工作场所团队合作的注意事项

从传统的PBX到员工使用自己设备的安全风险,企业正在探索协作工作的乐趣和挑战。其中最大的挑战涉及打破部分由过时技术造成的沟通障碍。

协作文化可以真正改变企业。它不仅增加了额外的燃料以提高生产力并有助于吸引人才,而且还培养了员工的社区意识。但是,为您的小型企业制定正确的团队合作和协作策略可能是一场艰苦的战斗,尤其是当您的资源有限时。SparkleComm统一通信 (UC) 解决方案可以解决燃眉之急。如果您正在为您的企业寻找更全面的通信解决方案,请记住以下注意事项:   

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  1. 利用SparkleComm统一通信系统,避免操作脱节

在成功实现工作场所协作的道路上,许多企业发现自己处于固网桌面电话和完整 UC 解决方案之间的中间地带。员工可能会使用一系列消费者应用程序进行协作、聊天、视频通话和共享内容。通常,他们会使用自己的个人设备访问这些应用程序。这可能会导致沟通障碍,最终导致不必要的时间和资源浪费。  

将您的所有通信统一到SparkleComm统一通信这一个解决方案中,可帮助您轻松访问全渠道通信——语音、视频即时消息、状态、文件共享等。

SparkleComm统一通信为您的员工或座席提供更大的移动性,使他们能够与任何人实时联系,无论他们身在何处。它是减少这些沟通障碍并促进企业协作的绝佳工具。

  1. SparkleComm统一通信确保互操作性

让您的所有应用程序和通信工具在不同设备和平台上顺畅运行是团队协作的本质。但是今天的企业往往面临着完全相反的情况:IT 沟通并不像应有的那样直接;远程工作时访问和共享文件存在问题;许多员工正在使用并非所有设备和平台都支持的应用程序。结果是效率低下和时间损失。

今天,众所周知,企业拥有复杂的通信系统,涉及不同地点的多个供应商。您如何在不同的平台上保持互操作性?通过转向多供应商统一通信服务,企业主可以确保其团队之间进行无缝、直观的通信。选择一种统一通信解决方案,如SparkleComm统一通信解决方案,它提供具有广泛互操作性的多个选项,而不是供应商锁定限制。如果您的解决方案可用于任何交付和消费模型、本地或云端,它使您能够根据自己的节奏和需求而不是根据供应商的偏好调整统一通信组件。

简而言之,SparkleComm统一通信的互操作性有助于延长您现有基础设施的使用寿命,确保您的投资获得最大的投资回报。

  1. 选择市场上最新的SparkleComm软电话工具

UCCaaS 工具已经存在一段时间了,许多企业开始转向SparkleComm软电话。 它是桌面电话的软件版本,以应用程序的形式安装在您的计算机、平板电脑或智能手机上。借助使用互联网的SparkleComm VoIP 技术,软电话可以显著降低通信成本,并提供超越传统 IP 电话的额外功能。

尽管市场上充斥着许多选择,但选择行业领先的SparkleComm软件电话,提供即时消息视频会议、屏幕共享等功能,可以增强移动性并提高企业效率。SparkleComm解决方案可以覆盖现有的呼叫服务,允许企业主简化通信,而无需报废现有呼叫服务器的成本和复杂性。

  4. 避免被您的桌面电话扣为人质

传统的固定电话系统——运行在 PBX 或托管服务上的那种,可能不是您认为协作障碍的第一件事。这项技术使用户能够接听和转接电话以及管理联系人,但这就是协作的结束。大多数 IP 桌面电话无法将通信扩展到办公室外,并且很难将移动电话连接到固定线路。

缺乏内部 IT 支持和有限的预算通常意味着企业主被这种过时的电话所束缚。但实际上,采用与其他应用程序集成的基于云的SparkleComm VoIP 系统会更具成本效益。易于使用、管理和部署,选择SparkleComm软电话而不是桌面电话可以使您的业务通信更具可扩展性、面向未来和移动性。

  1. 提供更高的安全性

在“自带设备”或者BYOD政策可以提出一个范围的网络和数据安全挑战。常见的 BYOD 危险范围从破坏性数据泄露到设备上的恶意软件进入公司网络。这是 IT 团队的一大难题,对于没有内部 IT 的企业主来说,这可能是灾难性的。接受SparkleComm统一通信软件的另一个原因是它提供了一系列解决方案,这些解决方案为消息传递、通话、屏幕和文件共享提供内置音频和媒体加密,因此员工可以安全地使用自己的设备。

