在COVID-19后使用视频会议代替商务旅行的4种方案(一)

当网真技术在2000年代初期首次引起人们的关注时,专家推测虚拟会议将有一天取代大多数商务旅行,并为公司每年节省数百万的旅行支出。他们也有充分的理由做出这些预测。IP视频会议相对较新,具有令人难以置信的扩展潜力,并且已经有一些早期采用者开始使用类似SparkleComm的视频会议技术。 

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尽管在过去十年中视频会议的采用稳步增长,但是商务旅行从未真正经历过人们所期望的低迷。在COVID-19出现之前,专业人士旅行的次数比以往任何时候都要多。关于视频会议的预言发生了什么?

随着技术的进步和价格的下降,视频会议在过去十年中逐渐受到关注。同时,商务旅行也出现了平行增长。与虚拟会议相比,公司更看重面对面的互动,并认为面对面的会议可以促进更好的协作并提高客户满意度。劳格科技SparkleComm视频会议系统从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求,让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。利用SparkleComm视频会议,可以实现面对面的会议,特别是在新冠肺炎的特殊时期,它不但保证了安全还可以提高客户满意度。

COVID-19锁定功能改变了一切

当COVID-19开始以后,商务旅行基本上在一夜之间消失了。全球商务旅行协会在四月份的一项调查中,该组织的几乎每个成员都取消或暂停了国际商务旅行。另有92%的旅客取消了全部或大部分国内商务旅行。 

团队消息传递和视频会议(如SparkleComm)等通信工具突然成为每个组织的最好朋友。在家工作的员工可以继续合作并推动业务运营。根据相关的数据,3月份全球用户下载了多达6200万个商业应用程序。根据数据,一周比一周增加了45%,与去年同期相比增加了90%。这些应用程序帮助组织在办公室关闭期间保持头脑清醒。

交错工作

但是,随着限制开始放松并且组织重新开始工作,雇主可能不愿在不久的将来恢复商务旅行。员工安全是头等大事,员工出入出租车,飞机和旅馆中仍会携带病毒,可能会感到不自在。根据某旅行协会和旅行情报公司的一项调查发现,只有22%的受访者渴望在COVID-19通过后出差。

同样,雇主也希望在可预见的将来削减成本。普华永道对277位财务负责人的调查发现,有80%的公司希望采取由于COVID-19中断而导致其公司实施成本控制的措施。 

最有可能的情况是,组织将仅出于绝对必要的目的才允许旅行。从执行委员会会议到贸易展览,组织将必须评估某些事件是否值得承担风险。企业将至少依靠SparkleComm视频会议等通信技术来填补空白,直到COVID-19慢慢清除为止。

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步骤7:管理UC

为了适当地管理UC,公司需要洞察性能和安全性以及优化配置和正在进行的管理的能力。供应商提供的管理工具并不总是具有这些功能,并且常常与其他关键应用程序(例如用于HR的应用程序)缺乏互操作性。

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劳格科技SparkleCommUC服务的基于云的服务级别协议可确保服务提供商满足性能和可用性指标以及坚持的安全标准。阅读服务级别协议上的细则可防止组织遭受不必要的风险。

管理UC通常是每天的经验,IT团队必须紧跟最新的行业信息。有些编辑器整理了UC博客列表,以跟进最新的产品公告,功能亮点,供应商路线图更改等。

IT领导者必须继续采用面向未来的UC战略,以确保他们不会错过创新机会。以下建议了三个最佳实践:

1.确保供应商可以支持所有UC部署模型;

2.积极推动最终用户的采用;

3.评估员工的需求和合作偏好。

步骤8:在UC上培训员工

要从UC部署(包括SparkleComm会议,聊天和协作工具)中获得最大收益,就需要对用户进行有关如何优化工作流程和必须遵循的合规性规则的培训。

为组织的UC平台(如SparkleComm)创建备忘单,将有助于提高采用率,并确保用户可以充分参与该应用程序。例如,团队成员可以使用团队中的“待办事项”选项卡来跟踪会议期间分配给他们的所有操作项。包括医疗保健和金融业在内的受严格监管的行业可以在平台内实施合规性措施,以保护敏感的公司信息并防止员工和客户数据外泄。例如可以教用户如何以安全且合规的方式连接到外部用户。

