在这篇文章中，我们为安排、运行和管理会议提供了策略性建议和工具，这些建议和工具不会浪费任何人的时间，并允许完成工作，我们可以保证他们会帮助你完成团队的工作。
1.仔细想想你要解决的问题
在为任何人的日历预定时间之前，花点时间思考一下你试图解决的问题——以及你希望如何与同事合作。回答以下一些问题将有助于你弄清楚应该安排什么类型的会议，以及应该邀请谁参加。
例如，如果你在寻找想法，你可能需要安排一次头脑风暴会议，从你团队的其他成员那里获得新的想法和反馈。如果您希望发起一个需要在多个移动部件上进行跨职能协作的活动，则可能需要安排项目启动会议。
至少，仔细考虑一下你希望从会议中得到什么，以帮助你计划一次成功而富有成效的对话。这将帮助你领导会议，制定议程，实现你的目标。
2.选择与会者列表
一旦你确定了你需要召开的会议，你就需要找出谁需要出席才能召开一个富有成效的会议，并开始实现你的目标。如果您正在举行一个启动会议或状态更新会议，则可能需要与您合作的团队成员或组织中的一名代表。如果你正在领导一个培训或展示一个项目，你可能需要所有的团队成员出席。
但是，如果您的会议出席者列表不断增长，您可能需要安排多个会议，才能最有效地与这么多人会面。
换句话说，之前最大的10-15参会者是最佳的会议规模，但是当组织变得如此之大，继续保持小规模会议会降低生产力，因为传达效果变得缓慢了，与其这样召开多个规模较小的会议，不如召开一次人满为患的会议。
说到大规模会议，SparkleComm视频会议就能完全符合，先不说它能容纳上千人集体参会，最重要的能通过不同的桌面PC端、移动手机端、客户端等方式连接参会，能很大地提高工作效率。
3.制定议程并在会议前分享
在SparkleComm视频会议邀请中，为您要讨论的主题包含一个议程，以便与会者可以为富有成效的对话做好准备。会议议程应不迟于会议前一个工作日公布，但理想情况下，您给与会者一周时间收集使用工具状态更新、准备幻灯片或其他材料。
会议议程有助于以各种不同的方式确保会议更有成效。日程安排有助于与会人员在有限的协作时间内保持正常工作。没有议程，旁白或思考不同的问题可能会占用分配的全部时间，但议程确保每个人都准备好并准备好工作。
此外，提前发送会议议程可以在会议最终举行时创造更具包容性的体验。如果任何与会者远程加入会议，议程将确保他们在会议期间有时间发言而不被打断。如果与会者比其他人更内向或说话更温和，让他们有机会提前准备反馈和评论，而不是期望他们在会议期间与一个团队进行交流，这将确保您在会议期间听到所有人的意见。
最后，会议议程有助于组织者跟踪会议内容、仍需讨论的内容、行动项目和下一步，以便推进项目。
4.提供视频会议链接并录制会议
有可能，如果您计划在2019年前或之后召开会议，请通过SparkleComm视频会议软件远程加入对话。别忘了在日历邀请中添加一个会议链接，这样远程参与者就可以加入到对话中，而不必等待您随时将其发送给他们。
SparkleComm视频会议软件对于录制会议也很有用，无论您是否让远程参与者调谐到会议中，都应该这样做。如果需要，会议记录可以为无法出席会议的同事提供参考，如果对当前讨论或商定的主题有任何疑问，则可能会有所帮助。
5.与与会人员分享对话。
即使你有重要的观点，控制谈话也是会议的禁忌。会议的目的是接收来自团队的反馈，如果只有一个人发言，这种情况就不会发生。问那些还没有机会谈论自己观点的人，并添加一些问题，比如“你们都怎么看这个？”鼓励他人捐款。
一个平衡的对话会让与会者感到轻松，并使他们有能力发言和提供意见。随着更多的想法来自每个人，你更有可能得到一个全垒打的想法或解决这个巨大的问题。
6.不惜一切代价避免一心多用
会议中的多任务处理是会议礼仪的一大罪过。打字不仅让你的同事感到恼火，而且让你不太专注于手头的事情。你很可能会错过一个针对你的问题，或者对别人要说的话显得不感兴趣。
时间是宝贵的，因此与许多人进行多任务的无焦点会议可能会拖下去。如果没有一个明确的观点，会议就更有可能偏离正轨。其他人则认为你每周的站立不值得参加。参加一个会议，期望不要看你的笔记本电脑或回复电子邮件。禁用松弛或电子邮件提醒，以便出现问题时不会分心。你要集中精力，全神贯注，不要一下子做十件事.
7.主动包括远程与会者
远程工作者经常感到不自在和被遗忘，特别是在会议期间。由于要参加更多的会议，远程工作者需要有一个座位。
让虚拟会议与会者感觉自己是团队的一部分，是项目和团队成功不可或缺的一部分。这需要SparkleComm视频会议工具和技术的正确组合。SparkleComm视频会议软件包括屏幕共享和三方软件集成。这些生产力工具允许增加协作，并使远程工作者更可见。
这种更自然的体验能将团队聚集在一起，使交流变得更好。有了正确的技术，你和你的远程团队成员将比你想象的更加成功！