了解虚拟会议的利弊(二)

但是一场流行病改变了现有模式。我们希望在未来,这个人只是跨越城镇,跨越市区,跨越国家,或者可能在另一个大陆,你仍然需要传达一个复杂的问题或详细的信息。在这种情况下,您可以使用电话,它具有美妙的听觉线索。但是,更好的选择是使用更丰富的媒体或使用您首选的视频会议平台如SparkleComm应用程序的虚拟会议

我们必须承认,面对面的会议仍然是比虚拟会议更丰富的媒介。在面对面的会议中,您可以一起操作对象(例如工程项目),您可以看到所有非语言提示,您甚至可以进行接近触摸行为,例如握手以表示同意交易。尽管 COVID-19 的世界让我们三思而后行,在距离任何人1米的范围内,面对面的会议很可能会真正恢复,这种最丰富的会议媒体将再次可用。 在那之前,SparkleComm视频会议在人际交流中提供了比电话会议更多的最佳实践。因此,我们强烈建议大家现在就使用类似SparkleComm视频会议系统的虚拟会议enter image description here

作为视频会议的每次虚拟会议的注意事项

现在,尽管我们同意并大力推动鼓励每个人在他们的SparkleComm虚拟会议中打开他们的相机,但该建议并非没有必须在此处注意和讨论的主要警告。首先,“变焦疲劳”是真实存在的。早在 4月,来自可信赖的新闻和研究来源的文章就开始惊呼,所有的虚拟会议都在消耗我们所有的精力和工作动力。之前就介绍过视频疲劳问题以及几种对抗疲劳的方法,包括避免多任务处理、休息等等。以下是确定了他们如此疲惫的五个原因,如下:

1.我们错过了很多非语言交流。在SparkleComm视频会议期间,您必须更加注意捕捉您在面对面会议中自然可以通过周边视觉和听觉信号进行的非语言交流。

2.孩子跑进来怎么办?我们对我们的家、我们的空间、我们的猫或我们的孩子分心感到焦虑。所有这些都让我们在会议期间紧张不安。

3.没有休息时间。我们不会在会议之间或会议周围进行休息、闲聊。一直都在工作,一直在进行。

4.看着我们自己的脸是有压力的。尽管我们的脸看起来还可以,但看着自己并成为自己最糟糕的批评者会让我们过度意识到自己的身体缺陷(顺便说一句,大多数情况下没人关心!)。

5.你是在听还是走神了?是的,技术可以让你或欺骗你并播下怀疑的种子。

了解虚拟会议的利弊(一)

正如我们所知,COVID-19 大流行改变了会议。居家令迫使面对面的会议变成了由类似SparkleComm这样的视频会议服务促成的虚拟会面。对于许多组织而言,这是一种反复试验的方法,以确定如何最好地实施视频以支持员工沟通。随着组织规划大流行后的工作场所,视频和虚拟会议仍将是员工工作流程的重要组成部分。但组织需要在使用视频方面更具战略性,以确保会议保持高效并抑制视频疲劳。员工也必须学习虚拟会议的新技能,包括如何在镜头前进行专业交流。

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使每次虚拟会议都成为视频会议的案例

视频是大多数虚拟会议的好主意,但在必要时使用其他格式仍然可以。虽然一般来说是正确的,但我们在这里说明格式的选择必须取决于发送和接收的消息的性质。消息越复杂,传输该消息所需的格式就越丰富。在此,我们必须保持媒体丰富理论的观点,因为它涉及在单独使用视频与音频时与我们的对话伙伴建立更深层次联系的能力。媒体丰富性理论是一个框架,用于描述媒体复制通过其发送的信息的能力。例如,该理论可用于描述电话在传输一般对话和对话与传输照片或数据电子表格中包含的详细信息方面的有效性。但是请注意,我们在此处描述的电话相当于座机。我们不是指您手中的手机与计算机(如 iPhone 不等于电话)。

媒体丰富性理论本质上声称,与精简、内容较少的媒体(例如电子邮件、文本或电话)相比,更丰富的个人通信媒体通常更有效地传达复杂问题。换句话说,如果您计划召开需要广泛讨论、辩论、考虑替代方案、解决问题和/或决策的会议,精益媒体不是一个好的选择。

