视频会议礼仪提示,在家进行有意义、富有成效的协作

对于通过转向远程工作环境来保持社交距离和对抗疫情传播的公司来说,视频会议已成为绝对必备。SparkleComm视频会议当您无法亲自见面时,是下一个最好的选择,因为它模拟了面对面的环境,当团队无法亲自聚在一起时,可以改善沟通、增加理解并促进团结感。

因为别人对你的看法很大程度上是通过非语言的提示和观察来的,所以了解你的视频会议礼仪可以帮助你确保你和你的团队按照预期进行有效的沟通。

以下是一些视频会议礼仪技巧,您可以使用这些技巧来磨练您的视频通信技巧,并确保在大流行期间在家工作时在视频中展示最好的自己。

确保您的视频会议解决方案已设置并正常运行。

在开始通过视频与业务联系人或客户联系之前,请务必确保视频会议解决方案设置正确,并且所有工具和功能都按预期工作。您可以通过在视频中很好地展示自己来给您的联系人留下深刻的印象,但确保您的技术不会遇到任何故障将使您的时间更加高效和富有成效。

最大化您的宽带使用率。

大多数视频会议解决方案都通过您的互联网连接工作,因此您应该确保在进行视频会议时有足够的可用带宽。您应该在会议期间关闭任何不需要的大型程序或系统,并避免在参加视频会议时进行大量下载。这将有助于确保您的解决方案顺利运行,并且您不会在通话期间因连接不良或带宽不足而遇到任何视频或音频丢失的情况。

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在将视频解决方案和工具用于小组协作之前对其进行测试。 如果您刚刚设置了新的视频解决方案,或者您正在使用共享 WiFi 连接的远程位置工作,请务必在开始与业务联系人进行SparkleComm视频会议之前检查您的视频功能。您可以通过视频呼叫朋友或同事并运行音频和视频检查来测试您的连接。练习通话期间可能需要的任何工具也是一个好主意,例如文件、媒体或屏幕共享。

拥抱静音按钮的强大功能。

SparkleComm视频会议解决方案每次迭代都在改进,但是当您有多个人参加会议时,静态或背景噪音可能会变得难以置信地分散注意力并阻碍会议的进度。每当您不说话时,您应该将自己静音以减少背景噪音,并帮助通话中的每个人获得良好的通话质量和清晰度。如果您是视频通话负责人,则应在会议开始时与参与者分享此提示,以帮助在会议开始后最大程度地减少延迟或干扰。

异步协作的优势

统一通信即服务供应商正在开发工具,让远程工作者在自己的时间进行协作。这种灵活性可以带来好处,但它对团队合作的价值有什么影响呢?现在,异步协作已经成为混合工作叙述的一部分,即统一通信即服务(UCaaS),供应商正在迅速将这些功能与用于同步协作的功能集成起来。

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由于有如此多的员工在场外独立工作,团队实时合作的挑战性越来越大。因此,企业需要SparkleComm统一通信工具,使所有团队成员都能做出贡献。

其目标是让在办公室和在家工作的员工都有同样的参与机会。一般来说,同步工具最适合所有团队成员都在一起的实时场景,无论是面对面的还是虚拟的。然而,在很多情况下,团队成员无法到场;使用异步工具,他们仍然可以完全参与。他们的参与可能是事后的,但通常情况下,那些等到会议结束才发表意见的员工是没有问题的。事实上,这种工作方式有其优点。

不过,即使统一通信异步协作工具有很多优点,IT领导者也应该谨慎行事。部署这些工具可以很好地与更广泛的企业目标保持一致,例如提高生产力,提高员工敬业度和减少办公室占地面积。但是异步协作也会带来一些意想不到的后果,所以在使用这些工具之前,企业必须彻底考虑利弊。

