视频电话会议如何在远程团队中创造文化

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视频电话会议和其他针对远程团队的文化构想

由于有了技术,许多工人和企业家都可以在家中或其他任何可以访问互联网和电话的地方完成工作。这种远程工作的自由性既方便又节省运输成本和工作空间开销。因此,许多小型企业和企业家选择雇用远程工作者来执行诸如营销,销售,会计,网站开发等角色。远程团队成员可以自主运行,可以通过电话,电子邮件,聊天甚至偶尔的视频电话会议保持联系。

尽管可以享受所有的自由和好处,但远程工作的代价是拥有强大的公司文化和团队精神。与员工和经理共享工作空间的传统办公环境不同,远程团队很少(甚至曾经)面对面开会。这可能会使团队成员难以建立联系并在个人层面上彼此了解。因此,问题是:您如何在一个远程工作的团队中灌输公司价值观和紧密联系的工作文化?毕竟,除了有竞争力的报酬和福利外,公司的工作文化还是影响员工整体幸福感,生产力和保留能力的重要因素。

这是我们将远程团队召集在一起并创建工作文化的4种主要方法:

1.面对面(如果可能)

尽管每个远程团队都不可能或不切实际,但面对面的开会(即使每年只有一次或两次)是加强公司文化和团队成员之间的纽带的最佳方法之一。如果您的团队是本地团队,则每周或每月一次的会议都可以作为协作进行项目,集思广益并加强工人与受雇公司之间关系的机会。

2.举行定期视频电话会议

当无法亲自开会时,视频电话会议通常是次要的选择,而且设置起来更方便。基于Web的免费视频会议使远程团队可以在易于使用的在线设置中举行例行会议,讨论与工作有关的主题并共享屏幕。无需花费时间或金钱在旅途上,您和您的团队就可以使用视频会议通过Internet连接随时随地进行面对面的会面。

3.使用IM聊天室

即时通讯应用程序(如SparkleComm等)使团队可以创建不同的频道或聊天室来讨论各种主题。即时消息传递是远程团队的理想协作工具,可实现快速简便的通信和文件共享。不用那么认真地讲,许多IM应用程序允许用户在对话中插入动画GIF和模因图像-该功能肯定会在团队成员之间引起许多内部笑话,并有助于创建既富有成效又有趣的工作环境。

4.举办公司年度活动

与我们名单上的第一名保持一致,很高兴通过每年至少组织一次有趣的公司活动来向您的团队表示赞赏他们的努力。无论是假日晚餐还是公司赞助的保龄球,这种场合都为偏远的工人提供了难得的机会,可以亲自聚会和欣赏彼此的公司。

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通过同理心管理虚拟团队的8种方法(三)

3.让您的团队对项目工作流程负责

远程团队无法抬起头来亲自见面,所以他们很难在问责制上挣扎。这使得他们看到彼此的工作变得更加重要。但是,如果没有正确的远程工作工具(尤其是简化创建,跟踪和关闭任务的项目管理工具和类似SparkleComm的集成的统一通信软件),则很难创建可见性。缺乏可见性会影响远程团队和经理人员。 

对于工人而言,这意味着不断权衡放慢进度以进行更新之间的机会成本,这些更新包括关闭项目管理中的任务,向团队发送消息,通知利益相关者以及推进下一个任务。对于经理而言,这意味着不断评估何时检查其团队以及何时关注个人职责。这种张力使任务很容易滑过裂缝。

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将任务管理与您的通信平台集成在一起,可以使您的远程团队更深入地了解项目。另外,很容易看到团队成员陷入困境的地方以及有人可以提供帮助的地方。 

但是有可能使您的团队的工作流程自动化,同时使其更加可见。选择一个与您的首选项目管理工具集成的通信平台。例如,劳格科技的SparkleComm桌面和移动应用程序与任务管理集成在一起,因此项目更新会自动显示在团队的消息传递enter link description here渠道中。您还可以通过在远程入职流程中优先考虑对沟通和项目管理工具的培训来建立这种责任感。这样可以使员工更快地采用软件。 

当您使用它时,请坚持自己进行软件培训。超过40%的经理不接受有关自动化工具的培训,而有效的远程管理将仅更多地取决于领导者对其团队的理解和实施新技术。

4.主持定期团队签到

为了建立和管理具有同理心的团队,从工作流和心态的角度了解团队的位置非常重要。评估员工的实际表现可能很困难,而又不能每天看到他们。 

他们不堪重负吗?家里有事吗?他们在完成项目时遇到困难吗?将签到作为每周工作流程的一部分,使您的团队有机会谈论事情,分享他们的进度或表达他们在何处需要帮助。您可以在每周开始时或中途进行检查,以确保您的团队有能力完成工作。 

