视频会议:如何选择最好的

在寻找能够为您提供安全视频会议通道的工具时,找到合适的软件是必不可少的。当您进行快速在线搜索时,软件选项似乎是无限的,但是您找到的许多平台都过于昂贵,或者它们没有提供您正在寻找的所有功能。在选择最视频会议解决方案时,您需要了解以下内容。

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什么是SparkleComm视频会议

SparkleComm视频会议是两个或两个以上的人一起工作以生产某些东西的伙伴关系。这可能包括营销内容、审查工作分析以处理和更好地了解业务成功,或任何需要必要形式合作的项目。SparkleComm视频会议是一种数字软件,使各方能够在多个用户之间管理、共享和处理文件、文档和各种类型的数据。

SparkleComm视频会议通常包括通过视频会议或通过电话进行交流,以在各方之间建立互动参与。协作软件经常用于将远程工作人员聚集在一起以处理重要任务。该软件可以包括基于 Web 的平台或协作应用程序,以便您可以随时随地协同工作。

为什么SparkleComm视频会议很重要

在共同处理项目和任务时,拥有流畅的沟通方式是成功的必要条件。SparkleComm视频会议允许各方公开视频会议,讨论手头工作的细节,并在整个过程中管理和监控进度。许多协作应用程序允许您根据需要输入笔记,以便每个人都知道在朝着目标努力时所做的任何调整或更改。

这在增加流畅的工作流程以及鼓励全面沟通方面非常有用,这样所有重要的各方都会感到被包括在内,同时只需按一下按钮即可提供需要知道的信息。通过SparkleComm视频会议,您可以作为一个团队做出明智的决定,并设定对未来目标的期望。

如何选择视频会议解决方案

解读不同视频会议应用程序和基于 Web 的协作配置文件的众多好处,感觉就像是一项永无止境的工作。在选择正确的软件时,您必须牢记自己的需求,而不是仅仅寻找最新的技术。例如,查看平台具有哪种类型的视频会议,以确定它们是否有能力处理多个用户。人们可以在会议结束后下载会议记录以跟上笔记并最大限度地减少信息丢失吗?

检查虚拟会议室是否经过加密和密码保护,以确保只有需要出席的人员才能进入房间。验证关键功能是否易于使用且可供所有人使用。毕竟,在主持协作会议时,您希望确保每个人都可以提供有关任务和项目的意见。

确定哪种视频会议应用程序满足您对项目的主要需求后,请查看该服务提供的附加功能。任务和文档管理等关键功能可以作为额外的福利,让您的团队感到成功。

看看SparkleComm视频会议解决方案 如果您正在寻找能够为您带来安全性、高质量音频和交互功能的协作软件,那么您来对地方了。在SparkleComm视频会议解决方案,以拥有最具创新性、包罗万象的视频会议软件而自豪。在整个通话过程中,您可以添加注释、共享屏幕、标记关键时刻和下载会议亮点,以提供对会议的持续访问。

作为主持人或与会者,只要有 Internet 连接,您就可以从任何设备加入会议。此外,通用可访问性提供自动实时隐藏式字幕,以确保残疾用户的完全包容性。立即通过SparkleComm视频会议解决方案免费试用。

聊天中的沉思

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网络聊天是为您的客户提供的绝佳渠道替代方案。如果您的“来电者”恰好在他们的电脑前,而且他们是通情达理的打字员,那么网络聊天可能是完成交易的一种非常有效的方式。根据聊天技术,您甚至可以在安全网站后面锁定聊天访问,使其成为交换潜在敏感信息的非常安全的方式。

联络中心可以通过让SparkleComm座席同时处理多个聊天会话来提高效率。 (不过要小心,因为交互的复杂性和客户的响应能力如果不明智地平衡会导致糟糕的用户体验。)虽然显然可以避免长途费用,但平均会话持续时间并不少见聊天时间比语音时间长。代理成本对于聊天会话变得更加重要。

然而,归根结底,它是关于与客户建立良好的关系。工具和技术有助于尽可能高效地为客户提供最佳体验。提供聊天服务的决定应该更多地与客户有关,而不是与业务有关。我喜欢有一个适合我需要的聊天选项,但当聊天是我唯一的选择时,我发现它非常令人沮丧。

为您的企业制定危机沟通计划的 7 个技巧(六)

3 个成功(和失败)危机沟通的公司示例

既然我们已经深入了解了制定有效的危机沟通计划需要什么,让我们快速浏览一下现实公司的一些危机沟通示例:

  1. JC 彭尼

2013 年,一位 Reddit 用户将 JC Penney 广告牌上的水壶与纳粹独裁者阿道夫希特勒进行了令人震惊的比较:

这种惊人相似的消息迅速传播开来,并被《每日电讯报》和《卫报》等一些主要新闻媒体报道。

面对无数嘲笑零售商的推文,JC Penny 回应了一系列解除武装的回复,包括“如果我们将茶壶设计成看起来像什么,我们会选择兔子茶壶 ”。

最终,该品牌准备迅速承认无意中的错误,从而阻止了该事件成为公关灾难。

  1. 吉百利

早在 2003 年,就在印度的吉百利巧克力棒中发现了蠕虫。  吉百利最初对危机反应迟缓,首先否认在其巧克力制造过程中发生任何污染的可能性。但是,一旦公司的股价在几个月内从 73% 暴跌至 69.4%,吉百利就撤回了所有广告,而是发起了一场积极的公关活动,以教育媒体改进其生产线,并为其产品设计新包装。

在包装重新设计的八周内,消费者对该品牌的信心基本恢复,销售额回升至危机前的水平。

  1. 爸爸约翰的

棒约翰的创始人兼董事长约翰施纳特在 2018 年在电话会议上使用种族诽谤后辞职。 

针对这个棘手的公关问题,棒约翰在社交媒体上发布了一段不受欢迎的道歉视频。对于许多用户来说,该视频根本不够用,而其他人则指出,该视频实际上并未包含直接的道歉。如果该品牌选择了明确无误的过失,那么由此造成的声誉损害很可能是可以避免的。

准备好制定您的危机沟通计划了吗?