在决定为给定的消息或会议使用哪种通信媒介时,主要因素应该是减少模棱两可,换句话说,减少对消息的误解或多重解释的可能性。一条消息越有可能难以解码和理解,就需要越多的线索和数据来正确解释它。例如,安排会议通常相当简单,可以通过电子邮件(一种精简的媒体形式)来完成。但是,关于一个人在最近项目中的工作表现的详细信息可能需要更丰富的媒介,例如面对面的会议

电话会议的未来

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用于电话会议视频会议的工作流协作应用程序的未来会发生什么?这项技术已成为主流,提高了您的合作伙伴、客户和供应商的期望。值得庆幸的是,人工智能 (AI) 和机器学习的先进功能正在重新定义业务运营。

SparkleComm高级集成的增加提高了生产力

人们有大量的应用程序。他们不想中断工作流程来学习新的会议软件。相反,行业领导者选择在日常流程中使用的熟悉的解决方案。为了满足这一需求,供应商将团队会议解决方案与硬件或电信服务相结合。

您还将看到用于增强用户体验的特定SparkleComm集成,例如文件共享、AI 转录和生产力应用程序。因此,会议更加愉快和富有成效。

SparkleComm电话会议解决方案支持实现目标

更新的技术可以帮助领导者实现目标而无需花费更多的钱。两种SparkleComm会议趋势包括:

  • 机器学习可自动处理与会者人数、音频转录和参与洞察的过程。
  • 减少噪音干扰并强调活跃发言者的算法。
  • 如何制定电话会议策略

随着越来越多的公司转向音频和SparkleComm视频会议,让您的组织做好迎接新挑战的准备至关重要。毕竟,电话会议是业务连续性和灾难规划的关键组成部分。它支持远程公司运营,同时减少停机时间。采取这些步骤来确保您的业务面向未来。

1. 升级您的互联网和 WiFi

掉线和技术问题对您的商业声誉的影响很差。但是,使用为小企业主推荐的互联网速度和升级您的 WiFi 设置可以轻松解决这些问题。通过以下方式改善您的SparkleComm会议

提高您的企业互联网速度以支持SparkleComm电话会议SparkleComm视频会议和虚拟团队 随着您对更高兆位每秒 (Mbps) 的需求增加,审查快速商业互联网服务 使用您的企业互联网提供商提供的定制解决方案来增强您建筑物中的 WiFi 连接和响应能力 从SparkleComm电话会议解决方案了解有关商务互联网和 WiFi 的更多信息

2. 迁移到云端

云计算不仅适用于大公司。取而代之的是,当今负担得起的技术使中小型企业主能够利用企业级解决方案。

为了降低成本并从您的电话会议策略中获得最大收益,将关键业务文档和程序移动到云中是必不可少的。这样做可确保每个团队成员在会议期间都可以访问重要数据。云计算的好处包括:

通过使用第 3 层数据中心、加密和托管防火墙提高数据安全性。

由于实时协作和文件共享应用程序而提高了生产力。 减少用于升级、维护和许可要求的 IT 支出。 来自集中式知识库、深入分析和虚拟桌面的更高效流程。 了解有关 Cox 业务云解决方案的更多信息

3. 选择SparkleComm平台进行通信

“67% 的组织现在至少有一部分SparkleComm统一通信在云中,”罗技表示。向云计算的转变支持供应商、客户和虚拟团队之间的无障碍沟通。

依靠SparkleComm电话会议应用程序可能会在低音量通话时间或偶尔需要时工作。但是,这些服务在性能可靠方面存在不足。领导者必须确保电话会议应用程序能够带来投资回报。通过选择支持团队和客户沟通的解决方案来做到这一点。

例如,SparkleComm提供直观的和易于使用的平台。除了虚拟会议室和会议,您还可以获得以下解决方案:

SparkleComm使用 AI 分割为所有会议参与者提供咖啡馆、教室或会议室的共享背景。 动态视图允许最多 49 名参与者同时出现在屏幕上。 虚拟分组讨论室支持小团体或团队研讨会体验的头脑风暴会议。 带有演讲者归属的实时转录可帮助用户专注于会议而不是做笔记。

4. 选择电话会议设备

幸运的是,SparkleComm电话会议不需要一堆专门的设备或设备。借助合适的会议平台,您可以从任何位置使用任何设备。如果您的虚拟团队处理客户支持电话或参加日常销售和营销会议,请考虑为远程和内部员工购买电话会议耳机或设备。

5. 记录公司电话会议最佳实践

与任何更改一样,传达您的期望可以让您的团队保持一致并有助于保护您的品牌声誉。通过以下方式充分利用电话会议的好处:

