VoIP 仍然是最好的商务电话系统选项吗?

高质量的SparkleComm电话系统对任何企业都是必不可少的。VoIP 已成为商业电话系统领域的标准。虽然传统的电话系统并不是一件坏事。他们无法跟上 VoIP 为企业创造的技术进步。与许多其他设备一样,虽然由于其成本效益而成为商业通信不可或缺的一部分,但也存在一些常见的 VoIP 电话问题。VoIP 仍然是您企业的最佳电话系统选择吗?

让我们探讨一些您可能遇到的常见问题或问题,以及如何克服它们。

前 10 名 VoIP 电话问题

  1. 回声

虽然回声也可能出现在传统手机中,但由于它们的低延迟,它不会那么明显。但是,VoIP 恰恰相反。VoIP 电话系统具有更高的延迟,因此在有回声时更明显。

这对通话的双方来说都是令人恼火的。大多数情况下,回声通常是由于阻塞或不匹配造成的。

回声原因: 硬件 体积 回馈 干涉 回声故障排除: 首先,通过检查您的扬声器和麦克风设置,确保物理设备不是问题。接下来,检查 ATA 和其他 VoIP 硬件以查看电源是否正常流动。查看您的路由器并确保一切都正确连接。从电源上拔下并重新连接。最后,大多数VoIP 提供商都提供回声抑制或消除功能,以确保您降低出现回声问题的可能性,我们建议您添加此功能或选择包含此功能的 VoIP 系统。

2. 由于 VoIP 电话问题导致的音频中断

我们都有一个坏掉的音频通话。看起来您正在接收切碎的信息。你尽最大努力保持通话,并不断重复“你能重复一遍吗?” 取决于您的带宽,VoIP 呼叫的音频中断或断断续续可能很常见。

损坏的音频原因: 网络连接 音频损坏故障排除

首先,检查您的互联网连接。其次,运行网速测试。有了这些信息,您就可以确定是否可以通过简单地重新连接互联网来修复它,或者您是否需要不同的互联网提供商。

3. 防火墙策略

防火墙是一种出色的网络安全设备,可根据安全策略阻止流量。但是,如果安全的入站或出站呼叫被阻止,这可能会对操作造成严重破坏。在某些情况下,如果防火墙配置不正确,语音业务将无法通过防火墙。导致错失获得潜在客户或与现有客户交谈的机会。

防火墙会影响什么? 呼叫连接 掉线 声音的 防火墙故障排除 当您的安全策略没有为您的业务正确设置时,就会出现防火墙问题。防火墙正在发挥作用,但您需要确保将其配置为适合您的业务。很简单,如果配置了防火墙功能,它必须允许流量通过。如果不是,呼叫将不会通过。您需要配置防火墙以解决问题。

还是行不通?您可能需要转发路由器端口并禁用 SIP ALG。

4. 网络依赖

VoIP 电话系统的主要优点之一是它能够在任何设备上使用。由于完全通过互联网供电。相反,最大的 VoIP 电话问题是如果没有强大的互联网连接,业务可能会变慢。通常,强大的 LTE 连接应该就足够了,但根据您所在的地区,网络可能会拥塞。

互联网连接不良可能导致: 掉线 损坏的音频 不一致 互联网故障排除 获得最佳互联网性能的最佳解决方案是获得高速互联网。选择的互联网提供商和计划对您的成功至关重要。此外,通过以太网端口而不是 wifi 连接可以增强您的连接。

5. 语音质量

在提供出色的客户服务方面,通话质量非常重要。您最不想要的就是听起来像是在隧道中,但这可能是 VoIP 电话问题。根据互联网连接,通话质量可能会根据您使用的是 wifi、LTE 还是直接插入以太网端口而开始下滑。

语音问题:

嗡嗡声 静止的 语音失真 语音质量故障排除 因为有很多因素在起作用,可能会出错。始终监控您的通话质量非常重要。您是否需要打电话给同事来测试您的信号。或收听过去通话的录音,这将有助于确保客户获得最佳体验。监控 VoIP 呼叫可以让您减少对呼叫质量问题进行故障排除的时间,而是在问题威胁到您的业务之前主动解决问题。

