最佳视频通话的5个专业提示

在短短期间,冠状病毒大流行改变了我们的生活和工作方式。企业所有者和员工都对如何进行过渡感到困惑。那么应该如何转变工作方式呢?

第一步:您需要正确的工具。 Loogear.inc科技公司正在免费提供SparkleComm视频会议软件。

总体而言,我们的家庭网络和设备比办公室的安全性低得多。各地的IT专业人员对此感到恐惧。但是现在,许多企业都在依靠视频会议来完成工作。但无论您使用什么系统,都可以使用一些技巧来确保在最小的故障情况下获得更流畅的会议体验。

1.检查您的连接

当您尝试召开视频会议时,没有什么比烦人的连接视频和令人讨厌的视频更令人讨厌了。在发起重要呼叫之前,请测试您的互联网连接。

视频通话和屏幕共享要求上传和下载速度至少为128Kpbs。高清通话需要更高的速度:1.2至1.5Mbps。如果您的通话中断,请关闭重新发起,如果其他所有方法均失败,请挂断电话,然后拨打电话。检查会议邀请中的呼入号码,并准备输入代码以加入会议。

2.确保您的相机和麦克风正常工作

这听起来很简单,但您会惊讶地发现有很多人从未配置过他们的相机和麦克风。毕竟,许多制造商甚至都没有立即启用硬件。

在Windows上:

单击开始菜单>>设置>>隐私>>相机。

然后将“允许应用访问您的相机”切换到开启位置。

通过从左侧菜单中单击“麦克风”,然后将“允许应用程序访问您的麦克风”切换到打开位置,对麦克风重复相同的过程。

在Mac上:

默认情况下会启用相机和麦克风。为确保它们正常工作,请检查FaceTime和“设置”应用。

对于相机,请打开Facetime应用并确保您的脸可见。绿灯应亮起,表示相机已启动。

对于麦克风,打开设置,然后在右上方的搜索栏中搜索“声音输入”。单击声音输入,然后开始大声说话。如果您的麦克风正在工作,您会在“输入电平”下看到指示条亮起。

如果看不到此内容,请尝试将输入音量调高,直到发现指示条亮起。这意味着您的麦克风正在拾音。

3.移动

软件故障会破坏会议参与度,因此请给自己一个可靠的备份。SparkleComm视频会议在其官网上提供了移动版本,只需确保在需要它们之前下载安装它们即可。

友情提示:确保使用工作用户名和密码登录,而不要设置新帐户。

4.休息一下

音频延迟或图像延迟是视频会议的常见问题。随着越来越多的人在家办公,互联网速度的降低会使情况变得更糟。使用SparkleComm视频会议开会时,您的团队可以轮流发言,而不是一次全部响起。面对面交谈时,跳入和跳出对话可能很容易,但是电话会议是另一回事。

5.整洁着装等待

对于所有的上班族来说,正式着装就像是一个救生衣。在家工作成功的最重要部分之一就是将工作生活与家庭生活区分开。为了保持生产效率(和理智),请像平常一样起床并着装。现在,也并不是非要全套西装,但睡衣确实不是理想选择。好的着装表明一个好的工作状态。

因为工作着装会使您进入工作思路,当您一天完成工作后换上休闲服装,就可以将工作与家庭生活区分开。同时在您的家中指定一个专属工作场所也是一种使您的思想远离家庭生活干扰的好方法。

对于许多人来说,在家工作是一项重大调整。但最后,技术和一些生活小技巧使您在不确定的情况下仍可以维持生计。另外,您能暂时摆脱从床上到办公桌的通勤时长。

我们生活在不确定的时代,需要尽快适应新的工作方式。SparkleComm视频会议也是在不断结合各类人群的喜好和使用习惯改善的。

降低呼叫中心损耗率的20种方法(三)

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这是因为在这段时间之后离开的呼叫中心顾问经常这样做,是因为他们意识到以前的职位没有太大的发展空间。因此,请密切注意这些呼叫中心顾问,并确保他们了解呼叫中心内可能的发展途径。

8.使换档变得容易

SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心面临的最大问题之一是时间表的严格性,这通常会导致员工错过重要的外部事件,从而降低工作满意度。

由于呼叫中心可能会对工作场所的凝聚力,主管和呼叫中心顾问之间的联系以及服务质量产生负面影响,因此呼叫中心通常会犹豫是否允许调班。

但是,这并不意味着它不能成功完成,并且通过尝试可以大大提高呼叫中心顾问的士气并减少损耗。

9.训练中的教练应变能力

虽然培训通常太短,不足以教您想要的一切,但是教练的适应能力很重要,因此,新的呼叫中心顾问在面对生气的客户时不会感到不知所措,例如,当他们开始专职工作的时候。

这可能会对减少担任该职位的头三个月的人员流失产生重大影响,而韧性是任何呼叫中心顾问所具有的重要素质。

10.与团队负责人一起训练

如前所述,人员流失通常归因于缺乏工作晋升机会。但是,如果您提拔一个高技能的呼叫中心顾问,而您却害怕失去与团队负责人一起担任教练的角色,该怎么办?