  • 制定电话会议提示和技巧指南
  • 提供会议礼仪建议
  • 寻求反馈并解决技术问题

通过将最佳实践列表上传到云,帮助团队从虚拟会议中获得最大收益。在指导下,您的员工会找到实现富有成效的SparkleComm会议的新方法。

SparkleComm通信的未来正在发生

预算很紧。更多团队远程工作。企业主需要解决方案来保持联系并提供个性化体验。SparkleComm电话会议服务可以轻松解决您的紧迫问题。将会议添加到您的通信曲目中并不复杂或昂贵。然而,它促进了整体协作,并且是使您的组织面向未来的可靠方式。

房地产中介可使用的VoIP电话系统解决方案

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房地产中介是房产卖方与潜在买方或租户之间的对话者。代理商受益于交易佣金,因此在该行业中获得最大的交易数量至关重要。

房地产业务范围从个体经营代理到大公司。今天的技术使小型企业或自由职业者更容易在多个市场提供大量资产,而无需大型基础设施或投资。这可以通过多种方式实现:

专用的互联网门户、网站和社交媒体为列表带来了全球可见性。

专门用于房地产业务的客户和任务管理 (CRM) 应用程序可以组织和自动化工作,使其更加有效。

借助技术,沟通更加有效:电子邮件、社交网络、SparkleCommVoIP 电话、网络聊天等。 所有这些技术服务的共同点是它们不需要大量的初始投资。在大多数情况下,它们可以按服务付费的方式获得,这降低了初始成本,并允许房地产中介在任何给定时间调整或扩展工作量。

成功的关键是知道如何以良好的市场价格找到产品,在这种情况下是外壳,并知道如何销售它们。但在这里,各方之间的沟通尤为重要,因为在整个过程中,买卖双方都是交易的一部分。

各方之间的沟通必须灵活、可靠和精确,这就是为什么电话是房地产中介必不可少的元素,因为它是客户服务的直接渠道。

1- 适用于房地产中介SparkleComm电话系统的主要功能

传统上,房地产中介在办公室有一个带总机的座机电话,每个员工都有一个座机电话。此电话与智能手机结合使用,具体取决于代理机构,属于员工或由房地产代理机构提供。

大多数买家来电来自广告或网站。广告号码通常是房地产代理的主要号码,当有电话打进来时,它通常会转接到第一个可用的代理。

另一方面,房地产经纪人在办公室外花费大量时间参观新房产并向买家展示房产。这导致了大量的移动电话呼叫、延迟呼叫以及他们不在办公室时无法从办公室接听电话。这就是为什么拥有一个适应座席移动性的同类电话系统非常重要的原因。

2- SparkleCommVOIP 的优势:改进电话的使用

下面,我们解释了 SparkleCommVoIP 电话的主要优势,它可以帮助房地产机构:

  • 随时可用。
  • 有电话和联系方式的详细记录。
  • 有更大的机动性。
  • 将呼叫与相应的房地产经纪人联系起来。
  • 改善房地产中介机构的存在。
  • 根据广告、门户网站或客户联系方式识别来电。
  • 防止客户无人看管。

令人惊讶的是,仍有一些房地产机构只能处理一个电话。如果他们已经在与客户打交道,则下一个电话将无人接听。这可以通过虚拟总机解决,因为它通SparkleCommVOIP电话系统供了一条线路,并允许多个人同时接听电话。

在其他情况下,问题是由于没有一个系统可以在每个人都已经接听电话时接听电话。这可以通过排队并允许将呼叫转移到第一个可用代理来解决。

2.SparkleComm 随时让客户了解他们通话的当前状态 SparkleCommVoIP 电话系统允许您通过介绍性指南开始通话“感谢您致电 State Real Estate。我们很快就会参加。”

这种类型的消息通知客户他们在保留呼叫之前已与您的公司联系。还可以报告排队位置和平均等待时间,减少潜在客户的电话放弃。

3. 改善机构的地域存在 SparkleCommIP电话服务可以在任何地方使用。这还允许您从另一个地理区域(另一个城市或省)获取号码,从而能够从办公室或任何其他地方接听电话。因此,您可以在这些位置宣传您的广告,为您的客户提供存在感和信心。

