VoIP服务如何促进公司的协作文化

enter image description here

IBIS World的数据显示,IP语音(VoIP)市场的年增长率为17.5%,并且将继续扩大其在商业领域的市场渗透率。节省成本和易于部署是导致企业采用VoIP的两个常见因素,但还有另一个主要因素会影响从业务敏捷性到员工工作效率的所有方面:VoIP的协作功能。   与传统的私人分支机构交换系统的协作通常仅限于电话会议,这已不适应当今工作场所的移动性。VoIP服务通过一些关键功能促进了公司的协作文化。   扩大可及性

VoIP可以适应员工的实际工作方式-而不是链接到办公桌,而是连接在他们的智能手机和平板电脑上,办公室和家里。远程访问为您的企业带来了灵活性,使其拥有一支高度机动的劳动力队伍,无论他们是在数千里外的商务旅行中的酒店还是由于恶劣的天气在家工作,都能够保持生产力。   当员工不能摆脱工作所需的工具时,即使离开工作站也可以保持生产力。根据Global Workplace Analytics的数据,当36%的员工会利用远程办公机会来加薪时,实施远程访问可以通过多种方式为您的业务带来收益。   整合通讯工具

据《华尔街日报》报道,典型的公司有超过390个公司和员工正在使用的应用程序。尽管传统的商务电话系统无法与任何这些应用程序集成,但许多VoIP解决方案的设计目的都是为了适应现有的基础架构而不会带来任何麻烦。在设计某些软件时,考虑了最受欢迎的商务应用程序,使集成变得容易,而其他软件则可以协同工作。   当您在业务基础架构中使用多个关键任务应用程序时,尽可能多地协同工作非常重要。这样可以降低基础架构的复杂性,可以更好地了解您每天使用的内容,并使员工更轻松地使用所需的工具。   虚拟会议室

电话会议虽然占有一席之地,但是VoIP超越了典型的电话会议,扩大了协作机会。通过视频会议呼叫,您可以减少到物理会议室的旅行,因为您可以看到参与者并获得电话会议中缺少的基本肢体语言提示。这些提示可以帮助员工确定他们是否正在接受他们对项目想法的需要,或者是否需要以其他方式与团队合作。   屏幕共享是SparkleComm VoIP解决方案提供的另一种有价值的协作工具。它减少了解释重要信息所需的时间,对于新软件和过程培训很有用,并且为演示或虚拟会议的一部分提供了共享多媒体的机会。

当您可以通过SparkleComm VoIP解决方案举行富有成效的会议时,您还为员工提供了商务旅行的机会,可以打电话给他们并获取必要的信息,而不必强迫他们等到他们回到办公室。   SparkleComm VoIP服务可提高整个办公室的协作机会,从而营造更加协作的公司文化。当您可以帮助员工提高移动性,在提高生产率的同时从会议室逃脱并改善您的工具集成时,选择SparkleComm VoIP对于协作具有很多商业意义。

减轻呼叫中心压力的十大技巧(二)

enter image description here

5.听取客户反馈

在一定比例的通话中,询问对方您可以做些什么,以减少通话时间。答案将非常有趣,并且几乎免费提供外部观点。如果公司随后实施该更改,他们很可能会发现节省了时间。如果可以在每次通话中节省一分钟,则在选定的时间段内释放了大量的通话量。

6.在您的网站上使用自助视频

在线自助服务可以通过多媒体回答非常复杂的问题。例如,SparkleComm 呼叫中心可以使用客户可以在家中舒适地播放任意次数的三到四分钟的简短视频来提供答案。我们的一些客户(例如Panasonic)正在大量使用此方法来简化他们为客户提供的技术支持服务。

7.自动化手动流程

为了帮助应对传入呼叫的季节性增长,一些呼叫中心经理一直在确保他们的呼叫中心座席桌面已设置为向他们提供按一下按钮即可查看的信息。

通过为呼叫中心座席提供必要的智能的,上下文相关的客户视图,可以节省他们从一个屏幕跳到另一个屏幕以查看或编辑,重复且可能不准确的详细信息以便处理呼叫的麻烦。

自动执行手动流程可以极大地提高呼叫处理的速度。

8.下班后放开你的经纪人

举行一个派对!在圣诞节,可以举行换装日,这是一个非常好的放松活动,工作人员有机会穿上化装。同时还可以为所有员工免费举办抽奖活动,并在白天提供食物,然后在晚上参加员工的圣诞晚会。当然还可以鼓励工人参加歌唱比赛,跳舞比赛来尽情地释放他们的压力。