站立式会议是此类会议的绝佳选择。站立会议的时间通常为10-15分钟,要求团队中的每个人进行某种更新。这样可以确保整个团队都能听到,并且每个人都参与到对话中。 

为了确保您的团队在每次会议之前都做好充分的准备,请在会议之前发送简短的调查表,以便每个人都知道将要讨论的内容。这是使您的会议(无论持续多长时间)尽可能高效且富有影响力的简单方法。

请记住,尽管这些会议可能更非正式,但您仍应在最后确定行动项目或下一步。定义后续步骤将确保您的员工获得所需的帮助。但是,在没有会议记录的情况下很难设置操作项目。任命团队中的一名成员作为公告人,并让他们在共享空间中发布注释。然后,您的团队可以创建任务并彼此分配任务,因此很明显,谁负责什么时间。SparkleComm视频会议应用程序中的任务管理器功能使团队可以轻松地将会议记录转换为可操作的项目 。 

无论您决定如何构建签到结构,请确保使用适合团队需求的视频会议工具。例如,SparkleComm允许团队直接从团队消息传递功能开始会议,这使团队可以灵活地按自己的条件主持会议。它也可以通过其他方式工作,使您可以与会议中的与会者创建团队聊天,从而可以轻松进行后续操作。

如果员工希望与您进行快速聊天,但是即时消息或电子邮件并没有减少它,这也很好。 

通过同理心管理虚拟团队的8种方法(二)

2.将正确的工具添加到您的通信堆栈中

您的远程管理仅与支持它的通信工具和策略一样有效。  在没有最新的通讯软件的情况下,您的团队成员将使用外部工具,例如他们最喜欢的视频聊天应用程序。员工使用未经批准的应用程序的这种做法称为影子IT。 

对于某些使用200多个应用程序的企业而言,问题如此之多,以至于IT部门比禁止它们更容易保护和集成员工偏爱的外部应用程序。

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不同通信工具的混杂使远程管理充满了摩擦,缺少定义您的团队如何通信的策略。沟通期望不明确会导致远程员工同时受到微管理(状态更新太多)和被忽略(沟通间隙太多)。

生产力也因此受到影响。在《经济学人》的一项调查中,有44%的工人表示沟通不畅会导致无法完成项目。受访者还列举了沟通不畅的其他后果,包括士气低落,绩效目标缺失和销售损失。

一种缓解这种情况的简单方法是在一个应用程序中集中管理远程团队的消息,视频电话,从而使通信和协作更加轻松。例如,劳格SparkleComm统一通信移动应用程序等平台将这些确切的沟通渠道整合到了一个地方。

好消息是,纠正不良的团队沟通比看起来容易,尤其是可以快速部署基于云的SparkleComm统一通信解决方案时。请遵循以下三个技巧来选择和向远程团队推出通信软件

1.将所有人聚集到一个统一的通信平台上,最好是一个集成了消息传递,视频和电话的平台(如SparkleComm)。现在,您的团队可以在一个地方进行协作,不再需要时间或在单独的应用程序之间切换而丢失重要消息。

2.定义您的团队应如何使用每个沟通渠道。例如,创建一个专门针对客户健康的消息传递渠道,并且至少需要每周更新一次。同样,指定应在视频上进行哪些类型的会议。澄清这样的期望有助于远程团队成员在他们的沟通方式中发挥作用。

3.建立远程团队沟通的节奏。定期的对话,例如每周一次的一对一,每两周的团队会议以及每月或每季度的全职员工会议,可以帮助团队成员计划和组织工作量,因此消息和会议请求不会让人感到意外。

集中化您的沟通渠道也使其更加安全。劳格SparkleComm统一通信的企业级安全性和运营商级可靠性意味着您的团队可以在任何地方安全地连接。

通过同理心管理虚拟团队的8种方法(一)

移情在工作场所中至关重要,尤其是在疫情时期。大流行导致我们的工作方式发生了巨大变化,越来越多的公司开始采用远程优先的方法。另外,人们要同时适应家庭和工作的和谐,这使人们在精神上和身体上都很累。这就是为什么作为经理,带领您的团队同理心很重要,但这在虚拟工作时可能很棘手。 