例如,虽然我们的房地产代理位于瓦伦西亚,但我们可以使用带有阿利坎特或马德里前缀的号码,以便在这些地点宣传我们的广告,从而为我们的客户提供存在感和信心。

4.增加可用性 即使房地产经纪人外出拜访,他也可以像在办公室一样通过智能手机或任何支持互联网的设备接听电话,或者立即将电话转接给另一位同事。

该辅助传输功能也可以是兴趣。在许多情况下,座席可以在访问期间通过移动电话接听SparkleCommVoIP电话,但为客户提供服务所需的信息却在办公室。在这些情况下,座席可以将呼叫转移到办公室,先与同事交谈以解释情况,从而方便客户服务。

5. 分配号码的灵活性 我们可以在几秒钟内设置固定的联系电话,无需长期合同或永久性。这对于以下方面可能非常有趣:

每个平台都有一个号码,这样当电话打进来时,我们就知道潜在客户来自哪个平台。

我们可以为特定的物业或广告注册临时号码,在接听之前确定来电原因。在独家财产或特定活动的情况下,这可能很有趣。

每个代理都有一个编号,以便他们可以管理自己的广告。 拥有地理区域的数字,以表示服务中的位置。

拥有固定电话号码很有趣,因为它比手机更能代表专业性。此外,SparkleCommVoIP已经可以用于固定电话号码。

6. 增加可扩展性 SparkleCommVoIP 电话即服务允许您在几分钟内根据您的工作量扩展或减少您的通信系统。这使我们能够适应活动并调整服务成本。

7. 可访问性:任何可以上网的地方 从任何可以访问互联网的地点和设备,房地产经纪人都可以使用他们的商务电话服务来接听和拨打电话。这有利于远程工作。

8. 非工作时间接听电话 下班后,您可以定义给客户的信息消息,指示营业时间,替代联系方式,例如电子邮件、呼叫转移到随叫随到的手机或语音邮箱,允许您将语音消息转发到带有相应转录的电子邮件到文本。

9. 将语音邮件消息发送到您的电子邮件 在电话上管理语音邮件可能很复杂,但通过电子邮件接收它们可以简化管理消息的过程。座席可以边听电脑边录下相关信息。

此外,在扬声器不可用或无法使用的情况下,转录到文本会有所帮助。

10.详细的通话记录和报告 SparkleCommIP 电话允许随时访问特定座席和整个组织的详细呼叫记录,并可以随时使用适当的安全机制记录和访问它们。

通过呼叫报告,可以评估每个座席的电话性能和使用情况。

11. 附加服务 SparkleCommVoIP 电话提供对附加服务的访问,例如:通话录音、会议室、入侵、在线聊天、优雅且具有成本效益的桌面终端等。

12. 与 CRM 集成 SparkleCommVoIP 电话解决方案通过本地集成或小型开发促进了与业务应用程序的集成,尤其是 CRM。

与 CRM 的集成将有助于大大提高生产力,以对客户透明的方式促进远程工作和移动环境,并通过自动呼叫记录帮助商业跟进。

13. 成本SparkleCommIP 电话作为一项服务将避免安装和配置物理交换机的成本。这也意味着可显着节省维护和支持成本。服务成本可以与传统运营商的线路成本相似,并且在许多情况下更低。

SparkleCommIP 电话允许您根据您的业​​务量调整服务和/或为您实际使用的服务付费。

3- 面向房地产中介的 SparkleCommVoIP

并非所有 VoIP 电话提供商都为房地产中介提供相同的功能。另一方面,SparkleCommVoIP提供了一个完整的解决方案,可以满足房地产中介的所有需求,具有上述所有优势。

房地产经纪人可以在任何给定时间决定不接听电话,例如,如果他们正在开会,他们可以简单地要求来电者留下便条以便稍后回电或将他们的电话转接到管理部门。

选择合适的呼叫中心解决方案

尽管许多企业通过电子邮件与客户沟通,但呼叫中心通常是最直接、最个性化的客户互动发生的地方。今天,大多数呼叫中心由软件驱动,而不是电话硬件系统。如果您想升级您的呼叫中心或建立一个新的呼叫中心,有很多选择。本文将帮助您为您的企业选择合适的呼叫中心软件。

让我们了解SparkleComm呼叫中心应用程序是什么以及您的呼叫中心将做什么。

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什么是SparkleComm呼叫中心

SparkleComm呼叫中心,通常也称为联络中心软件,是一种为企业和组织提供入站和出站通信的解决方案。代理使用此软件作为工具为入站通信提供客户服务并通过出站通信联系客户。该软件通过提供智能呼叫路由、预测拨号器、语音识别、分析等功能来支持座席生产力。

