如何举办有效的电话会议

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大流行期间——隔离、社交距离、封锁、在家工作和电话会议等等。电话会议对商业世界来说并不新鲜,其变成了人必不可少的工具。

SparkleComm电话会议通常用于跨地区团队、远程工作人员和公司间业务流程。但是,由于我们中的许多人在家工作而不是在办公室工作,因此电话会议几乎取代了我们过去与同事和老板进行的所有互动。

今天,企业正在使用SparkleComm电话会议进行各种活动,从销售宣传、项目讨论、头脑风暴会议,甚至欢乐时光。不幸的是,这并不意味着 所有这些虚拟会议都是成功或有效的。就像面对面会议一样,SparkleComm电话会议可以成为完成工作的绝佳资源。或者变成一个令人沮丧的混乱,没有人费心去注意。

面对面会议和电话会议之间的区别

您不能应用管理定期会议的规则并使用它们来运行有效的电话会议。当然有共同点,但它们完全是不同的野兽。

大多数远程会议都包含视频,这些视频会“欺骗”经理们假设事情与面对面会议的工作方式相同。但是你会发现这根本不是真的。

沟通不仅仅是说和听。它还包括面部暗示、肢体语言、语气等。虽然视频会议确实提供了一些细微差别,但通常很难衡量某人的反应或收集诚实的意见。

SparkleComm电话会议

许多人将SparkleComm电话会议(即使是带视频的会议)视为处理多项任务或完成其他事情的机会。会议组织者往往准备不足,不知所措。你会看到交替的沉默,或者每个人都会同时说话。1 或 2 个人也很容易大声喧哗并主导会议,而牺牲其他参与者的利益。

除此之外,部分或所有参与者可能会遇到技术障碍,甚至在会议开始之前就可能使会议脱轨。即使您坚持只进行视频会议,情况也可能不允许。您需要容纳正在旅行或互联网连接不稳定的人。由于大多数人仍然在家工作,因此分心的事情也少之又少。从孩子到宠物和吵闹的室友,很难专注于虚拟会议。

SparkleComm电话会议的优势

另一方面,运行良好的电话会议可以创造奇迹。它将可能无法见面的人聚集在一起。如果您有远程工作的团队或人们居住在不同的时区/国家,虚拟会议可以节省大量时间和费用。会议桥不能很好地替代具有视频、议程和激动的参与者的虚拟会议。

电话会议允许企业更频繁地召开会议并在问题变得不可逾越之前解决问题。这也是在周末赶上同事并进行社交的机会,当每个人都在家工作时,这通常是您无法做到的。您甚至可以通过虚拟会议开展培训计划、研讨会和其他学习机会。

如何举办有效的SparkleComm电话会议

话虽如此,通过正确的工具和计划,您可以获得虚拟会议的好处,而不会遇到任何问题。因此,以下是帮助您举办有效电话会议的 4 大技巧:

1. 获得正确的技术

没有办法解决它——如果没有合适的技术,你就无法召开虚拟会议。最好的部分是有很多选择,您一定会找到适合您业务的选择。有免费的选项,SparkleComm陈为企业的通信工具。可以扩展以同时容纳数十甚至数百名参与者。

事实上,您甚至不需要单独的平台来运行虚拟会议。如果您的手机已经拥有托管 SparkleCommVoIP 系统,则可以随时通过视频召开电话会议。在 VoIP 上运行的统一通信套件集成了视频,因此您无需下载其他应用程序或支付单独的许可证即可召开电话会议。

也许最大的技术提示是坚持尽可能多地使用视频。自然地,您希望允许意外的发展,但没有视频的虚拟会议不太可能富有成效或有效。还可以通过使用视频来提高召开有效会议的几率。它使每个人尽可能地接近,而无需实际在同一个房间。

但一定要检查您选择的平台是否适合您的需要。您需要考虑以下几点:

  • 该应用程序应该可以很好地处理多个参与者。
  • 参与者在必要时加入、退出和重新加入的能力。
  • 参与者可以加入视频、纯音频或在这些选项之间切换。
  • 所有参与者都可以下载和使用该应用程序,尤其是当组织外部的人需要加入时。
  • 您可以与他人共享屏幕吗?如果有人在他们结束时有分散注意力的噪音,您是否能够使参与者静音?
  • 允许队友通过链接、会议桥或唯一的会话代码加入。
  • 会议组织者可以提前安排会议或临时安排会议。
  • 为会议设定目标和期望

SparkleComm电话会议可以是每周重复的团队签到、新想法的头脑风暴会议、社交的欢乐时光或让每个人聚在一起进行重大项目更新。每种会议在目标、期望和结论方面都会有所不同。它还将决定会议的长度,并允许每个人围绕会议计划他们的日程安排。

