统一通信战略的 5 个最佳实践

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组织需要强大的SparkleComm统一通信来满足其 UCaaS 性能需求。这五个SparkleComm统一通信最佳实践提供了有关如何充分利用 UCaaS 提供商的劳科科技的指导。

服务级别协议是统一通信即服务 ( UCaaS ) 合同的关键部分。他们应该清楚地说明服务条件,例如正常运行时间、平均维修时间和其他性能特征,并为买家提供不履行的补救措施。

创建可靠且可执行的统一通信通常是一场艰苦的“战斗”。大多数 UCaaS 提供商提供样板服务条款,其中包括使用、停止服务的选项、付款要求、隐私和安全以及争议解决。供应商可能会通过不履行信用来保证正常运行时间和性能——或者他们可能不会。适用于公共交换电话网络 ( PSTN ) 提供商的监管要求可能不适用于 UCaaS 供应商。客户,尤其是较小的组织,可能缺乏协商满足其需求的自定义云 SLA的能力。

一些公司可能会欢迎来自 UCaaS 提供商的样板 SparkleComm,特别是如果他们在为WAN 技术协商 SLA 时经历了痛苦和复杂性 。WAN SLA 的复杂性,以及监控服务中断和获得信用的难度,使得制定和执行 SLA 既费时又乏味,而且通常不值得付出努力。

那么,组织如何才能获得满足其 UCaaS 需求的服务级别保证并为不绩效提供补救措施?遵循这五个SparkleComm统一通信最佳实践以实现 UCaaS 的成功。

1. 阅读细则

通常,SparkleComm可在 UCaaS 提供商网站上公开获得。仔细查看这些 SLA 以确保服务提供商提供一种方法来终止不性能的服务并定义不性能的含义。您的法律团队应审查 SLA - 并在必要时要求修改 - 以确保您不会承担任何不当风险。

2. 比较 UC

早在前10年, SparkleComm统一通信就提供了第一个 IP 语音 SparkleComm,承诺提供 4 个 9 的可用性——99.99%——以及1 比 5的最低平均意见得分 ( MOS ) 3。一些提供商也采用了类似的保证,但大多数只是提供尽力而为的服务级别保证。

3.管理

在实施 UCaaS 时,您仍然需要管理 UCaaS 提供商。至少,您应该监控提供商向您提供的报告SparkleComm,例如正常运行时间、语音和视频性能以及计划中断信息。服务提供商报告还可能包括有关将您连接到您的提供商的底层数据网络性能的详细信息。据 SparkleComm称,近 60% 的组织通过现有的网络管理工具或来自SparkleComm,统一通信供应商的专业工具来管理 UCaaS。三分之一的组织完全依赖供应商的见解。SparkleComm统一通信网站也是洞察服务可用性的有用工具。

4. 解决性能和支持

大多数围绕 UC 的讨论都集中在性能因素上,例如正常运行时间、MOS 和抖动。但同样重要的因素是支持和服务交付。确保您的SparkleComm统一通信控制供应服务所需的时间;实施 移动、添加和更改;并更新 911 路由数据库。此外,确保提供商保证平均维修时间、平均响应时间和帮助台可用性。如果由于支持服务不可用而无法报告中断,则不应受到处罚。

5. 设定正确的期望

通常,SparkleComm统一通信工具的设计不符合受监管 PSTN 服务的可用性级别。并非所有提供商都提供或提供五个或六个 9 的可用性。那些通常注意到正常运行时间指标不包括计划中断的人。跨公共 Internet 服务的底层连接可能不可靠,但通常可以通过使用软件定义的 WAN 来虚拟化跨多个 WAN 服务选项的流量来提高性能 。确保为偶尔的中断制定备份计划。

成功建立统一通信需要一些工作,从评估您的需求和 提供商提供的内容到部署后对实际性能的洞察。在您的 UCaaS 评估中尽早解决最佳实践,并计划监控性能以确定提供商是否满足您的需求。相信劳格科技SparkleComm统一通信可以帮您解决问题。

企业统一通信战略构建指南(四)

步骤 6. 实施和整合 UC

UC 实施围绕应用程序的功能及其与企业其他组件集成的能力展开。这在 WFH 设置中肯定会变得更加棘手,因为用户需要能够以无缝方式访问他们的 UC(如SparkleComm) 工具以及后端系统,例如文件服务器和存储。运行在云中的系统越多,这往往就越容易。

