网络会议功能

Web会议程序具有种类繁多的特性和功能。有些可以与公司现有的电子邮件、日历、消息传递和办公生产力应用程序合并。有些允许与会者在其常规 Web 浏览器中查看演示文稿,而无需安装任何其他软件。 enter image description here 根据软件的不同,人们可以:

  • 从 PowerPoint 等程序查看幻灯片演示文稿
  • 使用电脑鼠标或打字在普通白板上绘图或书写
  • 使用相同的白板原理注释图像和图表
  • 通过网络摄像头向其他与会者传输静态图片或视频(这会- - 增加所需的带宽,有时会减慢演示文稿的传输速度。)
  • 使用屏幕共享从主持人的计算机桌面查看信息
  • 使用应用程序共享共享文档,通常即使与会者没有创建它们的软件
  • 举办融合视频和音频的互动问答环节
  • 通过即时消息发送公共或私人消息
  • 从兼容的应用程序注释或修改文档和电子表格
  • 在与会者之间传输文件
  • 通过音频聊天(作为软件的集成部分)或通过电话提问和回答问题
  • 由于这些会议是通过 Internet 进行的,因此程序包括安全和加密选项。大多数程序要求主持人和与会者使用登录名和密码来访问会议。有些使用 SSL 或 TLS 加密来保护数据。
  • 一些公司还在内部服务器上举办网络会议,以便数据保留在公司防火墙之后。主持人或主持人可以通过登录日志和点名来监控参加会议的人员。

典型的在线会议

网络会议可能会因软件、主持人和主持人主持会议的方式而有很大差异。以下是SparkleComm程序使用的基本步骤:

  • 主持人为会议收集内容,包括来自其他应用程序的电子表格、文档和演示文稿。
  • 主持人设置会议的时间和日期,并使用会议软件通过电子邮件邀请与会者。
  • 与会者接受邀请,他们的日历程序将会议添加到他们的日历中。
  • 会议主持人在安排会议开始之前打开会议软件,并确保连接和内容正常工作。
  • 当会议时间到达时,与会者单击其邀请电子邮件中的 URL 进入会议。
  • 会议的视觉部分在会议软件或 Web 浏览器中进行。
  • 会议期间,主持人和参与者通过电话、语音聊天或即时通讯工具进行交流。
  • 在会议结束时,主持人和与会者关闭他们的程序或浏览器窗口并签字。

SparkleComm UCaaS 如何实现更大的员工流动性

弹性工作的理念已成为企业的竞争优势。这种灵活性在技术支持下促进了员工的流动性。现在,您的大部分员工很可能必须是移动的。这不仅是因为转向所需的远程工作,还因为工作不再发生在9点到 5 点之间。此外,员工经常使用他们的移动设备进行交流和协作。

您如何确保更好的员工流动性?首先要找到合适的技术,特别是利用SparkleComm统一通信即服务平台。这就是它为员工提供真正移动性的原因。

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拥有移动劳动力意味着什么?

在定义员工流动性对您的业务意味着什么时,您可能有某些假设。这不仅仅是关于能够在任何地方工作,这也意味着能够使用任何类型的设备。

对于通常有人员外出的公司来说尤其如此。虽然客户访问和贸易展览现在没有发生,但它们会再次发生。在此之前,您的团队仍然需要能够轻松地进行沟通和协作。

如果拥有移动劳动力对您的业务模式和员工至关重要,那么 SparkleComm UCaaS 解决方案是必不可少的。您通过SparkleComm UCaaS 系统获得的是在一个基于云的集线器中的多个应用程序。

SparkleCommUCaaS 支持高效的移动性

借助SparkleComm UCaaS 平台,您可以通过任何设备访问其所有工具——电话、即时消息视频会议和文件协作。这意味着您的员工可以通过手机快速回复消息或共享文件。通过快速响应并减少从设备到设备浪费的时间,您的员工可以在没有任何障碍的情况下继续他们的一天。

因此,虽然现在您的员工确实走得并不远,但对他们来说,在他们喜欢的设备上工作仍然更方便,即使他们只是走出去一小会儿。

协作功能帮助移动员工

当您使用基于云的SparkleComm UCaaS 平台时,在组之间来回移动文件很简单。这个高效的流程改进了协作工作,因为文档可以从任何地方访问并且可以共同编辑。