例如,您可以为您的团队设置每周一次的欢乐时光。这可能只是 30 分钟的聊天,每个人都可以放松一下,并与同事面对面地进行一些社交互动。参与通常是可选的,这些会议往往是非正式和轻松的。

如果您正在为一个重大项目举办SparkleComm电话会议,那么这种轻松的态度是行不通的。您需要为每个人安排一个方便的时间开会,设置议程,确保每个人都参与并确保您得出令人满意的结论。这样的会议将更加正式和有组织,因此每个人都可以重新开始工作或开始分配的任务。

3. 做好准备

无论电话会议的目标是什么,您都应该做好准备。确保测试您选择的技术- 无论是免费选项还是您一直依赖的久经考验的企业工具。要求每个人至少提前 5 分钟登录以测试他们的硬件(硬件和麦克风)。这样您就不会失去宝贵的会议时间。

想想你想要完成什么以及你需要什么工具来完成。您是否在征求参与者的意见?您可能需要考虑一种投票工具或用作虚拟白板的应用程序。您是否打算展示项目的更新或结果?确保提前发送 pdf 或演示文稿,以便您可以在会议期间讨论想法。为什么要浪费会议时间让每个人阅读他们可以稍后阅读的笔记或幻灯片?

4. 基本规则

每个电话会议都不同,因此为每个人制定基本规则。你打算如何主持会议?准备好一些破冰船,尤其是在所有参与者彼此不认识的情况下。是每个人都积极参与还是少数人在场,而其他人则在听和看?

不要依赖人们自发地发言或参加会议。主持人要求每个人介绍自己,但没有人知道如何开始是很常见的。几分钟的沉默后,多人同时开始说话。

您是否希望保留会议的最后 15 分钟以供反馈、提问和任何讨论?让每个人都提前知道,这样他们就不会觉得有必要用问题打断演讲者。

制定处理冲突、回答疑问和一般问题的基本规则。您可能觉得棘手的主题应该等待面对面的会议,但这不一定是真的。即使使用虚拟会议,您也可以随时解决任何情况。如果需要,您可以安排单独的一对一会议,参加人数较少。

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降低成本,让客户更满意,中小企业怎么做到的

SparkleComm云统一通信、协作和联络中心解决方案为雇主提供的不仅仅是一个连接员工、合作伙伴和客户的平台,它还是重要业务价值的驱动因素。中小企业也不例外,可以享受到这些显著的好处。

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来自 SparkleComm的多家中小企业客户的调查结果发现,部署我们劳格SparkleComm云通信——一体化消息、视频、电话 (MVP)和联络中心解决方案可以在他们的员工队伍中以及客户,由于改进了简化工作流程的能力,提高了会议效率以及其他生产力优势。

很多中小型企业客户强调了SparkleComm统一通信解决方案的影响,理由是提高了移动性、生产力和客户体验。

 数字不会说谎:SparkleComm对小型企业的影响

从部署开始,我们的客户就报告了他们管理和使用通信工具方式的各个方面的可衡量改进:减少了 IT 和硬件支出,减少了不必要的面对面会议,提高了远程工作人员的移动性,以及其他显著的生产力优势为他们的组织为混合劳动力的持续发展做好准备。 

以下是一些小企业领袖对 SparkleComm解决方案的看法:

“我们有高昂的电话费、在线传真和短信服务的单独费用,而且当我们离开办公室时,我们最终仍将我们的个人手机号码提供给患者。借助SparkleComm统一通信,我们每年可节省数万元。”一家儿童和成人牙科的创始人说。“自从用 SparkleComm替换我们的本地 PBX 以来,我们就没有回头。对于我们不断发展的业务而言,这是正确的举措。”

业务转型的机会

各种规模的公司都在部署来自劳格SparkleComm云通信、协作和联络中心解决方案方面取得了价值。 实施现代云通信平台不仅仅是基础架构或配置变更,这也是一个以意想不到的方式转变业务和加速业务价值的机会。你准备好获得更好的业务成果了吗? 马上下载新的SparkleComm统一通信应用程序吧。

如何使用SparkleComm 招聘和雇用远程员工(二)

如何通过 5 个步骤雇用远程员工

SparkleComm视频会议为例,如何通过 5 个步骤雇佣远程员工:

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1.注册视频会议平台

有很多选择——根据经验,寻找时间限制(有些限制你每次通话 40 分钟)和用户限制。(会不会有不少人需要面试你的候选人?)

例如,SparkleComm Video非常适合远程招聘,而且很容易上手和运行。SparkleComm与Outlook和Google 日历集成,因此您可以一键将视频会议链接添加到任何邀请。

  1. 开始筛选候选人

借助 SparkleComm Video,您可以在流程的早期筛选候选人时,通过计算机、电话或移动设备进行一对一面试。这可能包括与两位候选人的会议和它们的引用,以确保他们说他们有比赛过去的业绩经验。

使用 SparkleComm Video,您甚至可以进行屏幕共享,因此如果您正在招聘创意职位,您可以让求职者在聊天时分享他们的作品集!