让我们来看看两个核心驱动因素,以及一些潜在的后果。

1.支持混合工作模式

远程工作并不新鲜,但随着混合工作的扎根,它现在是办公室工作的真正替代品——至少在可以选择异地工作的行业。无论员工在哪里工作,无论是全职还是兼职,这种混合模式意味着,许多企业现在必须支持分布式员工。

现在合作更具挑战性。面对面的会议是不太可能的,甚至期望分布式的团队成员在每次会议上都可以参加,或者在整个会议期间都在那里是不现实的。

来自协作供应商的远程工作应用程序很适合混合工作模型,但这些工具是以用户为中心的。考虑一下在家办公的员工:他们是在自己的空间里工作,而不是在雇主的空间里。他们使用个人电脑、宽带和办公桌。移动设备将远程工作进一步扩展到汽车、飞机、公共空间和客户站点。

这种灵活性让员工对他们的工作方式有了一定的控制,但它也标志着混合工作以用户为中心。那些试图将以雇主为中心、严格的工作实践从办公室扩展到远程环境的企业将面临阻力,这些努力很快就会适得其反。

如今以用户为中心的功能也使雇主难以期望员工在工作地点以外也能像在办公室一样工作。当员工可以选择工作地点和工作方式时,他们将更倾向于选择同样的工作时间和同事。这对他们的合作方式产生了影响。

混合工作模式可以提高员工的敬业度,也可以让雇主受益,但这一概念也让员工对自己的工作环境有了很大的控制权。远程工作者可能很少受到直接监督,他们与同事的面对面接触也很可能很少。因此,雇主必须接受并信任远程员工将在很大程度上按照自己的个人时间表工作。这是一种新的不同的工作方式,SparkleComm统一通信异步工具是远程和混合工作的必备工具。

2.提高工作效率

SparkleComm视频会议系统使远程工作成为可能,SparkleComm视频会议的异步功能在协作中发挥着越来越大的作用。对于许多类型的企业来说,混合工作是一种很好的传播策略,但如果员工只使用同步工具,他们的生产力将会降低。一个团队不能同时工作或开会的情况太多了。与其完全错过会议,员工可以在日程允许的情况下使用SparkleComm视频会议异步工具来贡献自己的力量。

虽然统一通信是对技术的渐进式使用,以支持混合工作,但其真正的驱动力是提高个人和团队的效率和生产力。就其本质而言,团队合作就是人们一起工作。大多数企业认为团队合作是线性的,即每个人都在同一时间出现在同一地点。事实上,这个模型非常高效,但当团队高度分散时,它很快就会崩溃。

这就是2023年混合工作的现实,异步协作绝对可以提高效率。比方说,当一个团队成员在长达一小时的会议中只需要参与10分钟,她把这段时间花在其他事情上,然后再重播相关部分,不是更有效率吗?

同一名员工可能还会使用SparkleComm视频会议的虚拟助手来接收实时更新,并对需要立即回答“是”或“否”的简单查询做出回应。虚拟助理还可以编写一份会议摘要,以及具体的行动项目。难道两分钟的回顾不是比坐着开完整个会议更有效的工作方式吗?

团队合作的真正价值来自于实现目标或结果的凝聚力和集体使命感。在当今世界,我们不可能一直同步工作,但当我们看到好的团队合作时,我们都知道它。异步工作是非线性的,因为团队成员每个人都在自己的时间轴上做出贡献,结果并不总是大于各部分的总和。这是一个更流畅的模型,个人效率是显而易见的,但如果团队结果不如我们长期使用的同步模型那么好,也不要感到惊讶。

2022年的统一通信和协作新闻突出了4个关键趋势

随着越来越多的企业开始实施新冠肺炎后的工作场所战略,现在他们开始拥抱混合工作场所。这些企业对统一通信和协作服务的要求更高,以支持远程和办公室员工,并保持一致的协作体验。

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统一通信供应商通过引入专注于混合工作场所的协作功能来响应客户的需求。供应商还通过不同平台之间的互操作性和改进整体用户体验来推进统一通信市场。2022年成为头条新闻的统一通信和协作新闻强调了四个预示市场未来的趋势,包括混合工作和元宇宙。