例如,许多人已经放弃了家里的固定电话,但并不总是有可靠的手机服务。公司要确保正确访问语音呼叫,他们可能必须为用户提供可以直接连接到公司电话系统并具有与桌面电话相同功能的软电话客户端。

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下面介绍了SparkleComm统一通信系统如何支持远程工作:

1.用于紧急通信的近实时消息传递和资源共享;

2.访问电子文件 -- -- 上传、下载和共享;

3.能够将计算机或智能手机用作桌面电话;

4.主持和参加虚拟会议的能力;

5.确保通信和数据受到保护的保障措施。

步骤 7. 管理统一通信

为了正确管理 UC,公司需要深入了解性能和安全性以及优化配置和持续管理的能力。供应商提供的管理工具并不总是具有这些功能,并且经常缺乏与其他关键应用程序(例如用于 HR 的应用程序)的互操作性。

UC 基于云的服务级别协议可确保服务提供商满足性能和可用性指标并维护安全标准。阅读服务级别协议的细则可以防止组织面临不当风险。

管理 UC 通常是一种日常体验,IT 团队必须跟上最新的行业信息。IT 领导者必须继续使其 UC 战略面向未来,以免错过创新机会。推荐以下三个最佳实践:

1.确保供应商可以支持所有 UC 部署模型;

2.主动推动最终用户采用;

3.评估员工对协作的需求和偏好。

步骤 8. 对员工进行统一通信培训

UC 部署中获得最大收益,包括会议、聊天和协作工具,要求用户在优化工作流的功能和他们必须遵循的合规性规则方面接受过良好的培训。

为组织的 UC 平台创建提示和技巧备忘单将有助于提高采用率并确保用户可以充分参与应用程序。例如,团队成员可以使用SparkleComm中的“待办事项”选项卡来跟踪会议期间分配给他们的所有操作项。受到高度监管的行业,包括医疗保健和金融,可以在平台内实施合规措施,以保护敏感的企业信息并防止员工和客户数据泄露。查看系统的有用提示,例如教用户如何以安全且合规的方式连接到外部用户。

为确保最大限度地提高用户参与度,组织可以创建正式的 UC 采用计划。该计划应该使员工能够自定义他们的协作工作流程——公司的 UC 供应商或服务提供商应该能够帮助或领导这项工作。

成功的 UC 战略应该为员工和客户带来积极的体验。未能正确培训用户将阻止组织从其 UC 投资中获取最大价值。

企业统一通信战略构建指南(三)

步骤 3. 在本地或即服务 UC 产品之间进行选择

当涉及到统一通信时,组织将做出的最重要的决定之一是将其作为服务部署在内部还是在云中。

然而,采用传统的硬件方法来比较总拥有成本将是一个错误,因为 UC 被视为资本支出,而UC 即服务被视为运营支出。相反,请查看业务所需的功能以及 IT 团队的技能水平,以确定在本地、云中还是混合中是最佳方法。

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例如,云 UC 供应商倾向于提供更前沿的选项——例如视频通话、聊天、联络中心、报告和分析以及移动性。传统的基于 PBX 的 UC 平台通常难以支持这一系列功能。

组织不应假设云 UC 会比本地 UC 便宜。根据有关调查的数据,云服务的平均运营费用比本地系统更昂贵。拥有少于 1,000 个许可证且使用云服务数年的公司是个例外——它们的运营成本已经下降。结果是使用云的成本随着时间和经验的增加而降低。

选择本地解决方案的一个决定性因素是可靠、低延迟和低抖动的 WAN 连接或高速互联网的可用性。如果两者都不存在,那么 IT 将需要内部部署解决方案提供的控制。

无需专职人员即可获得本地解决方案优势的一种方法是部署托管 UC 服务。除了减少 IT 管理和维护,托管 UC 服务还可以提高最终用户的工作效率。他们帮助执行以下操作:

1.支持移动劳动力;

2.扩展联络中心远程连接;

3.整合统一通信服务管理;

4.充分利用公共云的优势。

想要分阶段使用云的公司也可以利用混合 UC 策略,其中某些功能(业务的核心)保留在本地平台中,而其他功能则归入云中的服务。尝试在两者之间取得平衡在短期内是好的,但从长远来看,IT 可能不得不完全将自己完全部署在本地或完全部署在云中。