  1. 与您的团队分享最好的简历

一旦您缩小了竞争者的范围,就该让团队加入了!您可以在SparkleComm应用程序中轻松共享文件并实时讨论它们——这是共享候选人简历和讨论流程中后续步骤的好方法。

  1. 主持小组访谈以衡量“文化增加”

文化契合的时代已经过去。现在是在候选人中寻找文化元素的时候了。做到这一点的最佳方法之一是与团队中的精选成员进行小组面试。SparkleComm Video 的小组会议允许您在标准计划中拥有多达 100 名参与者,让您的团队(内部和远程)有机会参加这些重要会议。

  1. 随时随地安全登录任何人

一旦您选择了新的团队成员并且他们接受了,就可以开始入职了!SparkleComm Video 在与您的人力资源团队进行面对面的培训时可以节省时间,因为您可以同时让多名新员工跟上进度,并轻松共享重要的培训文档或视频供他们在自己的时间查看。

(如果您正在寻找更强大的功能,SparkleComm 还与一些安全电子签名应用程序集成,因此新员工可以立即发回他们签名的录取通知书和税表。)

何时雇用远程员工:现在是时候了!

现在是开启远程招聘的最佳时机。借助SparkleComm Video平台,走在这一增长趋势的前沿,并保持作为小型企业的竞争力。您将通过更广泛的招聘库扩大团队中人才的深度,同时安全地审查和入职新员工,无论他们身在何处。

如何使用SparkleComm 招聘和雇用远程员工(一)

学习如何成功招聘和雇用远程员工从未如此重要,我们今天将其分解为基础知识。出于不幸的需要,远程工作在过去几个月中确实呈爆炸式增长。但不要称之为一夜之间的革命;在家工作的趋势多年来一直在上升。

事实上,在过去的 12 年中,远程工作增长了 159% ,并且在 2019 年,预计到 2028 年 73% 的企业将拥有远程团队成员。根据 2020 年头几个月的情况发生的变化,这个数字可能已经被吹走了。

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今天我们将介绍雇用远程员工的 4 大好处

雇用远程员工的好处

当这场危机解除后,虽然许多小企业可能会恢复到 100% 的实体生活,但其他人正在看着他们的团队在远程工作中找到合适的位置。灵活调整团队的工作地点有一些重要的好处,例如:

更多元化的人才库

当您不受办公室门外 20-30 英里半径的限制时,世界就是您的牡蛎!招聘远程团队成员可以让您在全国甚至全球范围内建立一个更多元化的团队,使您的业务更上一层楼。

留住员工

招聘新人才可能会花费很多,而让人们留下来的一个关键是对工作的整体满意度。通过提供远程工作为您的团队提供更好的工作与生活平衡(即使对于领导者也是如此)只是招聘和保留最优秀和最聪明的人的众多方法之一。

提高敏捷性

我们现在看到准备好在任何地方工作的重要性。不可能知道未来会发生什么,但是当一切都颠倒时,拥有一支准备好去远程的团队似乎是对冲赌注的一种方式。

更多的钱存入银行,为每个人

当您经营一家小型企业时,每一分钟都很重要。事实证明,为您的团队提供更大的灵活性可以提高效率并降低成本。不必让候选人飞来飞去与团队中的高层会面是节省开支的一个来源,并且不要忘记其他好处,例如无需整天预订会议室和董事会议室,而这只是为了面试。在某些情况下,减少通勤时间也意味着您的团队可以省钱。才这是真正的双赢!那么选择SparkleComm视频会议系统进行线上面试是最好的解决方案,如果不方便视频的话,可以直接切换到SparkleComm电话会议面试。

无论您对未来有什么计划,了解如何面试候选人和远程雇用他们都是随着您的业务增长而拥有的宝贵技能。幸运的是,得益于SparkleComm等超级直观的视频会议软件,这些技能很容易掌握。

如何建立建立呼叫中心

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在当前时代讨论传统电话似乎已经过时了。但是考虑到自动呼叫分配系统 (ACDS) 已经成功地被满负荷的呼叫中心取代,我们应该知道如何设置它,因为程序复杂而忙碌。

[ACDS 系统将呼叫转移到免费电话接线员并在所有接线员都忙时

将呼叫排队] [满负荷的呼叫中心是 ACDS 的一个奇特名称。在 ACDS 上,处理多个组织的呼叫是不可能的,而在呼叫中心,成千上万的座席可以接听多种产品的呼叫。例如,SparkleComm呼叫中心产品的技术支持可以由相同的代理提供。用户拨打不同号码但连接到同一个地方]

