如何主持电话会议(二)

第二步:让自己准备好主持

1.起草你的笔记或谈话要点。

充实已经列入议程的项目,以避免失去焦点。不要起草准备好的声明。坚持一个关键点,短命令和不完整句子的项目符号列表。这样可以防止你发出机械声。一些例子包括:目前的招聘需求状况:会计现已配备齐全。还需要市场营销新任经理和广告新行政助理。两个开口的预算限额= 100,000美元。
福利变化:总部逐步淘汰401k。为新员工制定新的403b计划。健康,牙科,视力保险目前尚未改变,但仍在审核中。

2.列出与会者名单。

包括他们来自哪里以及关于他们的一般个人信息。当您向彼此介绍每个人时,请使用此信息。您还可以在等待其他与会者加入时使用此信息进行聊天。
为您的记录员制作此列表的副本。记录员可以在他们到达或登录时简单地检查每个人的姓名,而不是花时间写出每个人的姓名。

3.检查你要展示的信息。

不要等到最后一分钟。在完成笔记和/或演示后的第二天开始查看信息。尝试将主要点提交到内存中,以便您可以在不停顿查看纸张或屏幕的情况下进行讨论。您保存的每一秒都可以用于其他演示者或问题。

4.在通话前一两天调查房间。

确保所有设备都存在且工作正常。如果您正在使用大房间并且预计有大量的与会者,请寻找具有战略意义的扬声器。如果遗失或发生故障,请尽快通知相关部门。

5.设置通话。

如果可能,请提前10分钟登录电话会议。有些工具不会让您在计划的时间之前登录。其他人不会让任何人沟通,直到有特殊密码的领导者登录。最后一次测试桥,以确保它运行顺利。
如果您不知道如何使用该设备,请提前几天学习。如有必要,请从贵公司的IT部门获取帮助。不知道如何操作软件或硬件可能会让你看起来不专业。


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印义丹

印义丹

有时候,颠倒一下视角,你会发现一个全新的世界。enter image description here