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外包给视频

在下一次办公会议上，这位新的第三方嘉宾可以作为唯一的视频会议参与者，观看其他正统的室内对话，或作为众多远程呼叫者之一。他们可以提前预订，如果有足够的速记员在场，可能只提前一刻预订。这个新的临时机构只要利用SparkleComm视频会议系统甚至可以完全在线存在，员工在家工作并等待来电者。

在第一种安排中，他们是一个沉默的伙伴，甚至可能是看不见的。通过无障碍的程序视图，以及至关重要的清晰音频，该团队的专业成员可以记录和清晰的看见房间内发生的一切。这意味着没有人必须通过同时协助和转录会议来承担双重责任。而许多视频会议平台提供实时对话的完整录制，但这需要耗时的跟进，因为有人必须观看整个视频并获得显著的细节。

视频会议记录员可以随时准备会议记录，并将其起草并分享给所有需要在被清除的桌子的几分钟内被收录的人。

要满足的硬件

如果外包速记员只是通过聊天窗口参与的众多面孔中的一个，那么您需要更多地关注您使用的视频会议设备。

您肯定需要投资高质量的噪音消除技术，以确保您的新员工能够准确地完成工作。从本质上讲，该过程会滤除背景噪音，低声音和高吱吱声，使口语成为视频流的焦点。  它还有助于建立一个使用跟踪技术将摄像机自动移向任何有地板的人。这些功能使用麦克风阵列对扬声器的位置进行三角测量，然后自动对焦以进行缩放和平移，直到该人为中心屏幕。对于试图将想法归因于散布在视频会议阵列中的匿名面孔的人来说，这是一个很大的优势。

视频会议时代

当然，这种技术会让你破费，但你需要一个高质量的视频会议系统如SparkleComm视频会议系统来竞争现代商业世界。最近的一项调查发现，70％的人宁愿通过SparkleComm视频通话而不是亲自见面。

对视频会议不断增长的兴趣反过来可能会促使创新者在视频通话软件和硬件中加入转录和笔记等功能。

正如我们所提到的，视频录制已经很普遍，并且在自动实时音频到文本转录领域的运动越来越多。目前没有这样的服务声称有100％的转录成功率，但完成这些进步的关键因素是时间。所以也许只有几年，我们参加的每次会议都会被自动记录，转录，或许翻译，并且会在几分钟内将这些笔记传播给所有人。

在此之前，人类可以在视频会议摄像头后面占据一席之地，并确保准确捕获所有团队的想法，协议和决策。

谁在你的会议上记笔记？我的意思是对所讨论和总结的内容进行权威，准确的说明，这些内容可以传递给缺席的同事和合作伙伴，这些内容可以作为正在考虑的任何项目期间的试金石。如果您的工作场所与我曾经工作过的人一样，那通常是一个临时安排，留给那些最擅长整理项目符号的人。

为什么不应该将这样的专业任务授予专家呢？

视频会议只在需要时才能引入远程专业人员，能够在流动时记录和组织想法的人。在会议室桌上不需要全职工资甚至一杯水的人。这种虚拟服务已经存在于某些专业领域，为什么它们不存在于你的身上？

视频会议速记员

第三方公司已经准确在可能最重要的领域内提供分钟和会议组织——法律。

包括Barkley Court Reporters和Accuracy Plus Reporting在内的组织通过视频会议促进证人证词，并提供记录交换中每个词的速记员服务。两家公司都为他们的客户做旅行，建立对话的见证方面，并提供技术，以便与他们办公室的法律专家联系起来。

除了减少法律团队必须承担的执行关键审前程序所需的时间之外，这些诸如SparkleComm视频会议的服务还可以增加客户可以咨询的证人和专家的数量，使他们与通常无法联系的人直接联系。SparkleComm服务比基于办公室的会议要求更进一步，因为它实际上负责对话的最重要的结论。他们树立了一个强有力的先例，即无关的第三方可以为技术会议的记录保存做出贡献。因为SparkleComm会议不光支持后台录音与录像，后台录音可以全程混合录音与录像，即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。而且SparkleComm会议还支持讲录用同步转化为会议纪要文本。文本按照发言人记录，记录中包含了发言人的发言内容的文本，同时提供发言人发言录音的超级链接，方便会议纪要整理者的最后核对。

危险信号

在为办公室选择新的商务电话系统的过程中很容易陷入困境。但是就服务而言，并非所有供应商都是平等的。当心潜在的危险信号，可能预示着将来的问题。 

合同，但没有服务水平协议 

尽管VoIP行业确实使用合同，但这些合同与所使用的传统运营商不同。一般而言，供应商为签订长期（年度或更长）合同的客户提供较低的价格。但是，没有离开或任何最低限度购买的惩罚。 

