如何准备作为远程工作者的视频会议

视频会议正迅速照进现实。因此,现在比以往任何时候都更重要的是,为您的商务视频会议做准备是至关重要的,这样您就可以充分利用每次会议并确保有效地完成工作。无论您是远程工作的新手还是已经工作了一段时间,都很容易在通话中摸索。

为您的视频会议做好技术准备

远程工作意味着您必须确保Web和视频会议的所有技术方面都井井有条。换句话说,如果您是IT部门。不要等到通话前五分钟准备一切,必须要提前做。

这是SparkleComm视频会议前要确定的事项清单。

网络连接

您的WiFi信号必须足够强,才能处理语音和视频会议通话。对于浏览或电子邮件而言,合适的方法可能不够强大,无法播放视频。

最新软件

确保您拥有最新版本的视频会议软件。或在只需要登录的地方使用基于Web的SparkleComm视频会议解决方案。根据Grand View Research的数据,预计从2018年到2025年,全球视频会议市场规模将以9.2%的复合年增长率增长。

灯光,相机,动作

成功进行视频会议通话的关键之一就是使您的视觉效果尽可能清晰清晰。您可能在家庭办公,但仍然可以控制照明,视觉背景和环境噪声。在开始通话之前,请打开相机并仔细检查自己,背后的事物和灯光。确保光源在您的脸上,而不是在您的身后。然后检查一下您的身后,设置您的通话,使背景清晰整洁。您希望其他参与者专注于您,而不要让您分心。最后,找到一个安静的空间,最好是一个封闭的空间,以便您可以阻挡其他噪音。

准备视频会议通话的内容

提前花一些时间来整理您的想法,可以使沮丧的呼叫与富有成效的呼叫完全不同。在准备商务视频会议时,请考虑以下因素。

议程

如果您是电话的组织者,请务必至少提前一天发送议程。确定每个参与者的期望。例如,“A先生,我希望您准备好审查新建筑的最新估算。”

你的角色

如果您不是领导者,请与组织者联系,要求您澄清角色和准备方式,想一想您要准备什么。

其他参加者

找出还有谁在通话。与面对面会议一样,提前知道谁在会议中也很有帮助。

在商务电话会议期间该怎么办

如今,我们都已经习惯了多任务处理,因此很想在电话会议中进行这项工作,尤其是无聊的会议。更有理由提前定义您的角色和对电话的贡献。这里有一些值得关注的方法。

在头脑和身体中存在

看着镜头,就像讲话人坐在会议室一样,始终将注意力集中在讲话的人身上。以适当的肢体语言回应评论,例如点头。由于视频软件可能会自动切换到扬声器,因此除非您有任何贡献或疑问,否则请避免口头评论。

做笔记

当您记下想法和信息时,留在那儿比较容易。请注意您对其他参与者的任何疑问或要添加到对话中的评论。当机会出现时,准备好分享。

基于云的SparkleComm视频会议解决方案的优势包括:

改善与客户的沟通
提高生产力
可扩展性
降低成本

填补差距

在面对面的会议中,我们获得了大量的视觉信息。尽管在这方面,视频电话会议要比语音电话会议好,但我们仍然会错过重要数据。当您不得不中断与相机(和会议参与者)的眼神交流时,解释您的工作很有用。例如,您可能会做笔记或查找与讨论相关的文档。

记录通话

如果可能,录制重要的视频电话会议。廉价的转录服务可在数小时内提供呼叫的书面记录。

视频电话会议后该怎么办

在举行任何会议,视频或面谈之后,后续活动都很重要。使用通话中记下的笔记,与下一步的同事和合作伙伴联系。借助SparkleComm视频会议软件,您可以轻松地从一个基于Web的应用程序分配任务,发送后续电子邮件和群组消息,共享文档并安排未来的会议。

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Catherine

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There is no love queen of the world.