隐私和安全的网络会议标准

随着 Web 会议使用的增长,参与其中的公司以及提供 Web 会议软件和托管服务的公司都认识到需要针对隐私和安全的 Web 会议标准。 enter image description here Web 会议隐私保护个人记录,以及参与会议的个人的私人信息和参与。SparkleCommWeb 会议安全保护公司或政府机构不想共享的信息,因为它可能影响公司的计划或利润或国家安全。Web 会议标准将有助于保护这两种需求。

与使用 Internet 的任何活动一样,Web 会议也存在黑客和公司竞争对手可能会在会议上窃听或从中获取信息的风险。在 Web 会议期间,数据临时存储在共享的 Internet 服务器上——要么属于公司本身,要么属于提供托管服务的公司。那是数据最容易被盗的时候。

作为保护,大多数 Web 会议托管公司在 Web 会议期间采用三部分方法来确保数据安全:

1.使用安全套接字层 (SSL) 技术进行加密,使数据对预期接收者以外的任何人都无法读取。

2.非持久数据流。加密数据在主机和参与者的计算机之间不断切换,而不是存储在一台计算机上。

3.入侵控制,扫描网络中是否有未经授权的用户并关闭传输端口以拒绝他们访问。

虽然每个托管公司都有自己的安全架构,但它们都符合非正式的行业标准。Internet 标准——如那些用于 Web 会议安全的标准——通常基于 Internet 工程任务组 (IETF) 开发的规范。制造商、网络托管公司和其他人自愿同意标准并遵守它们。

认识到需要,IETF 于 2003 年成立了集中会议工作组 (XCON) 来推荐 Web 会议的标准。XCON 正在为需要强大安全性和授权要求的多媒体会议开发一套标准化的协议。虽然 XCON 仍在研究这方面的部分内容,但公司正在其安全架构中使用一些完整的建议。这就是为什么您可能会在托管公司对其安全系统的描述中看到提到 XCON。

作为 SparkleCommWeb 会议的主持人,您可以采取措施确保会议具有足够的安全性。您可以执行以下操作:

1.如果您使用的是托管服务,请检查公司如何确保会议安全并确保满足您的需求。这些公司通常会在其网站上提供详细信息,并可以回答您的问题。寻找符合 IETF 或 XCON 标准的第三方认证。

2.通过安全电子邮件发送邀请,并且只发送到精心挑选的列表中。如果会议涉及敏感信息,您可能不想在该组之外进行宣传。

3.在会议期间筛选新参与者。注意不请自来的参与者并终止他们的访问。Web 会议软件通常具有此功能。

4.决定哪些信息应该提供给哪些参与者——以及在会议期间的什么时候。每个人可能不需要访问敏感信息,它可能只需要“摆在桌面上”一小段时间。

最后,在会议结束时不要停止考虑安全性。例如,确保托管公司在会议结束后立即从其服务器中删除机密数据。限制对录制的会议的访问,如果您提供会议的播客,请仔细编辑以删除敏感信息。

规划网络会议

没有充分的计划,任何网络会议都不会顺利进行。规划网络会议并不一定很复杂。将您的 SparkleCommWeb 会议规划视为任何现场演示的规划——但要考虑一些技术因素。 enter image description here 可能第一步是认识到您不能等到最后一分钟才计划SparkleComm网络会议。你需要早点开始。例如,如果您还没有在网络会议上使用托管公司或在内部处理它们,则您需要安排一家托管公司。

虽然每个网络会议都各不相同,但这里有一些步骤可以帮助您规划您的会议。

1.定义您计划完成的工作,并将自己限制在分配的 Web 会议时间中可以涵盖的内容。

2.如果您使用的是托管公司,请联系托管公司,安排网络会议的日期和时间,涵盖基本细节(例如您将使用的计算机的系统要求),并获取链接和访问代码以发送至参与者。考虑安排额外的半小时,以防会议持续很长时间。