1.混合动力工作

随着混合工作的采用的增长,企业寻求工具来支持员工之间的无缝协作和一致的员工体验,无论他们在哪里工作。统一通信供应商通过添加新功能来响应这一需求。

例如,SparkleComm统一通信系统推出了多种功能来支持混合工作场所。例如,SparkleComm视频会议更新其人工智能功能,使办公室参与者能够与在线白板互动和聊天,同时也使远程与会者更容易听到打断的对话。SparkleComm视频会议还发布了一个虚拟的联合工作空间,使远程和办公室员工能够进行非正式交流。

2.简化协作

为了支持混合工作,统一通信和协作供应商还引入了新的功能和产品来简化协作工作流程。这些更新包括在生产力应用程序之间更紧密的集成,以及控制信息和工具蔓延的功能。

SparkleComm发布了其团队协作应用程序的新功能,以满足非正式沟通需求,并帮助员工管理共享信息。SparkleComm即时通讯使用户能够从消息中提取信息,包括文件和链接,并将其存储在一个中心位置。

SparkleComm视频会议系统的更新包括屏幕共享和视频,使非正式交流更容易升级,而无需切换到另一个应用程序。

3.统一通信互操作性现已成为现实

随着越来越多的企业采用混合式工作场所策略,他们要求他们用于支持员工协作的服务之间更好的互操作性。多年来,企业希望实现互操作性,在大流行期间,对互操作性的需求激增。统一通信供应商的反应是根据企业的需求提供不同级别的互操作性。例如SparkleComm统一通信的集成和互操作性包括将SparkleComm连接到电子邮件和日历服务的能力。

4.增强现实、虚拟现实和元宇宙

在企业领域,过去一年也见证了增强现实(AR)和虚拟现实(VR)以及元宇宙的发展。

视频促进VR在商业用例中的采用。一些应用程序提供VR功能,并通过VR头显提供对微软Office和Windows应用程序的访问。在VR工作空间中实现协作和会议。

SparkleComm统一通信平台推出了导航和翻译等新功能。SparkleComm还在其视频会议服务中增加了对远程登录的支持,以实现现场工作人员之间的交流,例如,在进行机器检查或维修时需要免提协作。

商务舱视频会议如何运作?

SparkleComm视频会议并不是一项新技术。它已经存在了很长一段时间,但直到最近几年质量和使用人群才有了很大的改变。对于不情愿的商务旅客来说,视频会议是一个不错的选择。因为视频会议的工作原理和技术使其对许多企业来说都是可靠、易于使用和负担得起的。这是商务级视频会议为什么如此受欢迎的原因。

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系统如何工作

这个想法是让SparkleComm视频会议系统实时压缩音频和视频流。压缩可以使用称为“编解码器”的软件或硬件来完成,它代表编码器/解码器。语音和音频可以压缩到1:500,从而创建标记数据包的数字流,这些数据包在ISDN或IP(互联网协议)等数字网络中传输。如果您使用调制解调器,您将能够将数字数据转换为模拟波并使用 POTS(普通旧电话系统)。在 1990 年代初期,IP 技术的利用使视频会议具有企业级质量。

你需要什么

SparkleComm视频会议设置中,您需要视频输入,例如摄像头或网络摄像头。您还需要视频输出 - 计算机显示器,投影仪或电视屏幕。高清通信质量是当今的标准。对于音频,您需要一个输入(通常是麦克风)和一个输出(例如扬声器)。关于数据如何在数字网络中传输,存在一些选择,例如ISDN(综合业务数字网络)或IP(互联网协议)。如今,许多企业选择互联网协议系统,因为它通常价格合理且易于使用。

如果您要与多方不同的人开会,您可能还需要一个“多点控制单元”,也称为MCU,它就像一个桥梁,可以将来自多个地方的呼叫互连。但是,一些企业已选择退出此设置,而是使用称为“分散式多点”的H.323功能,这通常会使视频和音频质量更好。