协作工作还需要一个通信解决方案。能够使用移动设备开始视频会议或发回即时消息为您的员工提供了选择,而不是限制他们只能使用他们的 PC。

来自任何地方的实时消息传递

SparkleComm UCaaS 的另一个重要方面是其即时消息功能。它们对于生产力和协作至关重要。首先,该应用程序提供了一种设置状态的方法,因此您可以知道您需要的团队成员是否有空。其次,即时消息查询通常很紧急。因此,如果唯一可以回答问题的人不在她的办公桌前,她仍然可以通过她的智能手机进行回答。这些实时响应可以提高您的运营效率,并增强客户体验。

从不漏接电话

SparkleComm UCaaS 平台的核心组件是 VoIP 电话系统。通过使用互联网拨打和接听电话,您不必被束缚在办公桌前接听每个电话。这对于那些面向客户的人来说尤其重要。您不希望您的销售团队没有准备好接听客户电话。它可能会影响您赢得业务的能力。

使用SparkleComm UCaaS,您的团队可以下载移动应用程序并接收来自任何地方的任何人的电话。如果您碰巧错过了一个电话,您无需登录即可接收语音邮件。您将收到带有成绩单的自动电子邮件通知,以便您可以更快地回复。

探索保持团队移动的 UCaaS

如果您已准备好部署新的 UCaaS 系统,那么您将需要了解有关SparkleComm的更多信息了。

实施SparkleComm 统一通信即服务:期望与现实

只有当您的用户采用技术时,技术才有价值。是什么导致采用瓶颈?许多因素会影响它,但缺乏或糟糕的入职流程是主要原因。入职是您的团队如何理解和使用技术的基础。实施SparkleComm UCaaS(统一通信即服务)当然需要您的提供商的支持。如果没有这种入职帮助,您的期望将与现实不一致。

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保护您的技术投资

选择实施新的SparkleComm统一通信即服务解决方案意味着您正在投资高级通信和协作工具。有金钱投资,也有员工时间和精力的投资。有必要制定强有力的实施计划来保护这些。

您和您的提供者应该为计划做出贡献,包括时间表、沟通、测试和培训。要开始的关键事情之一是要求。您需要什么,产品如何提供?是否需要定制?

需求创造期望,之后的决定你的现实。

管理期望

UCaaS平台有没有可能做到这一切?您正在寻找基于云的电话、视频会议、团队聊天和文件共享等功能。您可能正在寻找支持这些功能的附加功能,例如呼叫分析或CRM集成。

无论您需要什么,记录下来,然后比较产品。SparkleComm UCaaS 的实施将满足管理的期望。除了这些东西之外,另一个需要考虑的就是入职培训了。

加速实施:您的计划应该包含哪些内容?

在您确定了要求并找到了合作伙伴之后,就该制定您的计划了,该计划应该涉及这些领域。

时间线

定义何时向用户推出产品。有多个组件需要考虑,包括:

您是否需要淘汰遗留系统?如果有,是哪些?您是否需要迁移任何数据?

所有用户会同时加入还是按部门或地点滚动?

在启动平台之前是否需要完成任何要求(即防火墙或 VPN)?

沟通

在实施SparkleComm统一通信即服务软件时,您需要为用户制作多条有关更改的消息。您可能需要向他们提供有关从旧系统迁移的方向和截止日期。然后,您需要通知他们推出的时间表以及他们将如何访问新解决方案。最后,告诉他们培训和入职机会。

测试

您的内部 IT 团队或其他用户应与您的合作伙伴一起参与测试。您需要模拟用户将执行的相同操作或任务,以确定是否存在错误。您的管理员还想测试如何添加用户和功能,以便他或她对前进充满信心。

训练

每个软件,无论多么直观,都需要一些培训。在大多数情况下,SparkleComm UCaaS 解决方案使用起来非常简单。您的团队可能有使用这些工具的经验,因此它不应该是繁重的工作。但是,一些用户将承担更多职责,例如拉取报告和管理用户。因此,他们需要额外的培训。

您部署的培训类型将取决于什么是方便和有意义的。如果您的大多数员工仍然处于远程状态,那么利用SparkleComm的在线教程是有意义的。您可以为办公室人员进行面对面培训。最好的解决方案是提供不同形式和渠道的培训,因为人们有独特的学习方法。