3.决定谁应该参加,并使用会议软件邀请他们。包括他们需要参与的链接和访问代码。

4.创建一页的定时议程。在此基础上,收集会议内容,包括电子表格、演示文稿和文档。创建或指派某人准备材料以供会议软件使用。预先测试这些材料。

5.认识到仅仅看某人谈话并不能保持参与者的兴趣。保持活力!使用现有技术通过视频或幻灯片、交互式投票、应用程序共享或白板来改变活动。

6.创建至少一张幻灯片,在参与者登录时显示,以便他们知道自己参加了正确的 Web 会议。这可能包括会议期间引用的议程或资源。

7.确定参与者的期望,让他们知道他们应该如何准备,并提前向他们发送任何需要的材料。包括链接和访问代码的提醒。

8.准备一份在线调查,您可以让参与者在会议结束后完成(或通过电子邮件发送给他们)以获得反馈。

9.练习足够多,以便您知道如何使用主持人工具来回答问题或让参与者向小组展示他们的材料。

10.如果可能,请提前一周对 Web 会议(或至少任何演示)进行彩排,并根据需要进行更改。

11.在网络会议期间让公司中的其他人担任现场技术支持,以便您可以专注于主持会议。

12.至少提前半小时到达,在会议开始前打开会议软件。确保连接和内容正常工作。

13.为那些不能参加的人录制会议。

14.会议结束后,向参与者发送一封感谢电子邮件,要求他们完成调查。统计并使用调查结果来改进未来的网络会议。

5 项管理功能使管理 SparkleComm变得容易

IT 团队肩负着保持公司正常运转的重任,尤其是在组织越来越依赖数字工具的情况下。

考虑到一般公司在其技术堆栈中拥有120多个应用程序,很容易看出满足内部技术需求所需的复杂性和庞大的工作量是多么耗费精力。激增的管理工作负载也是 IT 领导者长期以来一直说他们忙于满足基本用户需求而无暇专注于推动组织内部创新的原因。 

这就是为什么我们要减轻管理负担,以便 IT 领导者可以专注于其业务中更重要的任务。查看我们的 SparkleComm统一通信中的一些强大的管理功能:

enter image description here   1.快速升级/降级路径

当今的公司比以往任何时候都需要更高的敏捷性,包括根据市场、季节性或其他因素的要求扩大和缩小规模。与此同时,随着技术足迹和业务需求的增长,公司希望具有成本效益。 

SparkleComm视频会议是我们提供的其中一个解决方案,可为贵公司的每个人提供无限制的视频会议和团队消息传递。单次会议最多可容纳 200 名参与者,没有时间限制和长达 100 小时的云录制。

在其用户群中拥有SparkleComm帐户的公司可以从同一管理门户轻松管理这些订阅。这包括根据需要快速查看、升级和降级用户类型的能力。

  2. 允许/阻止列表

无论是与客户、合资企业的合作伙伴还是行业同事,外部协作一直在发生。但是,由于需要平衡访问与安全要求,因此与外部合作伙伴实际上合作可能是管理员的后勤难题。

SparkleComm统一通信用户默认可以邀请外部客人并与他们沟通,无需额外的外部会议沟通工具。但是,因为我们知道某些组织可能不希望获得完全的外部访问权限,所以我们还为管理员提供了集中管理外部访客设置的工具。

通过SparkleComm的管理门户,管理员可以启用或禁用所有外部访客通信。他们还可以通过允许阻止列表更精细地控制哪些外部访客可以访问通信,允许管理员授予权限或阻止特定的外部域和电子邮件地址。

  3. 团队集中管理

绩效完全取决于团队合作——SparkleComm通过为各种形式、规模和职能的团队提供一个单一的地方来跟踪对话、共享链接、会议以及团队合作中出现的所有其他事情,从而使团队合作变得更好。   我们还使管理员可以轻松管理这些团队和对话。SparkleComm统一通信提供管理功能,例如在中央门户内创建、管理和保护团队通信和文件共享。管理员可以:查看公共和私人团队,加入团队,重新分配团队管理员,调整团队设置,恢复存档的团队。

  4. SparkleComm视频会议端到端加密

混合和远程工作意味着更重要的会议和对话正在通过视频进行。这对合作来说是个好消息。但由于敏感的公司数据经常出现在议程上,视频会议增加了 IT 部门保护会议免受潜在安全漏洞(无论是无意的还是恶意的)的必要性。 