但是，服务级别协议（SLA）是标准的。本文档概述了服务提供商的责任。它还详细说明了发生故障时的赔偿和补救过程。您应该警惕任何坚持合同但不提供SLA的供应商。 

没有免费试用版或演示版 

大多数VoIP服务提供商都可以在试用期内试用其服务。这使您可以查看该解决方案在现实环境中是否适用于您的业务。一些供应商可能会限制高级功能，或者要求提供免费的演示文件才能使用信用卡。但是，如果服务提供商根本没有试用或拒绝让您测试他们的服务？

当心那些宣传极低价格的供应商。您可能最终不得不为要使用的每个功能支付额外的费用。一些供应商甚至可能向客户付款，对他们的服务进行正面评价。这些并不是良好服务提供商的标志。 

SparkleComm统一通信平台提供了市场上最好的云VoIP服务之一。 立即致电我们了解更多详情，看看我们能为您的业务做什么！  

选择合适的供应商 

选择任何新技术或服务时，企业所有者通常会寻找价格标签。就办公电话系统而言，价格并不能说明全部情况。您可能最终会购买不符合您需求的廉价解决方案。另一方面，您也可能为员工从未使用的功能支付过多的费用。 

在价格方面，请记住以下三个方面： 

• 您是否拥有业务所需的所有功能？
• 您需要为这些功能支付多少费用，它是否适合您的预算？
• 该系统能否满足您现在以及将来的需求？

技术和客户支持 

在必须致电客户服务之前，您不会考虑他们的客户服务。但是，当手机掉线时，您现在需要帮助。供应商应提供多种沟通渠道-电子邮件，传真，电话，聊天等。他们还应拥有可用于寻求帮助的技术资源。不少提供商为他们的客户提供每月的研讨会，常见问题解答，帮助指南和其他书面材料。在选择SparkleComm供应商之前，请先查看他们的网站https://www.loogear.com，看看是否可以找到这些资源。 

往绩及专长 

SparkleComm VoIP服务提供商可以并且确实在某些领域专门。一些服务适合呼叫中心，而其他则提供虚拟办公室功能。也有专门针对特定规模或特定行业的组织的供应商。  

因此，如果您是小型企业，则可能需要寻找专门为小型企业量身定制VoIP的提供商。如果您在金融或医疗保健行业，请选择可以满足合规性要求的供应商。  

如果可能，请与现有客户联系并获得他们对服务的评价。如果您知道与您相似的企业，请找出他们使用的是哪种系统。对于您来说，它也可能是理想的选择。 

在商务电话系统中寻找什么？ 

与传统的商务电话服务不同，SparkleComm VoIP非常灵活且可自定义。这意味着您可以从几乎数百种不同的功能中进行选择！任何人都容易对这么多选择感到困惑。要寻找的一些最重要的VoIP电话功能包括：  

流动性 

很大一部分工作人口是流动的。您可能有在家工作或经常出差的员工。一些企业也有工人轮流来办公室和去客户现场。在任何这种情况下，您的电话都应连接您的员工。  

因此，选择的解决方案与移动设备一起使用非常重要。在大多数情况下，供应商将提供可下载和使用的软电话应用程序。如果不是，则某些供应商允许客户下载他们选择的应用程序并将其与服务一起使用。 

进阶通话管理 

大多数企业需要高级选项来管理呼叫，例如将其置于保持状态，内部目录，内部通话选项等。检查您的提供商是否也提供了交互式语音响应（IVR）系统。此功能使您可以自动处理简单的客户查询。您的客户服务代理可以专注于更复杂的问题。 

同样，用户应能够根据自己的要求设置规则。例如，主管可以将所有呼叫路由到其助手，但允许选择的号码到达其设备。旅途中的员工可以将呼叫路由到他们的笔记本电脑，而不是台式电话。该系统必须具有灵活性并能适应您的需求，而不是相反。 

遗留功能的互操作性和支持 

如果需要，您选择的VoIP商务电话系统应支持旧功能。您的办公室非常依赖传真吗？然后，新解决方案应允许您发送和接收数字传真。您是否有与座机相连的安全系统？VoIP服务应允许您保留和使用它。获得紧急服务也是如此。大多数知名的VoIP供应商都提供E911接入。只要用户提供物理地址，他们就可以正确路由911呼叫。 

VoIP商务电话系统本质上是数字的。这意味着它们应该与其他现代企业系统（如ERP和CRM工具）兼容。这使您的企业可以从共享数据和分析中受益。重要信息不再被锁定在无法相互通信的单独系统中。