如何主持电话会议(三)

第三步:进行通话

1.为后来者增加五分钟。

有一些便于在通话开始时进行小谈话的笔记。通过他们的名字,头衔和角色介绍所有与会者。如果有人在五分钟延迟后到达或加入呼叫,请勿中断正在进行的讨论。等到演讲者结束或主题结束后允许后来者自我介绍。

2.回顾会议礼仪。

要求与会者拨入电话以使手机静音以避免背景噪音。要求他们避免使用保留按钮来阻止广播他们公司的保持音乐。告诉在场的所有人静音他们的手机并使他们远离会议电话以防止干扰。确保所有与会者都能听得清清楚楚,以便每个人都能听到他们的声音。

3.坚持议程。

密切关注时钟,以满足与会者和演示者的需求。如果您的时间用完,请先解决最重要的问题。如果有人提出你无法回答或没有预料到的问题,请告诉他们你会尽快回复他们。

4.如有必要,安排一个后续电话。

不要等到通话结束才能这样做。在你得到议程上的问题和答案(Q&A)之前做好。向大家询问下次通话时最方便的日期和时间。如果大多数与会者未定,请在通话结束后发出调度调查。

5.至少需要15分钟才能完成问答。

在电话会议中,您可能无法让每个人都参与其中。为防止这种情况发生,请不要问是否有人有任何问题。相反,要求与讨论主题相关的特定人员提出问题。
例如,您可以问:“Bob,您是否获得了创建主题文本所需的所有信息?”

6.关闭电话。

开始在预定结束时间前约五分钟结束。如果Q&A仍在进行中,请告诉每个人您还有时间再问一个问题。感谢大家的时间,祝他们有一个美好的一天或一周(结束)。

第四步:通话后采取行动

1.创建一个回顾。

通话结束后立即开始这样做。向您的记录员询问会议记录副本。确保列出每个人的责任清单。如果以后出现任何差异,会议记录将以书面形式记录对话。
在发送之前请一位同事校对回顾。无论你有多少次校对材料,第二双眼睛都可以捕捉到你可能忽略的错误。

2.将回顾发送给所有与会者。

您在校对员推荐的任何编辑后立即执行此操作。邀请所有收件人发表评论或提出可能在通话过程中误入歧途的问题。如果您承诺为后续呼叫发送调度调查,请将该链接包含在回顾中。

3.遵循承诺和截止日期。

采取呼叫期间讨论的行动。如果您承诺在以后回答任何问题,请在不超过一周的时间内跟进。满足您设定的截止日期。确保在合理的时间内将任何承诺的工作交付给适当的收件人。


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印义丹

印义丹

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