凭借内置的安全性以及购买打包为服务的解决方案的能力,该解决方案位于加密和您现有的 PBX 基础设施之上,实现工作场所协作比您想象的更安全、更便宜和更简单。 

尽管我们列出了一些主要建议以实现更具协作性的企业,但在实施之前了解您的沟通策略也很重要。如果您已经具备此功能,那么增强工作场所协作的下一步将是获得支持您所有通信需求的正确 UCCaaS 解决方案。

利用SparkleComm统一通信为大型企业或服务提供商提供企业级协作功能,以及最新的通信标准,例如高清语音和视频会议消息传递、屏幕共享等。SparkleComm 还可以支持虚拟会议室服务。如需更多信息,请联系我们的直销团队吧。

维护即时通讯安全

即时消息安全始于您的网名。创建网名是一个有趣的创造性过程,每个人都希望他或她的网名能表达一些独特的东西。但请尽量避免在您的网名中包含任何个人信息。对于最容易受到网络掠夺者攻击的青少年来说尤其如此。 enter image description here 避免包含在您的网名中的一些词:

您的真实姓名 您的年龄 您的地理位置 您的高中或大学的名称 创建屏幕名称的一些替代想法:

你的爱好 您宠物的名字 您最喜欢的音乐家、运动队、演员、食物等

创建网名后,请将其视为秘密身份。不要把它给任何人。网名应该比电子邮件地址更私密。不要在公共网站上发布它,因为在那里网络钓鱼程序很容易记录您的网名并向您发送垃圾邮件。还要尽量避免将您的网名链接到您的电子邮件地址,反之亦然。

当你还是个孩子的时候,有一个牢不可破的规则:“不要和陌生人说话。” SparkleCommIM 安全也是如此。安全使用 SparkleCommIM 的最佳方式是只与您认识的人聊天。如果您不认识的人试图给您发 IM,请不要接受邀请。如果他们有正当理由与您取得联系,他们可以发送电子邮件或致电。

如果由于某种原因您决定在 即时通讯 上与您不认识或不太了解的人聊天,请不要打开任何附加到消息的文件或照片。这是恶意黑客将病毒、蠕虫或间谍软件加载到您的计算机上的一种简单方法。

即使您正在与朋友聊天,在打开所有附加文件之前,请检查它们的名称和文件扩展名。如果您朋友的计算机感染了病毒,它会自动将病毒副本发送给您朋友的所有 IM 好友。特别避免打开任何可疑的 .txt 或 .exe 文件。

不要在 SparkleComm即时消息中包含任何高度个人化或私密的信息。即时消息,就像电子邮件一样,相对容易被黑客拦截。所有消息都需要通过中央服务器,并且可能会在网络中的各个薄弱环节被窃取。此外,许多 即时通讯 程序会保存IM 会话的日志以供将来参考。这可能很有用,尤其是当您在工作环境中使用 IM 时,但它也可能带来安全风险。如果有人可以访问您的 IM 日志,他们可以使用您的旧消息来收集高度个人化或高度敏感的信息。

大多数 IM 程序都包含状态消息,让您的好友或联系人列表中的人知道您是否可以聊天。小心不要让人们过多地知道你在哪里,你在做什么。与其说“出去吃汉堡王”,不如使用通用的“忙碌”。这样您就不会向潜在的陌生人透露您已经离开家或办公室并在特定的外部位置。 SparkleComm即时通讯的最后一条规则是在现实生活中遇到只通过 IM 认识的人时要格外小心。白天带上朋友或父母在公共场所见面,比如咖啡馆或繁忙的公园。

即时消息的工作原理

在互联网已经彻底改变了我们的沟通方式。电子邮件一直是有史以来采用速度最快的通信形式。不到二十年前,听说过它的人并不多。现在,我们中的许多人用电子邮件代替写信,甚至不打电话给别人。世界各地的人们每天发送数十亿封电子邮件。

但有时即使是电子邮件也不够快。您可能不知道您要发送电子邮件的人当时是否在线。此外,如果您与某人来回发送电子邮件,您通常需要点击几个步骤。这就是即时消息(IM) 变得如此流行的原因。 enter image description here 使用 SparkleCommIM,您可以保留与您互动的人员的列表。您可以与好友列表或联系人列表中的任何人进行 IM,只要该人在线即可。您将消息输入到一个小窗口中,该窗口显示在您的两个屏幕上。

