召开更好的商务会议的5个技巧

会议对企业至关重要。他们允许团队聚在一起,进行协作,提出问题,学习,获得动力,这样的清单就可以不断出现。但是,如果没有明确的会议策略,它们可能会迅速成为破坏性的浪费时间。这里有五个提示,可以帮助您举办更有成效的会议!

1)始终保持清晰的议程

每次会议的明确目标都很重要。但是,如果您希望成功召开会议,则必须与参与者分享您的目标。提前(至少24小时)提供清晰的议程。这将使参与者准备好想法,问题,建议,关注和更新。沟通是任何企业成功的关键,会议议程极大地改善了会议期间的沟通,不要让您的团队陷入困境,而且,别忘了坚持自己的议程!

2)使用正确的工具

不要在会议期间浪费宝贵的时间来尝试使用工具。如果您要召开远程团队会议,请确保您拥有正确的视频会议解决方案,劳格SparkleComm就是你正确的选择,SparkleComm是新一代的视频会议系统,它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。与会议参与者共享文件的能力等,在进行面对面会议时,您需要进行所有设置,正确工作并准备就绪。尝试让工具正常工作的时间不应少于一分钟。

3)邀请合适的人

会议可能会破坏员工的工作流程。当人们在一个又一个的会议中遭到会议轰炸时,尤其如此。是的,会议具有重要意义,但是,不要通过邀请他们参加不必要的会议来分散他们的注意力。在邀请整个员工,部门等之前,需要花一些时间来草拟有意义的邀请列表。如果您召开例行会议,请考虑是否每次会议都需要所有人出席。劳格SparkleComm视频会议系统就有邀请会员功能,会议具有多重的权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分。

4)鼓励参与

会议应该是协作而不是演讲。如果您要让员工离开办公桌并暂停工作,则需要鼓励员工参与,否则,他们不应该参加会议。这适用于所有类型的会议。即使会议目的是告知您,您还是希望每个人都提出问题,提供反馈并证明他们了解您共享的一切。

5)跟进

没有强有力的后续会议是没有意义的。效率对于任何企业的成功都很重要。通过为每次运行的会议提供总结,确保会议效率高。这应该包括会议摘要以及分配的任务,期望,会议截止日期和任何后续会议的日期。如有必要,继续跟进并跟踪进度。然后,在下一次会议期间,提供最新信息,以便整个团队清楚地了解所取得的进展。


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王莉

王莉

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