6. VoIP 电话问题导致的安全问题

由于 VoIP 是完全在线的,因此网络黑客的威胁迫在眉睫。IP 桌面电话、软电话和智能设备中可能存在 VoIP 安全问题。

VoIP 漏洞: 恶意软件和病毒 拒绝服务攻击 呼叫篡改 网络电话钓鱼 身份盗窃 安全问题疑难解答 使用防火墙可以保护您的系统免受外部攻击。此外,使用基于云的电话系统可以实现对主机服务器的安全保护访问。在实施 VoIP 电话系统后监控您的网络,以防止电话和数据流量出现瓶颈。

7. 紧急呼叫限制

因为 VoIP 设备可以在任何使用互联网连接的地方使用,所以 911 中心不知道呼叫来自哪里。

VoIP 限制: 停电时,可能无法通过 VoIP 拨打 911 如果用户不使用他们的物理位置更新他们的 VoIP 提供商,911 紧急服务将无法找到他们 VoIP 911 呼叫可能被路由到错误的呼叫中心。 紧急呼叫故障排除 VoIP 用户可以将他们的设备注册到特定的物理位置。用户有责任及时更新他们的物理位置,并让他们的提供商知道他们是否搬家。

8. 不一致

您的办公室网络过载且带宽不是无限时,可能会出现不一致的通话质量。

通话质量不稳定的原因: 低带宽 网络过载 文件上传大小 互联网服务 对不一致的通话质量进行故障排除 可能需要升级您的交换机、路由器或 Internet 服务。

9. 掉线

有时,VoIP 连接可能会在通话中途无缘无故掉线。由于互联网连接,有些人可能会遇到电话掉线的技术问题。

电话掉线的常见原因: 路由错误 连接失败 多个路由器 时长 固件不是最新的 掉线故障排除 路由错误、连接失败或其他原因。掉线的业务电话会对您的业务产生负面影响。在大多数情况下,通话会在 11 分钟后挂断,这与持续时间问题有关。要解决此问题,请调整路由器设置以允许更长的超时时间。

10. VoIP 电话问题引起的抖动

由于 VoIP 依赖​​于互联网连接,如果连接不良,可能会出现抖动。什么是抖动?术语抖动是指丢失或无序的数据包。结果,谈话变得模糊不清。

抖动的原因: 不稳定的无线网络 硬件故障 拥塞的网络 排除抖动 第一步是升级您的互联网连接。作为第二种选择,使用抖动缓冲区。最后,升级您的网络硬件是个好主意。

VoIP 仍然是最好的商务电话系统吗?

与传统电话系统相比, VoIP 具有许多优势。几乎任何行业中的几乎每个企业都将从实施这种复杂的技术中受益匪浅。虽然有些用户可能需要处理 VoIP 电话问题,但它们相对容易排除故障,而且好处大于少数问题。

VoIP的好处: 更低的花费 流动性 附加功能 可靠的 简易安装 内容管理系统集成 自动协助 方便使用的 远程工作者的理想选择

VoIP 分析

除了好处之外,VoIP 还可以通过使用基于 VoIP 云的系统替换其内部电话系统为企业节省30-50%的成本。

为您的企业获取 VoIP 系统

毫无疑问,VoIP 是商务电话系统的未来。虽然可能偶尔会出现 VoIP 电话问题,但好处远远超过小问题。

将成本中心转变为利润中心:为什么现在采取行动比以往任何时候都重要

50 多年来,全世界一直在使用呼叫中心的想法。如果您要问一个普通消费者和雇主的样本,他们对呼叫中心的看法,可能会有不同意见的反馈;在这些混合反馈中,我敢打赌大多数印象都是负面的。当您继续阅读时,我已经缩小了为什么大多数人不喜欢呼叫中心的几个原因,并且我还概述了一些需要改进的领域,这些领域将改变呼叫中心的输出,使业务受益并提高客户满意度,将您的成本中心转变为利润中心。

企业往往处于直接劣势,因为它们缺乏适当的技术教育、研究、规划、执行,或者企业倾向于将呼叫中心视为必要的邪恶而放弃任何改进努力。此外,呼叫呼叫中心或被呼叫中心呼叫的客户可能自始至终都害怕这种体验。相反,适当的执行和技术可以将呼叫中心转变为对企业和客户整体满意度的宝贵资源。

