，“管理是关键，需要确定谁可以提供什么！”让他们根据有能力的人对呼叫中心顾问进行评估，以及安排和培训。如果这些资源到位，那么多技能的呼叫中心顾问很可能会使您的组织受益。

但是，您可能属于大型呼叫中心的一部分，而该呼叫中心更喜欢拥有专门的团队，因为呼叫量大意味着更容易预测多渠道呼叫方式。如果是这样，多才多艺的呼叫中心顾问对您来说价值可能会降低。

但是，即使在较大的像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心中，多技能呼叫中心顾问似乎也越来越受欢迎，有88.2％的呼叫中心经理报告说他们已经制定了多技能呼叫中心顾问计划。

因此，请考虑您的呼叫中心的规模和呼叫中心的性质，并权衡上述缺点的好处，并确定多渠道呼叫中心顾问如何改善您的客户服务。

您是否发起了一项多技能呼叫中心顾问计划？如果是这样，这是否会对您的呼叫中心产生影响？

您可以将您的反馈意见发送给我们，我们可以一起进行讨论。

避免隐藏费用和额外费用

一些电话服务提供商广告价格低得惊人。他们该怎么做？通常是因为它们在您的最终帐单上隐瞒了各种杂项的费用。它使他们能够做广告并提供低得离谱的价格。不用说，良好的服务提供商不会使用这种策略。尝试寻找一个商务电话系统，其中包含您想要的所有价格。这样，当您收到第一笔账单时，您不会感到震惊！

避免付费的“升级”

需要注意的另一件事是付费升级。供应商可能会为公司提供价格合理的计划。但是，当您开始设置商务电话系统时，您会发现许多功能已被锁定。您需要单独支付。由于您可能没有使用供应商提供的所有功能，因此这似乎是一种合理的策略。那为什么要付钱呢？当您需要锁定在“升级”计划后的大多数功能时，就会出现问题。当您增加启用单个功能或升级到更好的计划的成本时，它可能会变得非常昂贵。

避免不必要的功能

上面硬币的反面是卡住了您不需要的功能。许多组织认为他们需要的功能比实际使用的要多。因此，他们购买了供应商提供的最昂贵或最全面的计划。几个月后，他们意识到自己的员工没有使用大多数出色的功能。

请记住，大多数商务电话系统都允许您在需要时启用或禁用功能。通常，从业务基础开始并在您的业务需要时添加功能是一个好主意。

避免安全性不足

许多企业在使用基于SparkleComm VoIP的电话系统时都有安全方面的顾虑。由于这些系统基于IP技术，因此黑客可以像电子邮件系统一样侵入其中。但是，企业也有许多工具来保护其电话系统。与传统电话系统不同，公司必须使用多个不同的安全层来保护VoIP系统。

但是，如果您的服务提供商通过互联网提供电话服务，您该怎么办？好吧，这取决于供应商在其末端保护系统的安全。在登录之前，请务必确保向提供商咨询他们的安全流程。切勿选择保护不充分的服务，因为这可能会丢失敏感数据或不得不为黑客的欺诈性通话付费。

现在您知道要查找什么了，请转到SparkleComm VoIP并进行3天的免费试用期。了解SparkleComm VoIP如何为您的企业提供帮助。