在本文中,我们将教您如何以最富有同情心的方式来管理团队,这将使您的团队更强大,更有效率,更快乐。

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我们将介绍有关如何在线管理分布式团队的8个技巧:

1.防止微观管理

对远程团队进行微观管理很容易陷入陷阱,特别是如果您是未接受过领导培训的经理。避免远程微管理至关重要,这样才能建立信任。高信任度的工作场所的股票回报率高出2到3倍,而离职率却降低了50%,从而胜过同行。 

来自“伟大的工作场所”的数据表明,高信任度的工作场所比低信任度环境的公司享有更高的忠诚度和生产力。 

但是,为什么在远程管理中要给予信任如此困难呢?因为,正如领导智商的马克·墨菲(Mark Murphy)所说,微观管理是由恐惧驱动的。特别是担心我们的权威,能力或知识受到挑战。远程管理也加剧了这种担忧,因为与办公室管理相比,远程管理带来的不确定性更大。

毕竟,团队负责人无法直观地签到,从而使他们倾向于向员工发送过多消息或安排太多SparkleComm视频会议。这种微观管理会使员工士气低落,它对远程工作者的影响尤其令人担忧。 

远程团队需要热衷于建立关系,冒险和通过SparkleComm统一通信进行自主沟通的员工。但是根据有关说法,低信任度的工作场所使员工不愿投资于自己的工作。因此,如何防止自己对远程团队进行微观管理?通过团队的眼光看待事物。 

很多领导不认为自己是可疑人或微观管理者。即便如此,他们过去常常很难相信远程员工在家中继续执行任务,很容易想象他们什么也不做。

但是通过学习信任他们的远程团队,往往经理也会成为员工的合作伙伴。通过这种方式,意味着远程管理强调了对人员的处理。例如,当您问有关步骤和结果的问题时,例如“我可以帮助删除哪些阻滞剂?”,您就邀请了合作伙伴关系。这会使您的远程团队成员感到受尊重和被赋予权力。

您的联络中心达到极限了吗?

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忠诚。这个词经常在客户体验环境中使用。为了保持竞争力,公司必须努力建立忠实的客户群。员工忠诚度是提供具有竞争力的服务水平的重要组成部分。而且,随着时间的流逝,对可靠供应商的忠诚将建立一致性,并被视为明智的业务决策。

但是,有时忠于老化的联络中心解决方案 可能会给您的客户体验,竞争地位和业务结果带来深远的负面影响。

是时候进行转变了吗?

在评估您的联络中心当前和将来的成功时,有许多因素需要考虑。如果您没有支持全渠道客户参与的计划 ,那么您已经在限制客户体验上了。

您的联络中心是否在多个通信渠道上提供服务?您是否为主管维护多个座席桌面应用程序和报告工具?您的团队是否使用不同的系统进行路由、自助服务、出站通信、劳动力优化和数字渠道?如果是这样,那么在没有单个集成平台的情况下,您将创建零散的客户旅程并限制代理效率。同时,您还面临着重大的IT和运营挑战。您还缺乏做出洞察力的业务决策所必需的全渠道可见性。

以及因联络中心解决方案老化而引起的运营问题、维护、升级和集成的成本也在不断增长。计算出保持现有联络中心基础架构的真正成本后,您会发现它远比投资于基于云的新解决方案 要高得多,该 解决方案还具有可衡量的优势,可提高收入,提高客户满意度并改善业务成果。您还可以从同行的经验和独立研究中学习。

为什么您的供应商的财务实力和对创新的承诺很重要

一旦得出结论,即您现有的联络中心不再符合您当前的业务需求和未来愿景,那么问题就是从哪里 开始评估。快速但并非总是最佳的方法是使用现有的解决方案提供商。但是,由于联络中心的投资是大量且长期的,因此必须仔细评估任何供应商的当前和未来创新,技术投资,财务稳定性以及路线图,这一点很重要。显示不稳定迹象的供应商 (例如,收入下降或财务状况疲软的报告)可能不在系统的整个使用寿命内,他们也没有足够的财务实力来投资与不断增长的客户期望保持一致的创新。

你在十字路口吗?

如果您的联络中心寿命将尽,那么仔细评估现有供应商的路线图比以往任何时候都更为重要 。路线图不只是纸上谈兵:在做出任何决定之前,要有领导力和客户成功的证明作为后盾。从下一代的联络中心解决方案提供商那里获得竞争性报价也是明智的选择,该解决方案提供商将致力于创新并制定清晰的计划,以维持您的长期竞争优势。

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