SparkleComm即时通讯 程序提供以下功能:

  • 即时消息- 与在线朋友来回发送笔记
  • 聊天- 与朋友或同事创建聊天室
  • 网络链接- 共享您最喜爱的网站的链接
  • 视频- 发送和查看视频,与朋友面对面聊天
  • 图像- 查看存储在您朋友计算机上的图像
  • 声音- 为您的朋友播放声音
  • 文件- 通过将文件直接发送给您的朋友来共享文件
  • 交谈- 使用互联网而不是电话与朋友真正交谈
  • 流媒体内容- 实时或接近实时的股票报价和新闻
  • 移动功能- 从您的手机发送即时消息

使用SparkleComm即时消息

查看以下步骤以准确了解即时消息服务会发生什么。

1.您转到下载页面并获取适用于您的计算机的免费软件客户端的副本。 2.您安装软件并打开客户端。 3.客户端尝试连接到服务器。它使用专有协议进行通信。 4.一旦客户端连接到服务器,您就可以输入您的用户名和密码登录到服务器。如果这是您第一次使用,您可以注册一个帐户并立即开始使用它。当服务器验证您的姓名和密码时,您就登录了。 5.客户端向服务器发送您正在使用的计算机的连接信息(分配给客户端的IP 地址和端口号)。它还为用户提供了联系人列表中每个人的姓名。 6.服务器会创建一个临时文件,其中包含您的连接信息和您的联系人列表。然后它会检查您的联系人列表中的任何用户当前是否已登录。 7.如果服务器发现您的任何联系人已登录,它就会向您计算机上的客户端发送一条消息,其中包含该用户的连接信息。服务器还会将您的连接信息发送给您的联系人列表中已登录的人员。 8.当您的客户端获得联系人列表中某个人的连接信息时,它会将那个人的状态更改为“在线”。您单击联系人列表中在线人员的姓名,会打开一个窗口,您可以在其中输入文本。您输入一条消息并单击“发送”或按回车键与该人通信。 9.因为您的客户端具有您向其发送消息的人的计算机的 IP 地址和端口号,所以您的消息会直接发送到该人计算机上的客户端。换句话说,此时不涉及服务器。所有通信都直接在两个客户端之间进行。 10.其他人会收到您的即时消息并进行回复。你们每个人在各自的计算机上看到的窗口会展开以包含对话的滚动对话框。每个人的即时消息都显示在两台计算机上的此窗口中。 11.对话完成后,您关闭消息窗口。最终,您离线并退出。发生这种情况时,您的客户端会向服务器发送消息以终止会话。服务器向您的联系人列表中当前在线的每个人的客户端发送一条消息,以表明您已注销。最后,服务器删除包含客户端连接信息的临时文件。在在线联系人的客户端中,您的姓名将移至离线状态部分。

VoIP 呼叫监控

VoIP 有其明显的优点和缺点。VoIP最大的优势是价格,最大的劣势是通话质量。对于部署 VoIP 电话网络的企业——尤其是那些运营繁忙的呼叫中心(客户服务、技术支持、电话营销等)的企业——通话质量问题既不可避免又不可接受。为了分析和修复通话质量问题,这些企业中的大多数都使用一种称为VoIP 通话监控的技术。 enter image description here VoIP 呼叫监控,也称为质量监控 (QM),使用硬件和软件解决方案来测试、分析和评估通过 VoIP 电话网络进行的呼叫的整体质量。呼叫监控是企业整体服务质量 (QoS)计划的关键组成部分。

呼叫监控硬件和软件使用各种数学算法来衡量 SparkleCommVoIP 呼叫的质量并生成分数。最常见的分数称为平均意见分数 (MOS)。MOS 的衡量标准是 1 到 5,尽管 4.4 从技术上讲是 VoIP 网络上可能的最高分 。3.5 或更高版本的 MOS 被认为是“不错的选择”。

为了提出 MOS,呼叫监控硬件和软件会分析几个不同的呼叫质量参数,最常见的是:

延迟

这是 VoIP 电话通话两端之间的时间延迟。它可以单程或往返测量。往返延迟会导致在糟糕的 VoIP 通话期间出现“通话效应”,人们最终会因为认为对方已经停止说话而相互交谈。超过 300 毫秒的往返延迟被认为很差 。

