- 5.确保您具有适当的权限控制。
未经会议主持人许可，不允许任何人共享文件或显示其屏幕。在最坏的情况下，不良行为者可能会在您的会议期间尝试传播恶意文件，这可能（并将）损害您公司的声誉。在会议中不方便的时间共享文件或显示屏幕的人也可能打乱会议并惹恼其他客人。
最佳做法是限制文件或屏幕共享，直到主机准备好让特定人员接管为止。这也将防止无意或不必要的干扰，从而使会议效率更高。
- 6.要求全名和视频才能参加。
参加会议的每个人都必须提供自己的全名，并打开相机，以便会议中的其他所有人都可以看到自己的脸。这可以帮助您确保合适的人参加会议，并且确保没有不请自来的客人冒充您的员工或与会者。它还向您显示与会者正在注意并为会议做贡献。
在视频通话之前，对每位客人设定此期望，这样他们就有足够的时间整理会议空间。一旦建立了此标准，请提醒每个人在每次会议开始时打开相机。如有必要，请删除任何不熟悉的名称或面孔。
- 7.出席会议时将所有来宾静音。
在视频会议期间，许多新主持人会使客人感到不舒服，但要进行有效的会议，此功能是必不可少的。这样可以提高每个人的声音质量，并防止其他与会者听到与会者背景上的任何背景谈话或干扰。更重要的是，它可以防止人们彼此交谈，这是一个臭名昭著的视频会议问题，会造成尴尬的停顿或使客人不高兴。
作为主持人，您可以选择在举手时取消静音，也可以让参与者在有贡献的时候取消静音。无论您是否允许与会者取消静音，请准备使用静音按钮，以防有人忘记自己静音。SparkleComm可以提供优秀的静音功能。
- 8.在会议之前准备您的屏幕共享窗口。
在开始任何您希望共享屏幕的会议之前，请仔细检查您所需的每个程序，应用程序或文件是否已准备就绪，更重要的是，所有不需要的程序都已关闭。共享屏幕时，您要做的最后一件事是登录服务，例如邮件客户端，供所有与会者查看。这不仅可能是安全问题，而且还会分散会议的目的并浪费时间。
在会议期间，一次共享一个窗口，并隐藏共享屏幕时可能显示的任何文件名，书签或其他敏感信息。如果您有多显示器设置，请在会议之前进行一次练习，以确保一切正常。
视频会议主持人之间的常见做法是使用一台监视器作为共享屏幕，而其他监视器用于存储任何其他信息，例如会议议程，其他注释或您计划在演示过程中共享的任何程序或文件。
展示完屏幕后，请立即关闭屏幕共享功能，以免您无意间共享敏感信息或私人信息。如有必要，您随时可以重新开始共享屏幕。
- 9.始终使用具有内置隐私和安全功能的视频会议解决方案。
如果您当前的视频会议工具不允许您执行上述任何操作，请考虑将您的解决方案升级为具有强大的会议隐私选项的解决方案。寻找一个具有基本安全功能的平台，例如受密码保护的会议，虚拟候诊室以及全面的文件和屏幕共享权限。