制定危机沟通计划对于建立一家能够成功抵御不可预测风暴的公司至关重要。未能为坏事发生时制定沟通计划可能会导致混乱,最坏的情况是声誉受损。

但制定有效的危机沟通计划绝非易事。您需要仔细考虑谁应该负责协调,您对危机的反应以及应该遵循哪些程序。值得一提的是在这个混合工作状态下制定有效的危机沟通计划需要类似SparkleComm这样的一些必不可少的统一通信沟通工具

使用本文中涵盖的指南作为灵感来帮助制定您自己的危机沟通策略。

为您的企业制定危机沟通计划的 7 个技巧(五)

  1. 为危机更新制定持有声明和资源

一旦您的危机沟通团队获悉新出现的危机并处理了情况的初步事实,他们将需要准备正式声明并确定何时以及向谁发布这些声明。

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在危机的最初阶段,在确定所有事实之前,最好发布一份暂缓声明,向您的利益相关者表明您已了解情况并正在积极寻求解决方案。该声明还应提供联系信息,并让人们知道去哪里寻找新的更新。您可以通过提前起草持有声明来加快此过程。

至于提供有关正在展开的危机的官方更新,值得创建诸如情况说明书和常见问题解答等资源,供您发布在您的网站和社交媒体渠道上。您的危机沟通计划应说明谁将负责创建和上传这些资源。 

  1. 为您的发言人提供媒体培训

许多危机会自动吸引新闻媒体的注意,记者会要求对贵公司的一位发言人进行现场或录音采访。 

虽然为这些发言人准备基于事实的谈话要点至关重要,但确保他们接受足够的培训来应对成为媒体焦点的需求也同样重要。持续的媒体培训将教会您的代言人如何清晰地说话,并以尽可能最好的方式向观众展示自己。

  1. 定义您的激活标准

对于您的计划来说,定义应该使用它的情况以及谁有权激活它很重要。除非确实有必要,否则您不想为实施计划而付出代价。 

尽管不可能事先指定所有会构成危机的情况,但您可以依靠一些有指导意义的例子来指导您。危机的例子包括自然灾害、客户或员工受伤、工作场所暴力、欺诈、产品篡改、设备召回、数据泄露等。 

任何对您的正常业务职能或声誉构成重大威胁的事件都可能被视为危机。

  1. 积极预防危机

预防胜于治疗,这就是为什么您的公司养成在小问题滚雪球变得更难以管理之前检测和纠正它们的习惯是一个好主意。 做到这一点的一种方法是遵循最佳实践——经得起时间考验的有效和安全的做事方式。另一个是投资技术保障措施,例如先进的安全软件,以降低人为错误或犯规的风险;安全的沟通软件如SparkleComm统一通信平台,可以防止信息泄露。

在问题发展为危险之前检测它们的另一种方法是积极寻求客户的反馈并监控人们在社交媒体和评论网站上对您品牌的评价。如果您认真对待有效的批评并相应地改善您的客户体验,您将更容易保持积极的公众看法。 

为您的企业制定危机沟通计划的 7 个技巧(四)

制定危机沟通计划的 7 个技巧

  1. 定义你的目标

制定计划的第一步是确定其核心目标。这将确保负责设计和实施计划的每个人都以相同的目标工作。

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您的目标可能很简单:该计划旨在定义在发生重大、不可预见的业务中断或公司声誉受到威胁时与内部和外部利益相关者进行沟通的责任和程序。

您还应该将尽可能简单的计划作为一个目标,以便所有相关人员都能轻松理解。一个复杂的计划将更难实施,在已经令人担忧的情况下会造成额外的麻烦。 

2.为危机管理创建一个专门的群聊

制定危机沟通计划后,最好将其副本存储在由危机响应团队成员组成的群聊中。 

这样,如果真的发生危机,您的响应团队将可以即时访问沟通计划,以及任何相关讨论和有关以前危机处理方式的记录。更重要的是,群聊还可以兼作现成的论坛,在那里他们可以协调对新危机的反应。

SparkleComm统一通信平台让您可以创建可在任何设备上访问的基于群组的讨论线程,并允许用户立即相互共享消息、文件和文档。您还可以使用内置的任务管理器对危机沟通团队的任务进行优先级排序。这使您可以创建任务并将其分配给人员、设置截止日期,甚至对重要的任务进行颜色编码!

  1. 定义您的升级程序

在许多情况下,组成危机沟通团队的人不会发现新危机的最初迹象。通常,是较低级别的员工、客户服务代理或现场工作人员在发现令人担忧的事情时发出警报。

因此,重要的是要有一个系统,让您的任何员工都可以报告紧急问题,并让该信息快速找到公司高级决策者的途径。该系统的细节将取决于您的团队的结构,但同样,拥有灵活的SparkleComm沟通平台将确保所有相关事实和细节可以立即传达给负责危机管理的人员。