企业已经投资于技术和资源(工程和代理),那么还缺少什么?在不与运营或外包呼叫中心的每个企业交谈的情况下,我有信心指出缺失的部分不是资源,而是技术。市场领先的企业如何在其业务(即 LAN、WAN、移动性、Wi-Fi、安全性等)中做出技术上正确的决策,而在呼叫中心方面似乎没有达到目标?拥有最好的工程师和SparkleComm座席无法避免使用错误的呼叫中心技术。

在几家世界上最大的驻地技术制造商工作后,我发现我的客户会购买我提供的呼叫中心技术,要么因为他们以前从我这里购买过,我在他们的供应链中,或者我代表的制造商是一个他们信任的熟悉的名字。虽然我很高兴向我的客户出售我提供的呼叫中心技术,但他们购买它的任何理由都没有道理。仅仅因为它是一个领先的平台就购买一个领先的联络中心平台也是没有道理的。需要更多的思考,而不是根据另一家企业的购买行为做出决定。

在评估呼叫中心的发展方向时,重要的是要问自己或您的公司几个问题:

1)您的联络中心是“成本中心”还是“利润中心”?

2)您的公司是想赚更多的钱、控制成本还是让客户开心/更开心?

3)联络中心如何为实现公司目标做出贡献?

让我们面对现实吧,联络中心是贵公司的一个业务部门,所以要像对待一个人一样对待和尊重它。

降低成本并提高效率

从成本开始,重要的是审查联络中心中最可观的成本;这不是技术,而是劳动力。人工占联络中心成本的 70-80%。一个公平的衍生物是技术组成; 联络中心成本的 30%。尽管智能呼叫路由很重要,但技术不仅仅可以将呼叫路由到座席。技术可以通过提供软件来提高SparkleComm座席对其日程安排的遵守程度,从而为您的劳动力管理增加智能。根据我的经验,劳动力管理应用程序可以很容易地将遵守率提高 10%。该百分比反过来会降低您的劳动力成本。如果您的呼叫中心雇用 150 名座席,每小时工资为 15 美元,那么节省 10% 的劳动力相当于每月 36,000 美元!除了提高SparkleComm座席依从性外,技术还可以提高SparkleComm座席效率。

效率意味着您的联络中心将在不雇用更多SparkleComm座席的情况下更有效率(或“完成更多工作”)。可以通过多种方式获得效率。一种方法是将您的客户关系管理 (CRM) 集成到您的呼叫中心。集成可以提供计算机电话集成 (CTI),使SparkleComm座席可以轻松识别和解决您的来电客户(而不是您的座席每次呼叫需要 15-30 秒来查找客户)。效率被视为一件好事,但让您的客户觉得他们被了解和欣赏,很可能会让您的客户满意并增强客户的体验。

控制人工时要采取的另一个角度是确保您的代理的时间不会被粗心地使用。让您的客户拨打过您的 1-8xx 号码,听取命令/提示菜单,选择他们的来电原因,您的客户必须最终转接或回电联系合适的人以获得帮助? 最后,您客户的来电原因最终得到了解决,但并未在第一次致电/联系时解决。尽管您的客户感到沮丧,但这揭示了您的联络中心需要改进的另一个方面。这种改进称为首次呼叫解决或 FCR。FCR 很重要,因为它只使用一个SparkleComm座席的工资,总体上效率更高,最重要的是,您的客户不会像第一次尝试那样沮丧并获得解决方案。

如前所述,SparkleComm座席劳动力是呼叫中心成本的主要部分。使用每单位分析,将代理人作为一个单位,代理人劳动力可以公平地货币化。计算单位价值的一个粗略示例是,将每位代理的平均每日收入/贡献减去他们的每日工资。另一个考虑因素是检查您的SparkleComm座席利用率(即,座席有 85% 的时间在工作,座席在打电话)。如果您的单位价值小于零,但您的代理正在让您现有的客户满意并推动业务的持续发展,那很好;如果您的利用率很高(75% 或更高)并且您的SparkleComm座席感觉工作过度,那么是时候增加您的座席了。另一方面,季节性可能是您业务的一个因素,您的公司可能需要缩减代理规模。也许您需要开通卫星 SOHO(单一办公室、家庭办公室),或集成到不同的 PBX 平台或最近收购的不同语音技术。一个非常经济高效的模型是云供应商。

