交流是一种人与人之间的互动，可能会阻止人类在我们目前的冠状病毒大流行等危机时期陷入混乱。清晰，紧急和快速的消息传递可以消除恐慌，镇定磨损的神经，并为人们提供有用的行动计划。
尤其是组织，需要进行沟通，以便最终部署他们在此类情况下制定的业务连续性计划。作为平台，他们最需要的是统一通信软件，以保持其团队的团结，与客户的对话以及使他们的流程和服务持续运行。
商业环境中的在线交流
这些在线通信工具创建了一个桥接多个方的桥梁，以便他们可以使用计算机及其各种组件（如调制解调器）进行交互。他们彼此交谈和/或聊天时会发生互动。
Internet协议语音或VoIP是使之成为可能的一种平台。通常，听觉交流会在视频中得到补充，例如，当人们使用智能手机进行面对面交流时，就会发生这种情况。
但是，SparkleComm统一通信软件的优点不仅限于连接呼叫以及消息的传输和接收。它与以前的模拟产品不同的地方在于，它可以将几乎不可估量的数据从一方传送到另一方或另一方。
数据可以有多种形式，从简单的文档，图像和电子表格到视频和录音。这些可以帮助促进讨论并验证，增强并最终支持参与者提出的想法。因此，它们也被视为当今家庭统一通信工具中最好的作品之一。
通过这些策略改善您的统一通信软件
以下是优化用于企业及其众多目标的统一通信软件的五种方法：
1.在云端托管PBX电话系统
专用小交换机（PBX）电话系统是指组织以两种方式使用的电话网络：在内部，从人员到管理，从管理层到员工；在外部，为其客户，合作伙伴，供应商和其他第三方。
自贝尔（Alexander Graham Bell）发明电话以来，PBX一直存在，并且只要人们进行交流，它就将继续存在。
令人惊讶的是，当今许多公司仍在与他们的VoIP系统一起维护模拟电话。他们被剥夺了数字化PBX带来的优势。
虚拟PBX执行与模拟PBX相同的功能，但它托管在云中。语音呼叫通过网络无缝传输。这使得交换不易受笨重电缆或物理基础设施恶化等限制的影响。
虚拟PBX的维护成本也较低，因为您不必在开销和维护上花费很多。与业务合作伙伴和客户的国际通话费用也不比通常的国际模拟通话费用昂贵。
使用虚拟PBX的另一个优势是，您可以在任何给定时间存储和访问您传输的任何数据。
2.自动打出电话
SparkleComm统一通信软件可以使用诸如预测拨号器之类的设备自动执行您的出站呼叫。对于进行大量外部呼叫（例如销售，客户服务和跟进应收账款的催款）的部门或团队而言，此功能特别重要。
他们的共同点是跟进外部各方，以解决问题，预约或最终获得销售或付款的确认。所有这些活动都是确保收入流或提高客户参与度不可或缺的要素，从而可以保持业务正常运转。
要自动执行外拨电话，您必须向系统提供一组在呼叫被接听之前一直保持通话状态的号码。
还可以对SparkleComm统一通信软件进行编程，以筛选出传真机的响应，应答机和免打扰的答复。一旦有人（经过验证的人的语音）接听了电话的另一端，系统便将呼叫转移给可以熟练，熟练地处理这种情况的人员。
自动执行外拨电话可以节省您和您的人员通常但过分的时间浪费，而这仅仅是尝试使电话接听即可。特别推荐给呼叫中心，该呼叫中心雇用数百名每天打电话，每天工作八个小时，将产品推销给目标人群的人员。
3.为客户安装交互式语音响应
交互式语音响应（IVR）是自动拨出电话的副本。它简化并提高了进入公司的呼叫的效率，在可能将其传递给人工代理之前先对其进行筛选。它消除了漫长而乏味的过程，即在找到合适的部门之前将客户从一个部门转移到另一个部门。
呼叫者首次通过电话系统时，他们听到的第一件事是自动语音录音，描述了所谓的菜单：他们可以呼叫的本地号码列表，可以将他们定向到他们所寻找的部门或人员。在该菜单上，始终存在的选项是保持在线并等待人类代表与他们交谈。
许多客户仍然喜欢与人声交互的体验，除了回答他们的问题外，他们还可以体会自己的处境。结果，通过IVR，客户可以快速方便地解决他们的问题。他们以非常令人满意的用户体验结束了对话，从而保留了他们作为客户的经验。
4.利用人工智能提升用户体验
人工智能（AI）在统一通信软件行业中的出现正在彻底改变内部或外部的用户体验。 AI可以从系统中提取数据并选择对您的员工有用的内容，从而使他们的对话更加高效。
一个例子是通过上面提到的IVR完成的。在AI之前的一天，一旦路由并接受了呼叫，员工和外部呼叫者将进行正常的对话并解决手头的业务。
但是，AI将这一过程提高了一个等级。在进行呼叫转移之前，它将有关呼叫者的信息发送给接收方。这意味着该员工可以正确准备对话，因为他已经有了呼叫者的姓名，联系信息以及投诉或疑虑。对AI进行适当的编程，它还可以确定呼叫者的心情和个性。
AI也可以编程为在通话过程中翻译语言或特定语言的某些单词。此功能使对话可理解，甚至令人愉悦，特别是在涉及不同国家或地区的人的情况下。
有时，参与者可能会错过一个重要的观点，因为他们不了解同事说的相关外语。人工智能可以赋予他们含义，并帮助消除误解的可能性。
5.使用保留的音乐或公告消除烦人的沉默
线路另一端的任何人都不想被搁置。下一个令人讨厌的事情是震耳欲聋的沉默。想象一下，当系统将您转移到相应部门时，出现30至60秒的绝对听觉虚无。
没有任何声音，已经因普遍存在的问题而感到焦虑的客户可能会感到被抛弃，遗忘和不尊重。相反，播放音乐可以确保他们的呼叫正在处理中，并且他们的存在得到重视。
至少，它可以避免无聊。音乐的选择可以而且应该适合您的目标市场。您可以使用AI过滤婴儿潮一代的古典音乐，以及千禧一代的最新歌曲。
另一种选择是使用描述您的最新产品或服务的公告。在等待期间，您的客户可能会对他们的最新创新产生兴趣。只需确保语气轻巧，友好，脚本或副本相关且有用，并且整个过程听起来不像是面对面的推销。
为什么要改善沟通策略
企业所有者和公司领导者已经开始意识到统一通信软件的优势，尤其是当他们在全国或世界各地设有众多办事处时。根据《 Apps Run the World》的估计，到2023年，全球统一通信软件市场或应用程序的估值将达到109亿美元，复合年增长率为2.1％。
但是，SparkleComm统一通信软件不仅仅具有通过Internet进行的语音呼叫的功能。有许多策略可以最大程度地利用它们，以激励您自己的员工，增加股东的参与度，并从整体上激发大量的生产力。