许多视频会议平台使用传输中的数据加密来保护会议。这意味着数据在用户的视频会议应用程序和流程服务器之间传输或返回时会被转换为不可读的格式。同时,它以未加密的形式存在于流程服务器上,以便提供商可以访问数据以启用虚拟背景或隐藏式字幕等功能。 

但随着更重要的对话转向视频,可能会出现传输数据加密与某些会议的安全要求不匹配的情况。这就是我们让管理员完全控制加密类型的原因。

通过SparkleComm端到端加密,数据全程加密,提供商无法访问视频会议内容。SparkleComm的管理员可以为整个公司的用户激活或停用这种额外的安全级别。

  5. 警报

24/7 全天候监控您的整个SparkleComm统一通信系统,并发送完全可定制的通知,让您的 IT 团队在出现问题的那一刻就知道。通过我们的集中式分析门户进行管理,警报让管理员可以高度精细地控制他们想要监控的内容以及收到问题通知的阈值。 

可以通过单个仪表板轻松设置和管理警报,并且可以根据特定阈值自定义通知触发器。警报严重性可以设置为低、中或高,您还可以定义您希望如何收到问题警报。其他控制措施包括警报频率、根据需要向通知添加额外人员的能力以及对您将收到的警报数量的限制。 

  减轻技术负担

当谈到保持公司生产力的流动时,IT 管理员有很多事情要做——尤其是在这个远程工作和由此产生的对技术的依赖来实现协作的时代。他们负责为公司中的每个人提供必备工具,并同时保护关键信息。有很多事情要处理。尽管您的团队每天都在使用SparkleComm统一通信,但它并没有增加 IT 负担。

如何减少呼叫中心收缩

当座席在您的呼叫中心值班时,他们花多少时间与客户合作?如果他们在现场工作,监控他们会更容易,但如果他们在远程工作,您可能不知道。

衡量在客户身上花费的时间与花在其他活动上的时间的概念被称为收缩。在本文中,我们将深入探讨收缩的概念以及如何防止收缩。

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什么是呼叫中心收缩?

座席获得报酬与客户合作的时间(通过SparkleComm电话视频会议或实时聊天)与他们实际花费的时间被称为呼叫中心收缩。呼叫中心收缩告诉您座席除了与客户互动之外,在活动上花费了多少时间。通过测量呼叫中心的缩减,主管可以了解座席无法处理客户互动的时间。

呼叫中心收缩的原因

呼叫中心收缩可由内部因素或外部因素引起。影响呼叫中心收缩的因素源于呼叫中心本身:培训课程、团队会议、辅导、一对一反馈分享、系统故障、定期系统维护、代理在交互后所做的工作(例如更新任何记录系统或填写必要的表格)等;有时,影响呼叫中心收缩的因素来自呼叫中心之外:假期、带薪休假、病假、旷课、提前下班、迟到等。

为什么呼叫中心收缩很重要

您聘请了您的代理,以花尽可能多的时间与客户互动。预计会有一些收缩(专家估计正常收缩率为 30-35%),但如果您的代理超过正常比率,则意味着客户没有得到他们需要的帮助。这也意味着您可能没有足够的轮班座席来处理大量的客户互动。您需要重新评估您的人员配备需求以满足客户需求。

如何减少呼叫中心的收缩?

您可以使用劳动力管理工具减少呼叫中心的缩减。劳动力管理解决方案可帮助您确定影响座席服务客户方式的问题,包括呼叫中心缩减。以下是它们的工作原理:提供性能分析、提供全渠道分析、识别性能问题、协助您制定提供足够覆盖范围的时间表。

提供性能分析

在现场呼叫中心,在呼叫中心走动可以让您立即了解座席当时正在做什么(与客户互动、填写表格或参与其他一些活动)。然而,许多呼叫中心已经转向远程工作,或者至少采取了混合方法。

SparkleComm呼叫中心软件可帮助您通过绩效分析了解员工的行为。您可以查看哪些活动占用了座席的时间(以及座席处理交互所需的时间、座席在单次交互中解决了多少问题以及客户对座席的满意度)。

提供全渠道分析

全渠道分析与呼叫中心收缩有什么关系?全渠道分析衡量客户利用可用渠道的程度以及该服务的质量。例如,您可能会发现您的自助服务选项并未得到充分利用。自助渠道允许客户自行查找信息,尤其是在代理需求旺盛的时候(例如节假日或新产品发布时)。通过这些分析,您可以制定策略来推动客户使用自助服务渠道,这比等待可用的代理更快、更方便。