在云中实现可扩展、敏捷和稳定

呼叫中心技术通过云技术的本质为您提供可扩展性、稳定性、敏捷性、安全性和可预测性。如果您的业务需要更改代理数量,只需添加或删除代理即可反映在您的月度发票中。云联络中心发票应反映正在使用的座席许可证数量的每月经常性成本(将其视为基于消费的模型)。作为额外的好处,云技术的多租户模型意味着您始终使用最新的技术。

相反,基于前提的技术在敏捷性和可扩展性方面要严格得多。更重要的是,基于前提的技术与您签署采购订单的那一刻一样新(考虑到您的购买可能不会在几个月后到达并在您的环境中运行)。这很重要,因为没有人知道我们的客户在不久的将来想要如何沟通。如果您的基于前提的平台无法支持此类未来的通信渠道、平台或引擎,那么您就不走运了,升级可能会花费您大量的时间和金钱。

如果您的呼叫中心进行外呼,而您没有使用拨号器,我建议您评估拨号器。出站拨号器可以消除SparkleComm座席必须手动输入电话号码才能拨出的情况(考虑到错误号码和人为错误会增加时间的浪费)。可以上传与收入相关的活动并触发外拨操作。营销活动可以简单地来自您的 CRM 或其他潜在客户来源。这种集成可以提高准确性和有意义的联系。由于 FCR 适用于入站呼叫,因此类似的规则可用于出站呼叫,即 Right Person Contact 或 RPC。通过使用专利软件,拨号器的自动出站呼叫可以不间断地进行(我指的是当拨号器到达代理与呼叫接收者通话时听到的死气沉沉的暂停)。

无论您的企业是想赚钱、控制成本还是让客户更快乐,这三个方面都不可避免地会相互影响。如果你有满意的客户,你就有持续的业务和推荐。通过控制成本,您可能会降低底线,从而赚更多的钱。如果你赚了更多的钱,你很可能会花掉你的开支,享受额外的报酬,从而在与客户打交道时保持积极的态度。曾经只是一瘸一拐的呼叫中心,花费您的业务资金,现在正在蓬勃发展并推动利润。

品牌化的定制视频会议增强了会议效果(二)

第三方平台提供高级定制

虽然提供商正在为其服务添加自定义视频会议功能,但并非所有提供商都提供相同的功能。例如,有的提供商本身不支持虚拟背景。需要更高级功能或向其平台添加功能的组织可以依赖第三方服务。

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一个流行的选择是 Open Broadcaster Software (OBS),它是用于视频录制和直播的开源软件。OBS 使用虚拟摄像头插件连接到视频会议服务并捕获流视频。用户可以使用该软件自定义视频会议,其中包含后期制作视频编辑中常见的功能,例如图形、过渡和下三分之一叠加。

使用 OBS进行视频会议和视频制作项目。虽然 OBS 提供了多种功能,但它最初并不是为业务用例构建的。该软件可能会崩溃,某些功能需要插件,对于更习惯SparkleComm的用户来说,学习曲线可能会很陡峭。

其他为企业提供类似功能的第三方平台包括 ChromaCam 和 Mmhmm,它们提供免费和付费版本。这些平台还与统一通信和视频会议服务集成,包括 Teams、SparkleComm、Google Meet 和 Cisco Webex。

这些平台还可以跨多个视频工具提供一致级别的定制。例如,第三方软件可以支持所有视频通话和网络研讨会的虚拟背景,即使在本机不支持虚拟背景的视频服务上。

混合工作增加了定制挑战

当每个会议参与者都远程或从桌面呼叫时,自定义功能可能很有效,但添加房间视频环境将是一个挑战。

例如,团队在一起模式适用于 20 人从他们的办公桌远程呼叫,但是当一个房间被添加到呼叫中时它不起作用。当你转向混合环境时,这种用处就会消失,这种类型的功能要求每个人都远离自己的相机。

视频会议供应商正试图以类似于桌面上的远程与会者的方式解决捕获基于房间的与会者的问题。这反过来又使自定义功能的实现变得复杂,例如向会议室添加虚拟背景。

我们需要注意任何让会议体验变得复杂的事情都不会受到很大关注。

品牌化的定制视频会议增强了会议效果(一)

