如何有效管理远程团队(二)

3.优先考虑沟通

沟通和协作在现代办公室中极为重要,但在管理远程团队时更是如此,为您的团队设置他们需要一起工作的工具,并建立他们应遵循的流程以使每个人都顺利进行。   enter image description here

自由职业者人才市场强调了减少远程团队“调度标签”的重要性。不久前,还没有听说过远程敲门的等效手段。电子邮件响应仍然很慢,而长途电话则很昂贵。但是那个时代已经过去,现在,有无数工具可以使即时协作比步行到冷却器更容易。即使您的团队是100%分散的,您也几乎不需要向某人发送电子邮件来安排电话或会议以处理某些事情。只需仔细检查您的时区,然后敲一下就可以了。让员工可以随时联系他们以获得所需的信息,或者使用允许他们通过SparkleComm团队消息传递应用程序或项目管理工具异步交换必要信息的工具。项目管理工具通过向您显示分配给他们的对象和到期时间,来帮助每个人在任务和项目上进行协作。

确保您还使用了云文件存储,以便员工可以找到所需的文件,而不必追赶其他人在其硬盘上找到该文件。

4.注意时间表

当全都在一个屋檐下时,协调会议和聚会非常简单,当您分布在多个时区时,会很快变得复杂。 

如果您安排他们在当地时间晚上10:00开会,这会使远程工作人员感到被认可和参与,这会有所帮助。确保您了解团队的时区和工作时间(通常可以在使用的任何日历软件中进行设置),并在可用性重叠的情况下最大化时间。 

例如,对于旧金山和都柏林的员工,太平洋标准时间上午8:00至上午10:00通常有两个小时的重叠时间,都柏林员工仍在办公室。确保在这些窗口中安排重要的团队时间或部门对话。如果您发现自己经常失去对远程团队的时区和可用性的跟踪,则相关日历软件的工具可以帮助您。

5.评估绩效

衡量远程知识工作者的“输出”可能会变得晦涩难懂,但通讯工具也可以在这里提供帮助。 

使用SparkleComm消息传递平台和每日视频站台作为团队成员的渠道,以提供项目状态更新和成功(或失败)。如果您可以让团队了解正在进行的其他项目,则更容易实现目标。 大多数项目管理工具都有跟踪器,可以向您显示团队和个人完成了多少个项目以及完成得多快。

无论您身在何处,都可以有效地管理您的远程团队

远程工作正处于商业利益,员工需求和文化转变的完美交汇处,因此获得了巨大的普及。随着越来越多的人习惯了这一想法,并发现使用正确的工具完全可以完成这一任务,这种趋势在将来只会越来越流行。 如果您想保持竞争力,那么现在就需要掌握如何雇用,管理和保留远程员工的方法,并且如果您能够从任何位置进行这种工作,那么您将变得很不错,能够在未来许多年内蓬勃发展。

如何有效管理远程团队(一)

随着企业继续探索总部以外的城市或国家/地区的人员配备选项,当然,借助技术,远程工作或“远程办公”正在真正起飞。 远程工作一度被认为是“劳动力的未来”,但在过去五年中迅速普及,增长了44%。

是什么在推动增长?好吧,原因很多。 首先,当今的员工在工作地点和方式上寻求更大的自由度和灵活性。有现代员工的生活方式要求(家庭,宠物,健康和保健),然后还有每天的通勤时间可以减少太多。研究表明,远程员工的敬业度和生产率更高,据报告,敬业度提高了9%,生产力提高了13.5%,离职的可能性降低了50%。

因此,远程工作对员工非常有用,但是现在的问题是,您如何管理分散在世界各地的远程劳动力? 

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我们将研究管理远程团队的五种最佳实践,包括以下内容:

1.牢记个性和技能来招聘

如果您想更轻松地管理团队,则必须首先雇用合适的团队。如果您雇用了合适的人,这些人自然是很好的远程雇员(自我启动者,不需要很多指导),那么以后您会发现管理起来容易得多。

第一步是确保您能找到合适的人选。并非每个人都非常适合远程工作,合适的远程员工需要是一个强大的独立工作者,专注,精通技术,能够在没有指导的情况下进行有影响力的工作,并且具有不可思议的强大沟通能力。当您从附近地区招聘时,这已经是一个艰巨的任务,但是当您尝试从全国各地进行筛选时,这甚至会更加困难。