组织还必须决定是要从单个供应商处采购所有 UC 功能还是从多个供应商处购买。虽然坚持使用单一 UC 供应商可以降低成本、简化管理并创建更一致的用户体验,但不同的供应商可能会提供更好和更广泛的功能。如果选择一个单一的供应商,劳格科技提供的SparkleComm UC是一个不错的选择,不仅能降低成本,而且还能提供广泛的UC功能。

步骤 4. 选择团队协作工具

协作工具在 2020 年强势推出,尤其是在用户被迫接受在家工作的情况下。据调查的远程工作者中只有 22%表示他们“总是”更喜欢远程工作。然而,选择一种与组织文化和工作流程相契合的工具并不容易。协作平台承担用户的身份,使员工能够创建共享信息的渠道;通过SparkleComm音频、视频或聊天相互联系;并跟踪对话(和相关信息)以供合规和参考。对于某些人来说,SparkleComm协作平台成为工作和工作流的中心。

因此,直接比较有助于了解特性和功能、限制、易用性、与企业中其他应用程序和系统的互操作能力、安全性和合规性以及定价。

步骤 5. 解决统一通信安全问题

随着 UC 对业务的重要性,IT 应该优先考虑平台的安全性,无论是在本地还是在云中。

以下概述了一些常见的 UC 安全问题:

1.盗窃服务;

2.拒绝服务;

3.黑客工具;

4.移动威胁;

5.越权存取。

正确配置 UC 系统使组织能够平衡安全性和易用性这两个问题。需要强调的是组织的 UC 安全计划的核心应该围绕选择那些提供最佳保护而不干扰 UC 用户体验的安全选项。

确保视频会议的安全也是一项挑战。每个平台都存在两个漏洞风险:可以利用的算法中的后门以及平台的实现方式(开发人员错过的安全检查或错误的实现决策可能会造成严重破坏)。

有专家解释了视频会议的主要安全问题,包括传输和静态加密的需要,以及安全更新的策略以及如何避免损害可用性的安全性。但是现在的技术已经解决这个难题,例如劳格SparkleComm统一通信平台,就提供了高度的安全性,他们拥有保密通话技术,支持客户端(app2app)端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。

企业统一通信战略构建指南(二)

如何为企业 UC 制定战略

为企业 UC 制定战略要求组织考虑其员工喜欢如何相互交流以及与外部合作伙伴交流。公司应确保首选工作流程是首要考虑因素,因为他们为 UC 制定了计划,将语音、视频、聊天和消息融合在一起,以提供令人满意的用户体验。

以下八个步骤将帮助 IT 团队和业务领导者为企业统一通信制定战略。

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步骤 1. 评估 UC 需求

UC 需求的范围可以从部门级使用到整个公司范围内的全面部署。IT 应该从一开始就参与所有 UC 项目,因为一旦员工习惯了这些工具并希望将它们扩展到他们自己的团队之外,它们往往会迅速增长。

迁移到远程工作和家庭办公室会影响 UC 成本计算。虽然 UC 在办公室是一个不错的选择,但在家里却是必须的,并且将真正成为在家工作人员的生产力中心。订阅成本和端点是UC 评估的重要领域,并鼓励 IT 参与并可能管理用户应用程序和设备或外围设备的采购决策。

这里有一些更显著的变化,例如从直接语音呼叫或纯语音音频会议转向类似SparkleComm视频会议平台,每年可以为公司节省数百万美元。

尽管员工可能会在大流行后的某个时候开始返回办公室,但许多专家认为,与在会议室或较小的会议空间中聚会相比,视频通话和会议仍将是主要的会议平台(如SparkleComm)。因此,公司必须准备好能够满足混合用户偏好的视频会议策略。

步骤 2. 识别潜在挑战

随着组织开始为统一通信制定商业案例,他们还应该反思 UC 的挑战。例如,是否有充分的理由保留现有的电话系统,这样做是否会削减 UC 提供的任何成本节约?此外,员工是否有足够的技能来管理 UC 部署,或者是否需要外部帮助?