为了确保最大程度的用户参与度,组织可以创建正式的UC采用计划。该计划应使员工能够自定义其协作工作流,这是公司的UC供应商或服务提供商应能够帮助或领导的工作。

成功的UC战略应为员工和客户带来积极的经验。未能正确培训用户将阻止组织从其UC投资中获取最大价值。

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步骤4:选择团队协作工具

到2020年,协作工具将大行其道,尤其是在用户被迫接受在家办公的情况下。在有关调查的远程工作者中,只有22%的人说他们“总是”喜欢远程工作。但是,选择一种与组织的文化和工作流程紧密结合的工具并不容易。协作平台采用用户身份,使员工能够创建共享信息的渠道;通过SparkleComm统一通信平台进行音频,视频或聊天相互连接;并跟踪对话(和相关信息)以供遵从和参考。对于某些人而言,SparkleComm统一通信协作平台成为工作和工作流的中心。

因此,进行仔细比较对于了解特性和功能,局限性,易用性,与企业中其他应用程序和系统进行互操作的能力,安全性和合规性以及定价非常有用。

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步骤5:解决统一通信安全问题

随着UC对企业至关重要,IT应当优先考虑平台的安全性,无论它是在内部还是在云中。

下面概述了一些常见的UC安全问题:

1.服务盗窃;

2.拒绝服务;

3.骇客工具;

4.移动威胁;

5.越权存取。

正确配置UC系统使组织能够平衡安全性和易用性这两个问题。组织UC安全计划的核心应围绕选择那些能够提供最佳保护而不干扰UC用户体验的安全选项。

确保视频会议的安全也是一个挑战。每个平台都存在两个漏洞风险:可以被利用的算法的后门以及平台的实现方式(开发人员错过的安全检查或错误的实施决策可能造成严重破坏)。所以我们需要加强视频会议的安全问题,包括在传输和静止状态下对加密的需求,以及安全更新的策略以及如何避免损害可用性的安全性。劳格科技SparkleComm视频会议所有通讯均会加密传输,采用端到端的加密,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

步骤6:实施和整合UC

UC实施围绕应用程序的功能及其与企业其他组件集成的能力而定。在WFH设置中,这无疑变得更加棘手,因为用户需要能够无缝地访问其UC工具以及后端系统,例如文件服务器和存储。云中存在的系统越多,这种趋势就越容易。

例如,许多人在家里放弃了座机,但并不总是拥有可靠的小区服务。为了确保公司能够正确访问语音呼叫,他们可能必须向用户提供可以直接与公司电话系统绑定并具有与台式电话相同功能的软件电话客户端。

如何支持远程工作:

1.用于紧急通信的近实时消息传递和资源共享;

2.访问电子文件-上传,下载和共享;

3.能够将计算机和智能手机用作台式电话;

4.主持和参加虚拟会议的能力;

5.确保通信和数据受到保护的保障措施。

为什么远程工作需要移动统一通信

当组织准备工作重返策略时,无论用户身在何处,移动统一通信都是确保对通信工具的一致访问的关键。

当IT部门正在考虑他们的全职或混合在家工作策略的未来时,最佳统一通信的主题通常会冒充对话的顶端。无论最终用户位于何处,对持续,高效通信的需求从未如此重要。可以实现此目标的当前首选技术是移动统一通信

移动统一通信是对传统统一通信工具和功能的扩展,具有可移植性的额外优势,使用户可以在任何地方进行业务通信。该技术还使用户可以通过自助服务门户管理自己的部分UC体验。最后,构建移动统一通信是为了使用户能够从一个统一通信应用程序或设备无缝移动到下一个。

具有传统统一通信平台的中型到大型企业可能已经涉足移动UC了-往往甚至没有意识到。在许多情况下,最终用户可以在与PC或移动设备远程协作时使用基于聊天的软件和软件电话应用程序。但是,要在办公室外访问这些UC服务,通常需要使用远程访问VPN软件连接到公司网络。连接后,用户即可使用基于软件的统一通信工具访问私有数据中心内管理的服务。

进一步简化对统一通信服务访问的增长趋势是,首先消除了用户远程连接到公司网络的需求。相反,可以直接在公司Internet边缘或通过公共云UC服务来访问统一通信服务。无论哪种情况,它都可以使所有用户无缝访问工具,无论他们从何处进行连接。