我将从SparkleComm呼叫中心这个术语的正确定义开始。呼叫中心是允许呼入和呼出呼叫的设施。如果是支持呼叫中心,它通常只会有呼入电话,但在销售呼叫中心的情况下,它也可能允许呼出电话。它的工作方式很简单——当你拨打一个 UAN [通用接入号码——这些 号码可以拨打以便从世界上几乎任何地方连接到目的地]号码或任何其他支持号码,你的电话是重定向到SparkleComm呼叫中心的众多呼叫代理之一。如果所有座席都忙,那么您的呼叫可能会排队,即,一旦座席空闲,您就会与他/她连接。

看起来很简单。那么设置它有什么大惊小怪的呢?获得 ISDN PR(I/A) 连接,雇用呼叫代理,仅此而已,您的SparkleComm呼叫中心已启动并运行。

[ISDN 代表综合业务数字网络,SparkleComm提供端到端的数字连接。该连接有两种类型:基本速率接入/接口和主要速率 接入/接口。BRA 通常供家庭使用——它只提供两个信道,即一个用于电话呼叫,一个用于数据,而 PRI 提供多达 30 个信道并且通常供公司使用。例如,PRI 连接将帮助您通过同一条线路同时接收 30 个呼叫]

现在开始真正的“游戏”——如果您为客户提供SparkleComm呼叫中心支持。

如果您负责代表您的客户支付国际电话费用,您很快就会宣布您的组织破产,那么这个问题有解决方案吗?是的,这就是 SparkleCommVoIP [IP 语音] 可以提供帮助的地方。即,通过 Internet 将电话呼叫从一个地方转移到另一个地方。

这就是建立SparkleComm呼叫中心的原因。

我列出了建立呼叫中心所需的要点

1. 获得所需的免费电话号码和多通道 [宽带/ISDN] 接口

这不是一项艰巨的任务——只需到任何电信供应商处索取免费电话号码和电话连接,这样您就可以在同一条线路上同时接听多个电话。这通常是 ISDN PR(I/A) 线路。可以通过一个这样的连接接收的同时呼叫的数量根据美国和欧洲标准而变化。

2. 获得宽带互联网连接

您需要购买 SDSL 连接或租用线路,为您提供从一端到另一端的连接。通常,512K [512Kilobytes of Bandwidth] 连接被认为足以以可接受的音频质量同时满足 6-8 个呼叫。

[同步​​数字用户链接是一种 DSL 连接,可提供相同的上传和下载速度。普通的 DSL 连接提供下载速度作为上传速度]

[租用线路是专用的 ISDN 连接,仅供您使用,没有其他人共享。SDSL 连接通常是共享的]

**3. 获得一个 IPPABX(互联网协议专用自动分支交换机) ** 这些设备在每一端提供路由和分配设施。您需要在每一端至少安装一个,并通过您在步骤 2 中决定使用的线路进行连接。您需要让您的供应商为您配置 PABX。您可能还需要聘请一名常驻人员来管理这些设备及其配置。

4. 购买SparkleComm统一通信和大量 Cat 5+ 电缆

IP 电话作为普通电话工作,只是它们直接插入 IPPABX,就像您的计算机连接到集线器 [多台计算机连接结束以共享一个相同线路] 使用相同的网线,通常为 Cat 5 或更高。

[第 5 类电缆——用于提供物理连接的网络电缆,就像将电话连接到本地插孔的电缆一样]

5. 将支持号码路由到 IP 网关

通常,IPPABX 为您提供了直接连接到电话 (ISDN PR(I/A)) 线路以开始接听电话的设施,但如果没有,那么您可能需要使用 SparkleCommVoIP 网关,该网关实际上将来电在通过电信提供商转为 IP 格式。

6. 将所有必要的 CRM 软件安装到代理计算机

CRM [客户关系管理] 软件为您提供有关客户当前状态和适用于该客户的业务政策的实时信息。

除非呼叫代理知道所有客户数据,否则您无法为客户提供支持。为了达到这个目的,您需要开发 CRM 软件,SparkleComm呼叫中心提供所有必要的信息来正确地与客户打交道。更好的 CRM 甚至可以让您立即采取必要的纠正措施。例如,对于 ISP,您可以在客户来电时立即使用 CRM 恢复用户密码。好的 CRM 软件还可以让雇主记录座席的表现。出色的 CRM 软件产品还可以记录通话。

这就是您启动和运行SparkleComm呼叫中心所需的全部内容。请记住,您的 Internet 连接带宽越高,您拥有的语音质量就越好,并且租用线路无法替代任何其他类型的连接肯定会在其他用户之间共享,因此您不会得到相同的结果质量每次。