9.向客户通报服务的任何变化

减少SparkleComm 呼叫中心电话的最佳方法是确保您的客户没有理由打电话。客户拨打的电话中有很多是关于送货和上门预约的,有关于技术员或送货何时到达,为什么迟到,是否可以重新安排时间等问题。减少电话数量的最佳方法是积极主动地告知客户。

10.在目标上留有余地

重要的是,不要太拘泥于硬目标,例如“回答时间”和“总时间”。如果客户知道当他们到达代理商时会获得优质,友好,高效的服务,他们将等待更长的时间。轻松的联系方式可以带来更好的呼叫中心客户服务和更高的价值。

减轻呼叫中心压力的十大技巧(一)

enter image description here

我们正处于一年中的比较繁忙的季节,许多呼叫中心都在通话量增加的情况下苦苦挣扎。

SparkleComm 呼叫中心帮助人员询问了一些专家小组,该如何在繁忙的时段来减轻呼叫中心的压力。

1.提前计划

呼叫中心经理们必须让他们的经纪人知道高峰时间会在什么时候到来,这一点是非常重要的。这将为他们提供准备的机会,并意味着他们不会因大量的电话而感到惊讶。确保调度正确是非常重要的。

企业可以通过查看前几年的高峰时段来做到这一点。一旦确定了趋势,就可以预测未来的繁忙时间。这使呼叫中心经理可以在必要时招募额外的人员来提供帮助。

2.在IVR中更新呼叫队列状态消息

在您SparkleComm 呼叫中心的IVR消息中为呼叫中心客户提供有关当前呼叫排队时间的信息,并在可能的情况下将他们重定向到公司或者组织网站的自助部分。

如果呼叫量很大并且等待时间超过几分钟及其以上,则在IVR中通知客户将有助于将他们中的一些重定向到一天中不太繁忙的时间或网站上。

3.允许员工在高峰时间经常休息

高峰时段增加的休息时间安排将有助于呼叫中心座席应对繁忙的时期。通过将午餐时间减少到半小时,增加休息的时间,但每小时的电话中断时间只有十分钟,呼叫中心座席们会感到难以置信的神清气爽,这将会使他们更加有效地处理比较困难的电话。精神休息对于他们来说真的很重要。

4.确保新座席能够快速了解拨打电话的前20个原因

在圣诞节前夕,各个地方的许多呼叫中心都会聘用新的代理,尤其是学生。所有这些新的呼叫中心座席可能正在接听他们从未遇到过的事情的呼叫,并且仅仅是由于高峰时间的呼叫数量的增加,困难呼叫的数量将会增加。因此,请确保您的二级呼叫中心代理人可以帮助他们解决他们遇到的难题。

让新员工尽快掌握拨打电话的前20个原因,因为这将占总通话量的80%。不要忘记,这20个最主要的原因会一天天发生变化。

视频会议礼仪:成功视频会议的10个技巧

enter image description here

视频会议已经成为现代商业世界的一个重要组成部分,它有助于加强远程团队成员之间的联系。如果你对参加商务视频会议时的一些注意事项不太熟悉,没关系,接下来我们会帮助你了解在视频会议中该做和不该做的事情。读完以下信息,你就不会在下次重要会议上失礼了,或者你也可以和同事分享这些,在他们下次犯这些错误之前帮助他们。

1.不说话的时候保持沉默

保持安静。大多数麦克风可以接收微小的背景噪音,如咳嗽、打喷嚏或打字,这些声音很容易分散其他视频会议参与者的注意力,甚至可能引起烦恼。假设你在会议期间打字,试图完成工作,虽然你可以不受惩罚,但你应该不希望老板因为你没注意听讲而指责你。

2.不要迟到

如果你迟到的话,你会制造噪音分散房间里所有人的注意力,这可能会导致混乱和会议停止。因此,如果你能准时参加会议,你就能更轻松地使用科技设备,让会议准时开始。

3.确保你的设备工作正常

你肯定不希望因为你的视频会议系统不能正常工作而不得不推迟和重要客户的会议。在找到下一个客户之前,你需要在内部员工中进行一些运行测试。找一个愿意帮助你的人,确保你在开始视频会议之前完全了解会议过程,确保在实际操作期间一切顺利运行。

4.利用技术充分调动远程参与者的积极性

你希望远程视频会议的与会者感受到他们真正在参与,并真正成为会议的一部分。《2019年远程工作状态报告》发现,无论是远程工作还是现场工作,被打断和被讨论都是最大的挑战。 幸运的是,现在有了比以往更新、更智能的软件选项,可以让视频会议运行得更顺畅。我们的会议系统SparkleComm,创造了一个有机的对话氛围,让远程参与者在会议中身临其境。

5.选择适当的软件和硬件

拥有了合适的视频会议硬件之后,你还需要一种软件解决方案,让你的员工不会感到沮丧也不需要接受大量培训就能够使用。如果你正在寻找新的软件,你可以试试SparkleComm

