举办大型会议的注意事项

也许您正在披露季度业绩或向员工更新混合工作计划。也许 CEO 想要了解劳动力的脉搏。无论您有 20 名员工还是 2,000 名员工,您都需要一种有效的方式来让您的全体员工跟上进度。无论在什么情况下,都有几种方法可以判断一个(或两个)大容量通话是否正常。 enter image description here 您如何知道何时需要召开大型会议?

  • 主题是教育,不是讨论。
  • 它会影响您的所有或大部分员工。
  • 这些信息无法在电子邮件中概括。

您可能会发现管理和运行有许多与会者的会议比较困难,但如果您拥有正确的信息和通信技术,那么您的大型会议可以与小型会议一样具有吸引力和效率。

如何把一个大会议变成一个巨大的成功

以下是一些可实现的有效举办高人数会议的注意事项。

请保持简单

我们人类一次可以处理多少信息是有限度的。虽然您可能因为要介绍一个重要主题而召开大型会议,但请尽量让电话会议只关注两到三个新信息。如果您的主题更复杂,最好将其拆分为多个会话,以使所有内容易于消化。

不要让它拖得太久。通话时间越长,每个人的注意力就越有可能分散。重要的是要承认与会者花时间参加会议并尊重他们还有其他任务要处理。将长度限制在 20-30 分钟将有助于让每个人都专注于演示,并让他们继续他们的一天。

为您的团队通话注入活力

请确保每个人都有平等的访问权限。无论您是主持面对面会议、远程会议还是混合会议,确保每个人都有公平的体验非常重要。从为远程与会者提供优化的视频和声音的专用视频会议室到可在任何设备上使用的云应用程序,有许多解决方案可以让整个人群感到参与其中。

不需要 100% 的出勤率。在一个理想的世界里,日历会排成一行,这样每个人都可以在你需要的时候有空闲的时间段。不幸的是,现实世界通常意味着您可能会缺席任何给定的会议。没关系!录制会议并按需提供它们将有助于使整个公司保持最新状态,而无需在数百个时间表中寻找差距。如果您要将主题拆分为多个部分,这是保持一切井井有条的好方法,这样每个人都可以在准备好时访问。

务必使用协作功能

SparkleComm统一通信服务都具有允许观众与主持人以及彼此互动的功能。提前分发议程,并使用文件共享功能在演示的关键点将相关文档或链接拖放到与会者。聊天日志等内置功能让人们在提出问题时感到参与,而不会分散会议流程的注意力。这些问题可以在演示期间、通话结束时或后续电子邮件中得到解决。

不要让分心阻碍

如果你有一百个人在你的电话中,他们就会有一百个其他的事情——而且可能更多!尽量减少可能影响通话目的的任何技术困难。在启用演示者模式时关闭与会者的视频将有助于缓解延迟并减少某人的猫被病毒传播的机会。借助自动更新和持续同步文件,基于云的通信解决方案意味着您永远不会冒过时系统对您的会议造成严重破坏的风险。

请继续进行对话

会议的最终目标不仅仅是开会。您需要让每个人都记住这些信息,因此请务必发送一封后续电子邮件,其中包含录音链接以及演示期间可能出现的任何问题的答案。这将使与会者和无法拨打原始电话的人都能轻松访问所有内容。如果您需要安排后续会议,只需继续遵循这些注意事项即可让您的下一次通话同样成功。

视频会议——无论大小——注定会成为新常态。 SparkleComm在这里帮助您充分利用它们。想了解更多关于如何在 2022 年及以后举办更好的电话会议?请联系我们


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zhangyue

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There is no love queen of the world.