您需要了解的有关远程会议的所有信息(二)

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显,有时人们需要提醒一下,并不是每个人都熟悉虚拟电话

尤其是在远程团队中,通过让每个人介绍自己并分享自己的工作(而不是他们正在做的事情-保存状态更新)来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外,还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动,与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现,在一个组织中,只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时,总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里,会议礼节和举止落在了路旁,所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存,没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入,并对参加者表示尊重和考虑。这样做时,您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式:

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录,关闭视频以及从心理上退出虚拟会议(按此顺序)非常容易。但是,关闭视频会使您更容易分心,并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子,拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注,而且与单独处理相比,在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40%的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方,这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁,美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯(Donna Dennis)建议进行讨论,并让所有人在会议中分享自己的角色,然后再进行讨论。她说:“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流,并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法(无论它们多么“遥远”),并愿意就重大决策进行公开讨论;而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加,跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延,参与者失去兴趣,并且没有实现会议目标。

那么,我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样?罗杰·施瓦兹(Roger Schwarz)是《聪明的领导者,更聪明的团队:您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ,在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章,内容涉及如何避免出轨:

 - 在下车之前,先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前,请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧,让我们继续”,不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗?”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题,请通过以下方式质疑两个问题之间的关系:“迈克,我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗??
  - 满足所有会议目标后,结束会议!感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好,这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住,在虚拟会议中,您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时,您可以与有影响力的演讲者结束会议,并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是,很难在线传达相同的消息。会议结束时,大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前,不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗?”,而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策,并召集负责执行行动的人员,以确保行动是首要任务。约定截止日期,并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时,您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。


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Catherine

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There is no love queen of the world.