识别性能问题

SparkleComm呼叫中心软件还可以帮助您识别阻止您的座席向客户提供最佳服务的性能问题。您可以查看座席是否有效地利用了他们的时间,或者是否存在影响座席的迟到和旷工等问题的历史记录。这些知识可以帮助您构建与座席的对话,以讨论如何提高他们的表现。

协助您制定提供足够覆盖范围的时间表

导致呼叫中心缩减的最大因素之一是人员配备不足。如果座席忙于其他活动而无法处理与客户的互动,客户就会不满意并将业务转移到其他地方。

劳动力分析和全渠道分析会向您显示覆盖率最低的时间以及最需要的技能(例如,您可能会发现夜班需要的是具有处理退货经验的代理)。有了这些知识,您可以创建一个时间表,以确保覆盖范围和您拥有正确的技能组合。

减少呼叫中心收缩的好处

通过减少呼叫中心的收缩,您可以改善客户体验。您将安排座席轮班工作的覆盖面最广,并且您将利用最需要的技能来满足客户需求。

此外,您将拥有制定策略以推动客户使用自助服务选项所需的洞察力。大多数消费者更喜欢自动自助服务选项来完成简单的客户服务任务;如果客户不知道您提供自助服务选项,或者他们不确定它们是如何工作的,他们就不会那么频繁地使用它们,并且您的座席会面临更大的压力。

使用SparkleComm 呼叫中心软件减少呼叫中心的收缩

SparkleComm呼叫中心软件为您提供了减少呼叫中心收缩所需的工具。使用我们的SparkleComm软件,您可以查看最新、准确的性能分析和全渠道分析。该信息可帮助您提高座席绩效并制定时间表以更好地覆盖呼叫中心。

SparkleComm视频会议在混合工作时代赋予中小企业权力

向混合工作的巨大转变正在顺利进行,我们看到的最显著变化之一是中小型企业 (SMB) 如何接受新的工作世界。 

中小型企业已成为最早采用混合模式的一些企业,研究表明,许多企业希望继续采用目前的设置。但他们如何在这种工作环境中使用协作技术? 

以下是我们的SparkleComm视频会议解决方案如何帮助他们过渡到混合工作方式?

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安全和用户体验是关键考虑因素

我们知道,多个国家/地区的 SMB 非常关心会议体验的安全性、可靠性和一致性。许多人更喜欢拥有各种协作和生产力功能来增强其视频会议平台的功能。

SparkleComm视频会议强大的安全性是许多企业的首选。SparkleComm视频会议提供企业级安全性,无论位置、连接或设备如何,让他们在过渡到混合工作时高枕无忧。事实上,正是出于这个原因,很多中小型企业转而使用SparkleComm视频会议。它在安全性方面优于其他供应商。 因为它表现稳定,录制和分享录音很容易而且很安全。

易用性很重要

易用性是中小型企业采用SparkleComm视频会议的主要驱动因素。SparkleComm非常直观且对用户友好,在用户友好性方面优于其他供应商。

当整个世界突然需要虚拟化时,SparkleComm视频会议的可靠且易于使用,这让他们的转换变得更容易,压力也更小。与其他平台提供商相比,SparkleComm视频会议提供了出色的支持。 

卓越的移动体验很重要

中小型企业喜欢SparkleComm视频会议,因为可以让他们随时随地进行实时协作。SparkleComm视频会议的移动体验是一流的,无论是使用移动设备还是计算机,SMB 都能在所有功能上获得相同的体验。

同样,SparkleComm视频会议的会议管理控制非常出色。SparkleComm 努力在功能、质量和可访问性方面保持实时更新。事实上,SparkleComm会定期提供更新和增强功能,以满足企业不断变化的需求并进一步促进协作。例如,最近我们为iOS 和 Android推出了新的视频会议功能,以支持更大的工作灵活性和生产力,并使移动视频会议更具包容性。  

我们将继续确保我们的SparkleComm视频会议平台适合所有人,通过简单、智能且安全的SparkleComm会议为您的员工提供支持。