特别注意事项

实施计划的另一个领域应该是特殊考虑的总括。是否有特定的事情使您对 UCaaS 的使用与众不同?例如,如果您是医疗保健组织,则在创建、共享和存储 PHI(个人医疗保健信息)时必须遵守 HIPAA 准则,这可能需要不同的配置。

这些考虑因素可能是特定于行业的,也可能与您的商业模式或结构有关。此列表可能与您的要求相似,但您需要考虑这如何影响实施。

一个支持、响应迅速的合作伙伴将提供积极的 UCaaS 实施 实施不仅仅是您的责任。你的伴侣扮演着重要的角色。希望您在考虑阶段深入了解实现的样子并感谢他们的回应。

这并不意味着事情会变得完美。预计会出现小问题是可以的,但是您的提供商的响应方式将决定您发布的现实情况。有时,问题可能是不可避免的,例如自然灾害导致的停电,但您可以在开始之前计划和考虑大多数事情。

该实现为关系的发展奠定了基础。一个努力工作以确保无缝连接并提出所有正确问题的合作伙伴就是您想要的。现在是建立信任和保证的时候了。

启动新软件并不困难

改变从来都不是一件容易的事,但提供一套强大的工具(如SparkleComm UCaaS)将提高效率、提高生产力并降低成本。为确保实施尽可能顺利,您需要合适的产品、合作伙伴和计划。当这一点到位时,入职和采用可以很快。

医疗保健组织必须重新构想患者体验才能蓬勃发展

数字技术为消费者提供了比以往更多的选择,随着这些选择的出现,人们对卓越客户体验的期望也越来越高。当这些消费者是病人时——需要护理和帮助管理他们的健康,对无缝和有用的体验的期望更高。

2021 年初发布的一项对近 700 名患者的调查显示,患者的期望值继续攀升。三分之二 (67%) 的接受调查的患者表示,即使是一次糟糕的客户体验也会对他们对医疗机构的忠诚度产生负面影响。

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显然,医疗保健提供者和付款人在与患者互动的方式上几乎没有犯错的余地。然而,并非所有医疗机构都能在整个患者旅程中提供统一的现代体验。医疗保健领域的许多系统和工作流程仍然是孤立的,包括呼叫中心和聊天机器人等较新的工具。事实上,63% 的患者调查受访者表示,他们的提供商无法以完全数字化的方式提供卓越的体验。如果这些医疗保健消费者认为是准确的,这意味着他们的供应商更有可能失去业务,因为他们没有提供符合当今标准的患者体验 (PX)。

PX 的意义远不止临床护理。它涵盖了医疗保健消费者在整个患者旅程中的每个接触点与医疗保健组织的每一次互动。患者倾向于根据旅程中的每一次经历来判断整个医疗保健系统。要交付出色的 PX,组织必须正确处理每个接触点——不能有孤岛或“落球”。

新冠大流行为许多加速采用虚拟护理和数字工具的供应商敲响了警钟。这些供应商越来越意识到,卓越的 PX 不仅仅是好生意,更是生存问题。所以呼叫中心仅支持通过电话与患者沟通已经不够了。调查表明,78% 的接受调查的患者希望有更多的选择来与他们的医疗机构进行沟通。

方便和选择

因此,医疗保健联络中心必须提供无缝且统一的患者体验,以促进跨多个渠道的参与,并确保患者从可信赖的提供者那里获得他们期望的护理、透明度和健康指导。但是,从患者的角度来看,这样的联络中心会是什么样子呢?毫不奇怪,快速有效的支持是重中之重:84% 的受访者表示,快速准确地解决他们的客户服务问题非常重要。

调查还显示,医疗保健消费者希望获得便利和选择,78% 的人同意能够通过他们首选的渠道与医疗保健系统互动很重要。几乎同样多的人 (74%) 表示他们的首选渠道因支持问题的背景而异。同样,选择和灵活性是 PX 的优先事项。