远程第一团队建议编写清晰明了的职位描述,不仅要突出您要寻找的特定技能和经验,还要准确概述远程团队成员在组织中取得成功所需要的素质。 

有一社交媒体调度软件在整个生存过程中都有一个完全远程的团队,他们已经学到了一些有关如何为远程角色合理招聘的技巧。最初,他们通过查看社交媒体帖子(适当程度)并分析电子邮件中的措词来根据他们的公司价值筛选候选人。  然后是有的的远程团队在面试过程中严重依赖视频聊天软件如SparkleComm视频会议。虽然电话采访可以在筛选过程的早期提供价值,但类似SparkleComm视频聊天可以帮助招聘经理更好地评估肢体语言和性格。除此之外,他们还经常通过每周视频环聊介绍新的团队成员。

组建远程团队时的座右铭应该是“雇用行动者”。行动者是即使没有指导也能使事情成真的人。 雇用远程工作人员时,最重要的一项素质就是雇用您可以信任的人,以便完成工作,兑现他们的承诺,并激励自己日复一日地尽力而为,而无需您盘旋在他们的周围(因为您不想买那么多机票)。

2.帮助员工感到包容

当您与同事之间的边界,距离很远或有墙壁隔开时,最重要的事情就是与他们沟通。远程团队需要被授权通过任何必要的手段彼此进行通信,无论是视频聊天语音聊天还是即时消息,通信都是远程团队成功的基础。

但是,这不是在拥有远程团队时很重要的唯一沟通方式。 《哈佛商业评论》的一项研究发现,远程员工经常感到自己在优先事项和决策制定方面被遗忘,甚至在背后被谈论着。除了每周一次的“签到”消息外,还需要鼓励您的员工经常进行公开坦诚的沟通。让他们感到被包容。

幸运的是,利用当今的技术,这从未如此简单。SparkleComm视频聊天可以帮助远程团队与管理人员和彼此进行宝贵的面对面交流(87%的远程员工报告说,当视频可用时,他们感觉与同事之间的联系更加紧密),而即时消息传递平台(如SparkleComm)则使他们可以进行跨越不同时区的对话。

这些技术的用途也不仅限于会议和项目,远程团队可以每周举行社交时间,进行闪电演讲或主题环聊,以提高社交参与度。这些努力从表面上看似乎很蓬松,但是在工作中增进团队成员之间的牢固社交联系可以对员工敬业度和生产率产生巨大影响。 

盖洛普(Gallup)的一项研究发现,据称在工作中拥有最好的朋友的员工导致更多的忠诚客户和12%的利润增长。与工作无关或休闲的聊天也可能导致偶然的对话,有助于推动创新和新想法。

软电话和智能手机之间的区别

我们中的绝大多数人将拥有一部手机,该手机可以让我们满足,交谈和上网浏览我们所需要的内容。它们已经成为我们生活中的基本组成部分,而且很快就会有一个无法想象没有他们的成熟时代。老实说,无论如何,有些事情是我们的手机无法做到的,或者已经被其他选择所代替。软电话或者称为产品电话是这些选择之一,软电话可以完成重要的业务重点,包括呼叫记录,多客户端视频会议和呼叫转移等重点。下面将通过SparkleComm软电话来举例说明。

SparkleComm软电话不仅仅是简单的手机应用

SparkleComm软电话不仅仅只是一种简单的手机应用程序,它同样支持Wondows、Mac、Ipad和Linux,而且它具有很高的强度,并且可以将IP工作区电话的亮点显示到手机上。这意味着为客户提供了更多便利。

SparkleComm软电话使记录更加有用和简单

从业务角度出发,使用SparkleComm软电话通话或者视频会议时可以立即进行录音。可以选择记录您在将来某个时间播放很有意义的记录;又或者是重复地检查视频会议讨论中的内容,审核通话质量和与工作伙伴需要一起执行的工作内容。SparkleComm软电话的记录设置非常简单,并且在很多时候都会使软件电话拨号程序记住它。

SparkleComm软电话的呼叫转移更加稳定和方便

对于较大的组织,重新定向呼叫可能是一项不稳定的业务。尤其是具有众多分裂的个人;从客户的角度来看,莫名其妙的莫过于在试图找到合适的人与之交谈却在不同办公室之间徘徊。手机不具备呼叫转移的有用性,必须通过从单独的应用程序商店下载的外部应用程序来获取手机。如果您必须将客户转移到逐步合理的合作伙伴,那么像SparkleComm这样的软电话是不二之选,因为对于SparkleComm这只是稳定的简单操作。

