远程会议–什么时候应主持和何时避免

远程会议已成为现代工作流程中不可或缺的一部分。随着技术的进步,俗气的80年代科幻电影已成为现实。在众多技术进步中,电话已被视频会议和虚拟会议所取代。在企业生活的各个方面都使用这种技术的诱惑实在是太真实了,但是在某些情况下,如果能以良好的时尚面对面的人际互动就可以更好地应对这种情况。

我什么时候应该主持远程会议?

频繁的内部会议–可能是项目会议,每周简报或日常团队会议,而团队中的一两个主要成员正巧在旅途中,海外甚至在家中工作。这是利用SparkleComm电话会议平台的合适时机。如果您只是共享信息,请考虑使用群组即时消息或音频会议,因为在这种情况下进行视频会议会有些多余。

收益报告–如果您要与投资者或任何重要的利益相关者讨论报告期的财务结果,最好利用虚拟会议。重要消息最好以面对面的方式传递,因此,我们建议您将电话升级为SparkleComm视频会议

恶劣的天气条件–有时我们别无选择,只能主持一次远程会议。如果预报员发出红色警报,并且您的雇主通知团队在家工作,则与您的团队保持联系将需要召开电话会议。如果您有演示文稿或任何可视信息要共享,则SparkleComm视频会议非常有用。

紧急情况–您无法解决的情况。可能会发生需要立即引起团队注意的事件,因此远程会议对于采取行动至关重要。在这种情况下,我们建议使用SparkleComm电话会议平台,该平台允许拨出而不是等待您的团队拨入。通过拨出功能,您可以立即联系团队,而不会因PIN码和拨入号码而造成延误。SparkleComm电话会议应用程序能获得便捷的拨出服务,就像口袋里的作战室一样!

我什么时候不应该主持远程会议?

与客户的第一次会面–这是您与客户的第一次会面,您想发挥最大的作用。这样做时,您应该亲自见面并打招呼。与客户建立关系对于确保长期有效的合作关系至关重要。亲自进行此操作可以建立真正的人脉关系,从而巩固基础。但你可以使用SparkleComm视频会议主持与客户的任何后续会议。

坏消息–如果您需要与团队分享坏消息,请礼貌地指示您亲自分享。这取决于情况的严重性,一些坏消息要比其他坏消息差。通过远程会议传递坏消息可能会不经意间表明缺乏关怀或同情心。涉及的另一个主要风险是,由于没有使用完全保密的通信方式,因此您将敏感信息置于黑客的摆布之下。而具有安全意识可以避免尴尬。

紧张的客户关系–主要客户/客户对他们所提供的服务并不完全满意。理想情况下,我们希望在这种棘手的情况下使用一种远程会议形式,以避免任何对抗。但是与客户/客户面对面的交流可以改善双方关系。它向相关方表明您在意并且不想失去他们的业务。面对面见面时,人们之间通常也更加亲切。远程会议的问题在于,我们有时会忘记与人打交道。我们忘记了同理心,只专注于我们自己的目标和需求,忘记了妥协,或者找到了满足每个部分的新解决方案。

团队建设–通常通过参加团队建设演习来实现发展或加强同事之间的关系。这个想法是在个人之间建立联系,以改善沟通和生产力。这些练习最好是面对面完成的,因为当一个人仅通过数字屏幕出现时,在人与人之间建立真正的联系是一个较慢的过程。即使您在世界的其他地方有其他团队,我们也建议每年至少召开两次会议,以确保建立良好的关系。

解决方案

下次计划召开远程会议时,请确保选择适合您目标的正确媒体。 SparkleComm提供了一系列远程会议工具,这些工具可以帮助您的组织。


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Catherine

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There is no love queen of the world.