不要忘记“回声消除”(AEC),这是一种防止音频问题(例如回声和混响)的算法。

如果您担心安全性,可以考虑创建与您的互联网连接配合使用的“虚拟专用网络”(VPN)服务。此服务非常灵活,可在SparkleComm视频连接上创建保护性覆盖。

商务舱视频会议是放松的旅行的良好选择。个人可以实时交换信息并做出决策,同时利用最新的知识产权进步技术。看看SparkleComm视频会议,考虑它如何满足您的需求——您可能会感到惊讶......

成功实现云统一通信的技巧

我们经常听到企业中的不同部门对他们的通信渠道有不同的偏好。高管们可能希望继续使用他们熟悉的通信设置,并愿意尝试SparkleComm统一通信平台。销售和市场营销习惯于SparkleComm呼叫中心系统,而即时消息是企业其他部门的首选。

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如果您正在管理IT团队,有两个事实会变得很清楚。首先,实际情况要求您在企业中混合使用多种解决方案。其次,如果您不承担所有权并在您的主持下建立这些解决方案,那么您企业中的其他人可能会建立它们,并让它们作为影子IT运行。

那么,对于准备过渡到实现基于云的解决方案的企业来说,这一切意味着什么呢?

成功实现云UCaaS的技巧

根据您的企业,确定成功实现的正确路径可能有很大差异。接下来告诉我们应该怎么做,以及应该避免的常见错误。

1.适应你的用户

这实际上是要听取企业内部业务部门的意见,不同的人有不同的想法,一个平台可能并不适合所有人。在企业内部进行倾听出于各种原因都很重要,但这里特别指出了两个原因。

首先,如前所述,不同的部门会有不同的需求。诀窍在于与一个可以帮助您将所有解决方案集成在一起的合作伙伴合作,以满足您的需求。例如您可以选择SparkleComm这个集成的统一通信平台

第二部分是,并不是每个人都希望以同样的速度进行变革。并不是每个部门都准备好将他们的本地存储一下子‘撕掉并替换’到云端。倾听你的员工,在你转型的过程中继续进行评估。这可能意味着一些部门明天就可以切换到100%的云环境,而另一些部门可能需要两年的时间,将一些组件留在预置。我们看到一些案例,正确的方法是“修复和替换”,这使得迁移更容易推进。它是如此多样,所以它取决于实施与他们的提供商合作,为他们的企业找到最佳解决方案。

2.直奔源头

在某些领域,您可以尝试与第三方供应商走捷径,但当涉及到您的UCaaS迁移和实现时,请与经过认证的供应商合作。使用中间件的风险在于,您可能会发现停机时间会使您的业务无法运行。你需要能够最直接地控制UCaaS的部署,在出现问题时独立进行更改和修复。SparkleComm统一通信平台允许客户通过一个易于使用的界面控制他们所有的解决方案。

3.优先考虑安

在云优先的环境中,管理员工账户的安全更加棘手。不再是让某人交出他们的徽章,让他们离开终端机的问题了。由于每个人都能够从移动设备、桌面应用程序或浏览器访问他们的UCaaS帐户,企业需要确保他们能够轻松撤销他们正在使用的所有服务的访问权。

个人设备和工作设备之间的界限已经模糊。我们的客户使用我们的SparkleComm统一通信平台,在员工离开公司时删除对他们账户的访问权限,帮助他们确保他们离开时唯一留下的是在公司的美好回忆。

除了这种控制,企业需要能够管理单点登录(SSO)和多因素身份验证(MFA)等功能,以改善其安全状况。

与合适的供应商合作

我们很高兴能够为我们的客户提供SparkleComm统一通信即服务领域顶级供应商的服务选择。我们让客户很容易就能混合搭配出合适的解决方案,在一个地方为所有服务提供单一的支持来源。