6.穿职业服装

虽然穿着你最喜欢的运动衫工作可能很舒服自在,但是你应该考虑穿职业装参加你的任何视频会议。衣服不必华丽,但要适合工作场合。

7.正确地给相机画框

我们都曾在视频通话中看到过对方的鼻孔或脸的一侧。当你在拍摄视频时,确保你用一种感觉自然的方式来设置你的相机,让你可以看着相机。坐在镜头与眼睛平齐的位置,试着让你的腹部向上显现。把它放得太高会让其他参与者像看烂电视节目一样盯着你看。把相机放得太低会导致不讨人喜欢的和尴尬的角度。

8.开对灯光

糟糕的照明条件对你发送的视频质量有很大的影响。你需要确保你所在的房间有足够的光线,尽量不要把自然照明和办公室照明混在一起,除非你办公室的灯泡是白炽灯。你应该也不希望任何一张脸从下面被照亮,因为这会让你看起来像无声电影里的卡通反派。

9.看着镜头

一个常见的错误是与远程参与者交谈时看视频而不是相机。虽然这样做看起来是正确的,但实际上会让你看起来心不在焉。这会让你看起来更冷漠、更不专业。看着镜头相当于看着别人的眼睛,所以要不断练习,直到你觉得舒服为止。

10.集中注意力

不要在视频会议期间查看邮件或做ppt演示。研究表明,不仅只有3%的人能够有效地同时处理多项任务,而且你在参与者看来也很没有礼貌。

如果你想要了解更多提高视频会议效率的方法,请关注我们,让你的视频会议更加高效。

视频会议常见的故障指南

enter image description here

并不是所有的视频会议过程都是顺利通畅的,有时候你可能会遇到一些突发性的莫名其妙的问题。这种情况就好比你和你的约会对象吃了一顿糟糕的晚饭,你觉得自己有责任,但你却没有办法去解决它。接下来我们一起来讨论一下视频通话中可能会出现的几个比较常见的问题、如何解决它以及如何克服解决过程中的尴尬。

视频问题

1.我的图像很模糊 这是一个非常常见的问题,当你在对话过程中试图使用相机时,有时候屏幕上的图像可能会有些模糊,这个时候你应该试试手动调整相机的焦距。

2.我的图像分辨率很低 这种情况可能是因为你没有设置摄像头的分辨率。通常情况下,网络摄像头没有这种配置,如果有的话,请浏览一下你的使用手册。如果你已经尝试过自己设置,但分辨率仍然很低,唯一的结论就是你的视频会议服务没有提供足够的分辨率。那么这时候你就应该考虑更换一家优秀的视频会议服务商,比如SparkleComm

3.我的图像(或其他人的图像)是总是在“跳过” 这是一种很常见的现象,这是因为你的Internet连接缺乏必要的带宽来发送信号到目的地(如果你的图像跳过),或者在你的计算机上接收信号(如果其他人的图像跳过)。首先,你可以通过运行速度测试来诊断问题。如果你在移动设备或旧计算机上运行视频会议,跳过也可能是由于内存或CPU能力不足。尝试关闭其他应用程序,这样电脑系统就可以为你的会议提供更多的CPU资源。如果你使用了WiFi,请查看管理WiFi问题。

音频问题

1.没有人能听到我的声音 最有可能的就是你正在使用的麦克风已经关闭、没有插电、或者音量被关小。如果你使用的是SparkleComm,请确保是否在音频设置下允许SparkleComm调用你的麦克风以及你的麦克风是否已经打开,此外你也可以使用其他设备连接你的麦克风,以排查问题是否出现在麦克风设备本身上。

2.其中一个参与者有讨厌的背景噪音 这是一个更加常见的问题,特别是在非正式会议中。如果你使用的是SparkleComm,你可以点击底部栏上的“参与者”,找到拥有麦克风噪音的人,然后点击“静音”。或者点击“聊天”发送一个私人聊天,让他们找一个安静点的地方。如果房间里有多个设备参加同一个会议,可能会产生回声或反馈,你可以静音你的麦克风和调低扬声器的音量。

3.音频通话过程中声音小 这个主要表现为对方传过来的声音很轻,要很仔细才能听清楚对方在讲什么事情。问题一般出在声音的采集方面,可以先测试下自身的扬声器或者喇叭。用本地电脑进行播放测试,看播放的音量是否足够大,如果确定本方音频是正常,一般可以调整设备输入(录音)音量大小,这里特别说明,是调节录音音量,实际中很多人只会调整喇叭的声音出来,而不知道录音音量的大小调节,很多时候一直反映声音小,应该是调整录音音量时调错了。