对于提供商而言,现代呼叫中心必须超越本地系统的限制。超过一半 (57%) 的 PX 专业人员对调查做出回应表示,本地系统限制了他们的组织提供卓越 PX 的能力。稍微多一点 (58%) 的人报告说他们有多个呼叫中心支持他们业务中的不同群体,而 60% 的人表示他们不认为他们的呼叫中心是全渠道的。

对于多站点联络中心运营,基于云的SparkleComm 呼叫中心平台消除了对多个本地系统部署的需要。此外,它使提供者能够以对患者简单方便的方式提供全面的支持。 SparkleComm 呼叫中心平台可确保统一的 PX 不受碎片化和低效率的影响。

除了利用敏捷性和可扩展性之外,SparkleComm 还是一个具有自动化、人工智能 (AI) 和机器学习功能的呼叫中心,以帮助他们更好地了解患者的需求。并且有充分的理由:75% 的患者对投资于改善 PX 的供应商更忠诚。

尽管满足客户需求作为业务必需品是一个很大的动力,但供应商越来越多地将SparkleComm 呼叫中心视为不仅是解决问题的平台,而且是护理协调的推动者。人工智能可用于跟踪患者的诊断、结果、治疗和处方。28% 的提供者表示,他们使用人工智能通过他们选择的渠道向患者提供主动的次优行动建议。近一半 (46%) 表示他们打算在两年内这样做。

统一数字和面对面体验的医疗保健组织更有可能赢得并保持患者的信任,这相当于患者的忠诚度和保留率。现代化的、基于云的SparkleComm 呼叫中心可以支持提供者和患者寻求的统一患者体验。在此过程中,医疗保健实体将其角色提升到问题解决之外,成为具有强大分析和报告功能的指挥中心,可增强患者体验和护理协调,最终结果是患者更健康、更快乐。

管理远程团队的 12 大技巧

随着全球各地的公司努力应对冠状病毒和工作场所的问题,以前从未领导过分布式劳动力的管理人员正面临着立即进行远程管理速成班的可能性。这样的突然变化引起了相当多的焦虑,由于今天很多人都在寻求答案,因此这篇博客为正在制定远程员工管理游戏计划的人提供建议。

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你如何管理远程团队?

首先,让我们欣慰的是,全球各种规模的公司的管理人员都成功地领导了整个分布式团队和个人团队。如果您只领导过物理上位于同一办公室的团队,那么扩展到分布式团队环境的概念可以为您作为经理打开许多新机会。如果您对更广泛的地理区域持开放态度,则可以获得新资源。成本更低的位置变得可用,让您可以更好地分配资源。当值得信赖的员工宣布生活方式改变,包括在新地点居住时,业务连续性就在眼前。

远程管理的不同之处在于您作为经理处理团队文化、沟通和协作的方式。如果这三个要素中的任何一个从您的管理方案中消失,那么团队生产力就会受到威胁。在领导远程团队时,任何要素都不需要落下,但为了将团队效率保持在顶峰,经理必须以不同的方式处理领导力的某些方面。以下是管理远程工作者的 12 个技巧:

1.人性化每个团队成员– 确保所有团队成员都将他们的照片输入您的电子邮件、聊天和会议系统。这听起来可能是陈词滥调,但在分布式环境中,利用每一个机会使每个团队成员人性化很重要。

2.使用SparkleComm视频会议——分布式团队往往需要更多的会议。这是因为当团队不在办公室时,不会进行即兴的饮水机讨论和白板会议。当您见面时,以仅通过语音进行SparkleComm视频会议的文化为主导。没有任何东西能匹配面部表情和眼神交流,即使是在网络环境中,也无法实现理解和联系。并非每个人都习惯视频会议,但通过以身作则,SparkleComm视频会议将很快成为常态。

3.主持团队会议(语音或视频) ——除了个人对话和基于小组的讨论,优先为你的团队主持定期的SparkleComm音频或视频会议。请每周与直接下属召开一个小时的SparkleComm视频会议,每个月召开一次全体会议。

4.安排所有级别的定期签到– 在分布式环境中,您会注意到您与一些员工进行了很多互动。当您无法走到办公桌旁并停下来快速聊天时,那些与您没有很多直接联系的人可能会为您淡出背景。对他们来说,这可能意味着与团队脱节的感觉。让您有责任定期与整个团队的员工进行检查,并通过电话进行检查。通过电子邮件或聊天应用程序发送的文本可能有助于识别操作,但SparkleComm语音或视频最适合重新连接。当你这样做时,一定要称赞个人在工作中取得的成就,并征求一般或特定主题的反馈。您可能没有看到,但是执行这个简单的操作对于远程工作者来说很重要。