SparkleComm软电话更加的安全

安全是引起很多人讨论的话题,并且在媒体通信行业,尤其​​是IP通信方面,安全一直受到特别重视。手机在不打扰的线路上工作并不是绝对的,这意味着实际上任何人只要拥有正确的设备专业知识,都可以收听并干预您的通话。SparkleComm与其他许多基于VoIP的软电话框架一直旨在确保客户端及其信息的安全。

随着我们的手机与我们在工作场所的工作越来越紧密地联系在一起,这预示着软电话同样会成为我们工作区的亮点,这也预示着它们将得到进一步的发展,并且势不可挡。

如何使视频会议更具交互性(二)

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3.保持亲切但气氛平静

鼓励您的团队更加进取的唯一方法是放松一点。让我们将公司气氛抛到窗外,尝试发起一个休闲的头脑风暴会议,如果您只想找到想法,每个人都可以自由提问和发表意见。打破僵局的一种方法是从民意调查或开放式问题开始。

或者你可以设计简报或强迫参与者参加的视频,只是简单地进行对话就不会减少。如果您要按时完成任务,则可以更简洁地设计会议流程。回到旧的方法中随机移动参与者,或尝试问一些具体问题。

4.始终利用视频功能

考虑一下,还有什么更令人兴奋的?基于文本和音频的聊天很快变得单调,不再具有吸引力。研究表明,参与者在观看视频时会更加积极主动地意识到自己的输出,而在文字方面,大多数员工甚至都没有集中精力。因此,拥有高清视频流确实可以使会议的整体气氛和气氛充满惊奇。而且,您的参与者没有任何容易分散注意力或进行多任务的余地,毕竟,您可以互相监督。

5.掌握您的管理控制

当今大多数会议软件都预装有管理员控件。如果您是老板,则可以控制参与者的权限,例如静音按钮。静音按钮经常被滥用,弊大于利。出色的SparkleComm软件可让您切换模式并控制沟通的各个方面,例如确定谁可以发言和谁可以离开。有了控制权,您就可以在事情步入正轨时立即进行干预。你也可以记录您的会议以供将来分析。因此,请确保您的软件可让您对视频会议施加足够的控制权。如果您有足够的工具来有效地监视会议,则分心和借口将无济于事。

视频会议对于所有类型的企业所有者(无论大小)都非常有用。毕竟,谁不想在全球范围内利用人才呢?尽力为会议增添趣味性将大大提高团队士气并提高组织的整体产出和生产力。每个人的收益都是一角钱。大型公司可以节省大量文书工作,而预算紧张的企业则不需要浪费资源去寻找人才。在进行交互式会议的规划时,会议平台,您几乎可以从舒适的卧室或当地咖啡馆经营公司。

如何使视频会议更具交互性(一)

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在全球化和竞争日益激烈的世界中,企业正在迅速转向 互联网通讯工具以节省成本并提高效率。现在,全球超过80%的公司通过视频电话会议技术举行虚拟会议。对于在黑暗中的人,视频电话会议使您和您的团队可以在线上进行会议——无论您身在何处。明白了吗?

如果您是最近进行此更改的企业主,并且一直对如何使虚拟会议更具交互性感到好奇,那么可以采用一些行业最佳实践来最大程度地利用会议:

1.设定明确的目标

即兴会议可以带出创意,这是真的,但是当事情开始往南走时,您会怎么做?那是您定义下一次会议的目标的时候。当您制定了议程时,您的团队将有足够的时间考虑关键点。同样,引入基本规则将是在会议期间维持秩序的好方法。

您认为可以帮助提高效率的任何规则都应进行测试。经验丰富的团队负责人有时会从最终结果开始,以巧妙地向团队暗示他们的业务意义。但是,有一个陷阱。如果您追求太多目标,那么您的会议可能会变成一场非常无聊的马拉松比赛,从而使您回到正题。大型会议非常简短。早点计划,确定两个目标,然后立即发送该议程!

2.确保已正确配置

最大的关门次数视频会议是那些讨厌的技术障碍。沟通中断实际上会中断会议,从而浪费您的时间和时间。想象一下,您正在就如何制定新的营销策略进行一场激烈的讨论,然后突然间!您的营销副总裁的声音中断了。解决此问题的唯一方法是,在每次会议之前都要由您的内部技术人员对设备进行测试。或者,您可以明智地选择会议软件。解决硬件问题的一种方法是订阅基于云的服务,例如SparkleComm云会议。一个人所要做的就是注册他们的服务,而一个简单的Web浏览器就足以举行大型会议。