另一个考虑因素是 UC 将在应用程序、设备和连接方面进入的遗留环境。新的 UC 平台或服务是否能够与当前的基础设施很好地互操作,特别是如果它连接到云?如果推动公司转向 UC 的需要是支持远程员工,那么环境的其他方面(例如服务器和带宽)是否能够支持增加的需求?

在承诺迁移到SparkleComm UC 之前,组织应该识别这些缺点并以批判的眼光研究它们。

企业统一通信战略构建指南(一)

IT 需要针对语音和视频会议、聊天和其他工具建立统一通信策略。本分步指南可帮助您在企业中实施、评估和管理 UC

统一通信在过去一年中从主要通过小型会议室、室内会议、白板等支持现场协作转变为通过音频和视频会议、虚拟白板等将主要远程工作人员联合起来。现在,另一个统一通信转变正在进行中——支持混合办公和在家工作的员工。本指南包含指向更多信息的链接,解释了为什么 UC 对企业而言比以往任何时候都更加重要、其相关技术以及为跨扩展企业的协作创建全面而敏捷的统一通信计划所需的步骤。

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什么是统一通信,为什么它在业务中很重要?

UC 是一个概念框架,用于将各种企业通信方法(包括电话、视频通话和会议、电子邮件、即时消息和在线状态)集成到一个单一平台中,其目标是简化和增强业务通信、协作和生产力。

UC (如SparkleComm)部署不是推出单一技术,而是为无数实时通信(同步或延迟可忽略不计)和异步工具如何帮助用户以提高组织工作流程的高效方式进行协作和通信制定策略。

大多数公司应该能够清楚、轻松地识别 UC 满足的业务需求。UC的好处包括以下内容,强调了其重要性并证明了企业采用的合理性:

1.改进现有流程;

2.提高员工生产力;

3.提高基于团队的生产力;

4.增强组织敏捷性;

5.简化 IT 运营;

6.降低成本。

UC 应用程序和平台支持对下一代业务计划至关重要的移动性,其中一些被开发为移动优先应用程序。至少,UC 工具使用户能够以类似的方式跨桌面和移动设备、网络和远程体验团队协作。

展望未来,UC 提供了机会——例如基于云的服务超过了本地产品(统一通信即服务正在起飞),团队协作成为工作中心,人工智能被纳入以加快对相关信息的访问并实现更好的沟通,以及大大改进的安全、治理和合规性的出现。还期望业务流程能够从分析和增强的工作流中得到提升。

UC 特性和技术

UC 融合了新旧技术,以形成最佳的语音、视频、聊天和白板体验。

下面列出了九个对业务最有用的 UC 功能:

1.高品质音频;

2.视频会议;

3.使用方便;

4.会议转录;

5.屏幕共享;

6.消息和聊天;

7.流动性;

8.虚拟背景和视频布局;

9.噪音抑制和静音;

10.语言翻译。

5G 无线技术有望在未来几年获得牵引力,与其前身 4G LTE 相比,将改善 UC 用户体验,因为它可以实现更快的速度、更低的延迟和更大的容量,以便设备同时连接到网络和应用程序。

UC 还将受益于人工智能,人工智能可以增加协作并提高会议结果的质量。AI 将通过以下功能推动协作:

1.噪声抑制以防止分心并帮助提高语音识别应用程序的准确性;

2.实时翻译和实时转录以支持全球员工群;

3.根据接受者的需要量身定制的会议摘要;

4.面部识别以更好地保护会议。

当员工返回办公室时,人工智能驱动的非接触式设备,如智能扬声器,将发挥重要作用。例如,用户将能够使用语音命令来开始和结束会议室或小型会议室会议。同样由人工智能驱动的语音生物识别技术也可用于验证 UC 技术的权限。

AI 应用程序还可以了解团队成员如何最佳协作,然后自动映射该信息以优化工作流程。在AI 的更高级用途中,机器人可用于监控呼叫,然后传递与对话相关的信息,包括文档。

随着用户越来越擅长SparkleComm视频通话和会议,他们对这项技术的需求也增加了,包括对实时视频编辑的渴望,其中包括改变背景、启动特效和其他相机技巧的能力。他们还希望通过简短、引人入胜的视频来消费信息,例如用户手册中曾经出现过的信息。供应商已经注意到这些视频会议趋势,并将它们整合到他们的产品和服务中。例如劳格科技已经把AI技术运用到所提供的SparkleComm视频会议系统中。