大多数企业级移动统一通信服务已经成熟到可以安全,可靠和可扩展的程度,而且功能也与本地替代品一样丰富。

移动统一通信市场的现状

传统上,统一通信工具的使用寿命比其他基础结构技术要长得多,因此许多企业仍然维护完全本地化的UC架构,这些架构几乎不像移动设备那样友好。但是,从市场角度来看,用于混合和完全基于SaaS架构的移动UC平台已经存在多年了。这意味着大多数企业级移动统一通信服务已经成熟到不仅安全,可靠和可扩展的程度,而且功能也与本地替代品一样丰富。

许多统一通信供应商提供了与现有部署集成的混合产品,这使在其当前平台上投入大量资金的组织能够以拆装和替换项目成本的一小部分来支持移动性。但是,如果当前的UC平台迫在眉睫,并且准备进行完整的刷新,那么现在将是查看统一通信即服务替代方案的理想时机。

混合系统通常要求用户无需VPN软件即可重新连接到公司网络。但是此设置的问题在于,由于在远距离发送数据时会引起网络延迟,因此地理位置分散的用户(远离公司数据中心)最终可能会获得较差的统一通信体验。另一方面,大多数企业级SaaS产品倾向于跨全球分布的云数据中心部署,以减轻延迟问题。

远程工作需要可访问且统一的通信

无论IT是否计划让员工返回办公室,完全远程工作还是两者结合,无论操作环境如何,提供一致的统一通信体验都比以往任何时候都重要。仅仅假设所有员工都将能够面对面交流的日子就不再与可预见的未来相关。因此,他们现在需要无需连接到公司网络即可运行的工具,并提供最大程度的数据安全性。好消息是:无论组织的企业统一通信体系结构的当前状态如何,都有很多易于集成的移动统一通信选项。

在此诚心推荐SparkleComm统一通信解决方案,因为SparkleComm采用开放式的结构,可以灵活的集成应用。所以可以方便的与现有或者第三方的应用集成。如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。对于远程工作团队或是个人来说有利于企业集中管理和沟通,查询历史文档。

组织虚拟面试系列:要牢记的4个技巧

由于持续不断的COVID-19大流行,很明显,我们生活的这一新常态将继续存在。

从与行业专家的圆桌讨论到计划为大学生设计的领先教授的教育访谈,这些面对面访谈系列现在都可以在线转换。这向全世界的参与者和主题开放了采访系列活动。

但是,如果没有适当的计划或适当的技术,这些虚拟事件可能会迅速转变为灾难。

幸运的是,有了一些技巧,这些虚拟面试就可以像面对面一样吸引人。将我们的建议应用于即将到来的在线面试系列。

1.配备合适的面试设备通过确保您具有以下所有条件,为参加者提供高质量的面试流程:

  • 强大的互联网连接
  • 适当的视频会议和网络广播软件
  • 工作麦克风
  • 耳机(如果需要)
  • 吸引人但不分散注意力的背景

如果没有这些内容,您的访谈系列音频或视频可能会在铆接对话中中断,从而使参与者等待。

2.查找采访主题

在合适的设备上,您的视频/电话会议采访系列需要吸引人群的主题。寻找您所在领域的专家,拥有大量的追随者,并与您的公司或组织的价值观保持一致。

在安排他们进行采访之前,请进行视频通话,并确定它们是否适合您的活动。向他们提问:

  • 您是否对使用视频会议工具感到满意?
  • 您在这个日期/时间有空吗?
  • 您觉得可以讨论哪些主题?

找到合适的人选后,请提出发人深省的面试问题,以使谈话顺利进行。

4.上线之前测试视频会议软件

没有什么比安排上线的时间坐在电脑前更糟糕的了,只是发现您的连接无法正常工作。或更糟糕的是,您的采访对象的视频会议应用未加载。

上线之前,请务必先测试视频会议软件和其他设备。

5.为事件分配主持人

由于大多数网络广播和视频会议工具都允许参与者聊天室和其他引人入胜的功能,因此您需要分配一个人来主持这些评论。

在这里,您可以针对采访主题编写听众问题,主持聊天部分,并使虚拟事件吸引参与者。

归根结底,一切都归结为您使用的视频会议工具。您可能拥有世界上最大的采访对象和一系列吸引人的问题,但是如果您的视频会议软件失败了,那可能就是徒劳。

请访问SparkleComm统一通信平台的云招通产品页面,以了解更多适合您的视频/电话会议面试解决方案!