抖动

抖动是由延迟到达或以错误顺序到达的数据包引起的延迟 。大多数 VoIP 网络试图通过称为抖动缓冲区的东西来消除抖动,该缓冲区以小组形式收集数据包,将它们按正确的顺序排列,然后一次性将它们传送给最终用户。VoIP 呼叫者会注意到 50 毫秒或更长的抖动。

数据包丢失

抖动缓冲区的部分问题在于有时它会过载,而迟到的数据包会“丢弃”或丢失。有时数据包会在整个对话中偶尔丢失(随机丢失),有时整个句子会丢失(突发丢失)。数据包丢失以丢失数据包与接收数据包的百分比来衡量。

有两种不同类型的呼叫监控:主动和被动。主动(或主观)呼叫监控发生在公司部署其 VoIP 网络之前。主动监控通常由设备制造商和网络专家完成,他们专门将公司的 VoIP 网络用于测试目的。一旦部署了 VoIP 网络并且员工已经在使用该系统,就无法进行主动测试。

被动呼叫监控实时分析实际用户拨打的 VoIP 呼叫。被动呼叫监控可以检测网络流量问题、缓冲区过载和网络管理员可以在网络停机时修复的其他故障。

呼叫监控的另一种方法是记录 SparkleCommVoIP 电话以供以后分析。然而,这种类型的分析仅限于通话期间可以听到的内容,而不是实际网络上发生的情况。这种类型的监控通常由人而不是计算机来完成,称为质量保证。

隐私和安全的网络会议标准

随着 Web 会议使用的增长,参与其中的公司以及提供 Web 会议软件和托管服务的公司都认识到需要针对隐私和安全的 Web 会议标准。 enter image description here Web 会议隐私保护个人记录,以及参与会议的个人的私人信息和参与。SparkleCommWeb 会议安全保护公司或政府机构不想共享的信息,因为它可能影响公司的计划或利润或国家安全。Web 会议标准将有助于保护这两种需求。

与使用 Internet 的任何活动一样,Web 会议也存在黑客和公司竞争对手可能会在会议上窃听或从中获取信息的风险。在 Web 会议期间,数据临时存储在共享的 Internet 服务器上——要么属于公司本身,要么属于提供托管服务的公司。那是数据最容易被盗的时候。

作为保护,大多数 Web 会议托管公司在 Web 会议期间采用三部分方法来确保数据安全:

1.使用安全套接字层 (SSL) 技术进行加密,使数据对预期接收者以外的任何人都无法读取。

2.非持久数据流。加密数据在主机和参与者的计算机之间不断切换,而不是存储在一台计算机上。

3.入侵控制,扫描网络中是否有未经授权的用户并关闭传输端口以拒绝他们访问。

虽然每个托管公司都有自己的安全架构,但它们都符合非正式的行业标准。Internet 标准——如那些用于 Web 会议安全的标准——通常基于 Internet 工程任务组 (IETF) 开发的规范。制造商、网络托管公司和其他人自愿同意标准并遵守它们。

认识到需要,IETF 于 2003 年成立了集中会议工作组 (XCON) 来推荐 Web 会议的标准。XCON 正在为需要强大安全性和授权要求的多媒体会议开发一套标准化的协议。虽然 XCON 仍在研究这方面的部分内容,但公司正在其安全架构中使用一些完整的建议。这就是为什么您可能会在托管公司对其安全系统的描述中看到提到 XCON。

作为 SparkleCommWeb 会议的主持人,您可以采取措施确保会议具有足够的安全性。您可以执行以下操作:

1.如果您使用的是托管服务,请检查公司如何确保会议安全并确保满足您的需求。这些公司通常会在其网站上提供详细信息,并可以回答您的问题。寻找符合 IETF 或 XCON 标准的第三方认证。

2.通过安全电子邮件发送邀请,并且只发送到精心挑选的列表中。如果会议涉及敏感信息,您可能不想在该组之外进行宣传。

3.在会议期间筛选新参与者。注意不请自来的参与者并终止他们的访问。Web 会议软件通常具有此功能。

4.决定哪些信息应该提供给哪些参与者——以及在会议期间的什么时候。每个人可能不需要访问敏感信息,它可能只需要“摆在桌面上”一小段时间。

最后,在会议结束时不要停止考虑安全性。例如,确保托管公司在会议结束后立即从其服务器中删除机密数据。限制对录制的会议的访问,如果您提供会议的播客,请仔细编辑以删除敏感信息。