5.创建休闲团队建设——一个有创造力的人通常会想出一个有趣的虚拟团队建设想法。例如一名员工每两周在一篇幽默的文章中介绍一位不同的团队成员,她称之为“吹牛”。另一家公司有一个完整的内联网区域,供宠物主人分享故事和照片。一位员工主持了一个“猜猜我在哪里”的照片区,在整个团队中引起了很多讨论。由于你不能带你的分布式团队出去吃午餐或晚餐来建立联系,这些随意的团队建设练习,只有当它们自然和真实的时候,往往会带出个性,为虚拟团队提供更多的色彩。

6.不要忘记,简单的接触很重要 ——没有什么比在邮件中收到礼物或手写便条更好的了。对于那些努力取得伟大成就的人,给他们寄一张礼品卡,奖励或其他东西。始终随附手写笔记以及您发送的任何内容。在假期期间,向每个人分发手写的节日贺卡。在分布式环境中,简单的接触常常被忽视,但如果你想让某人感到被欣赏,就要努力去欣赏它们。

7.不要同时处理多项任务– 当您与团队成员和同事举行更多会议时(因为您将在分布式环境中召开更多会议),在通话期间处理多项任务很容易。不要这样做,如果您已抽出时间与您的团队或个人讨论某个话题,请出席。当谈话停止并提到你的名字时,由于缺乏关注而导致的沉默会设定一种不敬和无礼的基调。像对待面对面的对话一样对待SparkleComm虚拟对话

8.设定工作时间和期望——身在办公室的员工更能感觉到他们的存在或缺席是显而易见的。另一方面,一些更自我管理的远程员工可能会开始灵活或创造性的工作时间。由经理来设定对营业时间和可用性的期望。如果个人在几个工作小时内始终处于离线状态,则可能需要进行一对一的对话以加强期望。

9.要求会议目标——随着人类自然地倾向于社交互动,远程工作环境通常比实体办公室环境更容易安排SparkleComm会议。虽然互动有利于团队建设,但太多的会议可能会浪费时间用于行动而不是交谈。管理会议量的一种方法是要求会议目标。最有成效的会议是那些专注于解决问题和做出决定的会议。没有反对意见的会议类型趋于激增,侧重于报告、交换信息或数据收集。推动建立一种欢迎会议的文化,但必须有一个以行动为导向的明确目标。

10.为正确的会议行为建模——由于最富有成效的会议以明确的目标开始,并以记录的行动(所有者、可交付成果和日期)结束,因此许多会议所有者可能不了解有效的会议管理实践。作为管理者或管理团队,开展你这样的会议,以便其他人能理解什么有效的会议管理的模样,然后鼓励他们这样做。

11.跟踪操作 – 如果无法通过快速走动检查进度,对于分布式团队中的团队领导来说,跟踪行动变得更加重要。每个人在行动和优先事项上保持一致的一种方法是维护一个共享的项目计划和行动清单。始终确保行动清单包括行动所有者、可交付成果和截止日期。我喜欢在每个动作旁边添加一个简单的绿色、黄色、红色,这样每个人都清楚动作的位置并推动在截止日期前交付成果。多年来这样做的另一个提示,请注意那些在初始日期未交付时不断更改截止日期的人。如果任务负责人就他们的可交付成果和日期达成一致,而没有改变期望的讨论,则个人责任对于行动驱动的团队来说很重要。

12.确保您拥有正确的工具——如果公司正在接受远程工作环境,则您有责任确保他们拥有正确的工作环境。除了他们将提供的椅子和办公桌外,您还需要为他们配备一台出色的 PC、屏幕、SparkleComm视频会议软件、聊天、电子邮件、商务电话系统、文件共享和协作工具。没有合适工具的员工将无法发挥最大的作用,并且很快就会对他们的工作环境感到沮丧,他们需要基础知识。

SparkleComm为有效的远程和分布式团队管理提供了正确的通信和协作工具。有了SparkleComm统一通信系统,管理远程团队使您事半功倍。