尽管这在薪酬方面不会有什么大的提升,但通过为他们提供指导的机会,他们可以帮助提升SparkleComm 呼叫中心周围的优质服务,而该职位也将提供更明显的发展途径。

如果呼叫中心顾问可以直观地看到这些路线,他们将更加意识到围绕这些路线的机会,这可能是建立动力以及降低营业额的一个因素。

11.不要提倡顾问擅长接听电话

把优秀的呼叫中心顾问从电话中转移到团队领导位置可能是一个错误。仅仅因为他们擅长接听电话并不一定意味着他们擅长管理人员。

但是,您也不想将它们保持在相同的位置太久,因为它们可能会因缺乏进度和前进而感到沮丧。因此,您需要找到合适的平衡点。

为了实现这种平衡,请在呼叫中心培养领导才能,以找到具有适当领导能力(例如组织,影响力和动机)的呼叫中心顾问,并确保您不会仅根据呼叫处理来做出决定。

同样,如果您被视为通过发展领导力来帮助呼叫中心顾问提高技能,则可以减少损耗,因为呼叫中心顾问会将您的行动解释为为未来的机会做准备。

企业用视频会议平台代替电话(二)

通过迁移到视频会议平台来削减成本

从直接电话会议或纯语音会议转移到SparkleComm视频会议平台,每年可以为大型组织节省数百万美元。一旦会议工具能够实现这些功能以节省成本,大约有24%的组织会简单地放弃音频会议服务。

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此外,有21%的研究参与者表示,与仅将音频会议或音频会议与屏幕共享应用程序结合使用的视频会议平台相比,使用视频会议平台(如SparkleComm)可将会议时间减少近32%。此外,有33%的参与者表示,采用SparkleComm视频会议应用程序可以消除多余的服务或使用互联网参加会议,而不是使用昂贵的国际电话服务,从而可以节省可观的成本。

关于生产力,Nemertes的研究表明,许多组织发现视频会议和网络会议可以更好地实现协作和销售。近四分之一的参与者发现视频带来的收入平均增加了334,000美元。更广泛地说,有54%的人说使用会议平台可显著提高生产力。

会议平台简化了协作

在并非绝对需要视频或屏幕共享的情况下,在会议平台上花费更多时间的人更喜欢使用同一工具进行聊天,而不是切换到其他服务或设备。在家工作凸显了这个问题,因为许多人没有将工作电话带回家,或者发现他们的办公室台式电话在家庭VPN连接上的声音不如在办公室的有线LAN连接上听起来好。劳格科技SparkleComm视频会议系统是一个集成的统一聊天工具,它采用开放式结构,可以灵活的集成应用。可以方便的与现有或者第三方的应用集成,如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

Nemertes希望以协作和会议平台为中心的集成通信体验将继续吸引纯电话和音频会议专用服务的流量。从用户的角度来看,使用较新的工具更简单并且能够提供更丰富的通信体验时,对于用户来说几乎没有什么缺点。当可以降低成本,提高生产率和增加收入时,企业几乎没有什么缺点。

企业用视频会议平台代替电话(一)

随着企业合并重叠的功能并寻求集成的通信,组织正在放弃其音频会议服务,而转向类似SparkleComm的视频会议平台。

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现代工作场所(尤其是在大流行期间)越来越多地围绕协作工具构建,例如将语音,视频会议和屏幕共享集成在一起的SparkleComm视频会议应用程序。SparkleComm是新一代的视频会议系统,它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。根据Nemertes最近对528个组织的“视觉通信与协作2020-21研究”,超过91%的组织现在正在使用此类应用程序,超过61%的组织采用了专门用于支持在家工作的新会议应用程序。

随着越来越多的人意识到使用视频来改善会议体验的价值,有理由相信,人们期待已久的视频时代已经到来。

在组织内,已经有42%的多方会议和外部会议的43%在视频会议平台而不是仅音频会议桥上举行。到2021年底,超过53%的内部和外部呼叫将使用会议平台而不是普通的老式音频会议桥或服务进行。