过去,呼叫中心平台通过称为自动呼叫分配器 (ACD)的硬件将呼叫连接到座席。随着基于软件的呼叫中心的出现,ACD 从硬件转向软件,通过计算机电话集成 (CTI)接口带来了与 CRM 的更多集成。然而,今天的SparkleComm呼叫中心基于云,这意味着它通过互联网连接到软件提供商的数据中心。不再需要物理电话,因为连接是通过SIP和WebRTC 进行的软电话,使座席能够直接从浏览器或 CRM 拨打或接听电话。隔间中成排座席的传统形象不再准确——因为他们通过云连接,呼叫中心座席可以位于世界任何地方。

您的联络中心是做什么的?

在选择呼叫中心解决方案之前,您需要考虑如何与客户沟通。您是否只会接收入站通信,例如技术支持或产品订单请求?您会只专注于对外沟通,例如销售或营销电话吗?也许您的联络中心支持两种类型的通信。这一切都取决于您的业务性质。还要记住,您的需求可能会随着时间的推移而改变。

您选择SparkleComm应用平台应该使您的座席能够提供最佳的客户体验,同时尽可能提高效率。这可能涉及快速解决客户支持问题或在创纪录的时间内完成销售交易。您会希望您的呼叫中心软件为您的座席提供他们成功所需的正确工具。不同的软件选项提供不同的功能,因此您需要考虑您的优先事项。

SparkleComm改善客户体验

呼叫中心可以通过以下功能帮助您不断改善客户体验:

  • 调查:通过语音或短信进行电话后调查,以衡量和提高您的 CSAT 分数。
  • 分析:使用来自所有渠道和数据源的信息创建一组您可以采取行动的报告。
  • 录音:通过语音通话录音、情绪分析和关键字发现,更深入地了解您的客户。
  • 弹性伸缩

此外,寻找可让您在扩展和收缩联络中心需求时弹性扩展的功能,例如:

  • 电话号码:跳过与运营商的谈判,从一个平台获得即时的多区域连接和世界各地的按需电话号码。
  • SIP 中继:在几分钟内走向全球,并通过 SIP 中继服务告别容量规划,提供无限的并发呼叫容量。
  • WebRTC:从您的网络界面而不是电话进行通信。查看与您交谈的人的最相关详细信息,并提供更好的客户体验。 呈现多个频道

接下来,寻找通过多种渠道与客户建立联系的能力。您的客户可能不像他们通过短信、聊天和消息传递应用程序与家人和朋友通电话那样频繁。很有可能,他们也希望以SparkleComm呼叫中心与您的企业建立联系。

  • 视频:启用面对面对话以进行身份​​验证、内容共享或视觉问题解决——所有这些都在您的应用程序中。
  • 聊天:通过安全的网络聊天完成交易并传输丰富的上下文感知数据。
  • SMS:在客户和代理之间提供直接消息以快速解决问题。 语音:让客户通过电话联系您,或安排从您的网站或应用程序回电。

社交媒体消息传递等:寻找一种软件选项,让您可以在新频道变得流行时添加新频道,例如 SparkleComm呼叫中心

保持可靠性和正常运行时间

可靠性是您的呼叫中心最重要的指标。您无法承受系统宕机的后果。因此,寻找具有“五个九”或99.999% 正常运行时间的软件非常重要。这意味着软件每年只有几分钟的停机时间。

提供铁定的安全和加密

在当今安全漏洞和身份盗用的时代,您不能太小心。确保您选择的SparkleComm呼叫中心使用一流的加密和最新的安全措施来确保您的数据安全。您还希望您的客户在通过电话或其他沟通渠道提供私人信息时感到安全。确保您的呼叫中心合最佳可用安全和隐私实践的一种方法是寻找符合通用数据保护条例 (GDPR) 的公司。

促进报告和分析

如果您不能使用它来改善您的业务,那么从您的客户那里收集数据有什么意义?寻找能够为您的座席提供数据丰富的仪表板的软件,该仪表板足够用户友好,以至于他们实际上会使用它,而不是在便笺簿上写笔记。您需要监控诸如通话时间、满意度和平均等待时间等内容。您还需要能够生成历史报告、跟踪营销活动和衡量部门绩效。SparkleComm呼叫中心可以为您提供不断改进所需的数据。