自定义视频会议可以让会议更具吸引力,而第三方工具可以进一步发挥这些功能。但混合工作会带来挑战。

视频已成为大多数会议的标准通信方式。现在,许多组织正在寻找新方法来保持视频会议的参与度并减少视频疲劳。有些人正在转向自定义视频会议功能,以使会议更具沉浸感。这些相同的工具也可以帮助创建一个有凝聚力的品牌。视频会议定制包括虚拟背景、水印、徽标和动画。虽然并非每个会议都需要自定义视频会议功能,但它们对于组织需要突出品牌的外部和面向客户的会议(例如销售或远程医疗)很有帮助。

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在镜头前看起来不错已经不够了;你想要脱颖而出并被记住。

流行的会议定制功能

虚拟背景是COVID-19 大流行期间的突破性功能,因为用户寻求减少干扰的方法,为他们的视频添加更精美的外观并保持他们的家的私密性。但是虚拟背景也使用户能够在会议期间增加一些轻松感。组织还可以利用员工在SparkleComm电话会议期间使用的虚拟品牌背景,让整个公司更具凝聚力和专业性。

另一个自定义视频会议功能是能够将演示文稿共享为背景,而不是传统的屏幕共享。这使用户能够在讨论屏幕上的内容时留在镜头前,从而创建更具吸引力的对话。它可以帮助你脱颖而出,这感觉类似于您亲自分享演示文稿的方式,即您站在屏幕前。

劳格SparkleComm视频会议平台最近添加了此功能,使用户能够将 PPT幻灯片作为虚拟背景进行共享。使用此功能,用户可以更改视频的大小和位置并管理幻灯片。

2020 年,Microsoft Teams 推出了一起模式,它将与会者置于虚拟环境中,例如礼堂或咖啡店。据微软称,此功能可以通过减少干扰并使视频会议感觉更自然来潜在地减少视频疲劳。

在一起模式的好处是你可以在一个视图中看到每个人,而不是你的眼睛来回飞奔到不同的盒子,SparkleComm在今年也推出了类似的功能,称为沉浸式视图。

一个潜在的定制功能将是在虚拟候诊室中进行品牌推广。例如,虚拟等候室可以有一个数字显示器,提供与会议相关的信息或指向帮助台或聊天功能等内容的链接。

这家餐厅通过 SparkleComm 革新客户服务

我们有个客户是一家餐饮公司,他成立于 2007 年,在短短十多年的时间里,该公司已扩展到在中国经营的近 100 家餐厅,并且最近推出了一项广受欢迎的新送货服务。但随着如此快速的增长,该公司发现自己无法用其传统的通信技术系统来支持其客户服务团队。其联络中心和预订团队需要采用现代的全渠道方法。他们希望超越纯语音联络中心,采用全渠道通信,同时为其员工添加统一通信解决方案。我很高兴他们选择 SparkleComm来支持他们的云通信

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随着该公司的发展,每家餐厅都在管理自己的预订,这不仅效率低下,而且给顾客留下了不一致的体验。自从切换到 SparkleComm,管理客户沟通和提供一流服务的效率变得更高。SparkleComm 联络中心将他们的座席与客户联系起来的速度如此之快,以至于他们看到了销售额的增长。从历史上看,如果他们对询问反应迟钝,这意味着错过了预订或放弃了订单。现在,他们可以快速响应每一个询问,从而促成销售。

SparkleComm统一通信解决方案使他们的座席能够通过多种渠道为客户提供服务,包括来电查询、电子邮件和即时响应查询的网络聊天,所有这些都在一个单一的集中环境中。现在,他们能够将呼叫转接到合适的座席来处理他们的问题,这直接促进了销售额的增长。

借助SparkleComm统一通信,该公司不断扩大且一度分散的团队现在可以使用任何设备从任何位置通过语音、视频和团队消息更好地相互沟通。特别是,团队消息传递使这家餐厅和联络中心之间的协调更容易管理,使员工能够完成更多工作。

我很高兴看到我们的客户以数字方式改变他们的工作方式和与客户的沟通方式。随着他们的不断发展,SparkleComm的灵活性将使他们能够轻松扩展以满足他们的需求,同时还将他们的全渠道通信简化为一个平台。我们期待与他们的团队建立长期成功的合作伙伴关系。