同样的转变也带来了一对一的电话通话。当前,现在使用会议平台进行35%的内部电话和37%的外部电话。预计到2021年底,这一比例将分别上升至45%和46%。

会议服务越来越多地与团队协作应用程序融合,就像SparkleComm视频会议系统那样,这使用户只需单击即可将群聊或一对一对话升级为视频会议,而无需在另一个应用程序中拨打电话。鉴于大多数会议供应商如劳格科技现在都提供日历集成,因此将会议URL添加到预定会议中也相对简单。使用类似SparkleComm的计划应用程序来预先安排带有嵌入式会议链接的呼叫,还可以节省用户寻找常用会议时间的麻烦。

避免启用远程联络中心代理的陷阱

在最近的一次网络研讨会中,一个联络中心主管小组举行了会议,讨论了在不影响运营或客户服务质量的情况下启用远程座席的挑战。他们还分享了自己实施家庭战略工作的经验以及过去几个月中所学到的经验教训。

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提供正确的技术

对于远程工作,没有什么比使用正确的技术更重要的了。公司需要基于云的类似SparkleComm这样的解决方案,以使客户服务代理可以与组织中的其他员工接触。通过弥合联络中心和公司其他部门之间的鸿沟,整个团队可以团结起来,更有效地解决客户问题。因此,将它们整合在一起实际上使那些现在在家工作的代理商(尤其是今天)能够不仅在最佳实践和解决方案方面彼此合作,而且还可以参与组织的其余部分以帮助解决所出现的特定交互或问题所必需的一切。因此,通过将这两件事放在一起,您就可以进行协作,这实际上开始使整个组织成为以客户为中心的组织。

制定远程工作计划

对于一位高管,一家高等教育机构的联络中心解决方案主管来说,高管已经制定了一项在家工作应急计划,为自然灾害影响其所在位置做准备。 因此,基本上,他们采取了相同的应急准备应变计划,在大约五天的时间里,将700名面对客户的员工中的33%增加到了100%。基本上,这是与台他们的技术人员一起获得的,并确保我们的运营团队拥有透明和自发地与团队保持一致所需的一切。但是,对于其他公司而言,很快制定了公司范围内的远程策略来解决COVID-19的突然影响。

“我们绝对没有做好准备,”一所高等院校的交付工程部总经理说。“因此,我们急忙为人们进行了很多培训,并确保在面向客户的代理笔记本电脑上下载了很多沟通软件如SparkleComm统一通信平台。我们把每个人都带回家了,他们现在正在世界各地工作,事情的进展真令人惊讶。”

衡量对生产力的影响

对于所有高管而言,远程工作对典型的工作时间表都进行了重大更改。随着团队成员在工作场所获得更大的灵活性,他们开始看到经理和代理生产力以及客户服务的改进。 对于一家高等教育机构的联络中心解决方案主管而言,在家工作使他们的团队能够始终如一地达到比办公室所能达到的更好的联系行动率。 

“我们之所以进行质量检查是因为生产率是一回事,但是客户体验如何?我们是否正在通过不那么专心来变得更好?” 他说。“然后我们与经验丰富的团队进行了接触,以发现学生在说什么,我们的结果如何?他们喜欢这种新的服务水平吗?我们发现的是这不仅仅是短暂的稳定。”

保持积极的工作场所文化

尽管团队成员不再定期见面,但高管们发现人际关系随着远程工作而增加。联络中心经理会更频繁地与座席联系,以检查他们的健康状况,甚至在远处也能建立一种社区意识。 “我们一直在鼓励人们向我们发送成功案例。当我们得到这些东西时,我们在每周的全体会议上广播它们,然后我们将发送奖励品或类似的东西到他们的家中。”交付工程部总经理说。“我们只是说,我知道,谢谢您的辛勤工作。感谢您在我们真正需要您时雪中送炭。”

联络中心可以通过利用联络中心平台工具(例如SparkleComm聊天和座席辅导工具)以及解决方案(例如SparkleComm视频会议和全方位网络研讨会)来进一步优化公司文化,以使所有人保持一致,并从最新的公司政策和程序中汲取经验。以及为经理和代理商提供从家中获得成功所需的支持。

您随时随地都可以使用,但是您还可以从技术角度管理远程员工,并为人们提供所需的培训和支持,并确保进行高质量的交互,而无需付出太多的努力。